La gestión del ciclo de vida del contrato (CLM) es el proceso automatizado y disciplinado de supervisar todos los aspectos de un contrato, desde el inicio hasta la renovación o el vencimiento. Garantiza un rastreo, una gestión y un cumplimiento eficientes, mitigando los riesgos y mejorando el rendimiento de los acuerdos cruciales.
Independientemente del sector o del público, cuando se elimina todo lo demás en los negocios, todo se reduce a interacciones entre personas. A menudo, estas interacciones son complejas, ya que abarcan varias etapas y describen obligaciones recíprocas. Los contratos legalmente vinculantes que ayudan a formalizar estos acuerdos y especifican claramente qué puede esperar recibir cada parte (y qué se espera que haga) son fundamentales para establecer el marco de trabajo del funcionamiento de una organización. Por supuesto, a medida que las empresas navegan en un entorno legal y regulatorio cada vez más complejo, la gestión y el mantenimiento eficaz de los contratos se vuelve cada vez más difícil.
La gestión del ciclo de vida del contrato (CLM) existe para optimizar estos procesos, guiando los contratos esenciales a lo largo de todo el ciclo de vida, desde la concepción y la negociación hasta la ejecución, el cumplimiento continuo y la eventual renovación o conclusión.
Para comprender la importancia de la gestión del ciclo de vida del contrato, vale la pena analizar más de cerca los procesos que definen cómo se desarrollan, ejecutan y se da seguimiento a los contratos. Cada una de las siguientes etapas representa un paso crucial en el viaje del contrato, desde su concepción hasta su finalización:
El proceso comienza con una necesidad empresarial de realizar una transacción con otra parte. Esto podría ser para comprar bienes o servicios, cerrar una venta, formalizar una asociación u otras transacciones. La solicitud puede ser presentada por cualquier empleado de una organización. Las solicitudes pueden ser para un nuevo contrato o para la revisión de un contrato de un tercero. En el caso de un nuevo contrato, la solicitud debe incluir el propósito del contrato, el tipo de parte involucrada (cliente, socio, proveedor), los nombres de las partes y otra información requerida según el tipo específico de contrato. Una solicitud de revisión de contratos de terceros debe incluir el contrato, como un Acuerdo marco de servicios (MSA), así como cualquier documento complementario, como un Acuerdo de confidencialidad (NDA) o una Declaración de trabajo (SOW).
El proceso detalla los términos, condiciones y obligaciones básicos del contrato. Esta etapa sienta las bases para un acuerdo claro e inequívoco, que establezca expectativas para todas las partes involucradas. Los contratos, por definición, incluyen más que una sola parte. La negociación permite que los responsables de la toma de decisiones de ambas partes refinen los términos del contrato, garantizando una satisfacción y acuerdo mutuos. Una negociación eficaz logra conciliar y armonizar intereses en conflicto, allanando el camino hacia una solución beneficiosa para ambas partes. La revisión por parte del personal legal y los interesados relevantes ayuda a identificar (y resolver) posibles inconvenientes en el contrato. En las empresas medianas y grandes, varios departamentos pueden ser convocados para revisar secciones específicas del contrato. Esto garantiza que el contrato esté alineado con los requisitos legales y las políticas organizacionales, proporcionando una evaluación integral antes de proceder.
La firma formal y la activación del contrato le dan vida al acuerdo. Esta etapa implica obtener las firmas de todas las partes involucradas, lo que representa un compromiso, y da inicio a las obligaciones contractuales. Las tecnologías de firma electrónica son las más utilizadas, aunque en algunos casos se requiere una firma manuscrita.
Los contratos firmados deben mantenerse disponibles y ser fácilmente recuperables para poder consultarlos en cualquier momento. Un repositorio centralizado garantiza la accesibilidad, facilita el monitoreo del cumplimiento y permite responder rápidamente a consultas o disputas. Este repositorio puede estar alojado en las instalaciones o puede utilizar un sistema de almacenamiento en la nube de un proveedor externo.
Los contratos no terminan una vez que se almacenan. Las organizaciones deben gestionar las obligaciones continuas y rastrear los hitos clave y las fechas de vencimiento. Se pueden utilizar flujos de trabajo para garantizar el cumplimiento de dichas obligaciones.
El uso de análisis permite a las organizaciones obtener información sobre la eficacia de los contratos y otras áreas de mejora, lo que proporciona una base para la toma de decisiones basada en datos. El monitoreo del cumplimiento, el rendimiento y los riesgos a lo largo del ciclo de vida del contrato brinda un mayor control en la gestión y optimización de las relaciones contractuales.
