L’optimisation des processus décrit les divers outils et tactiques conçus pour analyser et améliorer les processus opérationnels dans le but d’optimiser l’efficacité et la qualité. Elle suppose de passer en revue les flux de travail et d’améliorer les étapes pour s’assurer que les processus correspondent aux objectifs de l’organisation et produisent de meilleurs résultats.
La friction a toujours été l’ennemi de l’efficacité. Dans les systèmes mécaniques, elle entraîne de l’usure, un ralentissement des performances et une baisse de la productivité. Il en va de même pour les processus numériques modernes : les inefficacités, les erreurs et les goulots d’étranglement agissent comme des points de friction qui nuisent à la productivité et affectent la rentabilité. Lorsque les processus opérationnels sont ralentis par des tâches répétitives, des flux de travail mal définis ou des pratiques désuètes, les entreprises connaissent une baisse de productivité et une réduction du rendement. Par conséquent, pour résoudre ces défis, il faut adopter une approche structurée permettant d’identifier et d’éliminer ces problèmes.
L’optimisation des processus (également appelée « optimisation des processus opérationnels » ou OPO) vise à peaufiner les flux de travail afin d’améliorer l’efficacité et la qualité, tout en alignant davantage les processus essentiels sur les objectifs organisationnels.
L’optimisation des processus (également appelée « optimisation des processus opérationnels » ou OPO) vise à peaufiner les flux de travail afin d’améliorer l’efficacité et la qualité, tout en alignant davantage les processus essentiels sur les objectifs organisationnels.
L’optimisation des processus offre une valeur mesurable en améliorant le fonctionnement des entreprises. En clarifiant les flux de travail et en éliminant les inefficacités, les organisations peuvent améliorer leur productivité, réduire leurs coûts et obtenir de meilleurs résultats. Vous trouverez ci-dessous les principaux avantages de l’optimisation des processus, expliqués en détail.
Efficacité accrue
Le principal avantage de l’optimisation des processus organisationnels est l’efficacité. Les processus optimisés éliminent la friction et permettent aux organisations d’effectuer leurs tâches plus rapidement et plus efficacement. En éliminant les goulots d’étranglement dans les flux de travail et en utilisant l’automatisation pour accélérer et préciser ces flux, les entreprises peuvent alors consacrer plus de temps et de ressources à d’autres activités essentielles. Cela fait plus que simplement améliorer les résultats; cela permet aux équipes de travailler plus intelligemment et de produire de meilleurs résultats.
Collaboration améliorée
En clarifiant les rôles et les responsabilités de chacun, l’optimisation des processus favorise une meilleure communication et une meilleure coordination entre les équipes. Des processus de travail clairement établis et simplifiés facilitent la collaboration, garantissant ainsi une intégration complète des processus fondamentaux, stratégiques et de gestion. Cette harmonisation favorise de meilleurs résultats, en créant une culture où les employés sont mieux outillés pour travailler à l’atteinte d’objectifs communs.
Meilleure qualité
Les processus optimisés améliorent la qualité des résultats en minimisant les erreurs et en réduisant les défauts. De meilleurs flux de travail et une meilleure automatisation du système signifient de meilleures mesures de contrôle de la qualité (inspections, tests, boucles de rétroaction, etc.). De même, le fait de mettre ainsi l’accent sur la qualité permet d’améliorer la satisfaction et la fidélité des clients, car les produits et les services sont plus susceptibles de répondre aux attentes des clients et peuvent être livrés avec une plus grande fiabilité.
Faible risque
Les processus inefficaces ne sont pas seulement inefficaces, ils sont dangereux. L’optimisation des processus aide les organisations à gérer les risques en réduisant la probabilité d’erreurs, de retards et de reprises chronophages, qui peuvent tous entraîner des vulnérabilités exploitables et des perturbations opérationnelles importantes. L’optimisation des processus règle ces vulnérabilités en créant des flux de travail plus fiables, en réduisant l’impact potentiel des erreurs humaines et en améliorant la qualité et la conformité.
