Estandarización de sistemas entre regiones y subsidiarias
Las empresas de TI deben mantenerse al día con las tecnologías en rápida evolución. También deben invertir en revisar y mejorar sus productos y servicios, además de optimizar la forma de gestionar y operar sus negocios. Una de estas empresas, Fujitsu Limited, aspira a responder rápidamente a las tendencias del sector y, a la vez, acelerar su propia transformación digital.
En 2020, la compañía lanzó un proyecto de transformación digital llamado “Fujitra”, que significa “Fujitsu Transformation”. Para acelerar su puesta en marcha, la empresa necesitaba alinear las oficinas regionales y las filiales para que todas trabajaran en pos del cumplimiento de los mismos objetivos. El proyecto “One Fujitsu” se estableció como parte de esta iniciativa para estandarizar los sistemas y las operaciones de un extremo a otro en todo el Grupo Fujitsu, incluidas las empresas nacionales en Japón y las filiales internacionales.
“Si cada región y subsidiaria opera de manera independiente, la empresa no puede responder rápidamente a las cambiantes necesidades y expectativas de los clientes. Como parte del proyecto One Fujitsu, estamos centralizando todos los datos del Grupo Fujitsu en una plataforma y creando un entorno para poder compartir conocimientos y tomar decisiones comerciales más inteligentes”, señala Katsunori Aoki, gerente sénior de la Oficina General Global de Fujitsu, Unidad de Plataforma de Sistemas Digitales.
Centralización de la planificación y aprobaciones en la sede internacional
Fujitsu creó un nuevo rol para apoyar la transición a un sistema estándar de todo el grupo empresarial. Se asignó al director de Datos y Procesos (CDPO) para que asuma la propiedad del proyecto y sea el responsable de los datos y procesos de negocio internos.
Anteriormente, cada filial y región era responsable de su propio plan de desarrollo y presupuesto, pero la empresa decidió adoptar un enfoque más estándar y eliminar cualquier sistema que se optimizara para una sola región. La sede central de Fujitsu definió un proceso de aprobaciones y un presupuesto para respaldar la iniciativa de centralización.
“One Fujitsu cambió nuestra forma de funcionar. Comparamos los procesos de solicitud de desarrollo de sistemas en cada filial y región para decidir cómo se deberían hacer las cosas en el futuro”, explica Koichi Abe, director sénior de la División de Servicios en la Nube de Fujitsu, Unidad de Plataforma de Sistemas Digitales.
Esto requería una visibilidad completa de los sistemas que utilizaba cada subsidiaria. Fujitsu implementó Strategic Portfolio Management y Application Portfolio Management de ServiceNow para crear una cartera de TI integral.
Visibilidad de los sistemas de todo el grupo, en una sola herramienta
Strategic Portfolio Management de ServiceNow permite a grupos y empresas gestionar sus carteras de TI desde una sola plataforma. Realiza un seguimiento de los proyectos de desarrollo y las aprobaciones del sistema, y ayuda a gestionar los presupuestos con precisión. Por otra parte, Application Portfolio Management alinea las aplicaciones de la empresa con su estrategia comercial. En conjunto, las soluciones proporcionan una visión holística de todos los sistemas y son utilizadas por cada región y subsidiaria de Fujitsu.
“Antes, nuestros activos de TI se administraban por región o subsidiaria sin conexión alguna. Cuando decidimos adoptar un método estándar, la consolidación de la gestión de la TI en todo el grupo empresarial fue el primer paso hacia convertirse en One Fujitsu”, dice Takamasa Saito de la Oficina General Global de Fujitsu, Unidad de Plataforma de Sistemas Digitales.
Lanzamiento de la iniciativa de estandarización en todo el grupo Fujitsu
Con los datos recopilados en Application Portfolio Management, Fujitsu descubrió que se utilizaban más de 4000 sistemas diferentes en todo el grupo.
“Una vez que tuvimos visibilidad completa de las aplicaciones y los sistemas, pudimos lanzar oficialmente nuestra iniciativa de estandarización. Tenemos un propietario de dominio de servicio (SDO) dedicado en nuestra sede central, quien es responsable de optimizar la cartera de servicios digitales para cada área de negocio”, explica Abe.