Cada una de las etapas descritas anteriormente representa posibles áreas de riesgo, donde un solo error o una responsabilidad pasada por alto puede salirse rápidamente de control y afectar los contratos que definen las interacciones comerciales. Un marco de trabajo bien definido de CLM agiliza todo este proceso y ofrece una serie de ventajas:
La transparencia es la base de relaciones comerciales fructíferas. Con la CLM, los interesados pueden acceder, comprender y actuar sobre los datos contractuales de forma rápida, lo que favorece una comunicación clara y directa. Esta transparencia también se extiende al rastreo y la generación de informes sobre el rendimiento, asegurando que todas las partes involucradas estén bien informadas y colaboren para crear un entorno propicio para las relaciones de trabajo.
La CLM ofrece competencias mejoradas para monitorear y gestionar los riesgos asociados con la interacción entre las partes. Al proporcionar acceso rápido a los datos y facilitar auditorías periódicas, la CLM protege contra errores potencialmente costosos y garantiza el cumplimiento de políticas internas y normativas regulatorias.
Si la eficiencia es la moneda del negocio moderno, la CLM es una verdadera máquina de imprimir dinero. Los flujos de trabajo establecidos y el control administrativo dentro de los sistemas de CLM permiten identificar y abordar problemas de manera oportuna, acelerando los procesos y optimizando el tiempo y el valor de cada contrato. El resultado es un entorno empresarial más ágil y productivo.
El proceso optimizado de gestión de contratos no solo ayuda a mitigar el riesgo de pérdida de ingresos; gracias a la mayor eficiencia mencionada anteriormente, también contribuye a la reducción de costos. Con transparencia, toma de decisiones basada en datos y un ciclo de vida del contrato optimizado, la CLM puede ser clave para aumentar los ingresos generales y garantizar el éxito financiero de la organización.
Además de las ventajas mencionadas en la sección anterior, la gestión del ciclo de vida del contrato brinda un apoyo adicional a las organizaciones al ofrecer lo siguiente:
Ciclos de vida de contratos más rápidos
La CLM agiliza todo el proceso contractual, desde la creación hasta la ejecución y más allá. Los flujos de trabajo automatizados y los procesos optimizados reducen significativamente el tiempo necesario para llevar un contrato desde su inicio hasta su finalización.
Redacción de contratos más sencilla
Las plantillas estandarizadas, el lenguaje claro y las herramientas de colaboración son fundamentales para la mayoría de las soluciones de CLM. Estas herramientas representan una oportunidad para simplificar el proceso de redacción de contratos, manteniendo al mismo tiempo la coherencia y la precisión en todo el contenido.
Negociación contractual clara
Gracias a las herramientas colaborativas de CLM, todos los interesados pueden participar en discusiones en tiempo real, rastrear los cambios y alcanzar consensos rápidamente, lo que conduce a términos contractuales más claros y satisfactorios.
Procesos de firma simples
Las competencias de firma electrónica integradas tienen la capacidad de acelerar la ejecución de contratos y, al mismo tiempo, reducir la necesidad de papeleo difícil de rastrear.
Gestión de obligaciones sin complicaciones
La CLM garantiza que las obligaciones contractuales estén claramente definidas, sean monitoreadas de cerca y gestionadas de manera exhaustiva. Las alertas y recordatorios automatizados ayudan a las organizaciones a mantenerse al tanto de los compromisos, lo que reduce el riesgo de supervisión e incumplimiento.
Análisis detallados
Capaces de manejar grandes volúmenes de información, las soluciones de CLM ofrecen análisis de datos detallados que revelan información valiosa sobre métricas clave, riesgos y oportunidades. Este enfoque basado en datos permite la toma de decisiones fundamentada y la mejora continua.
Gestión de cambios óptima
La CLM permite incorporar cambios en los contratos sin problemas. Ya sean enmiendas, renovaciones o modificaciones, el sistema garantiza que los cambios se documenten, comuniquen y ejecuten con precisión.
Accesibilidad móvil
Los contratos pueden ser extremadamente sensibles al tiempo y no siempre pueden esperar a que los revisores o firmantes se acomoden frente a una computadora de escritorio. La accesibilidad móvil permite a los interesados acceder a los contratos y gestionarlos desde cualquier lugar. Esto fomenta la flexibilidad, especialmente en un entorno empresarial dinámico en el que la colaboración remota es cada vez más vital.
Colaboración mejorada en los flujos de trabajo
Finalmente, la CLM mejora la colaboración entre los miembros del equipo involucrados en el ciclo de vida del contrato. El acceso centralizado, las actualizaciones en tiempo real y las características de colaboración fomentan un flujo de trabajo cohesivo, lo que promueve la eficiencia y reduce las brechas de comunicación.
