Una jubilación sin preocupaciones

Pension Insurance Corporation (PIC) tiene un único propósito: pagar las pensiones de sus asegurado actuales y futuros.

PIC gestiona las pensiones de alrededor de 400 000 asegurados en Reino Unido. Es una empresa que cuida a sus clientes, lo que le ha ayudado a alcanzar un índice de satisfacción del 99,3 %. Los asegurados son su prioridad.

Desde 2017, PIC ha trabajado con ServiceNow como socio estratégico. Gracias a ServiceNow AI Platform y las soluciones de flujo de trabajo, los empleados pueden dedicar todo su tiempo y esfuerzo a garantizar que familias de todo el Reino Unido disfruten de una jubilación segura y sin preocupaciones.

Una oportunidad única en pleno centro de Londres

Alrededor del 99 % de los empleados de PIC utilizan ServiceNow a diario, ya sea para gestionar sus propias solicitudes de TI o para acceder a cualquiera de las muchas aplicaciones de ServiceNow que la empresa ha adoptado, incluidas varias diseñadas a medida. ServiceNow permite a los diversos equipos de PIC trabajar de forma rápida y eficiente, y colaborar sin problemas con sus compañeros.

En 2022, PIC incorporó otra herramienta más de ServiceNow, la Prestación de servicios en el lugar de trabajo (WSD). El objetivo era crear una experiencia actual y conectada entre empleados y visitantes para optimizar y aprovechar al máximo el lugar de trabajo, así como ahorrar en costes y aumentar la eficiencia.

Poco después de implementar WSD, la empresa decidió trasladarse a una nueva oficina en Londres para mejorar la experiencia de los empleados y preparar el terreno para la próxima etapa de crecimiento de la empresa. 

El edificio de oficinas construido específicamente en el n.º 22 de Ropemaker Street —con entrada y recepción propias, y vistas panorámicas de Londres— fue la oportunidad perfecta para crear un espacio de trabajo nuevo y único. Justo lo que la empresa necesitaba. Además, era la plataforma ideal para aprovechar al máximo todo el potencial de WSD.

"Fue una gran oportunidad para crear el lugar de trabajo que necesitábamos, no solo en cuanto a tecnología, sino para la experiencia completa", explica Philip Conroy, director de Operaciones de TI de PIC.

"La Prestación de servicios en el lugar de trabajo encaja a la perfección con nuestras estrategias de TI y ServiceNow. De hecho, ya cumple con el 80 % de nuestros requisitos. Confiamos en ServiceNow porque es una plataforma empresarial que se supera constantemente. Hay una sintonía estratégica clave con esta empresa. Sus equipos de Impact y Servicios de expertos trabajaron codo con codo con los equipos internos y del proyecto, e hicieron un trabajo increíble para ayudarnos a llegar a donde queríamos".

Una experiencia única para empleados y visitantes

Tras años aprovechando el valor de una única plataforma unificada de IA, y gracias a su amplia experiencia previa con ServiceNow, PIC optó por WSD para seguir avanzando en su transformación digital y ofrecer una experiencia de usuario coherente y flexible.

"Tenía que ser innovadora y fácil de usar, para ser fieles a nuestro estilo y adoptarla como algo propio", explica Paul Lockwood, director sénior de Operaciones de TI de PIC. "Con la Prestación de servicios en el lugar de trabajo pudimos ofrecer un único punto de contacto y una forma unificada de interactuar con el edificio, así como tomar decisiones automatizadas basadas en datos".

La empresa optó por una implementación completamente nueva de WSD, adaptada a la distribución del nuevo edificio y al uso que se iba a hacer de él. Por ejemplo, en el n.º 22 de Ropemaker Street hay 66 salas de reuniones de diversos tamaños, muy por encima de las 14 que tenía la oficina anterior, además de un espacio para eventos y un restaurante.

