La gestión del personal (WFM) describe los procesos utilizados para asignar empleados y recursos con el propósito de optimizar la productividad, reducir el riesgo y mantener el cumplimiento.
Las personas tienden a ver el éxito de una empresa como dependiente de lo bien que gestiona las interacciones externas, específicamente, la creación de productos eficaces, la oferta de servicios valiosos y el mantenimiento de relaciones positivas con los clientes. Sin embargo, si bien estos procesos front-end son de vital importancia, no representan toda la ecuación para el éxito empresarial. Los procesos internos, las interacciones y las estrategias desempeñan un rol esencial en la determinación de la eficacia con la que una organización puede satisfacer las demandas de los clientes al mismo tiempo que cambia para abordar los mercados cambiantes y otras circunstancias. De estos procesos internos esenciales, a menudo los que tienen el mayor impacto potencial son los que involucran al recurso más crucial de la empresa: sus empleados.
Los empleados traen consigo las habilidades y experiencias en las que confían para realizar sus tareas asignadas, pero antes de que puedan aprovecharlas de manera óptima, necesitan orientación. La gestión del personal, o Workforce Management (WFM), permite a las organizaciones adoptar un enfoque estratégico para asignar empleados, junto con los recursos esenciales de los que dependen esos empleados. Cuando se implementa correctamente, la WFM empodera a las organizaciones con un enfoque más intencional y alineado con los objetivos en torno a la distribución de recursos (y recursos humanos).
Un software de gestión del personal eficaz abarca la adquisición de talentos, el desarrollo de habilidades, la gestión del rendimiento, la programación, el registro del tiempo, la previsión laboral y el cumplimiento de las regulaciones laborales. También aborda los desafíos de gestionar equipos distribuidos y facilitar el trabajo remoto. Al integrar estos componentes, las organizaciones pueden crear una fuerza laboral ágil y adaptable, capaz de satisfacer las demandas del mercado y alcanzar los objetivos de la organización. Estos beneficios van más allá de la eficiencia operativa y tienen un impacto en la satisfacción de los empleados, las tasas de retención y la optimización de costos.
Más específicamente, un enfoque eficaz de WFM puede aportar estas ventajas:
Un software de WFM eficaz permite a las organizaciones obtener información valiosa sobre métricas empresariales esenciales. Mediante el uso de herramientas y tecnologías avanzadas de WFM, las organizaciones pueden determinar con precisión el número exacto de empleados necesarios para completar tareas o proyectos específicos. Este enfoque basado en datos garantiza niveles óptimos de personal, con lo que se evitan las situaciones en las que falta o sobra personal, que pueden afectar negativamente la productividad y la rentabilidad.
Además, los sistemas de WFM proporcionan visibilidad en tiempo real del rendimiento diario de los empleados. A través de funciones automatizadas de seguimiento y generación de informes, las organizaciones pueden supervisar y medir la productividad individual y de los equipos, identificar áreas de mejora y tomar decisiones informadas para optimizar la asignación de recursos. Este enfoque basado en datos ayuda a las organizaciones a identificar a los empleados que obtienen los mejores resultados, recompensar a los contribuyentes excepcionales y abordar los problemas de rendimiento con prontitud, con lo que se fomenta una cultura de mejora continua.
La gestión del personal desempeña un rol fundamental en la alineación de políticas en toda la organización. Al establecer políticas y procedimientos coherentes, la WFM elimina las inconsistencias que pueden generar mayores costos, escasez de personal, incidentes de seguridad en el lugar de trabajo e ineficiencias en la producción. Además, la gestión del personal permite a las organizaciones mantenerse al día de manera más eficaz sobre la evolución de las leyes de empleo y las referentes al lugar de trabajo, lo que respalda el cumplimiento normativo.
Una estrategia de gestión del personal bien implementada garantiza que todos los empleados cumplan con las regulaciones laborales, los estándares de la industria y las políticas de la empresa. Promueve prácticas equitativas relacionadas con la programación, el registro del tiempo, la gestión de licencias y otros procesos relacionados con la fuerza laboral. Esta alineación de políticas no solo mitiga los riesgos de cumplimiento, sino que también crea un entorno de trabajo armonioso, lo que mejora la satisfacción de los empleados y reduce la probabilidad de conflictos potencialmente perjudiciales.