Las ventajas asociadas con la CLM no deben pasarse por alto. Desafortunadamente, la CLM también conlleva varios desafíos que las organizaciones deben superar antes de poder disfrutar plenamente de todos los beneficios que ofrece. Reconocer y abordar estos obstáculos es fundamental para las organizaciones que buscan maximizar la eficacia de sus estrategias de CLM:
Los contratos a menudo contienen un lenguaje legal complejo, lo que puede generar ambigüedad y posibles malinterpretaciones. Para abordar este problema, se recomienda estandarizar las plantillas contractuales utilizando un lenguaje claro y conciso. Asimismo, es fundamental involucrar a expertos legales para garantizar la claridad y alinear los contratos con los estándares del sector. También se deben implementar programas de formación para mejorar la comprensión entre los interesados.
Sin un conjunto estandarizado de procesos, es probable que las organizaciones experimenten retrasos, errores e ineficiencias en los ciclos de vida de sus contratos. La solución en este caso es implementar un flujo de trabajo de CLM coherente. Define claramente los roles y las responsabilidades y establece jerarquías de aprobación. Automatiza cualquier tarea simple y repetitiva. Revisa y optimiza regularmente el proceso para una mejora continua.
Un solo contrato puede ser fácil de gestionar, pero a medida que aumenta la cantidad, también lo hace la complejidad de la CLM. Gestionar un gran volumen de contratos puede generar problemas de desorganización y accesibilidad. Los repositorios centralizados de contratos y los sistemas de gestión documental ayudan a combatir los problemas asociados con el almacenamiento y la organización. Utiliza estas herramientas para implementar sistemas detallados de categorización y etiquetado que faciliten la recuperación de contratos. Audita y archiva regularmente los contratos obsoletos para mantener el sistema ordenado.
Rastrear manualmente el estado y cumplimiento de los contratos puede ser una tarea que consume mucho tiempo y es propensa a errores. Este es un problema relativamente sencillo de abordar: Implementa un sistema de CLM con competencias de rastreo y generación de informes y utiliza indicadores clave de rendimiento para monitorear los hitos, plazos y cumplimiento de los contratos. Lleva las cosas más lejos aprovechando la automatización para proporcionar actualizaciones en tiempo real.
No todos los involucrados en un contrato necesariamente comparten las mismas ideas sobre cómo debe avanzar, y la falta de alineación entre los interesados puede generar prioridades en conflicto. Para fomentar un entorno de colaboración y objetivos comunes entre los responsables de la toma de decisiones, establece canales de comunicación claros y realiza reuniones periódicas con el objetivo de alinear metas y expectativas. Asegúrate de que todas las partes relevantes estén involucradas en los procesos de creación y aprobación del contrato desde el principio.
Como siempre, la transparencia es fundamental. Sin una visibilidad clara de los datos, los objetivos y los contratos relevantes, los interesados pueden malinterpretar ciertos detalles o encontrarse trabajando con propósitos cruzados. Los mecanismos de generación de informes accesibles pueden mejorar la transparencia, y las herramientas de CLM generan registros de auditoría y rastreo de cambios en los documentos, lo que permite que todos los involucrados vean en qué estado se encuentra el contrato y cuál ha sido su historial.
La gestión eficaz del ciclo de vida del contrato se basa en un conjunto comprobado de prácticas recomendadas asociadas con tres áreas clave: planificación, implementación y utilización.
Comienza por comprender los procesos contractuales existentes. Visualiza el estado futuro deseado, identificando áreas de mejora y las oportunidades para aumentar la eficiencia.
Define claramente las métricas de éxito para la implementación de la CLM, alineándolas con los objetivos de la organización. Esto proporciona un plan para medir la eficacia de la estrategia de la CLM.
Facilita la implementación de la CLM de forma gradual. Comenzar con un proyecto piloto permite realizar mejoras iterativas y minimizar las interrupciones en las operaciones en curso.
Asegura el soporte ejecutivo y la aceptación de las iniciativas de la CLM. Un compromiso a nivel de liderazgo fomenta la alineación organizacional y prioriza el éxito de la implementación de la CLM.
Implementa una estructura de gobernanza saludable para la CLM. Define roles, responsabilidades y procesos de toma de decisiones para garantizar una implementación fluida y una gestión continua.
Proporciona formación integral a los miembros del equipo involucrados en la CLM. Los equipos empoderados y con conocimientos contribuyen a la adopción exitosa de las herramientas y los procesos de la CLM.
