O software de folha de pagamento é uma solução digital, baseada no local ou baseada na nuvem, que gerencia e automatiza os pagamentos dos funcionários e outros processos de folha de pagamento.
As empresas têm o trabalho cansativo e, muitas vezes, tedioso de processar a folha de pagamento ao longo do ano, incluindo fazer com que os funcionários sejam pagos no prazo, declarar impostos e permanecer em conformidade com as leis e os regulamentos. O departamento de recursos humanos ou de contabilidade é o principal responsável por manter o controle das informações dos funcionários e garantir que todos sejam pagos corretamente, mas à medida que cada vez mais esses processos relacionados ao escritório e aos funcionários são digitalizados, a folha de pagamento também é.
O software de folha de pagamento atualmente é usado por muitas empresas para simplificar esse processo, especialmente porque ele mantém o controle de todas as informações relevantes, evita erros humanos e documenta os dados mais importantes para fins de declaração de impostos. Este artigo explicará os conceitos básicos do software de folha de pagamento, por que ele é tão valioso no espaço de trabalho moderno e como escolher o software certo para o seu negócio.
Os benefícios mais notáveis de usar um software de folha de pagamento são a praticidade e a precisão que ele oferece a todos os tipos de empresas.
Em primeiro lugar, esse tipo de software garante que os funcionários sejam pagos. Não só que eles sejam pagos, mas também que sejam consistentemente pagos com o valor correto, no dia certo, e na forma de pagamento que preferem. Se os funcionários quiserem depósito direto ou que seu dinheiro seja dividido em contas específicas, os pagamentos automatizados transferirão os fundos para a conta bancária deles, para uma conta de plano de aposentadoria ou para outros tipos de conta.
Além do pagamento em dia e do acesso fácil aos fundos, outros benefícios para os funcionários incluem:
- Poder visualizar o histórico de pagamentos
Os funcionários precisam conseguir analisar suas finanças para saber como e quando são pagos, o que fica mais fácil quando o software armazena todos esses dados importantes. Os funcionários podem ver como seus pagamentos são detalhados, para onde estão indo os valores retidos na fonte e muito mais. - Ajustar informações pessoais e informações de pagamento
Quando um funcionário se muda para uma nova casa, começa a obter serviços bancários de uma nova cooperativa de crédito, se casa ou passa por qualquer que seja a mudança, ele não precisa necessariamente fazer solicitações ao departamento de RH e pode, em vez disso, acessar o software de folha de pagamento e atualizar suas informações por conta própria. - Tirar dúvidas rapidamente
O software de folha de pagamento elimina o intermediário em geral e apresenta informações e insights quando os funcionários têm uma dúvida, o que significa que eles não precisam esperar disponibilidade na agenda de outra pessoa para obter essas informações prontamente. - Minimizar interrupções de trabalho
Conseguir entrar com contato com o RH ou a contabilidade no meio do dia ou agendar uma reunião com alguém tira tempo de tarefas reais de trabalho ou do tempo livre tanto do funcionário quanto dos departamentos de folha de pagamento. Com fácil acesso a informações de folha de pagamento on-line ou pela app, os funcionários podem gerenciar seu próprio tempo e obter o que precisam sem perder tempo durante as tarefas de trabalho.
Os funcionários não são os únicos benfeitores do software de folha de pagamento – na verdade, eles se beneficiam ainda mais com essa ferramenta. As grandes vantagens são como esse software torna as equipes mais eficientes, rastreia dados com mais precisão e oferece ferramentas adicionais além do processamento de pagamentos. Alguns benefícios comerciais específicos incluem:
- Maior motivação do funcionário
Os funcionários apreciam a transparência. E quando eles têm acesso ao que precisam, recebem pontualmente o valor ao qual têm direito e podem viver suas vidas sem outros impedimentos, ficam mais satisfeitos com seu local de trabalho. - Melhoria da segurança
As informações pessoais de seus funcionários são privadas e, em vez de tentar gerenciar e proteger arquivos impressos ou compartilhar essas informações confidenciais em canais inseguros, todos têm acesso ao que precisam sem comprometer nenhuma medida de segurança nem dados. - Insights avançados de negócios
Quando as informações de folha de pagamento são digitalizadas, processadas usando software avançado e automatizado e integradas a outras ferramentas de negócios, fica mais fácil entender os insights financeiros das empresas. Orçamentos, custos de departamento, receitas departamentais e até dados em tempo real podem ser usados para a tomada de decisões urgentes. - Relatórios aprimorados
O software de folha de pagamento faz cálculos e gera documentação com mais precisão quando se trata de relatórios de conformidade e qualquer tipo de necessidades fiscais.