Amélioration de l’uniformité
L’uniformité est essentielle pour garantir que les processus produisent des résultats prévisibles et fiables à chaque fois. Grâce à l’optimisation des processus, les entreprises peuvent normaliser leurs flux de travail, en établissant des procédures claires que les employés doivent suivre dans toutes les équipes et tous les emplacements. Cette uniformité minimise la variabilité, réduit les risques d’erreurs et assure des résultats d’excellente qualité, chaque fois. Les processus normalisés sont particulièrement utiles pour mettre à l’échelle les opérations, car ils permettent de reproduire plus facilement le succès même lors de l’intégration des nouveaux membres de l’équipe.
Conformité plus efficace
En ce qui concerne la sécurité des données, il n’est pas question de négliger la conformité réglementaire. Le respect des normes juridiques, de l’industrie et internes protège les organisations contre les sanctions et les atteintes à la réputation, et constitue un aspect essentiel du maintien de la confiance des clients. L’optimisation des processus favorise une meilleure gestion de la conformité grâce à la standardisation, à la documentation et à l’intégration de points de contrôle réguliers pour les vérifications et les examens. L’automatisation des tâches liées à la conformité permet également de s’assurer que les processus respectent systématiquement les normes requises. Ensemble, ces éléments permettent aux entreprises de repérer rapidement les lacunes potentielles en matière de conformité et d’y remédier.
Réduction des coûts
La simplification des flux de travail et l’élimination des redondances se traduisent directement en économies de coûts. En termes simples, les processus optimisés nécessitent moins de ressources. Ils aident également à réduire les tâches exigeantes en main-d’œuvre et à éliminer le gaspillage de matériel, en minimisant les coûts indirects opérationnels à la source. Les organisations peuvent ensuite réinvestir ces économies dans l’entreprise pour en augmenter la valeur à long terme.
Le principal avantage de l’optimisation des processus organisationnels est l’efficacité. Les processus optimisés éliminent la friction et permettent aux organisations d’effectuer leurs tâches plus rapidement et plus efficacement. En éliminant les goulots d’étranglement dans les flux de travail et en utilisant l’automatisation pour accélérer et préciser ces flux, les entreprises peuvent alors consacrer plus de temps et de ressources à d’autres activités essentielles. Cela fait plus que simplement améliorer les résultats; cela permet aux équipes de travailler plus intelligemment et de produire de meilleurs résultats.
En clarifiant les rôles et les responsabilités de chacun, l’optimisation des processus favorise une meilleure communication et une meilleure coordination entre les équipes. Des processus de travail clairement établis et simplifiés facilitent la collaboration, garantissant ainsi une intégration complète des processus fondamentaux, stratégiques et de gestion. Cette harmonisation favorise de meilleurs résultats, en créant une culture où les employés sont mieux outillés pour travailler à l’atteinte d’objectifs communs.
Les processus optimisés améliorent la qualité des résultats en minimisant les erreurs et en réduisant les défauts. De meilleurs flux de travail et une meilleure automatisation du système signifient de meilleures mesures de contrôle de la qualité (inspections, tests, boucles de rétroaction, etc.). De même, le fait de mettre ainsi l’accent sur la qualité permet d’améliorer la satisfaction et la fidélité des clients, car les produits et les services sont plus susceptibles de répondre aux attentes des clients et peuvent être livrés avec une plus grande fiabilité.
Les processus inefficaces ne sont pas seulement inefficaces, ils sont dangereux. L’optimisation des processus aide les organisations à gérer les risques en réduisant la probabilité d’erreurs, de retards et de reprises chronophages, qui peuvent tous entraîner des vulnérabilités exploitables et des perturbations opérationnelles importantes. L’optimisation des processus règle ces vulnérabilités en créant des flux de travail plus fiables, en réduisant l’impact potentiel des erreurs humaines et en améliorant la qualité et la conformité.
L’uniformité est essentielle pour garantir que les processus produisent des résultats prévisibles et fiables à chaque fois. Grâce à l’optimisation des processus, les entreprises peuvent normaliser leurs flux de travail, en établissant des procédures claires que les employés doivent suivre dans toutes les équipes et tous les emplacements. Cette uniformité minimise la variabilité, réduit les risques d’erreurs et assure des résultats d’excellente qualité, chaque fois. Les processus normalisés sont particulièrement utiles pour mettre à l’échelle les opérations, car ils permettent de reproduire plus facilement le succès même lors de l’intégration des nouveaux membres de l’équipe.
