O planejamento de recursos empresariais (ERP) descreve os processos usados pelas organizações para ajudar a gerenciar e integrar aspectos importantes de seus negócios.
O objetivo de praticamente qualquer negócio é crescer. O crescimento geralmente leva a uma melhor visibilidade e valor da marca, sem mencionar o aumento do lucro e da capacidade de produção. Porém com o crescimento ocorrem certas complicações. Para os administradores, o crescimento pode significar um aumento exponencial para suas pesadas cargas de trabalho. Gerenciar departamentos diferentes, como contabilidade, aquisição, operações da cadeia de suprimentos, gerenciamento de projetos e gerenciamento de riscos e conformidade, além de coordenar seus processos para que funcionem juntos de maneira otimizada pode ser um pesadelo. É aqui que entra o ERP.
O ERP é um termo genérico que se refere à variedade completa de ferramentas e estratégias projetadas para melhorar a forma como as empresas utilizam os seus recursos. Muitas vezes, essas soluções assumem a forma de software ERP.
Os sistemas ERP existem para melhorar a eficiência dos processos em toda a organização. Eles otimizam e simplificam a utilização dos recursos essenciais. Um sistema ERP reduz o número total de recursos necessários para que o negócio funcione em níveis ideais, ao mesmo tempo em que emprega um banco de dados centralizado de importantes processos de negócios. O gerenciamento desses processos também é simplificado por meio do uso de dashboards e relatórios em tempo real, onde os administradores podem analisar dados e medir a produtividade e a lucratividade, tudo rapidamente.
Embora muitas vezes referido como uma entidade singular, o ERP na verdade engloba uma variedade de aplicativos, sistemas e processos diferentes, geralmente suportados por uma coleção de aplicativos de software especializados.
Como os sistemas ERP abrangem toda a variedade de processos de negócios, eles devem oferecer diversas funcionalidades. Geralmente, isso significa que os sistemas ERP fornecem os seguintes recursos:
- Suporte para componentes e aplicativos
Para funcionar de maneira eficaz, os sistemas ERP devem ser capazes de executar de modo coeso com uma variedade de componentes e softwares diferentes. - Operação em tempo real
Os negócios são dinâmicos, assim como muitos processos essenciais de negócios. Os sistemas ERP devem ser capazes de monitorar e processar dados em tempo real, para que os administradores possam acompanhar o ritmo do mundo real. - Interfaces de usuário digitais
Ter uma aparência e funcionalidade consistentes para todos os módulos, independentemente do departamento, permitem uma adoção mais fácil e ajudam a reduzir muito a barreira de entrada de funcionários que podem se mover entre as equipes. - Automação confiável
As principais soluções de ERP permitem que as organizações automatizem tarefas manuais e repetitivas. - Várias opções de implantação
Os sistemas ERP eficazes são compatíveis com todos os modelos de implantação, incluindo no local, hospedados na nuvem e SaaS.
Geralmente, os termos ERP e finanças são usados de maneira intercambiável. No entanto, estritamente falando, eles são realmente diferentes.
O termo Finanças refere-se a funções de negócios especificamente relacionadas a contabilidade, gerenciamento de receita, gerenciamento de despesas, faturamento, contas a pagar e contas a receber, cobranças e outras funções do departamento financeiro. O ERP é um conjunto muito mais amplo de funções, relacionadas aos processos de negócios em toda a empresa. Os sistemas financeiros são incluídos nos sistemas ERP como um subconjunto de módulos.
Finanças são apenas um conjunto de módulos que compõem todo o ERP. Quanto mais operações de negócio forem agrupadas de forma confiável em um sistema ERP, mais eficaz esse sistema será. Com isso em mente, aqui
estão alguns dos módulos ERP mais comuns:
Os módulos de finanças (também conhecidos como financeiro) são parte integrante de quase todos os sistemas ERP, gerenciando dados e recursos financeiros e facilitando a geração de relatórios precisos e em tempo real.
Os módulos de gerenciamento de inventário nos sistemas ERP permitem que as organizações dependentes de inventário prevejam a demanda e otimizem o estoque disponível, ao manter o controle em tempo real dos níveis de inventário e analisar as suas métricas essenciais.
Os módulos de fabricação ajudam as empresas a combinar os níveis de produção para atender à demanda, a monitorar e gerar relatórios sobre itens planejados, em andamento e concluídos, e a coordenar as várias etapas e processos envolvidos na fabricação.
Os módulos de gerenciamento de pedidos ajudam as organizações a priorizar, monitorar e rastrear seus pedidos de clientes, desde o pagamento até a entrega. O gerenciamento eficaz de ordens ajuda a melhorar os tempos de entrega e a reduzir a probabilidade de pedidos atrasados ou esquecidos.
