La gestión de costos en la nube es el proceso de administrar los gastos de nube para minimizar los costos y maximizar el retorno de la inversión.
La nube ha revolucionado las operaciones empresariales en los últimos años. La mayoría de las empresas usan servicios como AWS (Amazon Web Services), Microsoft Azure o Google Cloud como una parte regular de sus procesos de negocio para almacenar grandes cantidades de datos y poder utilizarlos en cualquier momento o lugar. Las operaciones en la nube han cambiado la forma en que funcionan las empresas; sin embargo, los servicios en la nube también cuestan dinero a las empresas.
Dado que la computación y el almacenamiento en la nube cuestan dinero, las empresas deben asegurarse de que sus inversiones en la nube se utilicen correctamente y que no gasten demasiado. Ahí es donde entra en juego la gestión de costos en la nube (o bien, la optimización de costos de la nube o la gestión de gastos en la nube). La gestión de costos en la nube consiste en ayudar a las empresas a gastar la menor cantidad de dinero posible a fin de obtener el mayor retorno de sus inversiones de nube.
Históricamente, la gestión de costos en la nube se centraba solo en reducir costos siempre que fuera posible. Ahora, la gestión de costos en la nube se centra más en optimizar el uso de la nube a fin de minimizar los gastos cuando sea posible y maximizar el retorno.
La gestión de costos en la nube puede ayudar a las empresas a reducir lo que gastan en servicios en la nube; sin embargo, ¿cuáles son los otros beneficios de la gestión de costos en la nube?
El principal beneficio de la gestión de costos en la nube es el ahorro de costos que proporciona a las empresas. Las empresas que trabajan activamente para ser proactivas en la gestión de costos de la nube pueden evitar gastos excesivos en servicios que la empresa no necesita ni utiliza. También pueden evitar la subutilización de servicios en la nube, lo cual podría ayudar a la empresa a obtener más por su inversión.
Cuando las empresas son más conscientes de cómo se gasta el dinero en la nube, pueden optimizar su arquitectura en la nube. La gestión de costos en la nube puede ayudar a optimizar el uso actual realizando cambios o indicando mejores enfoques a la arquitectura actual.
Un uso ideal de la nube requiere elegir el servicio que sea adecuado para la empresa sin aprovisionar de forma excesiva ni deficiente. El exceso de aprovisionamiento conlleva un pago excesivo, mientras que un aprovisionamiento deficiente puede reducir el rendimiento. Con la gestión de costos de la nube, el uso de la nube se planifica cuidadosamente. Esto significa que las empresas pueden evitar estos problemas para garantizar que el rendimiento empresarial mejore sin pagar de más.
La gestión de costos en la nube implica analizar de cerca cómo se utilizan los servicios en la nube. Hacerlo reduce el desperdicio y aumenta la eficacia. Las empresas pueden aprovechar al máximo los recursos por los que pagan mediante el escalamiento automático y el equilibrio de carga.
La gestión de costos en la nube ayuda a las organizaciones a conocer cómo usan sus recursos actualmente, lo que puede ayudar con la previsibilidad. Las organizaciones que se toman el tiempo para planificar y comprender sus costos de nube ahora ya no se sorprenderán por un aumento repentino en los costos en el futuro.
Para ayudar a las empresas a gestionar sus gastos en la nube, muchas organizaciones crean herramientas de gestión de costos en la nube. Las herramientas de gestión de costos en la nube son plataformas de software que las empresas pueden usar para gestionar todos los costos asociados con sus recursos en la nube, junto con la gestión y optimización asociadas. Estas herramientas se centran en ayudar a maximizar el uso de la nube y, al mismo tiempo, minimizar los costos en todos los ámbitos. Puesto que estas herramientas optimizan los costos de la nube, también pueden ayudar a las organizaciones a mejorar su eficiencia operativa con recursos en la nube.
