La gestión de ausencias es el proceso de realizar un seguimiento de las ausencias de los empleados y minimizarlas para mantener la productividad. Esto implica el uso de políticas y herramientas destinadas a realizar un seguimiento de los tipos de licencias de los empleados, como licencias por enfermedad, vacaciones y otro tiempo libre, con el objeto de minimizar las interrupciones en el lugar de trabajo y mantener la productividad.
Los empleados son más que solo activos; son personas. Y, ya sea debido a una enfermedad, emergencias, citas o simplemente un merecido tiempo libre, cada empleado puede (y debe) ausentarse del trabajo de vez en cuando. Sin embargo, aunque el tiempo libre es una necesidad, las ausencias no planificadas tienen sus consecuencias. Cuando los actores clave están ausentes de forma inesperada, se puede detener la productividad del equipo por completo, lo que interrumpe los procesos y afecta los resultados de la empresa. Incluso las licencias planificadas pueden crear posibles problemas cuando se gestionan de manera incorrecta. Con el fin de contrarrestar estos riesgos, y prepararse para las ausencias de los empleados y gestionarlas mejor, las organizaciones implementan soluciones de gestión de ausencias.
La gestión de ausencias es el proceso estratégico de comprender las ausencias de los empleados, medirlas y llevar un seguimiento de estas. Mediante una combinación de políticas, programas y herramientas, las empresas pueden garantizar que las licencias de los empleados, ya sean planificadas o no, no interrumpan las operaciones diarias. Esto no solo permite mantener la productividad del equipo, sino que también respalda el bienestar de los empleados, ya que la empresa reconoce su necesidad de tiempo libre personal y se adapta a ella. Es un equilibrio delicado, ya que se debe considerar lo que distingue una ausencia legítima de las que son frívolas, excesivas o engañosas. Dicho esto, cuando se gestiona de manera eficiente, puede hacer que el lugar de trabajo sea más próspero y productivo.
Las empresas existen para generar dinero, por lo que probablemente no sea una novedad que casi todo lo que ocurre en un entorno empresarial tiene una cantidad en dólares asociada. La formación y el equipamiento de los empleados, el pago del espacio de oficinas y los servicios públicos, la prestación de seguros, etc., representan gastos que deben compensarse de forma constante con el trabajo que realizan los equipos internos. Las ausencias sacan a los miembros del equipo del trabajo de forma temporal, lo que genera una pérdida de productividad y costos de operaciones desperdiciados.
Este es un problema importante. Se estima que el absentismo laboral representa cada año miles de millones de dólares en pérdidas de productividad en los EE. UU. Más específicamente, los perjuicios de las licencias mal gestionadas de los empleados se clasifican en al menos una de dos categorías:
- Problemas financieros
Las ausencias, incluso aquellas que solo duran un corto período, pueden afectar de forma directa los resultados de una organización. Los costos asociados a encontrar un reemplazo y el impacto en la productividad posiblemente reducida del sustituto se acumulan con rapidez. Sin la gestión de ausencias, las empresas suelen verse obligadas a reaccionar, en lugar de anticipar y planificar de forma proactiva estas situaciones, lo que genera interrupciones y contratiempos financieros. - Asuntos culturales de la empresa
El dinero puede ser un problema importante cuando se trata de las ausencias de los empleados; sin embargo, no es la única área que se ve afectada. Cuando los empleados no van al trabajo, otros suelen cubrirlos: trabajan horas extras y asumen responsabilidades adicionales, lo que reduce la eficiencia y el compromiso del personal. Si esto no se controla, puede llegar a definir la cultura de la empresa, lo que crearía resentimiento y descontento entre los empleados. Con el tiempo, esto puede disminuir el compromiso del personal y causar un mayor agotamiento. Las ausencias prolongadas o recurrentes pueden incluso indicar problemas organizacionales subyacentes, como el acoso en el lugar de trabajo o un bajo estado anímico.
Afortunadamente, la implementación del software de gestión de ausencias para rastrear y monitorear los datos de los empleados puede reducir la cantidad de ausencias no planificadas. Al mismo tiempo, ayuda a las organizaciones a regular mejor las ausencias planificadas y no planificadas, de manera que se beneficien los empleados, se proteja la cultura de la empresa y se garantice la productividad continua de la fuerza laboral.