Prioriza los contratos según su nivel de criticidad y urgencia para su migración. Un enfoque por fases permite una migración sistemática, lo que minimiza las interrupciones y garantiza la integridad de los datos.
Realiza pruebas rigurosas de los sistemas de CLM antes de la implementación a gran escala. Identifica y aborda cualquier problema, garantizando que el sistema funcione sin problemas y satisfaga las necesidades de la organización.
Opta por un repositorio centralizado basado en la nube para rastrear y gestionar los contratos. Esto mejora la accesibilidad y la colaboración y garantiza actualizaciones en tiempo real.
Incorpora firmas electrónicas para optimizar los procesos de aprobación. Esto acelera la ejecución de contratos, lo que reduce los retrasos y mejora la eficiencia general.
Implementa notificaciones automáticas para los hitos contractuales clave y las obligaciones asociadas. Esto garantiza una acción oportuna y minimiza el riesgo de supervisión.
Realiza auditorías periódicas para evaluar el rendimiento del contrato y revisar el cumplimiento. Este enfoque proactivo mitiga los riesgos y garantiza el cumplimiento de las obligaciones contractuales.
Prioriza la seguridad aprovechando las características de inicio de sesión único (SSO), cifrado de datos y permisos. Protege la información confidencial de los contratos y restringe el acceso al personal autorizado.
Monitorea de manera consistente los datos financieros asociados con los contratos. Esta práctica facilita la planificación financiera, la mitigación de riesgos y la identificación de oportunidades para la optimización.
Evalúa regularmente las tendencias de los contratos para identificar patrones, oportunidades y posibles áreas de mejora. Los conocimientos basados en datos contribuyen a una toma de decisiones fundamentada y a la mejora continua.
El término gestión del ciclo de vida del contrato describe el proceso general de gobierno de los ciclos de vida de los contratos. Por lo general, las herramientas que las organizaciones utilizan para optimizar este proceso adoptan la forma de soluciones de software de gestión del ciclo de vida del contrato. El software de CLM está diseñado para optimizar y automatizar todo el flujo de trabajo del contrato dentro de las organizaciones. Abarca una amplia variedad de funcionalidades, desde las etapas iniciales de la creación de contratos hasta el rastreo y la generación de informes continuos, lo que proporciona un enfoque integrado para la gestión de contratos.
El software de CLM se diferencia de las soluciones puntuales (como el software de negociación de contratos o recordatorios) al ofrecer características que se adaptan a cada fase del ciclo de vida del contrato. En lugar de centrarse en aspectos aislados, las plataformas de CLM proporcionan un espacio de trabajo unificado que permite a los equipos supervisar de manera eficiente los contratos de principio a fin. Este enfoque holístico garantiza un proceso de gestión fluido y consolidado, lo que mejora la colaboración y la eficacia en toda la organización.
No todas las soluciones de software de CLM son iguales, pero las opciones más eficaces comparten muchas características comunes. Entre las más significativas se encuentran las siguientes:
Un aspecto integral de una gestión de contratos eficaz es la capacidad de recibir alertas y notificaciones sobre hitos clave. Estos pueden incluir alertas de puntos de escalada a instancia superior, fechas de renovación y fechas de caducidad. Las alertas proactivas permiten tomar medidas oportunas, lo que reduce el riesgo de que se pierdan los plazos y facilita una supervisión eficaz de los contratos durante todo su ciclo de vida.
La búsqueda indexada permite a los usuarios encontrar rápidamente términos específicos dentro de los contratos. Esta característica mejora la eficiencia al eliminar la necesidad de búsquedas manuales, lo que permite un acceso rápido a la información crítica. Esto es particularmente valioso en las grandes carteras de contratos en las que la recuperación rápida de detalles específicos es esencial para la toma de decisiones oportuna.
Las características de redacción de contratos en el software de CLM aprovechan bibliotecas de cláusulas preaprobadas, firmas digitales y plantillas específicas de la industria. Esto no solo acelera el proceso de redacción, sino que también garantiza la coherencia y el cumplimiento de los estándares de la industria. El uso de firmas digitales acelera aún más la ejecución de contratos, lo que reduce la dependencia de los procesos manuales y el papeleo.
Una característica fundamental del software de CLM es la gestión de documentos. Esto implica mantener un repositorio central que contenga contratos activos actuales, plantillas y el historial completo de contratos. Este almacenamiento centralizado garantiza una fácil accesibilidad y facilita el control de versiones, lo que minimiza el riesgo de errores y proporciona una visión general completa del panorama contractual de la organización.