Hay disponibles muchas herramientas de gestión de costos en la nube; sin embargo, las herramientas por excelencia incluyen estas características clave:
La escalabilidad ilimitada es uno de los beneficios de recurrir a la nube y una de las razones por las que tantas empresas utilizan la computación y los recursos en la nube. Sin embargo, a medida que se produce el escalamiento, existe un riesgo de planificar para el uso permanente de todos los recursos a su máxima capacidad, lo cual conlleva costos innecesarios, ya que pocos recursos deben estar 100 % operativos todo el tiempo para lograr el éxito operativo. Las herramientas de gestión de costos en la nube ayudan a mitigar esto proporcionando capacidades de escalamiento automatizadas. Con el escalamiento automático, los recursos están disponibles y se pueden usar en cualquier momento que se necesiten, pero se apagan mientras no están en uso. Esto ayuda a las empresas a evitar gastar mucho en recursos no utilizados y, al mismo tiempo, proporciona los beneficios de la escalabilidad ilimitada de la nube.
Cuando una empresa compra servicios en la nube, a menudo existen instancias que no son necesarias o no están en uso. Un impulsor clave de los costos de los servicios en la nube son estas instancias no utilizadas por las que opta una empresa. Una herramienta de gestión de costos en la nube proporcionará gestión de instancias para mitigar este problema de costos. Con la gestión de instancias, la herramienta identificará las instancias que no están en uso y alertará a la empresa de que no existe necesidad de la instancia. Esta herramienta también puede encontrar instancias con descuento que podrían usarse para realizar tareas a un costo más barato. Con cualquiera de estos enfoques, la herramienta puede ahorrar dinero a las empresas.
Las alertas son una herramienta poderosa para notificar a la empresa que existen formas en que podría optimizar los costos de la nube. Una herramienta de gestión de costos en la nube puede configurar alertas automáticas, de forma que la empresa reciba notificaciones cada vez que hay fallas de autorización, aumentos repentinos de costos, infraestructura sin etiquetar y cuando se superan los límites en el presupuesto. Estas notificaciones pueden ayudar a la empresa a actuar, comenzar a reducir los costos innecesarios y optimizar los gastos.
Una forma clave en la que una herramienta de gestión de costos en la nube puede ayudar a las empresas a ahorrar dinero es mostrándoles exactamente cómo se gasta dinero en servicios y computación en la nube. La asignación de costos ayuda a las empresas a rastrear cuánto dinero se gasta en aspectos de los servicios en la nube o los gastos del equipo. Un rastreo a los gastos del equipo ayuda a los usuarios a crear presupuestos a futuro adecuados que consideran los gastos reales. El rastreo de los costos ayuda a las empresas a planificar adecuadamente las necesidades y los gastos futuros.
El gasto excesivo en servicios en la nube se puede evitar cuando se implementa la planificación adecuada. Estas son estrategias clave de gestión de costos en la nube que pueden ayudar a las organizaciones a reducir costos y maximizar el retorno de la inversión.
Existen estrategias organizativas que las empresas pueden usar para mejorar la gestión de costos en la nube. Estas estrategias incluyen lo siguiente:
- Informes y revisiones periódicos del consumo actual de servicios en la nube para identificar cómo se usa realmente la nube día a día.
- Auditorías periódicas de datos financieros y de facturación para determinar cómo se utilizan los presupuestos y cuál es el nivel actual de gasto.
- Políticas establecidas para el aprovisionamiento de recursos en la nube a fin de garantizar el cumplimiento.
- Recomendaciones de gobernanza y políticas para limitar el uso y el gasto.
Todas las empresas necesitan servicios e instancias en la nube que tengan el tamaño adecuado o sean aptas para la organización. Obtener el tamaño adecuado se trata de determinar que las instancias de nube pública que elige una organización se ajusten correctamente a las necesidades y los objetivos generales de la organización. Determinar qué instancias tienen el tamaño adecuado para una organización permite a la empresa garantizar un gasto adecuado en esa instancia.
El uso máximo es innecesariamente costoso, ya que casi ninguna instancia requerirá su uso a su máxima capacidad en todo momento. En lugar de planificar para la máxima utilización, las empresas pueden usar el escalamiento automático para escalar los recursos cuando sea necesario y reducirlos (y potencialmente desactivarlos) cuando no sean necesarios. Esta escalabilidad permite un mejor uso de los recursos de la nube.
