La gestión del ciclo de vida de los contratos es el proceso automatizado y disciplinado con el que se supervisan todos los aspectos de un contrato, desde su elaboración hasta que se renueva o vence. Es un proceso que garantiza que nada se pase por alto, que la gestión sea eficiente y que se cumplan las normativas, con el fin de mitigar los riesgos y optimizar los acuerdos más cruciales.
Independientemente del sector o el público, cuando un proceso de negocios se reduce a lo esencial, lo que queda son básicamente relaciones entre personas. A menudo, se trata de interacciones complejas que se desarrollan a lo largo de múltiples etapas y dan lugar a obligaciones recíprocas. Los contratos jurídicamente vinculantes que ayudan a formalizar estos acuerdos y especifican claramente lo que cada parte puede esperar (o que se espera que haga) son fundamentales para dar forma al marco de trabajo en el que se basan las operaciones de negocio. Por supuesto, ahora que las empresas se ven obligadas a navegar por un panorama jurídico y normativo cada vez más complejo, gestionar y mantener los contratos con eficacia está volviéndose cada vez más difícil.
La gestión del ciclo de vida de los contratos (o CLM, por sus siglas en inglés) tiene por objeto optimizar estos procesos y guiar el progreso de los contratos esenciales por todo su ciclo de vida, desde la concepción y la negociación hasta la ejecución, el cumplimiento continuo y la eventual renovación o terminación.
Para comprender la importancia de la gestión del ciclo de vida de los contratos, merece la pena examinar en detalle los procesos que definen cómo se crean y ejecutan los contratos, y también cómo se hace el seguimiento. Cada una de las siguientes etapas representa un paso crucial en el ciclo de vida del contrato, desde la concepción hasta la conclusión:
El proceso comienza con la necesidad empresarial de realizar una transacción con otra parte, por ejemplo, para comprar bienes o servicios, cerrar una venta o formalizar una sociedad. Cualquier empleado de una organización puede enviar la solicitud, que puede ser para crear un nuevo contrato con un tercero o para revisar uno existente. Si se trata de un nuevo contrato, la solicitud incluiría el propósito, la naturaleza de las partes implicadas (por ejemplo, cliente, socio o proveedor), sus nombres y otra información necesaria para el tipo de contrato específico. La solicitud de revisión de un contrato de terceros incluiría el contrato, como un acuerdo marco de servicios (MSA) y cualquier documento complementario, como un acuerdo de confidencialidad (NDA) o una declaración de trabajo (SOW).
En este proceso se detallan los términos, condiciones y obligaciones básicos del contrato. Esta etapa sienta las bases de un acuerdo claro e inequívoco con expectativas claras para todas las partes implicadas. Por definición, un contrato implica más de una parte. La negociación permite a los responsables de la toma de decisiones de ambos lados de la mesa ajustar los términos del contrato con el fin de garantizar el acuerdo y la satisfacción mutuos. Una negociación eficaz es aquella que pone en común los intereses en conflicto y lima las asperezas, allanando el camino para lograr una solución que sea beneficiosa para todas las partes. El personal jurídico y las partes interesadas pertinentes revisan el contrato para identificar (y resolver) cualquier posible inconveniente. En las medianas y grandes empresas, es posible que varios departamentos deban revisar secciones específicas. El objetivo analizar el contrato a fondo antes de continuar para garantizar que se ajuste a los requisitos legales y las políticas de la organización.
El contrato se formaliza con la firma formal y la activación. Esta etapa consiste en obtener la firma de todas las partes implicadas en señal de su compromiso y poner en marcha las obligaciones contractuales. Lo más habitual es que se utilicen tecnologías de firma electrónica, aunque a veces es necesaria una firma física.
Los contratos firmados deben permanecer disponibles y se deben poder recuperar para consultarlos en cualquier momento. Un repositorio centralizado garantiza la accesibilidad, lo que facilita la monitorización del cumplimiento y permite responder con prontitud a las consultas o disputas. Puede estar en las propias instalaciones o en un sistema de almacenamiento en la nube de terceros.
