El procesamiento inteligente de documentos describe el uso de la IA y otras herramientas para transformar la información no estructurada y semiestructurada en datos procesables.
Con la llegada de la era digital, las empresas de todos los sectores comenzaron la tarea a menudo complicada de realizar la transición de archivos, registros y documentos analógicos en papel a formatos digitales. Al principio, este proceso se vio forzado a depender de especialistas en digitalización para transferir manualmente la información de repositorios analógicos a otros digitales. Finalmente, los avances tecnológicos en reconocimiento óptico de caracteres (OCR) y reconocimiento inteligente de caracteres (ICR) permitieron un enfoque más optimizado. Sin embargo, estas herramientas eran limitadas, ya que solo podían convertir imágenes escaneadas en texto digital, no podían categorizar, analizar ni validar los datos que contenían los documentos analógicos.
El procesamiento inteligente de documentos (IDP, por sus siglas en inglés) cambia todo eso al permitir a las empresas transformar y clasificar automáticamente la información contenida en documentos no estructurados en formatos digitales previamente especificados y, durante el proceso, extraer conocimientos valiosos y procesables.
El procesamiento inteligente de documentos es un término general que se refiere a un conjunto de soluciones y herramientas basadas en tecnologías como el aprendizaje automático (ML), la visión informática, la automatización cognitiva, la automatización de procesos robóticos (RPA) y el procesamiento del lenguaje natural (NLP) para automatizar y acelerar el procesamiento de documentos. El IDP va más allá del simple procesamiento de datos; permite que las herramientas automatizadas comprendan de qué se trata el documento y la relevancia de los datos que contiene.
El proceso del IDP empresarial consta de cinco fases:
- Recopilación
La primera fase del IDP se centra en recopilar documentos digitales y en papel de una variedad de fuentes de contenido disponibles. Las integraciones de hardware y software permiten que las herramientas de IDP realicen procesos de recopilación a escala. - Procesamiento previo
Para que los documentos se puedan analizar por completo, antes deben cumplir ciertos estándares de calidad. El procesamiento previo de los documentos aplica automáticamente varias técnicas destinadas a mejorar la calidad de los documentos, incluidos el recorte, la binarización, el enderezamiento y la reducción del ruido. - Clasificación
A continuación, la herramienta de IDP revisa el documento digitalizado, detecta el principio y el final y divide la información que presenta en varias categorías según el tipo, el contenido, la estructura o el formato. Esta fase puede aplicar algoritmos de visión informática para reconocer patrones visuales y técnicas de NLP para agrupar información basada en un tema. - Extracción
Una vez clasificada correctamente la información del documento, los datos textuales se deben extraer y digitalizar mediante las tecnologías OCR e ICR combinadas con competencias de ML para garantizar la coherencia y la precisión. - Validación
Por último, los datos extraídos se autentican mediante una serie de reglas de validación y técnicas mejoradas con IA, además de tecnologías de RPA. Esto ayuda a garantizar que los datos extraídos sean precisos y fiables. Algunas organizaciones prefieren incluir un autenticador humano en este paso para ayudar a la IA a mejorar y aprender más rápidamente.
A menudo, las organizaciones que están interesadas en el procesamiento inteligente de documentos pueden confundirlo con otras tecnologías relacionadas, como la captura de documentos o la automatización de procesos robóticos.
Las tecnologías de captura de documentos, incluidas OCR e ICR, están diseñadas para convertir documentos físicos en formatos digitales. Estas tecnologías son una parte esencial de cualquier solución de IDP eficaz, pero por sí solas no pueden realizar las funciones más analíticas del procesamiento inteligente de documentos.
La automatización de procesos robóticos es otra tecnología que se puede aplicar al procesamiento inteligente de documentos. Sin embargo, mientras que el IDP está impulsado por la IA y es capaz de aprender de la experiencia, la RPA se basa en reglas y normalmente se utiliza para automatizar tareas sencillas y repetitivas que, de otro modo, debería realizarlas un empleado. La RPA es compatible con soluciones de IDP, pero no puede comprender el contenido en el contexto del documento.
