La gestion de portefeuille Agile est une approche qui consiste à gérer des projets et des programmes connectés, interdépendants et liés entre eux en appliquant des méthodologies Agile.
La méthodologie Agile a été créée pour répondre aux problèmes inhérents à la traditionnelle approche « en cascade » du développement logiciel. Alors que les méthodologies en cascade étaient linéaires et séquentielles, divisant le cycle de vie du développement en phases distinctes qui ne pouvaient commencer qu’une fois la phase précédente terminée, Agile a créé une méthodologie de livraison permettant à plusieurs équipes de travailler en collaboration et simultanément. En effectuant les tâches pertinentes de manière simultanée en utilisant des cycles ou des itérations répétées, les équipes pouvaient désormais offrir beaucoup plus rapidement une valeur ajoutée aux utilisateurs finaux. En effet, la méthode Agile repose sur les concepts d’offre en continu et d’amélioration continue.
La gestion de portefeuille Agile reprend ces principes et les applique à la gestion des portefeuilles de projets. Plutôt que de suivre une approche plus traditionnelle, descendante, avec un travail planifié par étapes sur de longues périodes, la gestion de portefeuille Agile permet aux organisations de réagir rapidement à la rétroaction imprévue sur les projets, les produits, les programmes ou les investissements, et d’apporter des corrections de cap abruptes chaque fois que nécessaire.
Basée sur la méthodologie de développement logiciel Agile, la gestion de portefeuille Agile conserve une structure similaire et a en commun avec elle de nombreux éléments essentiels. Les facteurs essentiels de la gestion de portefeuille Agile sont les suivants :
La rétroaction constante et les versions mineures et plus fréquentes ciblant des problèmes ou des changements particuliers permettent aux organisations de fonctionner avec une plus grande flexibilité. Plutôt que de travailler uniquement sur des sous-ensembles de fonctionnalités particulières et de ne publier que des changements incrémentiels, l’approche itérative transforme les projets en travaux en cours, où le projet lui-même bénéficie d’améliorations constantes à chaque version.
La méthodologie Agile confie la gestion des changements aux équipes de développement elles-mêmes. Cela augmente la vitesse du projet et permet d’augmenter le nombre de cycles dans un laps de temps plus court. Cela libère également les équipes de gestion des changements, qui peuvent ainsi se concentrer davantage sur les problèmes imprévus qui peuvent survenir.
Les organisations qui recourent aux méthodologies Agile peuvent constamment mener de petites expériences peu coûteuses afin de déterminer la viabilité de chaque projet. Ces expériences permettent de surveiller et de tester les éléments du projet tout au long de son cycle de vie, et fournissent aux équipes les aperçus dont elles ont besoin pour s’adapter aux problèmes émergents, s’orienter vers de nouveaux objectifs ou même abandonner les projets qui ne sont plus viables.
Les méthodologies Agile permettent aux gestionnaires de portefeuille de réaffecter les fonds à mesure que les priorités des projets évoluent. Comme mentionné ci-dessus, l’expérimentation continue aide les équipes à déterminer quels projets sont les plus précieux pour l’entreprise et, par conséquent, lesquels doivent être prioritaires.
Agile consiste essentiellement à maximiser la quantité de travail non effectué. En d’autres termes, il s’agit de maximiser les résultats du travail effectué. En supprimant la planification inutile, en déterminant les mesures importantes et celles qui ne le sont pas, puis en validant le projet et ses caractéristiques sur la base de ces mesures, Agile permet aux équipes d’identifier et de supprimer les fonctionnalités superflues et les complexités inutiles, ce qui se traduit par une approche plus simplifiée.
Agile n’est efficace que lorsque les équipes peuvent collaborer de manière transparente, ce qui n’est possible que lorsque les objectifs, les progrès et les problèmes potentiels sont clairement visibles pour toutes les personnes concernées. La transparence dans la gestion de portefeuille Agile garantit que les équipes savent ce qu’elles font, ce que font les autres et comment les projets progressent dans leur ensemble.
Les entreprises ont tout à gagner à éviter la centralisation et la séquentialisation de la gestion de leur portefeuille. Ces avantages sont les suivants :
Dans la méthodologie Agile, l’amélioration continue signifie qu’il n’est pas nécessaire d’attendre les prochains cycles de révision pour obtenir une précieuse rétroaction. Au contraire, les idées innovantes peuvent être mises en œuvre à tout moment. Parallèlement, les entreprises qui adoptent la gestion de projet Agile bénéficient d’un processus amélioré d’expérimentation et de validation, ce qui leur permet de prendre des décisions plus éclairées quant aux projets à poursuivre et à ceux à mettre en veilleuse.
Il en résulte des projets et des produits plus rentables, mieux placés pour générer un retour sur investissement initial positif.
La transparence a toujours été un élément essentiel de la gestion de projet. Cette transparence a toujours été obtenue au prix du temps et des efforts consacrés par les gestionnaires de projet qui devaient personnellement créer des rapports de d’état détaillés dès qu’une mise à jour s’avérait nécessaire. La gestion de projet Agile libère du temps aux gestionnaires de projet, tout en offrant à tous les membres de l’équipe un objectif commun et une visualisation en temps réel de l’avancement des travaux.
