Las leyes y regulaciones ayudan a garantizar la transparencia en el mercado, proteger los derechos de los consumidores y crear un entorno de trabajo seguro y equitativo. Dicho esto, las leyes por sí solas no suelen ser suficientes para hacer cumplir el cambio, en especial cuando se abordan los requisitos empresariales internos. A menudo, el verdadero desafío para las empresas radica en comprender y cumplir con las necesidades complejas asociadas con el cumplimiento interno. El cumplimiento corporativo es el mecanismo a través del cual las empresas se aseguran de que ellas y sus empleados cumplan con los estándares legales y éticos esperados. Abarca todo, desde políticas internas y programas de formación hasta estrategias de auditoría y cumplimiento.
En esencia, el cumplimiento corporativo se ocupa de implementar y mantener políticas y procedimientos dentro de una organización para garantizar que todas las operaciones se alineen con los estándares éticos de la empresa. Si bien algunos aspectos del cumplimiento corporativo se pueden exigir legalmente, muchos elementos se adoptan voluntariamente para mejorar el Gobierno corporativo y la integridad operativa.
Aunque a veces pueda parecer restrictivo, al dictar los ámbitos operativos dentro de una empresa, el cumplimiento normativo corporativo tiene como objetivo fundamental proteger el negocio de los riesgos internos y las infracciones éticas. Refuerza la integridad de las operaciones empresariales mediante el desarrollo y la aplicación de políticas y marcos de trabajo internos. Estos marcos de trabajo ayudan a mantener la reputación y la viabilidad operativa de una empresa al garantizar que cada acción respete los estándares éticos establecidos y los objetivos estratégicos. De forma más específica, la importancia del cumplimiento corporativo se extiende a lo siguiente:
Al establecer pautas y procedimientos claros, los programas de cumplimiento corporativo describen las responsabilidades de los empleados individuales y de la organización en su conjunto. Esta responsabilidad garantiza que todas las acciones se alineen con los estándares legales y éticos, lo que fomenta una cultura de integridad y protege a la empresa contra la toma de decisiones potencialmente perjudiciales.
La transparencia es fundamental para el cumplimiento, ya que las políticas demandan una idea clara de cómo operan las empresas y qué pasos están tomando para garantizar que estén alineadas con las expectativas establecidas. Esto anima a las empresas a ser más abiertas sobre sus operaciones, procesos de toma de decisiones y prácticas empresariales. Las iniciativas de cumplimiento corporativo empleadas de forma adecuada brindan a los interesados internos información más precisa sobre el funcionamiento interno de la organización. Quizás aún más importante, también puede mejorar las relaciones con los clientes, que valoran cada vez más la honestidad y la apertura en las empresas con las que interactúan.
El Gobierno corporativo, que se centra en una gestión y toma de decisiones efectivas, se complementa con programas de cumplimiento exhaustivos que garantizan que todas las acciones sean legal y éticamente sólidas. Cuando se alinean, conducen a operaciones corporativas más eficientes y responsables.
Al saber que son parte de una organización que opera dentro de las pautas legales y éticas de comportamiento, los empleados pueden sentirse más orgullosos por el trabajo que realizan. Este tipo de entorno positivo, en el que la conducta ética es la norma también, contribuye a una sensación de valor entre la fuerza laboral, lo que a menudo conduce a una mayor satisfacción y lealtad en el trabajo.
Al garantizar el cumplimiento de las leyes y regulaciones ambientales, los programas de cumplimiento corporativo pueden ayudar a las empresas a reducir su huella ecológica y promover prácticas empresariales sostenibles. Este compromiso interno con la administración ambiental responsable es crucial para la salud a largo plazo del planeta y se alinea con las expectativas en crecimiento del público y los consumidores en cuanto a la responsabilidad corporativa.
Si bien el cumplimiento corporativo a menudo se asocia más directamente con políticas internas voluntarias, aún puede haber sanciones legales asociadas con el incumplimiento en ciertas áreas. Al garantizar que una empresa cumpla con todas las regulaciones pertinentes, los programas de cumplimiento pueden reducir el riesgo de sanciones legales.
Un programa integral de cumplimiento corporativo incluye todas las facetas del cumplimiento en toda la organización. Esta integración se extiende desde la gestión de regulaciones externas y políticas internas hasta la realización de una formación exhaustiva de los empleados. Al garantizar que cada departamento y miembro del personal estén dispuestos a mantener estos estándares, el riesgo de fallas e infracciones graves se mitiga significativamente. Esta alineación es fundamental para la salud y la eficiencia generales de la empresa.