En ce qui concerne la sécurité des données, il n’est pas question de négliger la conformité réglementaire. Le respect des normes juridiques, de l’industrie et internes protège les organisations contre les sanctions et les atteintes à la réputation, et constitue un aspect essentiel du maintien de la confiance des clients. L’optimisation des processus favorise une meilleure gestion de la conformité grâce à la standardisation, à la documentation et à l’intégration de points de contrôle réguliers pour les vérifications et les examens. L’automatisation des tâches liées à la conformité permet également de s’assurer que les processus respectent systématiquement les normes requises. Ensemble, ces éléments permettent aux entreprises de repérer rapidement les lacunes potentielles en matière de conformité et d’y remédier.
La simplification des flux de travail et l’élimination des redondances se traduisent directement en économies de coûts. En termes simples, les processus optimisés nécessitent moins de ressources. Ils aident également à réduire les tâches exigeantes en main-d’œuvre et à éliminer le gaspillage de matériel, en minimisant les coûts indirects opérationnels à la source. Les organisations peuvent ensuite réinvestir ces économies dans l’entreprise pour en augmenter la valeur à long terme.
Lisez ce livre électronique pour en savoir plus sur le fait d’inclure l’automatisation robotisée des processus dans la boîte à outils, notamment :
- Pourquoi l’automatisation est plus qu’un simple outil d’affaires spécialisé
- Comment garder l’humain au centre de l’hyperautomatisation
- Les avantages de la mise à niveau de la chaîne de production avec l’ARP
L’optimisation des processus opérationnels utilise toute une gamme de méthodologies et d’outils. Bien que la meilleure approche dépendra probablement des objectifs de l’organisation ou de l’industrie dans laquelle elle exerce ses activités, plusieurs techniques établies sont devenues des normes pour tous les types d’entreprises. Vous trouverez ci-dessous une répartition des principales méthodologies d’optimisation des processus :
1. Processus Lean
L’optimisation des processus Lean vise à maximiser la valeur pour les clients tout en réduisant le gaspillage (pour un ensemble de flux de travail allégé). Provenant du système de production Toyota, les méthodologies Lean ciblent les inefficacités, telles que la surproduction, les temps d’attente, l’inventaire excédentaire et les déplacements inutiles. Divers outils sont utilisés pour simplifier les flux de travail, optimiser le flux et créer une culture d’amélioration continue.
2. Six Sigma
Six Sigma est une méthodologie axée sur les données conçue pour réduire la variabilité et les défauts des processus opérationnels. En suivant des infrastructures structurées comme la démarche DMAIC (définir, mesurer, analyser, améliorer, contrôler) pour améliorer les processus existants ou DMADV (définir, mesurer, analyser, concevoir, vérifier) pour en créer de nouveaux, Six Sigma aide les organisations à traiter systématiquement les inefficacités. Des outils statistiques sont utilisés pour stimuler la prise de décision. Cela se traduit par une meilleure prévisibilité, une meilleure qualité et des résultats plus constants, ce qui rend la méthode Six Sigma particulièrement précieuse pour les organisations axées sur la précision et la fiabilité.
3. Mappage des processus
Le mappage des processus crée des schémas ou des diagrammes détaillés pour visualiser et analyser toutes les étapes d’un processus opérationnel. En décomposant les processus en composants gérables et en identifiant les points de décision, les goulots d’étranglement ou les doublons, les organisations obtiennent une meilleure idée de la façon dont le travail progresse. Cette approche est idéale pour découvrir des occasions d’amélioration, améliorer la communication entre les membres de l’équipe et assurer l’harmonisation entre les processus et les objectifs commerciaux. Le mappage des processus simplifie le chemin vers la simplification des flux de travail et l’amélioration de l’efficacité.