Les tableaux de bord de gestion de projet Agile fournissent aux organisations des tableaux visuels capables d’afficher clairement l’état actuel de plusieurs projets et d’autres données pertinentes du portefeuille. Les prévisions et estimations générales peuvent également être affinées sur la base de données réelles, afin d’ajuster les estimations pour mieux tenir compte de toutes les informations disponibles. Cela permet de conserver une transparence totale sur les portefeuilles de l’entreprise, même face à un nombre croissant de projets.
La gestion de portefeuille Agile confie la responsabilité des tâches aux équipes plutôt qu’aux personnes. Ces équipes doivent comprendre les objectifs du projet ainsi que les objectifs généraux de l’organisation. Mais Agile ne se contente pas de mettre tout le monde sur la même longueur d’onde; elle permet aux équipes de créer leur propre culture tout en s’alignant sur la vision stratégique du reste de l’organisation. Une fois les objectifs fixés et la valeur d’entreprise correctement définie, les équipes peuvent déterminer elles-mêmes la meilleure voie à suivre pour atteindre ces objectifs. Et si les objectifs stratégiques changent, Agile donne aux équipes la flexibilité nécessaire pour s’adapter et concentrer leurs efforts sur de nouvelles priorités.
C’est exactement ce que signifie Agile; la méthode donne aux équipes et aux organisations le pouvoir de réagir rapidement et de modifier rapidement leur cap pour tenir compte de l’évolution des besoins. Grâce à des temps de réponse plus rapides, les projets peuvent être mis à jour avec les nouvelles données issues des réponses des clients. Les résultats peuvent refléter la valeur, et les objectifs peuvent être établis à partir de la demande du marché, plutôt que simplement sur la base de la livraison du projet. Des temps de réponse plus rapides permettent également aux organisations de minimiser bon nombre des risques associés à la livraison des projets. La rétroaction constante des clients permet de maintenir les projets en phase avec leurs besoins et leurs attentes, les demandes de modification étant automatiquement intégrées dans les arriérés des projets. Et si la décision est prise de réorienter, voire d’éliminer un projet, ces changements peuvent être mis en œuvre rapidement, avant que trop de ressources n’aient été consacrées à des objectifs qui ne sont plus pertinents.
L’approche Agile de la gestion de portefeuille peut aider les entreprises de presque tous les secteurs à atteindre plus de façon efficace leurs objectifs de projet. Mais pour y parvenir, elles doivent aborder correctement la gestion de portefeuille Agile et veiller à mettre en place l’infrastructure adéquate pour soutenir cette nouvelle méthodologie de projet. Les pratiques exemplaires en matière de gestion de portefeuille Agile sont les suivantes :
Les avantages de la transparence Agile dans le cadre de projets particuliers sont largement reconnus, mais cela devrait aller plus loin. Les méthodologies Agile peuvent également être utilisées pour faciliter la communication entre les portefeuilles, ce qui permet à l’ensemble des organisations de mieux se coordonner sur des questions telles que les objectifs d’affaires et l’orientation de l’entreprise. En éliminant les silos organisationnels, la gestion de portefeuille Agile contribue à créer une entreprise plus unifiée.
Bien que la gestion de portefeuille Agile soit une approche qui permet aux entreprises d’avancer sur plusieurs projets à la fois, il est toujours préférable de se concentrer sur un nombre relativement restreint de projets à la fois. Cela permet d’éviter l’épuisement des équipes et de mieux adapter la capacité à la demande. La méthode Agile peut aider les organisations à mieux hiérarchiser les projets qui méritent qu’on y consacre plus de temps et d’efforts.
La gestion de portefeuille Agile n’est pas une approche destinée à ceux qui estiment devoir donner suite à chaque demande; il s’agit d’une méthodologie qui oblige les équipes à gérer leur temps de manière stratégique et à hiérarchiser les ressources de manière appropriée. Les spécialistes qui réussissent dans la gestion de portefeuille Agile sont ceux qui simplifient autant que possible les projets et les charges de travail.
Cela peut sembler évident, mais lorsqu’il s’agit de hiérarchiser les projets dans le cadre d’une gestion de projet Agile, le facteur déterminant que les entreprises doivent prendre en compte est la valeur du projet. L’expérimentation rapide permet aux équipes d’examiner les projets et de recueillir des données pertinentes dès le début, afin de déterminer quels projets sont les plus susceptibles d’apporter des retours positifs avant de s’engager pleinement dans ceux qui pourraient s’avérer sans valeur.
La méthodologie Agile a amélioré la façon dont les entreprises abordent le développement de logiciels et ses principes peuvent être appliqués à la gestion de portefeuille pour offrir aux organisations une voie plus rapide, plus simple et plus transparente vers la réussite des projets. Mais pour y parvenir, il faut disposer des outils et des ressources appropriés. ServiceNow, leader du secteur de la gestion informatique, a la solution.
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