A la hora de decidir sobre la implementación de un nuevo sistema, el SDO realiza revisiones para evaluar cuánto mejoraría las operaciones y los servicios proporcionados a cada unidad empresarial en toda la empresa y cómo ayudaría a reducir los costos. Con ServiceNow, el SDO reduce el tiempo necesario para reunir presupuestos e informes.
Mayor rapidez de presupuestos e informes
Strategic Portfolio Management captura el desarrollo del sistema y las solicitudes presupuestarias de todas las áreas de la empresa. Luego, se procede a su consolidación a fin de simplificar las revisiones y aprobaciones, que se gestionan directamente en la plataforma. El proceso también es más sencillo para el solicitante. En lugar de crear y enviar documentos de Excel por correo electrónico, los gerentes pueden elegir de una lista desplegable de solicitudes sin tener que volver a escribir la solicitud. De este modo, se eliminaron los errores de transcripción y se mejoró drásticamente la eficiencia operativa.
Anteriormente, Fujitsu procesaba solicitudes de presupuesto del sistema de cada oficina en Japón mediante un sistema interno. Sin embargo, parte de la información aún debía gestionarse en Excel. Los presupuestos internacionales también se gestionaban en un sistema independiente, lo que significaba que la empresa tenía que consolidar los informes de forma manual para obtener visibilidad de todo el grupo.
Al centralizar todo esto en Strategic Portfolio Management, Abe explica: “Se requiere alrededor de un 30 % menos de tiempo para agregar aplicaciones, consolidar presupuestos y preparar informes de administración”.
Apoyo para la gestión de futuros proyectos de desarrollo
Desde la implementación de ServiceNow, la empresa también se beneficia de una mayor uniformidad. Como comenta Saito: “Antes, los procesos de solicitudes se consolidaban en Strategic Portfolio Management y el detalle de las solicitudes variaba según la filial, la región, el proyecto y el año financiero. Ahora, podemos enviar informes exhaustivos sobre presupuestos o resultados de proyectos a la gerencia a fin de poder tomar decisiones comerciales más inteligentes”.
Al igual que el proyecto One Fujitsu, para estandarizar las operaciones de manera efectiva, la empresa necesitaba alinear a las partes interesadas y acordar el rol y la responsabilidad de cada región y subsidiaria en la iniciativa. Después de la implantación de ServiceNow, se realizaron más de 10 talleres para incorporar a los usuarios a los sistemas, recopilar comentarios de los usuarios y asegurarse de que se sintieran cómodos utilizando la solución.
“Es importante mantener esa alineación y conexión con los empleados. A diario recibimos consultas provenientes de toda la organización, por lo que aprovechamos nuestro sistema IT Service Management (ITSM) de ServiceNow para facultar a los empleados con respuestas rápidas a consultas comunes”, explica Abe.
Con respecto a las siguientes fases del proyecto, Aoki comenta: “Estamos trabajando en la definición de nuestra estructura comercial general para que podamos adaptar y optimizar nuestra arquitectura empresarial en todo el grupo”. Strategic Portfolio Management continuará apoyando la gestión de proyectos a medida que Fujitsu reemplace su actual sistema.
Un problema importante para la empresa fue cómo cambiar de un modelo empresarial tradicional de integración de sistemas a un modelo empresarial digital orientado al servicio, pero la opinión de la empresa era que la inversión sería fructífera.
“Cuando el proyecto One Fujitsu logre nuestro objetivo de simplificar y transparentar los sistemas del grupo, podremos reducir drásticamente los costos operativos e invertir ese dinero en consecuencia. Actualmente, esos costos equivalen a entre un 70 % y un 80 % de nuestros gastos de TI”, explica Aoki. “A medida que la implementación madura, acumulamos más conocimientos y experiencia internos que ayudarán a acelerar nuestra transición a un modelo empresarial digital orientado al servicio y nos permitirá asesorar a los clientes sobre cómo utilizar estas soluciones digitales por sí mismos”.