Los clientes modernos esperan más de las empresas que patrocinan. Más allá de simplemente proporcionar productos de calidad para satisfacer las necesidades de los compradores, se espera que las organizaciones actuales operen con ética y responsabilidad, y que funcionen como una fuerza positiva en el escenario mundial.
Si bien muchas de las empresas más destacadas de la actualidad se han encargado de priorizar la conciencia social y la integridad, sigue existiendo la necesidad de una gobernanza más formal. Los mandatos legales (en forma de leyes, pautas y regulaciones que pueden ser ejecutadas por los federales y estatales) establecen estándares estrictos y medibles para las empresas, garantizando que aquellas que operan dentro de jurisdicciones específicas lo hagan de manera segura, justa y alineada con las expectativas establecidas.
Por supuesto, las leyes no son estáticas; están en constante cambio y evolución, y se espera que las empresas se mantengan totalmente actualizadas sobre todas las regulaciones pertinentes, o de lo contrario, corren el riesgo de ser sancionadas. Para salvaguardar sus intereses y garantizar que operan dentro de los límites de la ley, las organizaciones de todos los sectores dependen del cumplimiento normativo.
Las empresas existen para satisfacer las necesidades de los clientes y generar ingresos. El cumplimiento normativo ayuda a respaldar estos objetivos. El incumplimiento de los estatutos regulatorios suele dar lugar a costosas multas, demandas e investigaciones, todo lo cual puede compensar las ganancias de ingresos e interrumpir la capacidad de una organización para llevar a cabo negocios. El cumplimiento también es fundamental para mantener la reputación de una empresa. En una era en la que la información se difunde rápidamente, cualquier error normativo puede convertirse rápidamente en conocimiento público, dañando la imagen de una marca y afectando negativamente la confianza del consumidor.
La Ley Sarbanes-Oxley (SOX), por ejemplo, subraya el rol fundamental del cumplimiento en el mantenimiento de la integridad financiera y la confianza pública en las corporaciones. Como marco de trabajo regulatorio, SOX exige controles internos rigurosos y auditorías frecuentes para evitar el fraude financiero y garantizar informes financieros precisos. SOX exige responsabilidad en los niveles más altos del liderazgo corporativo, protegiendo a los inversionistas contra declaraciones financieras inexactas y reduciendo el riesgo de escándalos financieros que podrían devastar la reputación de una empresa. Además, el cumplimiento de SOX promueve la transparencia operativa y fortalece los protocolos de seguridad de datos, lo que ayuda a las empresas a evitar sanciones legales y multas significativas.
Otro ejemplo es NERC-CIP, que se creó para garantizar que la infraestructura crítica de las empresas de energía y servicios públicos se mantenga y proteja adecuadamente contra las amenazas cibernéticas. Hemos visto los efectos desastrosos en forma de incendios forestales que pueden ocurrir cuando la infraestructura no se mantiene correctamente, lo que da como resultado demandas y un deterioro de la confianza pública.
Dicho esto, el cumplimiento normativo es más que simplemente evitar el castigo; un mayor enfoque en el cumplimiento impulsa a las empresas a innovar, especialmente en sectores como la regulación ambiental, donde el cumplimiento puede impulsar el desarrollo de tecnologías más ecológicas y prácticas más sostenibles.
Además, un sólido programa de cumplimiento puede mejorar la eficiencia operativa mediante la optimización de los procesos y el establecimiento de controles de seguridad de datos más completos. A medida que las violaciones de datos se vuelven más frecuentes y las amenazas más variadas, el cumplimiento de las leyes de protección de datos es una necesidad absoluta. No proteger los datos confidenciales puede causar daños irreparables, tanto a la empresa en sí como a su relación con sus clientes.
En pocas palabras, los procesos y las estrategias de cumplimiento normativo sirven como guía para que las organizaciones avancen hacia sus objetivos. Para respaldar este propósito, los departamentos de gestión del cumplimiento suelen asumir la responsabilidad de garantizar que su organización cumpla plenamente con todos los mandatos legales oficiales.
La importancia del cumplimiento normativo se refleja en los beneficios que proporciona: puede convertirse en una ventaja competitiva. Para reiterar, las empresas que emplean programas de cumplimiento eficaces suelen experimentar las siguientes ventajas:
Los programas de cumplimiento ayudan a las organizaciones a mantenerse al tanto de las leyes pertinentes y a cumplir con ellas. Este enfoque proactivo reduce significativamente el riesgo de sufrir infracciones legales, demandas y restricciones que pueden interrumpir las operaciones normales y dar lugar a multas u otras sanciones más severas. Al garantizar la conformidad legal, el cumplimiento normativo ayuda a las empresas a evitar complicaciones legales no deseadas, permitiéndoles centrarse en sus actividades comerciales principales.