4. Kaizen
Kaizen, qui signifie « amélioration continue » en japonais, met l’accent sur des changements progressifs au fil du temps pour favoriser la croissance à long terme. Cette approche encourage les employés de tous les niveaux à participer à l’identification et à la mise en œuvre d’améliorations quotidiennes. Les événements Kaizen, aussi appelés projets d’amélioration rapide, rassemblent des équipes interfonctionnelles pour relever rapidement des défis précis. En faisant la promotion d’une culture d’amélioration continue, Kaizen aide à réduire les coûts et à améliorer la qualité sans pour autant perturber les activités quotidiennes. Cette méthode est particulièrement efficace pour cultiver une culture de milieu de travail axée sur l’amélioration.
5. Exploration de processus
L’exploration de processus tire parti des données de l’entreprise, comme les journaux d’événements provenant des systèmes de planification des ressources de l’entreprise (ERP) ou de gestion des relations avec la clientèle (CRM)/de gestion du service à la clientèle (CSM), pour découvrir et analyser comment les processus sont réellement exécutés. En utilisant des algorithmes pour reconstruire les flux de travail, l’exploration de processus découvre les écarts par rapport aux processus prévus et révèle les secteurs à optimiser. Cette technique est particulièrement utile pour les organisations qui cherchent à améliorer leurs processus à l’aide d’aperçus tirés de données. L’exploration de processus soutient également la surveillance continue, aidant les entreprises à s’adapter aux changements en temps réel.
6. Analyse FIPEC
L’analyse FIPEC (fournisseurs, intrants, processus, extrants, clients) est une technique de visualisation de haut niveau qui offre une vue complète d’un processus opérationnel. Elle décrit les éléments clés nécessaires à l’exécution d’un processus et souligne le flux des ressources des fournisseurs aux clients finaux. En offrant aux décideurs une perspective plus large, l’analyse FIPEC aide à identifier les inefficacités, les objectifs mal alignés ou les étapes redondantes. Cela est particulièrement utile au début de l’optimisation, en veillant à ce que tous les composants d’un processus soient pris en compte avant d’apporter des changements.
7. Mappage de la chaîne de valeur (CCV)
Le mappage de la chaîne de valeur est une technique de visualisation Lean qui permet de documenter et d’analyser le flux des matières, de l’information et de la valeur dans un processus. Chaque étape est évaluée en fonction du temps, du coût et de la valeur qu’elle apporte à l’utilisateur final. La CCV met en évidence les activités sans valeur ajoutée à éliminer ou à améliorer.
8. Méthodologie 5S
La méthodologie 5S, également ancrée dans les principes Lean, met l’accent sur la création d’espaces de travail organisés et efficaces. Chaque « S » représente une étape de l’optimisation des processus opérationnels : supprimer l’inutile, situer les choses, scintiller, standardiser et suivre. Cette méthode réduit l’encombrement, simplifie l’exécution des tâches et établit des normes claires pour maintenir l’ordre. Bien qu’elle ait été développée à l’origine pour les espaces de travail physiques, la méthode 5S peut également être appliquée aux environnements virtuels, ce qui en fait une approche polyvalente pour améliorer l’efficacité et réduire les gaspillages opérationnels.
9. Planifier-Exécuter-Étudier-Agir (PEEA)
Le cycle Planifier-Exécuter-Étudier-Agir (PEEA) est une infrastructure cyclique pour tester les processus et mettre en œuvre des améliorations. Les organisations commencent par identifier le problème, planifier une solution et définir des paramètres de réussite. Ensuite, ils testent la solution à petite échelle, analysent les résultats et mettent en œuvre le changement complètement ou itèrent davantage. Le cycle PEEA est particulièrement utile pour valider les optimisations potentielles et pour s’assurer que les changements ont l’impact souhaité avant qu’ils ne puissent être déployés à l’échelle de l’organisation.
10. Gestion de la qualité totale (TQM)
La gestion de la qualité totale adopte une approche complète de l’optimisation des processus, en mettant l’accent sur l’amélioration de la performance, des livrables et de l’expérience client. La TQM met l’accent sur la responsabilisation à l’échelle de l’organisation, l’amélioration continue et la responsabilisation des employés. Cette méthodologie favorise un engagement à long terme envers la qualité à tous les niveaux de l’organisation.