Los contratos no se dejan de lado una vez almacenados. Las organizaciones deben llevar un control de las obligaciones actuales, además de rastrear las metas clave y las fechas de vencimiento. Se pueden usar flujos de trabajo para cumplir con las obligaciones.
Los análisis permiten a las organizaciones obtener información sobre la eficacia de los contratos y otras áreas de mejora, lo que aporta una base sólida para poder tomar decisiones fundamentadas en datos. Supervisar el cumplimiento, el rendimiento y los riesgos a lo largo de toda la vida del contrato ayuda a controlar mejor la gestión y la optimización de las relaciones contractuales.
Cada una de las fases descritas anteriormente representan posibles áreas de riesgo en las que un solo error o la omisión de una responsabilidad puede complicar rápidamente la situación y perjudicar a los contratos que regulan las interacciones empresariales. Además de optimizar todo el proceso, un marco de trabajo de gestión del ciclo de vida de los contratos bien definido aporta una serie de ventajas:
La transparencia es el terreno fértil en el que brotan las relaciones empresariales fructíferas. La gestión del ciclo de vida de los contratos brinda a las partes interesadas acceso a los datos de los contratos, las ayuda a entenderlos y les permite actuar con rapidez, lo que fomenta una comunicación clara y directa. Esta transparencia se extiende también al rastreo y los informes de rendimiento, lo que garantiza que todas las partes implicadas estén bien informadas y colaboren para crear un entorno propicio para una buena relación laboral.
La gestión del ciclo de vida de los contratos mejora la capacidad para supervisar y gestionar los riesgos asociados con la interacción con otras partes. Al permitir acceder rápidamente a los datos y facilitar las auditorías periódicas, protege contra errores que podrían salir muy caros, al tiempo que garantiza el cumplimiento de las políticas de conformidad y las normativas.
Si la eficiencia es el vehículo que mantiene en movimiento a los negocios modernos, la gestión del ciclo de vida de los contratos es un motor de gran cilindrada. Gracias a la eficacia de sus flujos de trabajo y de su control administrativo, los sistemas de gestión del ciclo de vida de los contratos identifican y abordan los problemas con rapidez, aceleran los procesos y optimizan el tiempo y el valor de cada contrato. El resultado es un entorno empresarial más ágil y productivo.
Un proceso optimizado de gestión de contratos hace mucho más que mitigar el riesgo de pérdida de ingresos. Como ya explicamos antes, mejora la eficiencia, lo que significa que también contribuye a reducir los costes. Al mejorar la transparencia, proporcionar datos para tomar decisiones fundamentadas y optimizar los valores del ciclo de vida de los contratos, la gestión del ciclo de vida de los contratos puede desempeñar un papel clave a la hora de mejorar los ingresos generales y garantizar el éxito financiero de la organización.
Además de las ventajas identificadas en la sección anterior, la gestión del ciclo de vida de los contratos también ayuda a las empresas de otras maneras:
Ciclos de vida de contratos más rápidos
La gestión del ciclo de vida de los contratos acelera todos los procesos del contrato, desde la creación hasta la ejecución y más allá. Los flujos de trabajo automatizados y los procesos optimizados reducen significativamente el tiempo que se tarda en tener listo un contrato desde su concepción hasta su finalización.
Simplificación de la creación de contratos
La mayoría de las soluciones de gestión del ciclo de vida de los contratos ofrecen plantillas estandarizadas, un lenguaje claro y herramientas de colaboración. Además de simplificar el proceso de creación de los contratos, todo esto contribuye a mantener la coherencia y la precisión.
Claridad en la negociación de los contratos
Con las herramientas de colaboración que ofrecen las soluciones de gestión del ciclo de vida de los contratos, todas las partes interesadas pueden participar en los debates en tiempo real, rastrear los cambios y llegar a un consenso rápidamente, lo que deriva en unos términos contractuales más claros y satisfactorios.
Procesos de firma sencillos
Las funciones integradas de firma electrónica tienen la capacidad de acelerar la ejecución de los contratos y, al mismo tiempo, reducir la necesidad de usar documentos físicos difíciles de rastrear.