Los consumidores y socios comerciales favorecen cada vez más a las empresas que no solo son exitosas, sino que también operan de manera ética y responsable. Por ejemplo, muchos clientes preferirán hacer negocios con organizaciones que cumplan con las regulaciones ESG (ambientales, sociales y de gobernanza) en lugar de aquellas que tienen un impacto negativo para el medioambiente. Como tal, un sólido historial de cumplimiento mejora la marca y la reputación de una empresa. Demostrar un compromiso con el cumplimiento puede convertirse en una parte poderosa de la identidad de marca de una empresa, lo que fomenta la confianza y la lealtad entre los clientes, los inversores y los empleados.
Los programas de cumplimiento a menudo implican la implementación de procedimientos estandarizados y prácticas recomendadas. Esta estandarización no solo optimiza los flujos de trabajo, sino que también ayuda a mantener un lugar de trabajo más seguro. Por ejemplo, el cumplimiento de las normas de salud y seguridad en el trabajo garantiza un entorno de trabajo libre de riesgos injustificados para la salud, lo que reduce la probabilidad de accidentes y mejora la productividad general.
El cumplimiento normativo allana el terreno de juego en el mercado. Al garantizar que todas las empresas cumplan con las mismas reglas y estándares, el cumplimiento fomenta una competencia justa y saludable. Esto es particularmente importante en industrias en las que el incumplimiento puede proporcionar una ventaja injusta, como la reducción de costos.
Un programa de cumplimiento eficaz ayuda a las empresas a mitigar los riesgos antes de que se conviertan en problemas graves. Este aspecto de la gestión de riesgos es crucial para la sostenibilidad y la rentabilidad a largo plazo; al minimizar los riesgos de sanciones legales y daños a la reputación, y al crear un entorno de trabajo seguro y eficiente, un programa de cumplimiento puede contribuir a la salud financiera y la estabilidad de una empresa.
Aunque el cumplimiento normativo tiene un propósito vital y ofrece una serie de beneficios, también conlleva ciertos desafíos que las organizaciones deben superar. Muchos de estos obstáculos surgen de la naturaleza dinámica de las regulaciones y la complejidad de integrarlas en las estructuras y culturas empresariales existentes.
Estas son algunas de las ventajas clave:
Las leyes se desarrollan y cambian en respuesta a las circunstancias sociales, lo que hace que predecir futuras tendencias regulatorias sea una tarea desalentadora. El panorama legal puede ser impredecible; para mitigar esto, las organizaciones pueden invertir en herramientas de previsión de cumplimiento y participar en evaluaciones comparativas de referencia de la industria de forma regular. Mantenerse al día con las noticias regulatorias y desarrollar una red con organismos del sector también puede proporcionar información temprana sobre los posibles cambios.
Mantener el cumplimiento, como cumplir con los requisitos de SOX y NERC-CIP, a menudo implica gastos sustanciales relacionados con pruebas y auditorías. Para mitigar estos costos, las empresas pueden emplear tecnologías avanzadas de auditoría, externalizar servicios a empresas especializadas y automatizar los procesos de cumplimiento para reducir el trabajo manual. Estas estrategias ayudan a optimizar las operaciones y, potencialmente, a reducir los gastos asociados con las pruebas de cumplimiento.
Muchas empresas tienen profesionales dedicados a la gestión del cumplimiento, pero eso no significa que el cumplimiento normativo recaiga únicamente en los oficiales y gerentes de cumplimiento. Garantizar que todos dentro de la organización operen dentro de la ley y de acuerdo con las normas establecidas requiere un cambio cultural. Lamentablemente, establecer y promover esa cultura puede ser difícil. Las empresas pueden abordar estos desafíos asegurando el respaldo del liderazgo a los valores de cumplimiento y ofreciendo formación continua al personal, junto con una comunicación clara sobre la importancia del cumplimiento normativo. Además, incorporar el cumplimiento en las métricas de rendimiento y recompensar comportamientos alineados con las normativas puede fortalecer aún más este valor.
Los profesionales de cumplimiento pueden ayudar a las empresas a conectar los puntos sobre el cumplimiento normativo. El problema, a medida que el cumplimiento normativo se convierte en un enfoque más importante para las organizaciones, es que la creciente demanda limita la disponibilidad de posibles contrataciones con estos valiosos conjuntos de habilidades. Las organizaciones deben centrarse en crear trayectorias profesionales atractivas para sus roles de cumplimiento, ofrecer formación y desarrollo continuos y considerar asociarse con instituciones educativas para desarrollar programas de formación especializados en cumplimiento.
En el mundo empresarial, incluso los cambios más positivos pueden generar disrupciones. La integración de los procesos de cumplimiento dentro de las operaciones empresariales existentes puede ralentizar o interrumpir procesos esenciales si no se gestiona adecuadamente. Es posible mitigar estas disrupciones mediante la automatización y el uso de software de gestión de cumplimiento, lo que facilita la interacción de los empleados con el equipo de cumplimiento.
Por último, un aspecto vital del cumplimiento normativo es predecir cómo las leyes emergentes pueden afectar a la empresa. Comprender y cuantificar el impacto de las nuevas regulaciones en las operaciones empresariales y la rentabilidad exige un análisis detallado de los datos. Las empresas pueden emplear análisis predictivos y modelos para evaluar el impacto potencial de las nuevas regulaciones. Deben realizarse auditorías periódicas y evaluaciones de impacto para evaluar los efectos continuos del cumplimiento en las operaciones empresariales.