La gestión del personal afecta directamente a los índices de compromiso y retención de los empleados. A través del uso de prácticas de WFM, las organizaciones pueden crear procesos de programación transparentes y justos, lo que hace posible que los empleados disfruten de previsibilidad y equilibrio entre la vida laboral y personal. Los empleados que tienen control sobre sus horarios y pueden solicitar tiempo libre o cambiar turnos fácilmente experimentan una mayor satisfacción en el trabajo y son más propensos a seguir comprometidos con su organización.
Asimismo, la gestión del personal permite a las organizaciones identificar brechas de habilidades y proporcionar oportunidades de formación y desarrollo específicas. Al invertir en el crecimiento profesional de los empleados y alinear sus habilidades con las necesidades de la organización, las organizaciones pueden fomentar una cultura de aprendizaje continuo y avance profesional, lo que lleva a un mayor compromiso y retención del personal.
Optimizar los costos laborales es un beneficio significativo de la gestión del personal. Los sistemas de WFM proporcionan capacidades precisas de pronóstico de mano de obra, lo que permite a las organizaciones alinear los niveles de personal con la demanda y evitar gastos innecesarios en mano de obra. Al programar de manera eficiente a los empleados en función de los patrones de cantidad de trabajo y demanda, las organizaciones reducen sus costos de horas extras y minimizan la necesidad de obtener mano de obra temporal o por contrato.
Además, las herramientas de WFM ayudan a identificar oportunidades para la eficiencia operativa, como optimizar los patrones de turnos, mejorar la asignación de tareas y reducir el robo de tiempo o el “ buddy punching ”. Estas medidas de ahorro de costos contribuyen a la rentabilidad y competitividad generales.
Aunque todas las opciones de software de gestión del personal tienen un cometido similar de optimizar la orquestación de empleados y recursos, no todas las soluciones de WFM tienen el mismo calibre. El mejor software de WFM ofrece una amplia gama de funciones y, por lo general, incluye:
Gestión de ausencias
Una solución de WFM eficaz incluye sólidas capacidades de gestión de ausencias para administrar diversos tipos de permisos de los empleados, como vacaciones, días de enfermedad y otras solicitudes de tiempo libre. Esto permite a las organizaciones gestionar y rastrear las ausencias de los empleados de manera eficiente, garantizar niveles de personal adecuados y minimizar las interrupciones en las operaciones.Análisis
Las funcionalidades avanzadas de análisis son cruciales en una solución de WFM eficaz, ya que proporcionan a las organizaciones conocimientos procesables y capacidades de toma de decisiones basadas en datos a través de informes, paneles de operaciones y visualizaciones integrales. Estos análisis de la fuerza laboral ayudan a las organizaciones a identificar tendencias, optimizar la asignación de recursos y mejorar continuamente las estrategias de gestión del personal.Presupuestación de costos laboral
Las funciones de presupuestación de costos laborales del software de gestión del personal ayudan a las organizaciones a pronosticar y asignar con precisión los costos laborales. Esto permite a las empresas alinear los gastos de mano de obra con las necesidades, optimizar los niveles de personal y garantizar una asignación de recursos rentable.Accesibilidad móvil
El trabajo ya no está vinculado a la oficina (o a la computadora de escritorio); la fuerza laboral de hoy no tiene limitaciones de espacio y espera poder desempeñar funciones vitales a través de sus dispositivos inteligentes móviles autorizados. La accesibilidad móvil permite a los empleados y gerentes acceder al sistema desde cualquier lugar y en cualquier momento para ver horarios, solicitar tiempo libre e intercambiar turnos, mientras que los gerentes pueden aprobar solicitudes, supervisar datos de la fuerza laboral y hacer ajustes en tiempo real sobre la marcha.Gestión de horas extras
Una solución de WFM eficaz debe incluir funciones para gestionar de manera eficiente las horas extras, ayudar a las organizaciones a supervisar y controlar las horas extras, garantizar el cumplimiento de las regulaciones laborales y optimizar la programación del personal para minimizar los costos.Gestión del rendimiento
El seguimiento y la evaluación del rendimiento de los empleados es un factor importante en la gestión del personal. Las herramientas de gestión del rendimiento de la WFM permiten a las organizaciones establecer objetivos de rendimiento y realizar revisiones periódicas del rendimiento, al tiempo que proporcionan comentarios oportunos para mejorar el compromiso y la productividad de los empleados.Cumplimiento de regulaciones
