Descripción general de la organización

CARE lucha contra la pobreza y la injusticia social en más de 120 países, con especial énfasis en empoderar a las mujeres y las niñas. A través de ayudas de emergencia y programas educativos y de salud, CARE genera un impacto significativo en los lugares con limitaciones estructurales y escasez de recursos. Por esta razón, la organización necesita una tecnología que sea tanto flexible como accesible. 

Contexto 

En Malawi, uno de los países con más pobreza y mayor densidad demográfica de África, CARE identificó un problema persistente que afecta a miles de alumnos: la poca fiabilidad del rastreo de la asistencia escolar. Escuelas de todo el país utilizaban procesos de control de asistencia manuales y en papel que, además de llevar mucho tiempo a los profesores, eran propensos a provocar errores y no permitían tomar medidas en tiempo real. 

En las escuelas a las que CARE brinda ayuda, hay una media de 89 alumnos por clase. Al no disponer de datos exactos sobre la asistencia, los administradores tenían dificultades para asignar los recursos de manera eficiente, coordinar la distribución de las comidas e identificar a los alumnos en riesgo de abandono escolar.

James Laja, profesor y recopilador de datos, identificó la raíz del problema: "El sistema antiguo provocaba muchos errores a la hora de recopilar los datos de asistencia, y transmitir la información era muy lento". Las consecuencias podían ser catastróficas. Si las comidas no se contaban bien, algunos niños podían quedarse sin almorzar. Cuando los alumnos en riesgo quedaban desatendidos, las oportunidades de intervenir menguaban. CARE necesitaba una solución que fuera eficaz en los entornos con poca conectividad, y que no sobrecargara aún más a unos profesores que ya estaban desbordados.

Al ganar la beca ServiceNow.org Partnership for Good Grant (SPGG), CARE se asoció con KPMG para diseñar y desarrollar AttendAssist, una solución de control de la asistencia basada en IA y SMS, y creada mediante el ServiceNow App Engine. El objetivo era reemplazar los procesos manuales por un sistema capaz de predecir y rastrear la asistencia en tiempo real, unificar los flujos de trabajo entre los administradores, estimular el compromiso de los estudiantes y mantenerlos bajo control, todo en entornos con conectividad limitada. La plataforma de código bajo de App Engine fue clave, y CARE desarrolló la solución sin necesidad de contratar a un gran equipo de ingenieros, lo que demuestra que otras organizaciones con recursos limitados también pueden lograrlo.

La solución

AttendAssist se desarrolló de forma nativa en el App Engine, lo que permitió a CARE adaptarlo a sus necesidades operativas y de flujo de trabajo específicas. En lugar de adaptar una herramienta disponible para la venta, el equipo desarrolló una aplicación diseñada específicamente para funcionar con eficacia en las condiciones a que se enfrentan las escuelas de Malawi.

La columna vertebral de la solución es una tecnología de reconocimiento de imágenes basada en IA que automatiza la identificación de los estudiantes en el aula. James señaló que los resultados han sido excepcionales: "A los alumnos les entusiasma la idea de que los fotografíen todos los días, y eso ha mejorado la asistencia". El sistema transmite datos precisos de forma simultánea, algo que lo diferencia claramente de los procesos manuales. Al no tener que pasar lista manualmente, los profesores tienen menos papeleo y pueden centrarse en lo que de verdad importa: enseñar.

La integración de SMS fue un elemento clave del diseño desde el primer momento. Puesto que muchas escuelas trabajan en lugares con acceso limitado o irregular a internet, la solución utiliza SMS para enviar los datos de asistencia y las notificaciones push a los administradores y al personal. Gracias a esto, el sistema sigue siendo funcional y útil incluso en los entornos con menos recursos; además, no es necesario invertir en infraestructuras, algo que la mayoría de las escuelas de la región no podrían asumir.

En el ámbito administrativo, AttendAssist unifica los flujos de trabajo entre los administradores de las escuelas, lo que permite resolver las diferencias en la asistencia, coordinar la entrega de las comidas y destacar los problemas relacionados con estudiantes concretos a través de un único lugar. En lugar de depender de hojas de cálculo aisladas o procesos manuales de seguimiento, los administradores ahora pueden usar los datos sobre la asistencia para actuar de forma rápida y coherente, lo que reduce los retrasos y errores al asignar los recursos, y permite asistir con prontitud a las escuelas cuando hay una necesidad urgente.