Teniendo en cuenta la experiencia de usuario unificada que ofrece WSD, PIC lanzó un nuevo portal de ServiceNow basado en el Centro para empleados bajo su propia marca, "PIC NOW", disponible para dispositivos de escritorio, tablets y la nueva aplicación móvil de ServiceNow, también personalizada con la identidad de PIC.

A medida que las capas de la solución iban cogiendo forma, su capacidad para integrarse con diversos sistemas externos de primera clase, seleccionados para requisitos específicos, fue un factor decisivo.

Aunque Outlook siguió siendo el sistema de referencia para las reservas de salas, todo se integró con WSD, incluidos los requisitos de gestión de visitantes y catering. En todas las salas de reuniones se colocaron equipos audiovisuales y pantallas táctiles Poly para reservar los espacios directamente, todo ello conectado a WSD con objeto de simplificar la gestión. Además, implementaron un sistema de semáforo para indicar la disponibilidad de las salas. También adoptaron la señalización digital por sus atractivas técnicas de comunicación y su facilidad de integración con la herramienta.

Del mismo modo, mejoraron la experiencia de usuario con una tecnología de sensores que supervisa los espacios, los movimientos de las personas y el entorno gracias a que los proveedores XY Sense y Kaiterra pudieron compartir sus datos de forma instantánea con WSD.

Por ejemplo, los sensores pueden detectar si una sala de reuniones reservada está vacía. En ese caso, indicarían automáticamente que el espacio está disponible. "PIC-a-Desk", un servicio de reserva de espacios de trabajo basado en WSD, fue fundamental para que la empresa pudiera apostar por un modelo de trabajo flexible, con sensores que indican en tiempo real qué lugares están ocupados y cuáles disponibles. Desde que la empresa se trasladó a Ropemaker Street, se han reservado más de 28 000 espacios de trabajo.

Una capa de datos integrada que permite mejorar continuamente

También se incorporó una capa de gestión de datos de edificios, de KODE Labs, con una API que integra grandes volúmenes de datos en tiempo real, provenientes del edificio y los sensores, entre el sistema de gestión de edificios de PIC y WSD. Por otra parte, para completar esta cadena de soluciones, se optó por SwiftConnect, que garantiza un acceso seguro al edificio y las distintas plantas mediante credenciales digitales desde dispositivos iPhone y Android.

Siguiendo el principio de punto de acceso único de WSD, esas mismas credenciales digitales se utilizan para acceder a las taquillas de los empleados y las impresoras multifuncionales. Estas últimas, además, ofrecen datos detallados de uso, muy útiles para definir prácticas de trabajo adaptadas a los estándares de seguridad y sostenibilidad de la empresa.

La filosofía de experiencia de los empleados de PIC también se extiende a los visitantes que asisten a reuniones en su nuevo complejo de oficinas. La funcionalidad de gestión de visitantes de WSD permite organizar las visitas de los invitados para que todo salga perfecto. Estas empiezan con una bienvenida personalizada del simpático y profesional equipo de recepción de PIC.

De lo complejo a lo sencillo

"Nos mudamos a nuestro maravilloso nuevo hogar en diciembre de 2024 y ha sido todo un éxito", sostiene Paul.

"Ahora, nuestros empleados utilizan la Prestación de servicios en el lugar de trabajo todos los días, sobre todo para reservar espacios de trabajo y salas. Las reservas de espacios de trabajo han aumentado un 550 % a la semana en toda la empresa y también hemos experimentado un aumento del 240 % en el número de incidencias resueltas en el lugar de trabajo. Podemos decir que, gracias a nuestro edificio inteligente y la Prestación de servicios en el lugar de trabajo, la experiencia de usuario ha pasado de ser compleja a realmente sencilla.

"Poder mejorar continuamente es uno de nuestros pilares fundamentales. De hecho, ya hemos tenido conversaciones interesantes con los socios de ServiceNow y nuestra cadena de suministro para desarrollar nuevas funcionalidades. Ha sido una gran experiencia trabajar con el equipo de productos de WSD para dar forma a mejoras e ideas. ServiceNow ha respondido con creces a la confianza que depositamos en ellos".