1. Processus Lean
L’optimisation des processus Lean vise à maximiser la valeur pour les clients tout en réduisant le gaspillage (pour un ensemble de flux de travail allégé). Provenant du système de production Toyota, les méthodologies Lean ciblent les inefficacités, telles que la surproduction, les temps d’attente, l’inventaire excédentaire et les déplacements inutiles. Divers outils sont utilisés pour simplifier les flux de travail, optimiser le flux et créer une culture d’amélioration continue.
2. Six Sigma
Six Sigma est une méthodologie axée sur les données conçue pour réduire la variabilité et les défauts des processus opérationnels. En suivant des infrastructures structurées comme la démarche DMAIC (définir, mesurer, analyser, améliorer, contrôler) pour améliorer les processus existants ou DMADV (définir, mesurer, analyser, concevoir, vérifier) pour en créer de nouveaux, Six Sigma aide les organisations à traiter systématiquement les inefficacités. Des outils statistiques sont utilisés pour stimuler la prise de décision. Cela se traduit par une meilleure prévisibilité, une meilleure qualité et des résultats plus constants, ce qui rend la méthode Six Sigma particulièrement précieuse pour les organisations axées sur la précision et la fiabilité.
3. Mappage des processus
Le mappage des processus crée des schémas ou des diagrammes détaillés pour visualiser et analyser toutes les étapes d’un processus opérationnel. En décomposant les processus en composants gérables et en identifiant les points de décision, les goulots d’étranglement ou les doublons, les organisations obtiennent une meilleure idée de la façon dont le travail progresse. Cette approche est idéale pour découvrir des occasions d’amélioration, améliorer la communication entre les membres de l’équipe et assurer l’harmonisation entre les processus et les objectifs commerciaux. Le mappage des processus simplifie le chemin vers la simplification des flux de travail et l’amélioration de l’efficacité.
4. Kaizen
Kaizen, qui signifie « amélioration continue » en japonais, met l’accent sur des changements progressifs au fil du temps pour favoriser la croissance à long terme. Cette approche encourage les employés de tous les niveaux à participer à l’identification et à la mise en œuvre d’améliorations quotidiennes. Les événements Kaizen, aussi appelés projets d’amélioration rapide, rassemblent des équipes interfonctionnelles pour relever rapidement des défis précis. En faisant la promotion d’une culture d’amélioration continue, Kaizen aide à réduire les coûts et à améliorer la qualité sans pour autant perturber les activités quotidiennes. Cette méthode est particulièrement efficace pour cultiver une culture de milieu de travail axée sur l’amélioration.
5. Exploration de processus
L’exploration de processus tire parti des données de l’entreprise, comme les journaux d’événements provenant des systèmes de planification des ressources de l’entreprise (ERP) ou de gestion des relations avec la clientèle (CRM)/de gestion du service à la clientèle (CSM), pour découvrir et analyser comment les processus sont réellement exécutés. En utilisant des algorithmes pour reconstruire les flux de travail, l’exploration de processus découvre les écarts par rapport aux processus prévus et révèle les secteurs à optimiser. Cette technique est particulièrement utile pour les organisations qui cherchent à améliorer leurs processus à l’aide d’aperçus tirés de données. L’exploration de processus soutient également la surveillance continue, aidant les entreprises à s’adapter aux changements en temps réel.
6. Analyse FIPEC
L’analyse FIPEC (fournisseurs, intrants, processus, extrants, clients) est une technique de visualisation de haut niveau qui offre une vue complète d’un processus opérationnel. Elle décrit les éléments clés nécessaires à l’exécution d’un processus et souligne le flux des ressources des fournisseurs aux clients finaux. En offrant aux décideurs une perspective plus large, l’analyse FIPEC aide à identifier les inefficacités, les objectifs mal alignés ou les étapes redondantes. Cela est particulièrement utile au début de l’optimisation, en veillant à ce que tous les composants d’un processus soient pris en compte avant d’apporter des changements.
7. Mappage de la chaîne de valeur (CCV)
Le mappage de la chaîne de valeur est une technique de visualisation Lean qui permet de documenter et d’analyser le flux des matières, de l’information et de la valeur dans un processus. Chaque étape est évaluée en fonction du temps, du coût et de la valeur qu’elle apporte à l’utilisateur final. La CCV met en évidence les activités sans valeur ajoutée à éliminer ou à améliorer.