Simplificación de la gestión de las obligaciones
La gestión del ciclo de vida de los contratos garantiza una definición clara, un rastreo detallado y una gestión minuciosa de las obligaciones contractuales. Las alertas y recordatorios automatizados ayudan a las organizaciones a mantenerse al día de sus compromisos, lo que reduce el riesgo de descuidos e incumplimientos.
Análisis detallados
Gracias a su capacidad para gestionar grandes volúmenes de datos, las soluciones de gestión del ciclo de vida de los contratos proporcionan análisis detallados que revelan información sobre métricas clave, riesgos y oportunidades. Esta estrategia basada en datos permite tomar decisiones fundamentadas y mejorar de forma continua.
Optimización de la gestión de cambios
La gestión del ciclo de vida de los contratos permite incorporar con fluidez cualquier cambio en los contratos. Ya se trate de correcciones, renovaciones o modificaciones, el sistema garantiza que los cambios se documenten, comuniquen y ejecuten con precisión.
Accesibilidad desde dispositivos móviles
Los contratos pueden ser extremadamente urgentes, y no siempre esperan a que los revisores o firmantes estén sentados frente al ordenador. La accesibilidad desde dispositivos móviles permite a las partes interesadas acceder a los contratos y gestionarlos desde cualquier lugar, algo que fomenta la flexibilidad, sobre todo en un entorno empresarial dinámico en el que la colaboración remota es cada vez más vital.
Mejora del flujo de trabajo colaborativo
Por último, la gestión del ciclo de vida de los contratos mejora la colaboración entre los miembros del equipo implicados en el ciclo de vida del contrato. El acceso centralizado, las actualizaciones en tiempo real y las funciones de colaboración promueven un flujo de trabajo cohesionado, fomentan la eficiencia y reducen las brechas en la comunicación.
Las ventajas que conlleva la gestión del ciclo de vida de los contratos no son nada desdeñables. Lamentablemente, la gestión del ciclo de vida de los contratos también conlleva varios desafíos que las organizaciones deben superar antes de poder disfrutar de todas sus ventajas. Reconocer y abordar estos obstáculos es imprescindible para las organizaciones que buscan maximizar la eficacia de sus estrategias de gestión del ciclo de vida de los contratos:
Las complejidades del lenguaje jurídico que suelen contener los contratos pueden provocar ambigüedad y errores de interpretación. Para abordar este problema, hay que crear plantillas de contrato estandarizadas que contengan un lenguaje claro y conciso. Pide ayuda a expertos jurídicos para garantizar la claridad y que los contratos cumplan los estándares del sector. Implementa programas de formación para mejorar la comprensión entre las partes interesadas.
Sin un conjunto estandarizado de procesos, es probable que las organizaciones experimenten retrasos, errores y problemas de eficiencia en el ciclo de vida de los contratos. En este caso, la solución consiste en implementar un flujo de trabajo coherente para la gestión del ciclo de vida de los contratos. Asegúrate de que las funciones y responsabilidades estén definidas con claridad, y establece jerarquías de aprobación. Automatiza las tareas sencillas y repetitivas. Revisa y optimiza con frecuencia el proceso para introducir mejoras continuas.
Mantener un solo contrato puede ser fácil, pero a medida que su número crece, también lo hace la complejidad de la gestión del ciclo de vida de los contratos. Por este motivo, al gestionar un gran volumen de contratos pueden surgir problemas de desorganización y accesibilidad. Centralizar los repositorios de contratos y los sistemas de gestión de documentos ayuda a combatir los problemas de almacenamiento y organización. Utiliza estas herramientas para implementar sistemas detallados de clasificación y etiquetado y, de esta manera, facilitar la búsqueda de contratos. Audita y archiva con regularidad los contratos obsoletos para limpiar el sistema.
Rastrear manualmente el estado y el rendimiento de los contratos puede ser un proceso lento y propenso a sufrir errores. Por suerte, este problema es relativamente fácil de abordar: implementa un sistema de gestión del ciclo de vida de los contratos que incluya funciones de rastreo y generación de informes, y usa indicadores clave de rendimiento para supervisar las metas, los plazos y el cumplimiento de los contratos. Si quieres ir un paso más allá, la automatización puede ayudarte a actualizar la información en tiempo real.