Ao gerenciar e automatizar todas as compras da empresa, incluindo produtos acabados e matérias-primas de produção, os módulos de aquisição ajudam a alinhar a aquisição com a demanda e a minimizar o risco de compra em excesso e insuficiente.
Os módulos de PSA são usados para conceituar, planejar e rastrear projetos. O PSA é capaz de monitorar e gerar relatórios sobre investimentos em recursos e tempo, além de melhorar a colaboração entre a equipe do projeto.
As tarefas associadas ao gerenciamento de depósito são receber, armazenar, separar, embalar, enviar e monitorar os bens do depósito. Os módulos de gerenciamento de depósito ajudam a direcionar e otimizar essas tarefas para melhorar a eficiência do depósito.
Quando os sistemas ERP se tornaram proeminentes, eles eram frequentemente classificados com base no tamanho das organizações para as quais eles foram projetados. Assim, eles se enquadravam em uma das seguintes categorias:
- ERP empresarial
- ERP para médio porte
- ERP para pequenas empresas
Geralmente, as opções de implantação de ERP se enquadram em uma das três categorias:
- ERP no local refere-se a sistemas que são implementados e mantidos no local e também hospedados pelos servidores pertencentes à organização. Isso permite o controle e a propriedade ideais do sistema ERP, mas também assume total responsabilidade pela manutenção, reparo e treinamento na própria empresa.
- ERP na nuvem
refere-se a sistemas mantidos fora do local e acessados pela Internet. O ERP na nuvem é uma forma de software como serviço (SaaS). Essas opções de ERP geralmente são adquiridas por meio de um modelo de pagamento por assinatura. O ERP baseado na nuvem permite que as empresas aproveitem os benefícios do ERP, sem ter que assumir a responsabilidade por suporte, manutenção, atualizações ou treinamento. No entanto, eles também terão menos controle sobre o próprio ERP e podem ter que trabalhar com o provedor para personalizar o sistema e obter a melhor eficácia. - ERP híbrido refere-se a qualquer combinação das outras duas opções de implantação de ERP. Diferentes provedores oferecerão diferentes funcionalidades de ERP híbrido, mas geralmente permitem que seus clientes migrem entre modelos de implantação e aproveitem a flexibilidade para encontrar a melhor solução dos dois mundos
para atender às suas necessidades.
Como os sistemas ERP são projetados para melhorar a produtividade, a geração de relatórios, a eficiência e a precisão em quase todas as partes de uma empresa, os benefícios potenciais são praticamente ilimitados. Aqui, detalhamos rapidamente algumas das vantagens de maior impacto do ERP eficaz:
O principal benefício do ERP, que abrange muitas das outras vantagens desta lista, é a capacidade de reduzir custos em toda a organização. A visibilidade aprimorada do processo ajuda os administradores a identificar e eliminar ineficiências. A automação permite que os departamentos reduzam o erro humano da entrada manual, enquanto aumentam o foco em outras tarefas essenciais. A segurança aprimorada reduz custos e danos potenciais associados a ataques cibernéticos e outras ameaças. Em cada caso, a economia de custos é o resultado final.
Os sistemas ERP reúnem fluxos de trabalho e outras informações de processos, proporcionando aos funcionários e administradores autorizados uma visão geral de todos os projetos e funções relevantes. As atualizações do projeto estão disponíveis com o toque de um botão, e a documentação importante é mantida segura e disponível no sistema.
As ferramentas integradas de monitoramento de ERP capturam dados relevantes e os apresentam de uma maneira totalmente abrangente e fácil de seguir. Isso permite maior precisão na geração de relatórios e visualizações em tempo real dos recursos essenciais.
A geração de relatórios dos dados capturados é apenas metade da batalha. As soluções integradas de análise de ERP ajudam a extrair percepções importantes das informações brutas, permitindo que as empresas tomem decisões mais informadas e identifiquem tendências importantes. E, como os sistemas ERP coordenam todos os departamentos e processos relevantes, os líderes de negócios podem identificar com mais facilidade como as mudanças em uma área da organização afetam outras áreas.
À medida que os relatórios financeiros, a segurança dos dados e outros padrões se tornam mais rígidos, e as penalidades por não atingirem os padrões normativos se tornam mais severas, o ERP correto pode ajudar as organizações a permanecerem em total conformidade. As soluções de ERP em nuvem e híbrida são projetadas para se manterem atualizadas em todos os padrões regulatórios, e as trilhas de auditoria de ERP facilitam a comprovação da conformidade ou a identificação de possíveis áreas com problemas.
