El software de gestión de nóminas es una solución digital —en las instalaciones o con soporte en la nube— que gestiona y automatiza el pago del salario de los empleados y otros procesos relacionados con la nómina.
Además de ser muy exigente para las empresas y alargarse durante todo el año, gestionar las nóminas suele ser una tarea tediosa. Por ejemplo, hay que asegurarse de que los empleados cobren con puntualidad, de que se declaren los impuestos y de que se respeten las leyes y reglamentos. El departamento de recursos humanos o de contabilidad es el principal responsable de rastrear la información de los empleados y asegurarse de que todos los pagos se procesen con exactitud. Sin embargo, los procesos administrativos y relacionados con los empleados cada vez están más digitalizados, y la gestión de las nóminas no es una excepción.
Actualmente, son muchas las empresas que utilizan software de gestión de nóminas para optimizar este proceso, sobre todo porque permite rastrear toda la información relevante, evita el error humano y documenta los datos fiscales más importantes. En este artículo, trataremos los conceptos básicos del software de gestión de nóminas, por qué es tan valioso en las empresas modernas y cómo seleccionar el software adecuado para tu compañía.
Entre los beneficios del software de gestión de nóminas destacan la comodidad y la precisión que aporta a todo tipo de empresas.
En primer lugar, este tipo de software se asegura de que los empleados cobren, así como de que siempre se les pague el sueldo correcto, con puntualidad y utilizando el método de pago que prefieren. Si quieren cobrar por transferencia bancaria y que el sueldo se divida entre cuentas concretas, el sistema de automatización de los pagos transferirá el dinero a su cuenta bancaria, la cuenta de su plan de pensiones o cualquier otra que soliciten.
Además de garantizar que cobren con puntualidad y puedan acceder fácilmente a su dinero, este software también ofrece otros beneficios a los empleados:
- Consulta del historial de pagos
Los empleados deben poder consultar sus datos económicos para saber cómo y cuándo cobran, algo que es más fácil si el software almacena toda esta información tan importante. Los empleados pueden ver el desglose de sus sueldos, los conceptos de las retenciones y mucho más. - Modificación de la información personal y de pago
Cuando alguien se muda, cambia de entidad bancaria, se casa o realiza cualquier otro cambio, en lugar de tener que presentar una solicitud en el departamento de RR. HH., puede acceder al software de gestión de nóminas y actualizar la información por su cuenta. - Respuestas rápidas a las preguntas
En términos generales, el software de gestión de nóminas se salta los intermediarios, proporciona conocimientos a los empleados y responde a sus preguntas para que no tengan que esperar a que otra persona tenga tiempo para hacerlo. - Minimización de las interrupciones en el trabajo
Contactar con los departamentos de RR. HH. o contabilidad en plena jornada laboral o concertar una cita son actividades que restan tiempo de trabajo o libre, tanto al empleado como a los departamentos que gestionan las nóminas. Al poder acceder fácilmente a la información de la nómina a través de Internet o en una aplicación, los empleados pueden gestionarse el tiempo y conseguir la información que necesitan sin perder el ritmo de trabajo.
El software de gestión de nóminas no es solo beneficioso para los empleados; de hecho, para las empresas lo es incluso más. Algunas de sus grandes ventajas son que mejora la eficiencia de los equipos, permite rastrear los datos con más exactitud y proporciona herramientas adicionales a las de procesamiento de pagos. Entre los beneficios específicos para las empresas se incluyen los siguientes:
- Mejora de la satisfacción del personal
Los empleados agradecen la transparencia. Por esto, cuando pueden acceder a aquello que necesitan, cobran lo que se les debe con puntualidad y la empresa les facilita la vida personal, se sienten más a gusto con su trabajo. - Mejora de la seguridad
La información personal de los empleados es privada. Con este software, en lugar de tener que gestionar y proteger documentos físicos o compartir información confidencial por canales poco seguros, todo el mundo puede acceder a lo que necesita sin poner en riesgo los datos ni las medidas de seguridad. - Aumento de los conocimientos empresariales
Cuando la información de las nóminas está digitalizada, se procesa con software avanzado y automatizado y se integra con otras herramientas empresariales, a las empresas les es más fácil interpretar la información y los conocimientos relativos a las finanzas. Los presupuestos, los costes e ingresos de los departamentos e incluso los datos en tiempo real pueden ayudar a tomar decisiones rápidamente. - Mejora de los informes
El software de gestión de nóminas mejora la precisión de los cálculos y la documentación para informar sobre el cumplimiento y todo tipo de necesidades fiscales.
El software de gestión de nóminas tiene muchas ventajas que, además de cómodas, son cada vez más esenciales para las empresas modernas que desean reducir los errores al mínimo y seguir siendo eficientes. El software de gestión de nóminas ayuda a fomentar los siguientes beneficios entre los empleados:
- Pago exacto y puntual
El pago de los empleados puede verse afectado por un sinfín de factores, como las fusiones y adquisiciones, los turnos, las nuevas contrataciones, los salarios o las bonificaciones, entre otros. Un software de gestión de nóminas permite a las organizaciones asegurarse de que cada empleado cobre siempre el sueldo que le corresponde, lo que aumenta la confianza de la plantilla en su empleador y garantiza que todo el mundo disponga de su dinero para cubrir sus gastos. - Transparencia para las empresas
Los costes de personal van sumando, y gestionarlos junto con los otros gastos de la organización puede ser complicado. Un buen software de gestión de nóminas se integra con otros departamentos (como el de contabilidad) para mejorar la transparencia y la visibilidad en la organización a la hora de elaborar presupuestos, generar informes y asignar recursos. - Flexibilidad
El software de gestión de nóminas está diseñado para adaptarse a tu línea de negocio y ampliarse al ritmo que crece tu organización. Esto significa que, incluso cuando tu empresa se enfrente a cambios a gran escala, este tipo de software no solo seguirá el ritmo, sino que también facilitará las cosas. Por ejemplo, si una corporación abre una nueva oficina en un lugar totalmente nuevo y con diferencias en la normativa fiscal, el software de gestión de nóminas se debería automatizar y adaptar a las nuevas reglas para los empleados de ese lugar. - Aumento del tiempo que se puede dedicar a tareas de alto nivel
En lugar de perder un valioso tiempo procesando las nóminas con métodos obsoletos, las organizaciones pueden centrarse en los aspectos más importantes del negocio, como la innovación y la gestión.