Para muchas familias de las comunidades con bajos ingresos, la escuela permite que los niños reciban una comida diaria, algo que podría no ser posible en sus hogares. Tanto la alimentación como la educación son imprescindibles para salir de la pobreza. En las escuelas que reciben soporte de CARE, el 45 % de los alumnos que van a clase no han desayunado en casa. Poder registrar la asistencia con precisión garantiza que se prepare exactamente el número de comidas necesarias, lo que evita que falten alimentos o sobren y se desperdicien.

Los resultados

AttendAssist ha tenido un impacto medible y significativo. La alumna Naomi Malizani señaló que "AttendAssist es muy útil para saber exactamente cuántos alumnos están presentes, lo que supone una gran mejora con respecto al sistema anterior, que a veces proporcionaba cifras incorrectas".

En 111 escuelas de Malawi, CARE logró aumentar la asistencia escolar casi un 36 %, lo que benefició directamente a más de 70.000 niños y niñas. Las mejoras en eficiencia para los profesores son igual de considerables. Reducir un 90 % el tiempo que dedican a pasar lista significa que pueden dedicar más horas a enseñar. Para los educadores que tienen más de 50 estudiantes y recursos limitados, ese tiempo marca la diferencia entre una jornada escolar llena de prisas y burocracia y una dedicada a enseñar y aprender.

CARE también logró reducir los errores en la asignación de recursos para la entrega de las comidas gracias al flujo de trabajo basado en SMS. Tal como explicó James, "poder controlar correctamente la asistencia de los alumnos facilita la preparación de las comidas y reduce el desperdicio alimentario". Esta precisión garantiza que las comidas lleguen a los alumnos que las necesitan y elimina el desperdicio que arrastraban los sistemas manuales.

Al unificar los flujos de trabajo administrativos en una única plataforma, CARE pudo ofrecer a los supervisores de distrito información en tiempo real sobre los patrones de asistencia y movilizar rápidamente el apoyo a las escuelas. Con los sistemas tradicionales, se tardaba tres semanas en realizar un recuento de alumnos en todas las escuelas, mientras que AttendAssist brinda a CARE y a los supervisores de distrito datos de asistencia de todas las escuelas en un solo día, así como respuestas en un plazo de 24 horas.

Un futuro más esperanzador

CARE y ServiceNow están estudiando las maneras de llevar AttendAssist a otros países y contextos donde el rastreo manual de la asistencia dificulta el acceso a la educación. La naturaleza modular de App Engine permite adaptarlo a diferentes idiomas, entornos de conectividad y estructuras administrativas sin necesidad de reconstruirlo por completo. A medida que CARE continúa ampliando los programas digitales, ServiceNow.org sigue siendo un socio tecnológico clave para el crecimiento, es decir, para pasar de implementaciones en escuelas individuales a programas regionales y nacionales.

AttendAssist se basa en herramientas que los profesores ya utilizan a diario. Un profesor toma una foto de la clase y la envía como un mensaje normal, lo que estimula el uso del sistema y hace que no se deje de lado. CARE somete todas las tecnologías que adopta a una prueba similar: Deben funcionar para las personas que las utilizan y para las comunidades a las que sirven.

Además de la asistencia, CARE ve la posibilidad de aplicar la misma arquitectura a otros desafíos operativos de sus programas de educación, formación profesional y salud, donde los datos en tiempo real y los flujos de trabajo automatizados podrían generar mejoras similares en la asignación de recursos y la eficiencia del personal. El éxito de AttendAssist ha demostrado que una tecnología empresarial bien diseñada puede ser eficaz incluso en los entornos más exigentes del mundo. 

En resumen

La implementación de AttendAssist por parte de CARE en App Engine demuestra que la tecnología adecuada, desarrollada para el contexto apropiado, puede promover cambios significativos a gran escala.

Al mejorar la asistencia escolar en casi un 36 % y reducir un 90 % el tiempo que los maestros dedican a pasar lista en 111 escuelas en tan solo 9 meses, CARE ha demostrado lo que se puede lograr cuando la IA y la automatización de los flujos de trabajo se aplican a problemas reales que afectan a las personas en entornos con escasez de recursos.

Para las organizaciones de desarrollo humanitario, esta implicación demuestra que ServiceNow AI Platform puede adaptarse a sus necesidades actuales y ayudar a alcanzar nuevos objetivos.