8. Méthodologie 5S
La méthodologie 5S, également ancrée dans les principes Lean, met l’accent sur la création d’espaces de travail organisés et efficaces. Chaque « S » représente une étape de l’optimisation des processus opérationnels : supprimer l’inutile, situer les choses, scintiller, standardiser et suivre. Cette méthode réduit l’encombrement, simplifie l’exécution des tâches et établit des normes claires pour maintenir l’ordre. Bien qu’elle ait été développée à l’origine pour les espaces de travail physiques, la méthode 5S peut également être appliquée aux environnements virtuels, ce qui en fait une approche polyvalente pour améliorer l’efficacité et réduire les gaspillages opérationnels.
9. Planifier-Exécuter-Étudier-Agir (PEEA)
Le cycle Planifier-Exécuter-Étudier-Agir (PEEA) est une infrastructure cyclique pour tester les processus et mettre en œuvre des améliorations. Les organisations commencent par identifier le problème, planifier une solution et définir des paramètres de réussite. Ensuite, ils testent la solution à petite échelle, analysent les résultats et mettent en œuvre le changement complètement ou itèrent davantage. Le cycle PEEA est particulièrement utile pour valider les optimisations potentielles et pour s’assurer que les changements ont l’impact souhaité avant qu’ils ne puissent être déployés à l’échelle de l’organisation.
10. Gestion de la qualité totale (TQM)
La gestion de la qualité totale adopte une approche complète de l’optimisation des processus, en mettant l’accent sur l’amélioration de la performance, des livrables et de l’expérience client. La TQM met l’accent sur la responsabilisation à l’échelle de l’organisation, l’amélioration continue et la responsabilisation des employés. Cette méthodologie favorise un engagement à long terme envers la qualité à tous les niveaux de l’organisation.
L’optimisation des processus est plus efficace lorsqu’une organisation identifie des inefficacités persistantes ou des coûts croissants dans ses flux de travail. Les entreprises peuvent obtenir les meilleurs résultats lorsqu’elles emploient l’optimisation des processus pendant les périodes de croissance ou de changement, par exemple lors de la mise à l’échelle des opérations, du lancement de nouveaux produits ou de la transition vers de nouvelles formes de technologies de l’information (TI).
Elle est également utile lorsqu’il y a des écarts mesurables dans la performance, comme des erreurs fréquentes, des échéances manquées ou l’insatisfaction du client. De plus, des changements réglementaires ou des problèmes de conformité peuvent nécessiter une révision des processus pour assurer le respect des nouvelles normes, et l’optimisation des processus peut faciliter cette transition.
Cela dit, les organisations ne devraient pas nécessairement attendre ces circonstances avant de mettre en œuvre l’optimisation des processus. L’optimisation des processus a le potentiel d’optimiser les processus, ce qui est un avantage dont toute entreprise peut bénéficier.
Elle est également utile lorsqu’il y a des écarts mesurables dans la performance, comme des erreurs fréquentes, des échéances manquées ou l’insatisfaction du client. De plus, des changements réglementaires ou des problèmes de conformité peuvent nécessiter une révision des processus pour assurer le respect des nouvelles normes, et l’optimisation des processus peut faciliter cette transition.
Cela dit, les organisations ne devraient pas nécessairement attendre ces circonstances avant de mettre en œuvre l’optimisation des processus. L’optimisation des processus a le potentiel d’optimiser les processus, ce qui est un avantage dont toute entreprise peut bénéficier.
Bien que les organisations puissent aborder l’optimisation des processus différemment selon leurs objectifs, industries ou ressources, le processus suit généralement les mêmes étapes de base. Vous trouverez ci-dessous un aperçu des principales étapes du processus d’optimisation des processus :
La première étape consiste à identifier un processus qui présente un rendement insatisfaisant ou qui est mal aligné avec les objectifs de l’organisation. Mettez l’accent sur les processus qui montrent des signes évidents d’inefficacité : temps de cycle long, taux d’erreur élevés, plaintes fréquentes des clients, etc. Recueillez des données à l’aide de mesures pertinentes pour déterminer quels processus créent des goulots d’étranglement ou nuisent à la productivité.