Al considerar las posibles sanciones por incumplimiento, las soluciones de WFM eficaces deben poder garantizar que la empresa en cuestión opere de acuerdo con las leyes laborales y las regulaciones de la industria. Esto ayuda a las organizaciones a automatizar los procesos relacionados con el cumplimiento, como la gestión de restricciones de horas de trabajo, pausas y períodos de descanso, lo que reduce el riesgo de incurrir en infracciones de cumplimiento.Programación
Las capacidades de programación sólidas permiten a las organizaciones crear horarios optimizados en función de la demanda, la disponibilidad de los empleados, las habilidades y una serie de otros factores. Una programación eficiente ayuda a minimizar el exceso de personal, la falta de personal y los conflictos, al tiempo que garantiza que se asigne a los empleados adecuados a las tareas correctas.Registro del tiempo
Por último, un registro preciso del tiempo es una función esencial de las soluciones de WFM eficaces. El registro del tiempo permite a las organizaciones recopilar y asentar las horas de trabajo, los descansos y las ausencias de los empleados, lo que facilita un procesamiento preciso de las nóminas, proporciona información sobre los costos laborales y garantiza el cumplimiento de las regulaciones laborales.
Dado que la gestión del personal abarca una gama de funciones y responsabilidades de este tipo, no es de extrañar que el desarrollo de una solución integral adaptada a las necesidades empresariales específicas pueda ser una misión importante en términos de tiempo y esfuerzo. Aún así, las ventajas hacen que la inversión sea más que valiosa. Al momento de establecer una base para una gestión óptima del personal, las organizaciones deben considerar los siguientes pasos:
En la primera etapa, el personal directivo establece objetivos tanto a corto como a largo plazo, con los que determinan los resultados deseados de una solución de WFM y de qué manera deberá alinearse al personal para alcanzar esos objetivos. Establecer una dirección estratégica proporciona una visión y un propósito claros para los esfuerzos de gestión del personal, lo que permite a la organización priorizar y asignar recursos de manera efectiva.
A través de la recopilación de datos y la auditoría de la fuerza laboral actual, las organizaciones pueden identificar superposiciones, brechas e ineficiencias en sus procesos de personal existentes. Un análisis exhaustivo ayuda a identificar áreas de mejora —como las brechas de habilidades, la escasez de personal o los cuellos de botella en los procesos— y permite a las organizaciones tomar decisiones basadas en datos para optimizar su fuerza laboral.
Existen varias herramientas y software para aplicar los principios de gestión del personal, y la elección de los más adecuados depende de la fuerza laboral actual y los objetivos futuros de la organización. Identificar las soluciones adecuadas permite a las organizaciones optimizar los procesos y maximizar la eficiencia sin perder de vista sus objetivos.
Una vez implementadas las soluciones de WFM apropiadas, es importante crear procedimientos estandarizados para su uso en toda la organización con el propósito de garantizar la consistencia de los procesos, eliminar la ambigüedad y posibilitar una comunicación efectiva entre los equipos. Los procedimientos claros promueven la transparencia, minimizan los errores y mejoran la eficiencia operativa general.
Al aprovechar la tecnología y las herramientas de automatización, las organizaciones pueden reducir las tareas administrativas manuales, optimizar la entrada de datos y la generación de informes, y minimizar el riesgo de que se produzcan errores. La implementación de la automatización reduce las demandas de tiempo y esfuerzo asociadas con tareas específicas, lo que libera tiempo valioso de los empleados para que puedan enfocarse en responsabilidades más relevantes en un sentido estratégico.
La gestión del personal es un proceso continuo que requiere supervisión y evaluación. A medida que los objetivos cambian o surgen nuevos desafíos, las organizaciones necesitan adaptar sus sistemas de WFM en consecuencia. Supervisar el progreso, evaluar el rendimiento y hacer ajustes según sea necesario son tareas que garantizan que la fuerza laboral permanezca alineada con los objetivos de la organización y las necesidades empresariales en evolución, incluso durante períodos de inestabilidad.
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