No todas las partes implicadas en un contrato tienen necesariamente las mismas ideas sobre cómo debe progresar, y las diferencias en las expectativas entre las partes interesadas puede ocasionar contradicciones en las prioridades. Para crear un entorno de colaboración y sincronizar los objetivos de los responsables de la toma de decisiones, es fundamental establecer canales de comunicación claros y celebrar reuniones periódicas para poner en común las metas y las expectativas. Asegúrate de que todas las partes relevantes participen en los procesos de creación y aprobación del contrato desde el primer momento.
Como siempre, la transparencia es fundamental. Sin una visibilidad clara de los datos, objetivos y contratos relevantes, existe el peligro de que las partes interesadas malinterpreten determinados detalles o trabajen en pos de fines contradictorios. Los mecanismos de accesibilidad para los informes pueden mejorar la transparencia, y las herramientas de gestión del ciclo de vida de los contratos crean registros de auditoría y rastrean los cambios en los documentos para que todas las partes puedan consultar el estado actual del contrato y todo su historial de versiones.
Para maximizar la eficacia, la gestión del ciclo de vida de los contratos se basa en un conjunto probado de prácticas recomendadas asociadas a tres áreas clave: planificación, implementación y utilización.
En primer lugar, asegúrate de que comprendes los procesos contractuales existentes. Hazte una idea de cómo quieres que acaben siendo e identifica las áreas de mejora y los aspectos en los que se puede ganar eficiencia.
Define claramente las métricas para determinar el éxito de la implementación de la gestión del ciclo de vida de los contratos, y asegúrate de que estén en sintonía con los objetivos de la organización. Esto te proporcionará una hoja de ruta que te servirá para medir la eficacia de tu estrategia.
Adopta la gestión del ciclo de vida de los contratos de forma gradual. Comienza con un proyecto piloto para ir introduciendo mejoras iterativas y minimizar las interrupciones en las operaciones en curso.
Asegúrate de que el equipo ejecutivo te apoye y acepte las iniciativas de gestión del ciclo de vida de los contratos. Si consigues que la directiva se comprometa con ellas, sabrás que compartís la misma visión para la organización y que darán prioridad al éxito de su implementación.
Implementa una estructura de gobernanza sana para la gestión del ciclo de vida de los contratos. Define las funciones, las responsabilidades y los procesos de toma de decisiones para garantizar una implementación sin problemas y la gestión continua.
Proporciona formación exhaustiva a los miembros del equipo involucrados en la gestión del ciclo de vida de los contratos. Cuando los equipos están capacitados y cuentan con los conocimientos adecuados, contribuyen a adoptar satisfactoriamente las herramientas y los procesos de gestión del ciclo de vida de los contratos.
Adapta la prioridad a los contratos a la importancia y la urgencia de la migración. Una estrategia por fases permite una migración sistemática, minimiza las interrupciones y garantiza la integridad de los datos.
Prueba rigurosamente los sistemas de gestión del ciclo de vida de los contratos antes implementarlos a gran escala. Identifica y aborda todos los problemas para asegurarte de que el sistema funcione a la perfección sin dejar de satisfacer las necesidades de la organización.
Opta por un repositorio centralizado con soporte en la nube para rastrear y gestionar los contratos. No solo mejorarás la accesibilidad y la capacidad de colaboración, sino que también garantizarás las actualizaciones en tiempo real.
Incorpora firmas electrónicas para optimizar los procesos de aprobación. De esta manera, acelerarás la ejecución de los contratos, reducirás los retrasos y mejorarás la eficiencia general.
Implementa notificaciones automatizadas para las obligaciones y las metas clave de los contratos. Además de poder intervenir con prontitud, reducirás al mínimo el riesgo de descuido.
Realiza auditorías periódicas para evaluar el rendimiento de los contratos y revisar el cumplimiento. Esta estrategia proactiva mitiga los riesgos y garantiza el cumplimiento de las obligaciones contractuales.
Da a la seguridad la importancia que merece con un sistema de autenticación única (SSO), cifrado de datos y permisos. Protege la información confidencial de los contratos y limita el acceso al personal autorizado.