Si bien la gestión de ausencias puede proporcionar beneficios para cualquier organización que trabaje con empleados, algunas empresas necesitan una política de gestión de ausencias aún más que otras. A continuación, aparecen varios indicadores que debes tener en cuenta cuando evalúes si vale la pena implementar la gestión de ausencias:
- Disminución de la productividad
Demasiadas ausencias no planificadas pueden dar lugar a una disminución significativa de la productividad, mientras que muy pocas ausencias, planificadas o no, hacen que los empleados tengan exceso de trabajo y se vuelvan improductivos. Ambas situaciones están marcadas por la disminución de la productividad y son señales claras de que la empresa podría beneficiarse de la gestión de ausencias.
- Calidad del trabajo deficiente
Al igual que la productividad, la calidad del trabajo disminuye cuando las ausencias se vuelven demasiado frecuentes o muy escasas. Si las tareas se realizan de manera deficiente, podría estar relacionado con estrés emocional o compromisos personales que no se cumplen. La gestión de ausencias puede ser útil para identificar estos problemas.
- Aumento de la rotación del personal
Un enfoque rígido en cuanto a las ausencias y el tiempo libre puede provocar insatisfacción y altas tasas de rotación de los empleados. Si no se aborda, esto puede crear una cultura empresarial negativa, lo que tiene como resultado una falta de recursos y una mala reputación. A su vez, puede afectar las tasas de contratación. Si una organización tiene dificultades para encontrar y mantener empleados de alta calidad, puede ser el resultado de un enfoque ineficaz sobre la gestión de ausencias.
Para que una organización determine un enfoque eficaz en cuanto a la gestión de ausencias, primero debe crear una política al respecto. Se trata de un conjunto estructurado de pautas en el que se describe cómo una empresa debe manejar las ausencias planificadas y no planificadas de los empleados. Esta política no solo garantiza la coherencia y la equidad, sino que también ayuda a la organización a cumplir con los requisitos legales. Elaborar una política de gestión de ausencias bien pensada implica comprender diversas complejidades y seguir pasos específicos. A continuación, revisamos los pasos fundamentales para crear una política de gestión de ausencias eficaz:
Definir claramente las ausencias
Definir y comunicar con claridad las expectativas en torno a la asistencia es fundamental. Los empleados deben saber cuándo se espera que estén en el trabajo para ejercer sus funciones plenamente como parte del equipo. Además, en la política se debe expresar cuánto tiempo libre está disponible para los empleados durante el año, a fin de brindar claridad y prevenir el uso indebido. Es importante ser claros en la cuantificación de las ausencias e identificar lo que cuenta como ausencias planificadas y no planificadas.Determinar cómo se realizará un seguimiento de las ausencias
El seguimiento eficaz y preciso de las ausencias es fundamental. Si bien algunos empleadores aún dependen de procesos manuales (como hojas de cálculo), la mayoría ha comenzado a adoptar soluciones automatizadas para simplificar las tareas y mejorar la precisión. La elección de las herramientas adecuadas para una organización puede reducir la carga administrativa y facilitar la gestión de ausencias.Comprender las leyes laborales
Los derechos de los empleados están protegidos por la ley y el derecho a tomar una licencia no es una excepción. Dicho esto, cada estado aborda este derecho de manera diferente, y establecen leyes regulatorias y requisitos de cumplimiento para las ausencias pagadas, no pagadas y extendidas. Estas leyes pueden conllevar sanciones estrictas, por lo que siempre se recomienda que una empresa conozca bien los requisitos legales cuando elaboren una política de gestión de ausencias.Establecer procedimientos
En la política de gestión de ausencias se debe describir de forma explícita los procedimientos relacionados con las ausencias. ¿A quién deben notificar los empleados cuando van a estar ausentes y cuándo deben hacerlo? ¿Cómo los gerentes abordarán los patrones de retrasos injustificados? ¿Cuál es el proceso para aprobar o denegar las solicitudes de tiempo libre? Los procedimientos claros mantienen el orden y garantizan que todas las partes involucradas sepan qué esperar.