En una perspectiva más amplia, mantener el cumplimiento permite a los empleados realizar sus trabajos de manera eficaz, lo que, a su vez, permite a la empresa alcanzar sus objetivos y fomentar una cultura de empoderamiento y crecimiento mejorado. Además, en caso de demanda, un programa sólido de cumplimiento corporativo puede ayudar significativamente a la organización en los tribunales, demostrando las medidas que ha tomado la empresa para mantener el cumplimiento y creando un registro documental que los profesionales legales pueden seguir.
Con tanto interés y tanto por ganar, establecer un programa de cumplimiento corporativo eficaz requiere un enfoque deliberado. Dentro de los pasos clave que las empresas deben considerar al crear y mantener programas de cumplimiento corporativo exitosos se incluyen los siguientes:
En esencia, el cumplimiento corporativo se trata de contrarrestar el riesgo. Para hacer esto, las empresas primero deben identificar las áreas en las que son más vulnerables al incumplimiento. Se deben realizar evaluaciones de riesgo regulares para anticiparse a posibles problemas. En este caso, es necesario tener en cuenta factores como los resultados de las auditorías, el historial de litigios, las tendencias de aplicación del sector y los comentarios de los empleados. Estas evaluaciones ayudarán a priorizar los recursos y adaptar el programa de cumplimiento para abordar riesgos específicos de manera más eficaz.
El cumplimiento corporativo eficaz es una responsabilidad de toda la empresa, y eso significa que comienza con un compromiso de parte del liderazgo. El C-suite y otros responsables clave de la toma de decisiones no solo deben respaldar el programa de cumplimiento, sino que también participar activamente en él. Deben estar facultados para administrar las reglas y exigir responsabilidades al personal de todos los niveles. Pero más que solo lograr el cumplimiento, los líderes deben dar el ejemplo: modelar el comportamiento ético, fomentar la comunicación abierta sobre el cumplimiento y reforzar la integridad como valor central de la organización.
Un código de conducta bien definido debe describir en detalle el propósito del programa, las expectativas de comportamiento y las responsabilidades. Además, se deben establecer políticas y estándares detallados que aborden áreas específicas de cumplimiento relevantes para el sector, como las prácticas anticorrupción, el cumplimiento tributario y la retención de registros.
Cuando todos pueden expresarse, la organización es más fuerte. La tecnología puede optimizar el proceso a través del cual los empleados informan problemas de cumplimiento, ya sea que se basen en preocupaciones operativas o requisitos legales. Esto podría incluir el envío de solicitudes de cumplimiento, el informe de quejas o los avisos sobre incidentes. Además, mantener un sistema confiable para rastrear cómo se maneja cada informe o solicitud garantiza un trato justo, mientras brinda documentación esencial a la que se puede hacer referencia en caso de que las acciones de la empresa se cuestionen.
Cada persona que representa a la empresa en cualquier capacidad oficial es responsable del cumplimiento. Esto significa que todos los empleados, incluidos los funcionarios de la empresa y los proveedores externos, deben estar completamente capacitados en leyes, códigos, políticas y estándares. Sería ideal que la formación se adapte a roles específicos, en especial en áreas de alto riesgo, y se documente y rastree completamente. Las herramientas de gestión de la formación y la política de cumplimiento pueden optimizar este proceso, lo que garantiza una formación integral y completa en toda la empresa.
Un programa de cumplimiento corporativo no debe ser estático, sino un proceso dinámico que requiere una evaluación y mejora continuas. Los comentarios regulares de los empleados, el monitoreo continuo de la eficacia del cumplimiento y mantenerse bien informados sobre las regulaciones estatales y federales ayudarán a las organizaciones a mantener el cumplimiento ante las expectativas cambiantes. Este enfoque continuo para mejorar el cumplimiento garantiza que el programa siga siendo efectivo con el tiempo y se adapte al panorama empresarial y regulatorio en evolución.
Las empresas de hoy representan un gran poder y, cuando se comprometen adecuadamente con el cumplimiento de las políticas y pautas internas establecidas, tienen el potencial para un cambio positivo. ServiceNow, reconocido como líder en las plataformas Forrester Wave de gobernanza, riesgo y cumplimiento (GRC) del cuarto trimestre de 2023, ayuda a las organizaciones a priorizar el cumplimiento corporativo.
La gestión de riesgos integrada (IRM) de ServiceNow se basa en la galardonada Now Platform®, que ofrece un enfoque integral para el cumplimiento corporativo. Utiliza herramientas integradas potentes para optimizar procesos enteros mediante la importación sencilla de regulaciones y la gestión de políticas internas. Accede a datos en tiempo real mediante paneles de operaciones dinámicos para crear una vista completamente detallada del cumplimiento en toda la organización. Emplea automatizaciones y flujos de trabajo avanzados para gestionar los ciclos de vida de las políticas y, al mismo tiempo, monitorear constantemente la evidencia de infracciones. Y, después de todo, disfruta del soporte y la orientación que proviene de trabajar con un líder establecido en la GRC.
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