Supervisa constantemente los datos financieros asociados a los contratos. Además de simplificar la planificación financiera, esta práctica ayuda a mitigar los riesgos y a identificar las oportunidades de optimización.
Evalúa periódicamente las tendencias de los contratos para identificar patrones, oportunidades y posibles áreas de mejora. Los conocimientos basados en datos ayudan a tomar decisiones fundamentadas y a introducir mejoras continuas.
El término gestión del ciclo de vida de los contratos describe el proceso general de controlar los contratos a lo largo de toda su vida útil. Normalmente, las organizaciones suelen utilizar soluciones de software para optimizar este proceso. El software de gestión del ciclo de vida de los contratos está diseñado para optimizar y automatizar todo el flujo de trabajo de los contratos en las empresas. Abarca una gran variedad de funcionalidades, desde las etapas iniciales de creación de los contratos hasta los procesos continuos de rastreo y generación de informes, lo que aporta una estrategia integral de gestión de contratos.
Se diferencia de las soluciones específicas para fases concretas (como el software de negociación de contratos o el de recordatorios) en que cuenta con características que se adaptan a cada fase del ciclo de vida del contrato. En lugar de centrarse en aspectos aislados, las plataformas de gestión del ciclo de vida de los contratos proporcionan un espacio de trabajo unificado que permite a los equipos supervisar los contratos con eficiencia de principio a fin. Esta estrategia integral garantiza un proceso de gestión consolidado y sin fisuras, lo que mejora la colaboración y la eficacia en toda la organización.
No todas las soluciones de software de gestión del ciclo de vida de los contratos son iguales, pero las más eficaces comparten muchas características comunes. Entre las más significativas, se encuentran las siguientes:
Para ser eficaz, la gestión de contratos debe tener la capacidad de recibir alertas y notificaciones sobre las metas clave, como alertas sobre los puntos de ampliación, las fechas de renovación y las fechas de caducidad. Las alertas proactivas permiten actuar a tiempo, lo que reduce el riesgo de incumplir los plazos y permite supervisar con eficacia los contratos a lo largo de todo su ciclo de vida.
La búsqueda indexada permite encontrar rápidamente términos específicos dentro de los contratos. Esta función mejora la eficiencia porque ahorra búsquedas manuales, lo que permite acceder más rápido a la información crítica. Esto es especialmente valioso con grandes carteras de contratos, donde hallar cuanto antes detalles específicos es esencial para tomar decisiones fundamentadas.
Las funciones de redacción de contratos del software de gestión del ciclo de vida de los contratos utilizan bibliotecas de cláusulas aprobadas previamente, firmas digitales y plantillas específicas del sector. Así, no solo se acelera el proceso de redacción, sino que también se garantiza la coherencia y el cumplimiento de las normas del sector. Además, las firmas digitales aceleran aún más la ejecución de los contratos, lo que reduce la dependencia de procesos y documentos manuales.
La gestión de documentos es una característica fundamental del software de gestión del ciclo de vida de los contratos. Aquí se incluye el mantenimiento de un repositorio central que albergue los contratos activos, las plantillas y el historial completo de los contratos. Este almacenamiento centralizado facilita el acceso y simplifica el control de versiones, además de minimizar el riesgo de errores y proporcionar una visión general completa del panorama contractual de la organización.
Las funciones de cumplimiento incluyen el control de versiones y un registro de auditorías para garantizar que todos los cambios realizados en los contratos sean transparentes y se puedan rastrear. Esto facilita la gobernanza interna y, al mismo tiempo, ayuda a tener controlado el cumplimiento de los requisitos normativos y legales.
La funcionalidad de generación de informes del software de gestión del ciclo de vida de los contratos va más allá de los análisis básicos. Permite crear informes personalizados sobre el rendimiento de los proveedores y el estado de los contratos. Por medio de un panel de información visual, proporciona una imagen completa de las métricas críticas para que las partes interesadas puedan acceder a la información que necesitan para actuar. Estos informes son muy útiles para tomar decisiones estratégicas, evaluar el rendimiento y mejorar de forma continua las prácticas de gestión de contratos.