Hay pocas cosas tan importantes para el éxito de las organizaciones empresariales modernas como disponer de datos fiables y factibles. Lamentablemente, se estima que la mayoría de los datos empresariales disponibles se encuentra en formatos no estructurados, incluidos documentos en papel, imágenes, correos electrónicos y archivos PDF. Sin el correcto formato y análisis de estos datos, es posible que las organizaciones de todos los sectores no tengan acceso a conocimientos esenciales.
El IDP permite a las organizaciones convertir datos no estructurados en datos estructurados, sin el tiempo ni la inversión propios de la transferencia manual de datos. Además, al incorporar soluciones avanzadas de IA, estas organizaciones pueden automatizar la clasificación y el análisis de dichos datos, convirtiendo la información sin procesar en un conocimiento más claro de la empresa, su sector y sus clientes.
Entre los principales beneficios del procesamiento inteligente de datos se incluyen los siguientes:
Se cree que hasta el 80 % de los datos empresariales reside actualmente en formatos no estructurados. Esto representa grandes volúmenes de información. Para un solo empleado, o incluso para un gran equipo de empleados, cambiar el formato de los datos manualmente llevaría demasiado tiempo.
Por otro lado, el IDP puede digitalizar, clasificar, extraer y analizar grandes cantidades de datos en microsegundos, sin tener que preocuparse del cansancio. Esto no solo permite que las empresas agilicen la transición de los datos no estructurados a formatos más utilizables, sino que también libera a empleados valiosos para que se ocupen de tareas más relevantes para la estrategia.
Otra importante ventaja es el ahorro asociado con el IDP, que van de la mano de un procesamiento de documentos más rápido. Al reducir los tiempos de procesamiento, las empresas pueden comenzar a utilizar los datos recién estructurados casi inmediatamente para tomar decisiones informadas y mejorar los resultados. Al mismo tiempo, las herramientas de IDP ayudan a las organizaciones a reducir los costes relacionados con los procesos operativos y les permiten lograr más sin tener que contratar más personal. En conjunto, esto equivale a un mejor retorno de la inversión para el IDP de lo que suele ser posible con otras soluciones de procesamiento de documentos.
Los especialistas humanos en digitalización de datos no solo están limitados en términos de cuánto pueden lograr en un plazo determinado; la posibilidad de errores humanos es también un obstáculo. Incluso la simple pulsación de una tecla por equivocación puede hacer que los datos valiosos sean totalmente inservibles o incluso engañosos.
El IDP evita la necesidad de introducir los datos manualmente. Esto significa que los errores de datos son prácticamente inexistentes y solo se requiere la revisión humana cuando surgen problemas o anomalías dentro de los datos. Al mejorar la calidad de datos gracias al IDP, las organizaciones pueden utilizan con confianza los conocimientos extraídos de los datos.
La seguridad de los datos es una preocupación importante, no solo para las empresas modernas y sus clientes, sino también para los organismos reguladores encargados de garantizar que se sigan las prácticas recomendadas sobre la seguridad de los datos. El IDP simplifica la seguridad y el cumplimiento, al aplicar la automatización para garantizar que las normativas sobre protección de datos se aplican en todo momento.
Además, los registros digitales asociados con los procesos de IDP facilitan las auditorías de cumplimiento, lo que proporciona un "rastro" claro que los auditores pueden seguir cuando verifican que el sistema digital y los datos que contiene cuentan con las protecciones correctas para garantizar la conformidad con los estándares reguladores.
Las herramientas y soluciones de IDP más eficaces están diseñadas para integrarse fácilmente con los programas y el hardware existentes. En lugar de tener que hacer ajustes costosos y que requieren mucho tiempo a una pila de tecnología existente, las empresas a menudo pueden usar el IDP de inmediato pues se adapta a la perfección a los sistemas que ya utilizan.
Esa integración perfecta elimina un importante obstáculo de la adopción del IDP y hace que sea más fácil que nunca comenzar a disfrutar de los beneficios de la digitalización y el procesamiento inteligentes de documentos.
