La méthodologie Agile a transformé la façon dont les équipes abordent la gestion de projet. Axée sur la rapidité et la flexibilité, la méthode Agile s’écarte des méthodes traditionnelles en renonçant à l’approche en cascade, pour décomposer les initiatives en sprints gérables qui permettent aux équipes d’apporter de la valeur de manière incrémentielle et de s’adapter rapidement aux changements. Pour ce faire, les équipes dépendent fortement d’une visibilité claire et en temps réel sur l’avancement des initiatives. Sinon, il pourrait être impossible de rester en phase avec les objectifs et les délais.
Les graphiques d’avancement constituent un outil simple, mais puissant pour répondre à ce besoin. Issus de l’infrastructure Scrum, ces graphiques offrent une représentation visuelle du travail restant à accomplir au fil du temps, donnant à toutes les personnes impliquées une image claire de l’état d’avancement de l’initiative par rapport à sa progression estimée. Introduits pour la première fois dans les années 1990 dans le cadre du mouvement Agile, les graphiques d’avancement sont devenus indispensables pour les équipes qui cherchent à maintenir leur élan tout en s’efforçant de respecter leurs délais.
Encore une fois, dans l’infrastructure Scrum, le travail est effectué par de petites équipes interfonctionnelles, où les tâches sont planifiées et exécutées selon des cycles courts ne dépassant généralement pas quatre semaines. Au cours de ces sprints ou itérations, l’équipe travaille ensemble sans interruption, agissant en tant qu’autorité sur la quantité de travail à accomplir pendant le cycle. Le graphique d’avancement aide les équipes à visualiser leur progression au cours du sprint, à l’aide d’un simple graphique linéaire représentant le temps et le travail restant.
Le graphique d’avancement indique brièvement si le sprint se déroule comme prévu ou si l’équipe devra procéder à certains ajustements pour atteindre l’objectif fixé. Plus précisément, il aide les équipes à accomplir les tâches suivantes :
Pour mener à bien une initiative ou un sprint dans les délais impartis, il est nécessaire de bien comprendre l’effort qui sera nécessaire. Les graphiques d’avancement représentent clairement l’effort estimé restant pour les tâches non terminées, que les équipes peuvent ensuite utiliser dans leurs rapports. En visualisant et en analysant l’effort restant, les équipes peuvent apporter plus facilement les changements nécessaires pour atteindre leurs objectifs.
L’un des plus grands avantages d’un graphique d’avancement est sa simplicité; il est facile à comprendre et les équipes peuvent l’utiliser pour suivre la progression du travail. En visualisant la progression (ou l’absence de progression) de certaines initiatives, les équipes peuvent corriger le tir et réévaluer les processus en temps réel.
En analysant la trajectoire du graphique, les équipes peuvent évaluer si elles sont sur la bonne voie pour respecter les délais. Cet aperçu permet non seulement de gérer le sprint en cours, mais aussi d’orienter la planification des initiatives futures, ce qui aide les équipes à faire des estimations plus précises, à fixer des objectifs réalistes et à répartir de façon efficace le temps dans les itérations suivantes.
Si le graphique d’avancement traditionnel est un outil puissant, son application peut varier en fonction de la portée et de l’objectif de l’initiative. Différentes initiatives et différents objectifs à divers niveaux nécessitent des approches sur mesure pour suivre les progrès. Et, si certaines équipes peuvent choisir de spécialiser ou de personnaliser davantage leurs graphiques d’avancement pour répondre à des besoins plus particuliers, la plupart des graphiques d’avancement entrent dans l’une des trois catégories suivantes :
Les graphiques d’avancement de sprint sont les plus utilisés. Ils sont conçus pour suivre la progression d’un seul sprint. Ils fournissent un aperçu quotidien de la quantité de travail restant à accomplir dans le sprint, ce qui aide les équipes à identifier les écarts par rapport au plan et à apporter des ajustements en temps opportun. Cela leur permet de rester sur la bonne voie, de rester concentrés et de s’assurer qu’ils atteignent leurs objectifs de sprint dans les délais impartis.
