Al crear un plan de continuidad empresarial, hay cuatro áreas primarias en las que tendrás que centrarte.
La gestión de continuidad empresarial solo es eficaz si se implementó antes de que ocurra la emergencia. Anticipar los riesgos potenciales y alistarse para ellos mediante el establecimiento de un equipo de preparación para emergencias ayudará a garantizar que cuando ocurra un desastre, tu organización no se quede sin saber qué hacer. La fase de anticipación debe incluir los siguientes pasos:
Contar con un inventario detallado de suministros cruciales, y hacer crecer ese inventario cuando sea posible, garantizará que, incluso cuando se interrumpan las cadenas de suministro, tengas los recursos que necesitas para continuar las actividades comerciales.
Los procesos de negocio modernos no funcionan en un vacío; son una red compleja y conectada de funciones interdependientes. Identificar qué procesos, funciones y sistemas dependen de qué otros procesos, funciones y sistemas te dará una imagen más clara de dónde debes enfocar tus esfuerzos. Además, es posible que existan dependencias fuera de tu organización, y también se deben abordar.
Un análisis de impacto empresarial y una evaluación de riesgos te ayudarán a comprender mejor dónde están más en peligro los elementos clave de tu empresa. Una vez identificadas estas áreas, puedes asignarles prioridades, de modo que los elementos más vitales y potencialmente impactantes se tengan en cuenta a medida que asignas tu BCP.
A medida que crees tu plan de continuidad empresarial, es probable que comiences a identificar posibles debilidades dentro de tu organización. Estas vulnerabilidades pueden generar problemas adicionales durante un evento emergente. Abordar los defectos existentes y llevar a cabo actividades de prevención regulares puede ayudar a disminuir la probabilidad de una interrupción. La fase de prevención debe incluir los siguientes pasos:
A menudo, con los controles adecuados, las empresas pueden evitar las interrupciones que vienen con muchos desastres y otras emergencias. Identificar y establecer los controles que se pueden implementar en respuesta a las emergencias, como los controles de ciberseguridad en caso de un ciberataque o las barreras de inundación en caso de una inundación, es una parte esencial de la gestión de continuidad empresarial en la fase de prevención.
Cuando desarrolles tu plan, no esperes hasta que ocurra una emergencia para ver si es eficaz. La formación de los empleados, la educación y las revisiones del programa te ayudarán a resolver cualquier problema con tu plan y te permitirán prevenir mejor cualquier problema antes de que surja.
Una respuesta rápida puede ser la protección más eficaz contra las interrupciones. Monitorea activamente tus sistemas para detectar cualquier señal de interrupción y responde adecuadamente cuando se produzcan. Las herramientas de monitoreo avanzadas incluso te permitirán designar respuestas automáticas a ciertas situaciones, lo que eliminará efectivamente el problema del tiempo de respuesta.
Cuando ocurran interrupciones, tu respuesta determinará el resultado para tu empresa. Asegúrate de que las responsabilidades estén definidas con claridad para cada miembro de tu equipo y de que tengas una estrategia para proporcionar dirección y estabilidad. La fase de respuesta debe incluir los siguientes pasos:
Tu primera orden del día en caso de una interrupción es recuperarte para poder reanudar las operaciones. Trabaja para restablecer rápidamente cualquier sistema afectado priorizando los sistemas críticos por encima de los no críticos. Comprende que algunos sistemas y aplicaciones pueden requerir más tiempo para volver a ponerse en marcha.
La comunicación debe ser una parte esencial de tu respuesta ante desastres. Utiliza los canales de comunicación disponibles y no afectados para dirigirte a tus empleados e informarles de la situación. Mantén tus comunicaciones de emergencia breves y precisas, y sigue los protocolos de comunicación establecidos. Además, si es probable que el evento afecte a tus clientes, es tu responsabilidad asegurarte de que se mantengan al tanto de lo que está sucediendo y cómo estás trabajando para resolver el problema.
Con tus procesos esenciales y líneas de comunicación en correcto funcionamiento, tu siguiente enfoque debe ser restablecer cualquier sistema dañado o en riesgo. Restablecer sistemas puede tardar mucho tiempo, pero si tienes un plan de continuidad eficaz, deberías poder abordar primero los elementos de mayor riesgo y volver a la normalidad empresarial mucho más rápido.
Se ha dicho que ningún plan sobrevive al contacto con el enemigo. Además, si bien un plan de continuidad empresarial sólido y detallado puede ayudar mucho a proteger tu empresa durante una emergencia, es probable que haya ocasiones en las que necesites modificar tu plan para que se adapte a circunstancias nuevas o inesperadas. La fase de adaptación debe incluir los siguientes pasos:
Realiza un proceso sistemático para identificar la causa raíz de los problemas o eventos, y un enfoque para prevenirlos y responder ante ellos. Esto se basa en la idea de que una gestión eficaz requiere algo más que limitarse a resolver los problemas que se desarrollan; requiere encontrar formas de prevenirlos.
Evalúa la eficacia de tus controles. Esto incluye evaluar si los controles se diseñaron de manera efectiva y si funcionaron como se esperaba. Cuando se identifican brechas, se deben implementar nuevos controles.