Los contratos pueden adoptar muchas formas. En la gestión del ciclo de vida de los contratos, es muy útil diferenciar entre la parte compradora y la parte vendedora.
La gestión del ciclo de vida de los contratos de la parte compradora incluye la redacción de los contratos de adquisición de bienes y servicios de los proveedores. Se centra en negociar las mejores tarifas, optimizar el gasto y mejorar la eficiencia para cumplir los plazos de adquisición.
La gestión del ciclo de vida de los contratos de la parte vendedora se hace cargo de los contratos que organizan la venta y entrega de los bienes y servicios al comprador. El plazo de venta es una métrica fundamental en estos contratos, y las soluciones modernas permiten optimizar los procesos para evitar retrasos y la posible pérdida de acuerdos. La información sobre los precios de los contratos existentes ayuda a diseñar estrategias de precios eficaces.
Seleccionar el software adecuado de gestión del ciclo de vida de los contratos es una decisión estratégica que requiere una cuidadosa deliberación. Estos son los factores clave que hay que tener en cuenta a la hora de tomar esta decisión tan importante:
Evalúa qué etapas del ciclo de vida del contrato suponen un mayor desafío para tu empresa. Evalúa cómo cada plataforma aporta valor en dichas etapas e identifica las características principales de las que carecen. Adaptar el software para abordar los puntos débiles de tu flujo de trabajo es esencial para maximizar la eficiencia.
Reflexiona sobre el grado de complejidad de tus contratos. Determina si gestionas acuerdos estándar que principalmente exigen coherencia o contratos que atraviesan varias etapas de negociación y tienen términos complejos. Elige un sistema de gestión que se adapte a la complejidad de tus contratos para garantizar que la gestión se desarrolle con fluidez y satisfaga requisitos específicos.
Analiza el presupuesto asignado a una herramienta de gestión del ciclo de vida de los contratos, teniendo en cuenta los posibles costes de incorporación además de los costes iniciales. Evalúa si los precios basados en el usuario se ajustan al presupuesto de tu equipo y si hacen falta herramientas adicionales. Encontrar un equilibrio entre las características y la asequibilidad es crucial para que la inversión resulte sostenible.
Identifica las plataformas empresariales que deseas integrar con tu software de gestión del ciclo de vida de los contratos. Confirma que las posibles herramientas puedan integrarse y evalúa su eficacia y asequibilidad. Una integración perfecta con otros sistemas empresariales mejora la productividad y la colaboración generales.
Determina cómo de urgente es rentabilizar la herramienta de gestión del ciclo de vida de los contratos. Evalúa si tu equipo dispone del tiempo y los recursos necesarios para llevar a cabo una implementación exhaustiva o si prefieres una solución más rápida y lista para usar. Asegurarte de que el plazo de implementación encaje con las necesidades de tu empresa te ahorrará problemas durante el proceso de adopción.
Tu negocio se basa en una serie de relaciones que, a su vez, se definen mediante contratos. ServiceNow, el proveedor líder de soluciones de gestión de TI, está aquí para ayudarte a optimizar tu estrategia de gestión del ciclo de vida de los contratos.
La Gestión de contratos Profesional de ServiceNow (CM Pro) es una solución ágil, rentable y basada en flujos de trabajo para aquellos clientes que están planteándose adoptar una herramienta de gestión del ciclo de vida de los contratos. Esta solución, que se ha desarrollado en estrecha colaboración con los clientes de ServiceNow, ofrece las capacidades más valiosas de una CLM heredada, pero en un formato más fácil de implementar, configurar y utilizar. Los equipos jurídico, de adquisiciones, de ventas y de TI pueden usarla para fomentar la eficiencia y reducir el riesgo. Entre las funciones clave, se incluyen el self service, las plantillas, el repositorio, el registro de auditorías y la gestión de obligaciones a través de capacidades de flujo de trabajo de nivel empresarial. CM Pro también viene integrado de serie con Sourcing and Procurement Operations de ServiceNow, lo que permite a los equipos de adquisiciones aprovechar el potencial de la solución para optimizar aún más el proceso de adquisición.
Consulta la ficha técnica de la Gestión de contratos Profesional para obtener más información.