La gestión eficaz de las ausencias no se trata solo de tener políticas, sino de implementarlas de una manera que satisfaga tanto los intereses de la empresa como los de los empleados. Alcanzar este equilibrio requiere del cumplimiento de las prácticas recomendadas que fomentan la comunicación, la flexibilidad y la empatía. A continuación, se muestran algunas de las prácticas recomendadas para la gestión de ausencias que pueden crear un lugar de trabajo más armonioso y productivo:
¿Puede un empleado asistir a la oficina y trabajar todo el día mientras atraviesa un resfriado? Absolutamente… Pero no debería hacerlo. Lo mismo se puede decir de los empleados que sufren de agotamiento o que necesitan tomarse un mediodía ocasional para cumplir con sus responsabilidades personales. Los empleados con problemas de salud o agotados producen menos, realizan un trabajo de menor calidad y algunos incluso pueden contagiar los resfriados a sus compañeros de trabajo. Por lo tanto, alentar a los empleados a no tomar días libres es contraproducente.
Los empleados deben saber que su salud física y mental es importante, y que existen políticas de licencias para darles la opción de faltar al trabajo cuando lo necesiten. Si los empleadores responden a las licencias con una actitud positiva, los líderes también pueden demostrar su compromiso con el bienestar de los empleados, lo que lleva a una fuerza laboral más saludable, feliz y comprometida.
El absentismo y las licencias no planificadas de los empleados pueden tener muchas causas subyacentes, y no siempre significan que los empleados intentan aprovecharse de la generosidad del empleador. Los malentendidos simples relacionados con las políticas de licencias de los empleados pueden generar mayores dificultades en la gestión de ausencias. Por eso, es muy importante comunicar las expectativas de manera eficiente.
Al mismo tiempo, se recomienda que los gerentes y los empleados estén completamente formados sobre las políticas de gestión de ausencias de la empresa. De esta forma, se crea una fuerza laboral en la que todos entienden cómo su presencia o ausencia afecta las finanzas y la cultura de la empresa, y cómo se supervisan las licencias de los empleados.
A veces, no es el trabajo en sí, es tener que trasladarse al trabajo en un momento específico lo que puede ser problemático. Algunos empleados que no se sienten capaces de viajar a la oficina pueden sentirse perfectamente capaces de trabajar desde casa, y aquellos que tienen problemas de horarios podrían estar dispuestos a trabajar la jornada laboral completa de ocho horas, siempre que esas ocho horas no se limiten a las tradicionales, de 9 a 17. Afortunadamente, la tecnología moderna permite más flexibilidad en el trabajo que antes.
La flexibilidad en los arreglos laborales permite reconocer las necesidades diversas y los diferentes estilos de vida de los empleados. Mediante el trabajo remoto y los horarios flexibles, las empresas pueden reducir el estrés y mejorar el equilibrio general entre la vida personal y laboral. Esto no solo mejora el ánimo, sino que también suele conllevar un aumento de la productividad y la creatividad, además de una reducción del absentismo.
La efectividad de las políticas y los programas depende de las personas encargadas de implementarlos. Esto es especialmente cierto en relación con la gestión de ausencias. La gestión eficaz de las ausencias depende de gerentes calificados que entienden cómo aplicar estas políticas de manera coherente, precisa y compasiva, y, al mismo tiempo, cumplen con firmeza las regulaciones.
Si se proporciona formación específica a los gerentes, se les dan las herramientas para manejar varias situaciones de ausencia, reconocer patrones problemáticos y ofrecer apoyo a los empleados. Esa formación mejora la empatía, la coherencia y la eficiencia en el manejo de las ausencias, lo que genera una experiencia laboral más positiva para todos los involucrados.
Cuando los empleados regresan después de una ausencia prolongada, puede ser difícil para ellos reajustar su mentalidad y volver al flujo del trabajo diario. Es posible que no estén completamente al día con los objetivos actuales u otras situaciones y, en el caso de aquellos que se acaban de recuperar de una enfermedad, es posible que aún no estén lo suficientemente saludables para un regreso completo a sus deberes anteriores. Establecer una política de entrevistas de reincorporación al trabajo puede garantizar que todo esté en orden antes de que el empleado vuelva al trabajo.