Las características de cumplimiento abarcan el control de versiones y un registro de auditoría, lo que garantiza la transparencia y la trazabilidad de todos los cambios realizados en los contratos. Esto respalda la gobernanza interna y, al mismo tiempo, ayuda a rastrear el cumplimiento de los requisitos reglamentarios y estatutarios.
La funcionalidad de generación de informes en el software de CLM va más allá del análisis básico. Permite la creación de informes personalizados sobre el rendimiento del proveedor y el estado del contrato. Un panel de operaciones visual proporciona una vista completa de las métricas críticas, lo que permite a los interesados obtener información procesable. Estos informes contribuyen a la toma de decisiones estratégicas, la evaluación del rendimiento y la mejora continua en las prácticas de gestión de contratos.
Los contratos pueden adoptar muchas formas. Una distinción que vale la pena reconocer en la gestión del ciclo de vida del contrato es la diferencia entre CLM de compra y de venta.
La CLM de compra implica la redacción de contratos para la adquisición de bienes y servicios de proveedores. Se centra en negociar el mejor precio, optimizar el gasto bajo gestión y mejorar la eficiencia para cumplir con los plazos de adquisición.
La CLM de venta se refiere a los contratos que organizan la venta y entrega de bienes y servicios a un comprador. En los contratos de venta, el tiempo de venta es una métrica fundamental, y se adoptan soluciones de CLM modernas para optimizar los procesos, lo que evita retrasos y posibles pérdidas de negocios. La información sobre precios en los contratos existentes ayuda a diseñar estrategias de precios eficaces.
Seleccionar el software de CLM adecuado es una decisión estratégica que requiere una deliberación cuidadosa. Estos son los factores clave que debes tener en cuenta al tomar esta decisión crucial:
Evalúa qué etapas del ciclo de vida del contrato plantean los mayores desafíos para tu empresa. Evalúa cómo cada plataforma de CLM ofrece valor en estas etapas específicas e identifica las características principales que faltan. Adaptar el software para abordar tus puntos débiles únicos en el flujo de trabajo es esencial para maximizar la eficiencia.
Considera la complejidad de tus contratos. Determina si manejas acuerdos estándar que exigen consistencia o contratos altamente negociados con términos complejos. Elige un sistema de CLM que se alinee con la complejidad de tus contratos, garantizando una gestión fluida y el cumplimiento de los requisitos específicos.
Comprende el presupuesto asignado a una herramienta de CLM, teniendo en cuenta las posibles tarifas de incorporación junto con los costos iniciales. Evalúa si los precios basados en el usuario se alinean con el presupuesto de tu equipo y si se necesitan herramientas adicionales. Lograr un equilibrio entre las características y la asequibilidad es crucial para una inversión sostenible.
Identifica las plataformas empresariales que deseas integrar en tu software de CLM. Confirma la disponibilidad de estas integraciones en herramientas potenciales y evalúa su eficacia y asequibilidad. La integración perfecta con otros sistemas empresariales mejora la productividad y la colaboración generales.
Determina la urgencia de obtener valor a partir de la herramienta de CLM. Evalúa si tu equipo cuenta con el tiempo y los recursos necesarios para una implementación extensa o si prefieres una solución más rápida e integrada. Alinear el período de implementación con las necesidades de tu empresa garantiza un proceso de adopción fluido.
Su negocio se basa en relaciones, y esas relaciones están definidas por contratos. ServiceNow, el proveedor líder de soluciones de gestión de TI, está aquí para ayudarte a optimizar tu enfoque de la gestión del ciclo de vida del contrato.
Contract Management Pro (CM Pro) de ServiceNow es una solución ágil, rentable y basada en el flujo de trabajo para los clientes que están considerando implementar una herramienta de gestión del ciclo de vida del contrato (CLM). Desarrollada en estrecha colaboración con los clientes de ServiceNow, CM Pro ofrece las competencias de mayor valor de una CLM heredada, pero es fácil de implementar, configurar y usar. Los equipos de Asuntos legales, Adquisición, Ventas y TI pueden usar CM Pro para impulsar la eficiencia y reducir riesgos. Las competencias clave incluyen: autoservicio, plantillas, repositorio centralizado, registro de auditoría y gestión de obligaciones, todo a través de flujos de trabajo de nivel empresarial. CM Pro también viene integrado de forma nativa en Operaciones de aprovisionamiento y adquisiciones de ServiceNow, lo que permite a los equipos de compras aprovechar el potencial de la solución para optimizar aún más el proceso de adquisición.
Consulta la ficha técnica de Contract Management Pro para obtener más información.