A diferencia de los equipos humanos que deben crecer e incorporar nuevos talentos para afrontar un aumento del volumen de trabajo, el IDP es capaz de operar a escala sin aumentar significativamente los costes. La aplicación de la automatización a los procesos esenciales de toda la organización, el IDP se expande para satisfacer las necesidades empresariales y sigue demostrando su valor independientemente de la cantidad de datos que procese.
El procesamiento inteligente de documentos tiene la capacidad de mejorar cualquier empresa que trabaje regularmente con datos no estructurados. En otras palabras, la mayoría de las organizaciones en la mayoría de los sectores puede esperar beneficiarse de la inversión en soluciones de IDP. Entre los ejemplos de sectores que son particularmente adecuados para el procesamiento inteligente de documentos se incluyen los siguientes:
- Sector público
Muchos organismos públicos de todo el mundo dependen de sistemas heredados y procesos manuales de documentación. El IDP puede ayudar a estas entidades a lograr la transformación digital, extraer fácilmente datos importantes de registros analógicos y clasificarlos para su uso y revisión posterior. - Sanidad
Mantener unos registros de pacientes precisos y actualizados es una preocupación importante dentro del sector de la sanidad. Gracias al uso de la tecnología de IDP, los hospitales y otras organizaciones de atención sanitaria pueden capturar automáticamente los registros de los pacientes de fuentes no estructuradas y exportar datos relevantes a otros sistemas. - Servicios financieros
Hay poco margen de error cuando el dinero entra en juego. Por lo tanto, los servicios financieros, como los bancos y las instituciones de préstamos hipotecarios, dependen en gran medida de la documentación para garantizar que todo se gestione adecuadamente. El IDP puede ayudar a procesar la cantidad considerable de documentos asociados con el procesamiento previo de hipotecas, la apertura y puesta en marcha de cuentas, y mucho más. - Seguros
Las reclamaciones y los pagos de seguros dependen de páginas y páginas de formularios, documentos auxiliares y datos no estructurados en una variedad de formatos. Del mismo modo, la contratación de seguros y la suscripción de seguros dependen tradicionalmente del procesamiento y la clasificación manual de datos. En cada caso, las soluciones de IDP ofrecen formas más rápidas y precisas de optimizar el proceso de convertir estos datos no estructurados en algo más accesible para facilitar su revisión y análisis. - Transporte y logística
A medida que los bienes pasan de una ubicación a otra, generan enormes cantidades de documentos no estructurados, a menudo en formatos no uniformes. Las organizaciones del sector del transporte y la logística pueden mejorar su agilidad operativa y ahorrar en costes mediante la aplicación de soluciones de IDP para optimizar y estandarizar automáticamente esta documentación.
A medida que las empresas modernas se vuelven más dependientes de conocimientos críticos, los datos no estructurados representan un punto ciego importante para muchas organizaciones. El IDP proporciona una solución que permite a las empresas de todos los sectores convertir esos recursos de datos inexplorados en algo procesable. Pero para ello, las empresas necesitan una herramienta de IDP fiable capaz de extraer datos de manera inteligente y aplicar soluciones de automatización a una variedad de formatos de documentos y hacerlo sin necesidad de experiencia en codificación. ServiceNow tiene la solución.
Document Intelligence de ServiceNow es una poderosa herramienta para acelerar el procesamiento de documentos variables en cualquier organización, cualquier sector y cualquier flujo de trabajo de ServiceNow. Permite acelerar el IDP como nunca antes, así como extraer y categorizar datos de fuentes no estructuradas que incluyen texto, formatos y plantillas diversos. Con un diseño que prioriza la IA, Document Intelligence reduce el tiempo de procesamiento, minimiza los errores de entrada de datos y se adapta a los cambios en los documentos con el tiempo. Además, dado que Document Intelligence se basa en la galardonada plataforma Now Platform®, todos los usuarios, independientemente de su nivel de codificación, pueden utilizar fácilmente la aplicación para procesar documentos con eficacia e integrar las tareas de procesamiento en flujos de trabajo automatizados.
Proporciona a tu organización los recursos y conocimientos que necesitan. Obtén más información acerca de Document Intelligence de ServiceNow y el máximo partido de los datos no estructurados y semiestructurados.
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