Una entrevista de reincorporación al trabajo no tiene que ser demasiado formal; sin embargo, debe estar lo suficientemente estructurada como para hablar sobre la causa de la ausencia, cómo se siente el empleado acerca del regreso al trabajo, y si es necesario realizar modificaciones razonables o dar apoyo adicional para facilitar una transición apropiada y sin problemas. Esta entrevista debería permitir establecer las expectativas futuras para el empleado y el gerente.
Aprovechar la tecnología para gestionar las ausencias mediante capacidades de seguimiento mejoradas y herramientas de autoservicio crea un entorno eficiente y fortalecedor. Las herramientas de seguimiento modernas minimizan los errores humanos, reducen la carga administrativa y proporcionan conocimientos a fin de abordar muchos de los problemas subyacentes que pueden llevar al absentismo.
Estas capacidades permiten tomar decisiones basadas en los datos y contribuyen a tener un enfoque más optimizado para gestionar las ausencias. Al mismo tiempo, las herramientas de autoservicio fomentan un sentido de autonomía y responsabilidad entre los empleados, ya que les permiten solicitar y gestionar sus licencias sin tener que depender de otros. Esto no solo reduce los gastos generales administrativos, sino que también mejora la transparencia y la alineación entre el tiempo libre de los empleados y las necesidades de la empresa. La combinación de estas herramientas crea un enfoque integral impulsado por la tecnología que satisface tanto los objetivos de la organización como el bienestar de los empleados.
Sin las herramientas adecuadas, las complejidades del seguimiento de ausencias no planificadas, los historiales de licencias, el cumplimiento normativo y los patrones de retraso pueden ser abrumadores. Sin embargo, las soluciones de software de gestión de ausencias no solo se centran en reducir la carga administrativa, sino también en proporcionar información valiosa para mejorar la productividad general de la organización y el bienestar de los empleados.
Las competencias clave del software de gestión de ausencias incluyen estos ejemplos:
- Consulta del historial de ausencias y licencias
Esta funcionalidad ofrece una vista completa del historial de ausencias y licencias de cada empleado. Esto permite comprender los patrones individuales, lo cual puede ser fundamental para personalizar las estrategias de gestión. - Generación de informes
El cumplimiento de regulaciones, como la Ley de Licencia Familiar y Médica (FMLA), es fundamental. El software de gestión de ausencias puede realizar informes detallados para garantizar que tanto las licencias planificadas como no planificadas cumplan con los requisitos legales. - Comparación de los índices de ausencias con referencias del sector
Comprender cómo se comparan los índices de ausencias de una organización con los estándares del sector es fundamental para evaluar la eficiencia y la competitividad generales. El software de gestión de ausencias puede ofrecer conocimientos comparativos que facilitan la toma de decisiones fundamentadas y la planificación estratégica. - Automatización y optimización de los procesos de solicitud de licencias
Las herramientas modernas de gestión de ausencias suelen venir con opciones de autoservicio, lo que permite a los empleados solicitar y gestionar sus licencias por su cuenta. Esto fomenta un sentido de responsabilidad y autonomía entre los empleados, y también reduce los gastos administrativos. - Integración en otras herramientas de RR. HH.
Muchos sistemas de gestión de ausencias están diseñados para integrarse sin problemas en otras herramientas de RR. HH. Esto garantiza que se pueda acceder con facilidad a toda la información relacionada con el tiempo libre de un empleado y que esté alineada con otras funciones de RR. HH., lo que genera un enfoque de gestión más coherente.
La gestión eficiente de las ausencias de los empleados requiere un enfoque estratégico y considerado en el que se equilibren el cumplimiento, el compromiso y la productividad. No obstante, ¿cómo pueden las organizaciones simplificar este complejo proceso a la vez que garantizan una experiencia de primer nivel a los empleados? Employee Journey Management de ServiceNow proporciona una solución integral.
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