Une fois le processus identifié, créez une carte détaillée du flux de travail actuel. Incluez-y toutes les étapes, tous les intrants, tous les extrants et toutes les parties prenantes concernés (les outils comme le mappage des processus ou les diagrammes FIPEC peuvent vous aider à visualiser le processus actuel). Après le mappage, définissez des objectifs précis pour l’effort d’optimisation. Évitez les objectifs vagues, comme rendre un flux de travail « meilleur » ou « plus rapide », et concentrez-vous plutôt sur des cibles mesurables et quantifiables, comme réduire les erreurs de 15 % ou réduire le temps de traitement de moitié.
Analysez le processus cartographié pour identifier les domaines qui peuvent être améliorés. Une fois les améliorations potentielles identifiées, définissez leur priorité en fonction de leur faisabilité, de leurs coûts et des résultats attendus. Concentrez-vous en premier lieu sur les changements à faible coût et à impact élevé, en abordant les inefficacités les plus critiques sans causer de perturbation importante. Cette approche permet aux organisations d’obtenir des gains rapides qui permettent de poursuivre sur la lancée des efforts d’optimisation.
Une fois les priorités en place, repensez le processus pour intégrer les améliorations. Cela peut comprendre la réorganisation des étapes, l’automatisation des tâches, l’élimination des redondances ou d’autres changements. Collaborez avec les parties prenantes et les employés pour vous assurer que le processus repensé est pratique et pertinent pour les objectifs généraux de l’entreprise. La phase de reconception doit également inclure une documentation claire pour vous assurer que tout le monde comprend le nouveau flux de travail.
Avant de mettre en œuvre entièrement le processus repensé, testez-le dans un environnement contrôlé (par exemple, au sein d’une seule équipe ou d’un seul service). Cela vous permet d’identifier tout problème imprévu et de recueillir les rétroactions des utilisateurs. Les essais pilotes vous permettent de vous assurer que les réglages peuvent être mis en place sans que cela n’interfère avec les opérations plus vastes.
Une fois le nouveau processus testé avec succès, déployez-le dans l’ensemble de l’organisation. Offrez une formation aux employés pour vous assurer qu’ils comprennent les changements et qu’ils peuvent adopter efficacement le nouveau flux de travail. Établissez des systèmes de surveillance pour faire le suivi des mesures de la performance.
La mesure des progrès est essentielle pour comprendre si l’effort d’optimisation est réussi. Utilisez les analyses pour comparer les indicateurs clés de performance (ICP) avant et après la mise en œuvre. La quantification des résultats fournit des preuves de réussite ou souligne les domaines où d’autres mises au point peuvent être nécessaires.
L’optimisation n’est pas une tâche que l’on effectue une fois pour toutes. Même après avoir amélioré un processus, une surveillance continue et la collecte de rétroactions sont nécessaires pour assurer une efficacité durable. Examinez régulièrement le processus pour déceler de nouveaux goulots d’étranglement ou d’autres inefficacités, et mettez à jour les flux de travail au fur et à mesure que les besoins de l’entreprise évoluent.
Dans la mesure du possible, intégrez l’automatisation au processus pour simplifier davantage les opérations. L’automatisation peut gérer les tâches répétitives, réduire les erreurs humaines et libérer les employés pour qu’ils se concentrent sur des activités plus importantes sur le plan stratégique. De plus, des technologies avancées comme l’intelligence artificielle (IA) peuvent offrir des aperçus prévisionnels et des recommandations pour d’autres améliorations aux processus, ce qui permet aux flux de travail de l’entreprise de rester souples et concurrentiels.
L’optimisation des processus peut améliorer considérablement l’efficacité opérationnelle et réduire les erreurs dans les processus pour les entreprises dans une variété d’industries. Envisagez les cas d’utilisation suivants :
Bons de commande
Dans certaines organisations, la gestion des bons de commande peut devenir laborieuse en raison des processus d’approbation manuelle, ce qui entraîne l’accumulation de plusieurs demandes d’achat. Pour y remédier, les entreprises peuvent mettre en œuvre un système de gestion du flux de travail. Ce type de système permet aux employés de sélectionner des éléments, d’acheminer automatiquement les demandes d’approbation et de suivre les progrès en temps réel. En éliminant les étapes manuelles, le service des achats peut traiter les demandes plus rapidement et maintenir l’approvisionnement à un rythme constant.