Les graphiques d’avancement de version élargissent la portée au-delà des sprints individuels pour suivre la progression d’une version complète (souvent sur plusieurs sprints). Ces graphiques sont essentiels pour les équipes de développement logiciel et les parties prenantes, car ils fournissent une représentation visuelle de tous les récits et épopées des utilisateurs prévus pour une version particulière. Ils permettent une meilleure coordination et une meilleure communication entre les membres de l’équipe et les parties prenantes.
Les graphiques d’avancement des produits (également appelés graphiques d’avancement des épopées) sont utilisés pour le suivi à long terme de l’ensemble des arriérés d’un produit ou d’un volume de travail important. Ces graphiques offrent une perspective stratégique, aidant les équipes, les experts Scrum, les responsables de produits et les parties prenantes à comprendre l’avancement global de l’initiative sur une longue période. Les graphiques d’avancement des produits facilitent la hiérarchisation des priorités, l’attribution des ressources et la planification des versions.
Un graphique d’avancement se présente sous la forme d’un graphique en deux dimensions (tel qu’un graphique à barres ou un graphique linéaire) représentant les deux aspects essentiels de la gestion de projet : la quantité de travail restant à accomplir et le temps disponible pour le réaliser. Pour ce faire, il utilise plusieurs éléments clés :
- L’axe vertical (axe Y)
L’axe Y représente la quantité de travail restant à accomplir dans le cadre de l’initiative, souvent mesurée en points de récit, en tâches ou en heures.
- L’axe horizontal (axe X)
L’axe X représente le temps, généralement affiché en jours au sein d’un sprint ou sur toute la durée de l’initiative.
- Travail restant idéal
Il s’agit d’une ligne droite qui descend du coin supérieur gauche vers le coin inférieur droit du graphique, représentant le rythme de travail idéal nécessaire pour mener à bien l’initiative dans les délais impartis.
- Travail restant réel
Cette ligne reflète la progression en temps réel de l’équipe, partant du même point que la ligne de travail idéal, mais fluctuant à la hausse ou à la baisse en fonction des performances réelles de l’équipe.
Il est facile de lire un graphique d’avancement : il suffit de comparer la ligne du travail réel restant à celle du travail idéal restant pour évaluer la progression.
Au fur et à mesure que le graphique se développe, la comparaison des deux lignes donne un aperçu de l’avancement de l’initiative; si le travail réel est inférieur à la ligne du travail idéal, cela signifie qu’il reste moins de travail à accomplir que prévu pour une journée donnée et que l’initiative est en avance sur l’échéancier. Si, en revanche, la ligne du travail réel est supérieure à celle du travail idéal, cela signifie qu’il reste plus de tâches à accomplir que prévu et que l’initiative est en retard sur l’échéancier.
Bien que cette configuration représente le graphique d’avancement le plus élémentaire, il est possible de le détailler davantage en ajoutant les éléments suivants :
- Prévision de la portée
Une prévision de la portée anticipe les changements potentiels dans la portée de l’initiative (tels que l’ajout ou la suppression de tâches) en fonction des données historiques et des tendances. En analysant les initiatives passées, les équipes peuvent prédire la probabilité d’une expansion ou d’une contraction de la portée pendant le sprint. Cette prévision permet d’effectuer des ajustements proactifs, aidant ainsi l’équipe à rester flexible.
- Prévision restante
Elle prédit l’évolution de l’avancement pendant le temps restant du sprint, donnant ainsi une idée de la probabilité que l’initiative soit achevée dans les délais. Cette prévision est basée sur le rythme actuel de progression et les données historiques, fournissant une estimation réaliste des performances futures. En comparant continuellement cette prévision avec la ligne de travail idéale, il est possible de voir rapidement tout retard potentiel et de prendre des mesures correctives pour respecter l’échéancier.
Bien que relativement simples à construire et faciles à lire, les graphiques d’avancement offrent néanmoins plusieurs avantages évidents, même par rapport aux graphiques de progression plus détaillés.