No es necesario utilizar recursos a toda hora, todos los días de la semana. Incluso los usos que son cruciales para las operaciones empresariales no necesitan un uso a toda hora. La programación de la alimentación permite a las empresas desactivar instancias en días o momentos en los que no serán necesarias. Por ejemplo, puede suponer un ahorro de costos desactivar instancias después del horario laboral o los fines de semana cuando la empresa no está abierta.
Pagar por instancias que no se utilizan no es optimizar el gasto en costos de la nube. En cambio, es más potente y óptimo eliminar cualquier instancia que no se esté utilizando. La eliminación de instancias no utilizadas también conlleva un beneficio adicional. Las instancias no utilizadas pueden crear vulnerabilidades de seguridad que suponen un riesgo para la seguridad. Eliminar estas instancias ahorra dinero y disminuye la vulnerabilidad de seguridad.
Algunas instancias empresariales críticas se deben ejecutar constantemente para que la empresa funcione, pero no todas las instancias son de esta naturaleza crítica. Para las instancias ocasionales que no necesitan altos niveles de operación, usar instancias con descuento que no necesariamente garanticen la disponibilidad podría ofrecer un ahorro en los costos.
Si bien la gestión de costos en la nube es una forma potente para que las empresas ahorren dinero y optimicen el uso de los recursos en la nube, hay desafíos que este proceso implica. Estos son algunos de los desafíos que pueden enfrentar las empresas.
Sin una comprensión completa de las prácticas de gasto, las empresas no pueden optimizar completamente sus gastos en la nube. Debido a que algunas empresas carecen de las herramientas adecuadas para determinar el gasto en la nube, es posible que descubran costos ocultos que ocupan un valioso espacio en el presupuesto. También existe un desafío cuando es posible que los usuarios en la nube no interpreten los informes de costos de la manera correcta y terminen gastando más de lo necesario.
Es muy difícil pronosticar con precisión los gastos en la nube, especialmente cuando las empresas tienen numerosos recursos activos en la nube. Esto puede dar lugar a previsiones presupuestarias inexactas. Esto puede ser especialmente cierto cuando las empresas cambian sus planes o la forma en que realizan tareas específicas, lo cual aumenta los costos de la nube rápidamente.
Una previsión presupuestaria imprecisa puede ser perjudicial para el proceso de gestión de costos en la nube. Si creas un presupuesto muy pequeño, puedes poner en riesgo una aplicación activa. Presupuestar en exceso los costos de la nube significa que estás pagando por lo que no usas. En lugar de depender de estimaciones, usa un entorno de pruebas para calcular lo que usarás en el futuro.
Los gastos en la nube se traducen en facturas; sin embargo, cuando las empresas no logran interpretar la facturación compleja, es difícil estimar los gastos con precisión. Si no pueden comprender la factura en sí, optimizar los costos es una tarea difícil, ya que el cliente no puede identificar formas para la optimización de costos o en qué lugares se está produciendo un gasto excesivo.
Cuando los recursos no se diseñan adecuadamente, existen muchos riesgos. La mayoría de los usuarios de AWS no diseñan sus recursos adecuadamente, lo que da lugar a un acceso no autorizado a los datos y la pérdida de datos. Este es un desafío que no tiene por qué suceder, ya que AWS lanzó el marco de trabajo “AWS Well-Architected Framework” para ayudar a los ingenieros y desarrolladores de la nube a desarrollar cargas de trabajo seguras, confiables y escalables. Este proceso hace que las aplicaciones sean confiables, eficaces y seguras. Sin el proceso “AWS Well-Architected”, las aplicaciones serían vulnerables a bloqueos y ataques de hackers.
Para utilizar correctamente la gestión de costos en la nube, las empresas necesitan un socio que los ayude a optimizar su arquitectura y uso. ServiceNow® proporciona servicios de gestión de nube Cloud Management que permiten a tus equipos de TI proporcionar infraestructura y servicios en la nube, a la vez que garantiza una gestión estable y visibilidad de los costos. Cuando Cloud Management se combina con IT Asset Management (ITAM), las empresas pueden obtener conocimientos completos sobre cómo pueden optimizar su uso de la nube y cuáles son sus gastos, lo cual les permite maximizar su uso y minimizar sus costos.
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