O software de folha de pagamento traz muitas vantagens que, além de serem convenientes, são cada vez mais essenciais para as empresas modernas que querem minimizar erros e continuar funcionando de forma eficiente. Usando o software de folha de pagamento, você pode promover os seguintes benefícios para seus funcionários:
- Pontualidade e precisão no pagamento
Existem inúmeros fatores que afetam os pagamentos para os funcionários, como fusões e aquisições, turnos, novas contratações, salários, bônus etc. Um recurso como um software de folha de pagamento permite que as organizações façam os pagamentos certos para os funcionários certos, o que aumenta a confiança entre funcionários e empregadores e garante que as pessoas tenham o dinheiro de que precisam para suas despesas. - Transparência para as empresas
As empresas têm ainda os custos pessoais, e pode ser difícil gerenciar esses custos em meio ao restante dos gastos da sua organização. Um ótimo software de folha de pagamento integra-se a outros departamentos, como contabilidade, para que as organizações possam desfrutar de maior transparência e perspectiva para gerar orçamentos, elaborar relatórios e alocar recursos. - Flexibilidade
O software de folha de pagamento é projetado para se adaptar à sua linha de negócios e escalar de acordo com o tamanho de sua organização. Assim, mesmo quando sua empresa está enfrentando mudanças em grande escala, esse tipo de software não deve apenas acompanhar essas mudanças, mas facilitá-las. Por exemplo, se uma empresa abrir um novo escritório em um local completamente novo com diferentes regulamentos fiscais, o software de folha de pagamento deverá ajustar-se às novas regras e automatizá-las para esses funcionários. - Mais disponibilidade de tempo em tarefas gerais
Em vez de gastar um tempo valioso processando a folha de pagamento usando métodos desatualizados, as organizações podem se concentrar nos aspectos mais importantes de seus negócios, como inovação e satisfação.
Os benefícios listados acima dependerão do software que você usa – nem todos os sistemas funcionam da mesma maneira ou atendem a padrões mais elevados. O software deve executar todas as funções que sua organização usa e ser inovador, personalizável quando necessário e amigável para todos. Ao decidir qual software de folha de pagamento comprar, faça as seguintes perguntas para encontrar o mais adequado para sua organização.
- Qual é o tamanho do seu negócio?
- Quantos funcionários você tem?
- Seus funcionários são remunerados por hora ou assalariados?
- Com que frequência você paga seus funcionários?
- Qual é o seu orçamento para o software de folha de pagamento?
- Quem gerenciará seu calendário de folha de pagamento?
- O sistema tem suporte para todas as regiões onde a empresa mantém funcionários?
- O software se integra com seus outros sistemas principais de negócios?
- O software é fácil de configurar?
- O software tem experiência com organizações como a minha?
- O software é fácil de usar?
Novamente, não existem dois sistemas de software de folha de pagamento iguais ou criados da mesma forma, mas é importante garantir algumas funções básicas. Se você vai pagar pelo software, certifique-se de estar obtendo o maior custo-benefício com um software que cuidará das tarefas mais trabalhosas usando os seguintes recursos:
- Cálculo dos salários ganhos
Essa é uma função fundamental do software de folha de pagamento. Certifique-se de que o sistema adquirido possa calcular automaticamente os salários dos funcionários, seja em tempo integral, meio período etc. - Integração da folha de pagamento com planilhas de horas e frequência
Os melhores programas ajudarão você a integrar seus processos de folha de pagamento a planilhas de horas e práticas de gestão de frequência. Isso ajudará a garantir que todos os fatores de gestão de tempo sejam digitalizados e automatizados, sejam os funcionários pagos por hora ou assalariados. - Retenção de impostos e outras deduções
Você precisa confiar no software para calcular corretamente e automaticamente reter impostos na fonte, bem como executar quaisquer outras deduções personalizadas para os funcionários. Geralmente, essas deduções também podem ser editadas pelos próprios funcionários, para que eles possam personalizar seu pagamento conforme necessário. - Pagamento de funcionários
Embora seus gerentes ainda possam aprovar planilhas de horas e outros elementos da folha de pagamento, o software deve ser capaz de fazer pagamentos automatizados de acordo com sua configuração. Se você paga os funcionários todas as sextas-feiras, o software deve possibilitar a configuração semanal desses pagamentos - Geração de relatórios de folha de pagamento
Gerar estimativas e fazer a verificação cruzada entre suas finanças e quaisquer passivos fiscais pode ser uma tarefa estressante, cansativa, propensa a erros e demorada. O software de folha de pagamento pode gerar relatórios de folha de pagamento para que você possa obter as informações corretas de que precisa em um instante. - Acesso a formulários fiscais importantes
Tanto os profissionais de RH quanto outros funcionários devem ter acesso a informações tributárias e formulários fiscais. Esses sistemas de folha de pagamento também devem ser protegidos com recursos de segurança que garantem que apenas as pessoas relevantes possam visualizar dados confidenciais.
Você pode descobrir que sua organização valoriza certos recursos em detrimento de outros. No entanto, especialmente se você estiver pagando um alto valor pelo uso do software, não aceite nada menos do que os atributos acima.
O software de folha de pagamento está transformando procedimentos para recursos humanos e gerentes, para que todos estejam na mesma página e tenham a melhor visibilidade. Os funcionários têm suas necessidades atendidas, recebem pontualmente o valor ao qual têm direito e podem acessar informações essenciais conforme necessário. Enquanto isso, o RH pode se concentrar em trabalhos mais exigentes e impactantes para otimizar a função de sua organização.
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