- Visualisation précise
L’avantage le plus évident du graphique d’avancement est sans doute qu’il offre un aperçu clair de l’avancement de l’initiative. Il offre aux équipes Agile une représentation visuelle facile à suivre de l’avancement du sprint, faisant office de rapport d’état et présentant les données les plus importantes afin de s’assurer que toutes les personnes impliquées sont sur la même longueur d’onde.
- Planification et suivi
Les graphiques d’avancement offrent une vue claire de l’avancement de l’initiative : sa vitesse, son accélération et les éventuels ralentissements qui peuvent survenir. Cela améliore non seulement les rapports et les analyses, mais aide également les équipes à créer des plans et des objectifs plus précis pour les initiatives futures.
- Identification des problèmes
Lorsque le travail est au point mort, les membres de l’équipe peuvent se reporter au graphique d’avancement pour les aider à localiser et à résoudre les causes premières avant qu’elles ne deviennent des problèmes importants. Cela réduit les risques liés aux initiatives et augmente les chances d’obtenir des résultats favorables.
- Communication efficace
La création d’un graphique simple détaillant l’avancement de l’initiative facilite la collaboration et la communication. Tout le monde a accès à la même source d’information et peut voir en temps réel où en est l’initiative.
Si l’un des principaux avantages du graphique d’avancement est sa simplicité, cette absence de complexité peut également poser des difficultés. Il est essentiel de comprendre ces limites et de savoir comment les surmonter afin de maximiser l’efficacité des graphiques d’avancement :
- Portée limitée
Le graphique d’avancement représente le nombre de points de récit qui ont été réalisés au cours d’une période donnée. Il ne mesure ni ne présente la portée globale du travail.
- Incapacité à différencier les types de changements
Les graphiques d’avancement peuvent identifier les changements, mais ne peuvent pas faire la distinction entre les changements résultant de la réalisation d’éléments et ceux résultant de l’augmentation ou de la diminution du nombre de points de récit.
Annoter les graphiques avec des informations contextuelles détaillées peut être une solution pour pallier les limites du graphique d’avancement. Une autre solution pour relever ces défis consiste à intégrer d’autres outils dans leur approche de gestion de projet. L’un de ces outils est le graphique de progression.
Les graphiques d’avancement ne sont pas les seuls outils de visualisation utilisés dans la méthodologie Scrum. Les graphiques de progression ont un système de coordonnées similaire à celui des graphiques d’avancement, mais ils se concentrent non pas sur ce qui reste à faire, mais sur le travail déjà accompli.
Dans un graphique d’avancement, la quantité de travail à accomplir diminue, ce qui se traduit par une baisse vers la droite.
À l’inverse, dans un graphique de progression, la quantité de travail à accomplir est représentée par une ligne droite en haut du graphique, tandis qu’une deuxième ligne est utilisée pour suivre le travail accompli. Le graphique de progression commence à zéro et augmente vers la droite à mesure que les équipes accomplissent leurs tâches.
Autrement dit, un graphique d’avancement représente ce qui reste à faire, tandis qu’un graphique de progression aide à visualiser ce qui a été accompli. Les graphiques d’avancement sont souvent l’approche la plus simple, combinant le travail terminé et le travail total en une seule ligne qui se déplace vers zéro à mesure que l’initiative progresse. Les graphiques de progression sont légèrement plus complexes, séparant le travail et le travail total en deux lignes distinctes sur le graphique. Ils fournissent une image plus claire et plus informative de la réalité de l’initiative, aidant les équipes à repérer précisément où des problèmes peuvent se produire.
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En intégrant des rapports de progression et d’avancement détaillés et faciles à lire et en utilisant les informations qui en résultent pour créer un diagramme de flux cumulatif, le tableau de bord pour Agile 2.0 fournit des aperçus essentiels sur l’état actuel de l’initiative. Cela comprend les changements et les tendances en matière de portée, la quantité de travail accompli et celle qui reste à accomplir, le nombre total d’histoires, le nombre de récits pour lesquels des estimations peuvent manquer, la probabilité d’achever le sprint avant la date limite, et plus encore. Avec ces aperçus, les équipes peuvent mieux comprendre le rythme de travail idéal, la quantité de travail restante et si la portée est susceptible d’être achevée avant la fin du sprint.
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