Todos los beneficios mencionados anteriormente dependerán del software que se utilice, ya que no todos los sistemas funcionan de la misma manera ni satisfacen los estándares más exigentes. Además de cubrir todas las funciones que necesita tu organización, el software debe ser innovador, se debe poder personalizar cuando sea necesario y debe ser fácil de usar para todo el mundo. Antes de comprar un software de gestión de nóminas, intenta responder a las siguientes preguntas para determinar cuál es el más adecuado para tu organización.
- ¿Qué tamaño tiene la empresa?
- ¿Cuántos empleados tienes?
- ¿El personal cobra por horas o tiene un sueldo fijo?
- ¿Con qué frecuencia cobra el personal?
- ¿Qué presupuesto puedes dedicar al software de gestión de nóminas?
- ¿Quién gestionará el calendario de nóminas?
- ¿El sistema es compatible con todas las regiones donde tienes personal?
- ¿El software se puede integrar con tus otros sistemas empresariales esenciales?
- ¿El software es fácil de configurar?
- ¿El software se ha utilizado ya en organizaciones como la tuya?
- ¿El software es fácil de usar?
Si bien no existen dos sistemas de software de gestión de nóminas que sean iguales o se hayan creado de la misma manera, deberías asegurarte de que el programa tenga algunas funciones básicas. Si vas a gastar dinero en el software, asegúrate de sacarle el máximo partido. Por ejemplo, características como las siguientes pueden cubrir las tareas más laboriosas:
- Cálculo de los salarios que hay que pagar
Esta función es esencial para el software de gestión de nóminas. Asegúrate de que el sistema que elijas pueda calcular automáticamente el salario de los empleados, tanto si trabajan a jornada completa como a tiempo parcial o en otro régimen. - Integración de las nóminas con los horarios y la asistencia
Los mejores programas te ayudarán a incorporar las horas trabajadas y los datos de asistencia a los procesos de gestión de nóminas. De esta manera, podrás asegurarte de que se digitalicen y automaticen todos los factores de gestión del tiempo, tanto si el personal tiene un sueldo fijo como si cobra por horas. - Retención de impuestos y otras deducciones
Deberías poder confiar en que el software calcule con exactitud y aplique automáticamente las retenciones fiscales y cualquier otra deducción personalizada. Normalmente, los propios empleados pueden editar estas deducciones y adaptar su salario a sus necesidades. - Pago del personal
Si bien puede haber responsables que aprueben las horas trabajadas y otros elementos de la nómina, el software debería poder realizar pagos automáticamente de acuerdo con la configuración definida. Si el personal cobra todos los viernes, deberías poder configurar los pagos para que se realicen de forma semanal. - Generación de informes de nóminas
Realizar estimaciones y comparar los datos económicos con las responsabilidades fiscales puede ser una tarea lenta, estresante, abrumadora y propensa a errores. El software de gestión de nóminas puede generar al instante informes de nóminas precisos y con la información que necesitas. - Acceso a los modelos de declaración importantes
Tanto los profesionales de RR. HH. como el resto del personal deben poder acceder a la información fiscal y los modelos de declaración. Además, los sistemas de gestión de nóminas deben contar con características de seguridad que garanticen que solo las personas adecuadas puedan ver los datos confidenciales.
Descubrirás que algunas características pueden ser más valiosas para tu empresa que otras, pero debes tener una cosa clara: no aceptes menos atributos de los mencionados anteriormente, especialmente si vas a pagar una cantidad importante de dinero para usar el software.
El software de gestión de nóminas está transformando los procedimientos de recursos humanos y de los gestores para que todo el mundo actúe en sintonía y pueda ver toda la información relevante. El personal ve que se satisfacen sus necesidades, cobra puntualmente lo que se le debe y puede acceder a información esencial cuando lo necesita. Al mismo tiempo, el departamento de RR. HH. puede centrarse en tareas más exigentes y relevantes para optimizar el funcionamiento de la organización.
Con Knowledge Management, ServiceNow proporciona a los usuarios una plataforma de self service donde pueden encontrar fácilmente toda la información que necesitan sobre la nómina, cuando la necesitan. Consolidar esta información en una potente base de conocimiento reduce la cantidad de trabajo de los equipos de RR. HH. y permite acceder directamente a la información las 24 horas del día. Además, la solución de administración de casos de ServiceNow ofrece al personal la posibilidad de enviar preguntas relacionadas con la nómina para que los equipos de RR. HH. las respondan de inmediato. Esta característica optimiza el proceso de gestión de las nóminas y ayuda a garantizar que las consultas del personal se respondan con puntualidad y precisión.
Por medio de opciones de self service eficaces y fáciles de usar, las soluciones de ServiceNow permiten al personal acceder fácilmente a todo lo necesario para optimizar la nómina. Reduce la cantidad de trabajo del departamento de RR. HH., ayuda a que se respondan las preguntas del personal y optimiza los procesos de gestión de nóminas a niveles nunca vistos para mejorar la satisfacción del personal, aumentar la productividad y reducir los costes.
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