Os protocolos de segurança internos incluem mais uma camada de segurança de dados. Essas defesas são projetadas para operar em todos os processos de negócios e proteger o banco de dados compartilhado contra ameaças. Isso ajuda a reduzir a probabilidade de os agentes de ameaça invadirem por meio de sistemas negligenciados.
As soluções de ERP também podem funcionar como hubs eficazes para colaboração e comunicação. Os usuários de toda a organização podem compartilhar arquivos, acessar registros de suporte ao cliente, configurar sessões, consultar dados relevantes e muito mais.
Para permanecer viável ao gerenciar toda a variedade de processos de negócios, os sistemas ERP são projetados para serem extremamente flexíveis. Isso não só significa que eles geralmente são capazes de executar a maioria das tarefas necessárias imediatamente, como também significa que eles podem ser personalizados para oferecer suporte para tarefas exclusivas. Além disso, devido a automação avançada e a outras ferramentas de economia de recursos, as soluções de ERP permitem que as empresas escalem facilmente para atender a uma demanda maior.
As soluções de ERP beneficiam mais do que apenas os processos internos e as comunicações. Elas também são eficazes na melhoria das relações com clientes e parceiros. Os sistemas ERP podem fornecer informações relacionadas a fornecedores e provedores de serviços e facilitar a troca ideal de informações. Esses sistemas também podem ser usados para rastrear tíquetes de suporte ao cliente, devoluções e respostas de pesquisas, garantindo que nenhum cliente caia no esquecimento.
Embora o principal benefício do ERP possa ser a economia de custos, o principal objetivo é otimizar e agregar os processos de TI. Isso simplifica muitas tarefas dos funcionários, para maior precisão dos dados, maior produtividade e funcionários mais satisfeitos.
Embora haja muitas vantagens na implementação de uma solução de ERP eficaz, há alguns desafios a serem observados, que podem incluir o seguinte:
O ERP reúne processos e políticas e otimiza os esforços de gerenciamento relacionados a cada um deles. O que geralmente não pode fazer é corrigir processos com problemas. Dito isso, pode ser capaz de identificar questões problemáticas nesses processos e políticas, para que as organizações possam fazer as melhorias necessárias.
Ao melhorar a eficiência e a produtividade em toda a empresa, a maioria das soluções de ERP se paga com relativa rapidez. Dito isso, elas ainda exigem um investimento semi-significativo de tempo, dinheiro e esforço para implementar e adotar. Isso inclui o comprometimento de tempo e a perda de produtividade para treinar os funcionários sobre como usar adequadamente a solução de ERP.
As soluções de ERP podem beneficiar organizações de todos os tamanhos em praticamente qualquer setor. Aqui estão vários indicadores principais que uma empresa pode desejar atualizar para o ERP:
As soluções de ERP ajudam a simplificar os processos, reduzindo o tempo necessário para executá-los.
À medida que as organizações crescem ou os processos mudam, elas podem se tornar complexos. O software ERP pode simplificar esses processos, facilitando o gerenciamento.
Sistemas diferentes e falta de métricas disponíveis e confiáveis podem dificultar a resposta a questões de negócios vitais, como aquelas relacionadas à receita, disponibilidade de produtos, produção, devoluções etc. Os sistemas ERP oferecem visibilidade e relatórios claros, fornecendo respostas onde quer forem necessárias.
Processos e sistemas manuais e desconectados exigem muita atenção, o que pode impedir que as organizações consigam buscar novas oportunidades. A automação e outros recursos de inteligência de máquina das principais soluções de ERP liberam as empresas para arriscar e experimentar, e as habilidades de análise internas ajudam os líderes a identificar os melhores cursos de ação possíveis.
Por fim, se os processos de uma empresa simplesmente não permitem que a organização atenda às expectativas do cliente ou forneça uma experiência positiva, eles podem se beneficiar do ERP. As ferramentas e os recursos certos, apoiados por análises otimizadas, automação e colaboração entre departamentos, ajudarão as equipes a fornecer um serviço melhor aos seus clientes.
As soluções de ERP vêm em muitas formas e tamanhos diferentes e, infelizmente, nem todas são iguais. Na verdade, com o aumento de soluções de software ERP necessárias para uma variedade de casos de uso diferentes, algumas organizações estão descobrindo que sua estratégia de ERP está criando seus próprios silos de dados difíceis de gerenciar. Para ajudar a garantir que todos os dados relevantes sejam gerenciados corretamente e que todos os envolvidos tenham acesso a uma única fonte de verdade para todos os recursos importantes, as empresas bem-sucedidas em todo o mundo estão recorrendo ao App Engine da ServiceNow.
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