Remboursement des frais de déplacement
Les processus de remboursement manuels sur papier entraînent souvent des erreurs. En passant à un système de remboursement numérique, les employés peuvent entrer des montants dans des champs de formulaire standardisés, ce qui réduit le risque d’erreurs de traitement. L’automatisation peut améliorer davantage ce processus en signalant les incohérences et en accélérant les approbations.
Intégration des employés
L’intégration des nouveaux employés comporte généralement plusieurs étapes différentes (signature d’ententes, approvisionnement des actifs, distribution des licences et des accès, etc.). Si ces étapes reposent sur des suivis manuels, des retards peuvent être inévitables. Pour améliorer ce processus, les organisations peuvent configurer des déclencheurs de courriels automatisés. Par exemple, lorsqu’une entente signée est reçue, un courriel automatisé avise le service des TI de fournir les outils nécessaires. Cela offre une expérience d’intégration plus fluide et réduit le fardeau pour les équipes des RH et des TI.
Simplification des soins aux patients
Les organisations de soins de santé sont confrontées à des défis dans la gestion de l’admission des patients et des processus de traitement. Les inefficacités administratives découlant de l’utilisation de formulaires papier et de la saisie manuelle des données peuvent entraîner des retards dans les soins aux patients. Grâce à la mise en œuvre d’un système de dossiers de santé numérique, les renseignements sur les patients peuvent être recueillis électroniquement et partagés instantanément avec les services concernés. Cela réduit le temps d’attente, élimine efficacement les erreurs dans les dossiers des patients et permet aux professionnels de la santé de concentrer davantage leurs efforts sur la prise en charge des personnes qui en ont besoin.
Dans certaines organisations, la gestion des bons de commande peut devenir laborieuse en raison des processus d’approbation manuelle, ce qui entraîne l’accumulation de plusieurs demandes d’achat. Pour y remédier, les entreprises peuvent mettre en œuvre un système de gestion du flux de travail. Ce type de système permet aux employés de sélectionner des éléments, d’acheminer automatiquement les demandes d’approbation et de suivre les progrès en temps réel. En éliminant les étapes manuelles, le service des achats peut traiter les demandes plus rapidement et maintenir l’approvisionnement à un rythme constant.
Les processus de remboursement manuels sur papier entraînent souvent des erreurs. En passant à un système de remboursement numérique, les employés peuvent entrer des montants dans des champs de formulaire standardisés, ce qui réduit le risque d’erreurs de traitement. L’automatisation peut améliorer davantage ce processus en signalant les incohérences et en accélérant les approbations.
L’intégration des nouveaux employés comporte généralement plusieurs étapes différentes (signature d’ententes, approvisionnement des actifs, distribution des licences et des accès, etc.). Si ces étapes reposent sur des suivis manuels, des retards peuvent être inévitables. Pour améliorer ce processus, les organisations peuvent configurer des déclencheurs de courriels automatisés. Par exemple, lorsqu’une entente signée est reçue, un courriel automatisé avise le service des TI de fournir les outils nécessaires. Cela offre une expérience d’intégration plus fluide et réduit le fardeau pour les équipes des RH et des TI.
Les organisations de soins de santé sont confrontées à des défis dans la gestion de l’admission des patients et des processus de traitement. Les inefficacités administratives découlant de l’utilisation de formulaires papier et de la saisie manuelle des données peuvent entraîner des retards dans les soins aux patients. Grâce à la mise en œuvre d’un système de dossiers de santé numérique, les renseignements sur les patients peuvent être recueillis électroniquement et partagés instantanément avec les services concernés. Cela réduit le temps d’attente, élimine efficacement les erreurs dans les dossiers des patients et permet aux professionnels de la santé de concentrer davantage leurs efforts sur la prise en charge des personnes qui en ont besoin.
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