Garantizar el cumplimiento normativo es un proceso continuo que requiere una planificación y ejecución cuidadosas. Esto implica varios pasos clave diseñados para apoyar a las organizaciones a medida que trabajan para cumplir con los mandatos legales y específicos de la industria. Como descripción general, las fases clave de este proceso incluyen las siguientes:
Identificación de regulaciones relevantes
El primer paso hacia el cumplimiento es determinar qué leyes y regulaciones son pertinentes para la organización. Esto incluye comprender las reglas federales, estatales y municipales que podrían afectar directa o indirectamente a la empresa o dictar cómo debe operar. Una comprensión integral de estas regulaciones ayuda a garantizar que todas las áreas relevantes estén cubiertas y que la empresa no esté sujeta a estándares que no conoce.
Determinación de los requisitos aplicables
Una vez identificadas todas las regulaciones relevantes, la siguiente fase implica ubicar los requisitos específicos dentro de estas regulaciones que pertenecen a la organización. Esto toma la forma de un análisis detallado de las regulaciones para comprender cómo se aplican en el contexto de la empresa y qué cambios pueden ser necesarios para que la empresa cumpla con las normas.
Realizar una auditoría interna
Antes de que se puedan implementar nuevos procesos, es importante tener una imagen clara del estado actual del cumplimiento normativo de la organización. Una auditoría interna puede proporcionar esa información, identificando áreas de incumplimiento y otras brechas que podrían requerir mejoras. Esto establece una línea de base a partir de la cual desarrollar o modificar procesos de cumplimiento.
Recopilación de pruebas de cumplimiento para futuras auditorías
Recopila y organiza pruebas de las prácticas de cumplimiento actuales y cualquier acción correctiva que se tome. Este paso garantiza que cuando se realicen auditorías externas, la organización tenga pruebas concretas para demostrar los esfuerzos de cumplimiento y la integridad operativa. Mantener registros y documentación detallados en esta etapa facilitará procesos de auditoría más fluidos y respaldará las reclamaciones de cumplimiento durante las revisiones regulatorias que puedan ocurrir en fechas posteriores.
Establecer y documentar procesos de cumplimiento
Con los requisitos identificados y la auditoría inicial completa, ahora es momento de ajustar las operaciones internas para abordar mejor cualquier área de riesgo. Establece y documenta claramente los procesos de cumplimiento. Proporciona instrucciones claras con respecto a las responsabilidades y los objetivos individuales dentro de estos procesos, y registra minuciosamente cada cambio para utilizarlo en futuras auditorías.
Proporcionar formación de cumplimiento
El cumplimiento es una responsabilidad de toda la organización; todos tienen un papel que desempeñar. Se deben proporcionar sesiones de formación regulares para educar a los empleados y a los interesados sobre los procesos de cumplimiento, su importancia y cualquier actualización de las regulaciones.
Monitoreo y evaluación de cambios en las regulaciones
El cumplimiento no es una tarea hecha; requiere atención continua. Las regulaciones a menudo cambian, y es importante monitorear continuamente estos cambios para determinar si se aplican a la empresa. Cuando se identifiquen cambios relevantes, las organizaciones deben actuar rápidamente para actualizar los procesos de cumplimiento en consecuencia y reentrenar al personal según sea necesario.
Aparte de los procesos básicos, hay medidas adicionales que una organización puede tomar para ayudar a promover el cumplimiento normativo eficaz. Estas “prácticas recomendadas” incluyen las siguientes:
Monitorea continuamente el panorama normativo en busca de cambios. Esto incluye mantenerse informado sobre las regulaciones específicas de la industria, así como sobre los cambios legales más amplios a nivel jurisdiccional. Al hacerlo, las empresas pueden adaptar sus estrategias de cumplimiento de manera rápida y eficaz.
Crea un código de conducta de cumplimiento. Este documento debe articular el compromiso de la organización con prácticas justas, seguras y éticas, que sirvan como una pauta de cumplimiento para los empleados en sus operaciones diarias y en la toma de decisiones.
Prioriza las pruebas y define los controles. Hacerlo ayudará a evitar una sobrecarga de controles a medida que aumenten las regulaciones. Al armonizar los controles para cubrir varias regulaciones, se pueden minimizar las pruebas y el mantenimiento innecesarios, lo que mejora la eficiencia y la manejabilidad del control.
Revisa y actualiza regularmente la política de cumplimiento para garantizar que siga siendo relevante, identificando y corrigiendo cualquier debilidad en la política y ajustándola para alinearse con los últimos cambios regulatorios. Estas revisiones ayudan a mantener un marco de trabajo de cumplimiento útil y actualizado.
La automatización de las actividades relacionadas con el cumplimiento puede mejorar significativamente la eficiencia y la precisión. Las automatizaciones pueden monitorear los cambios normativos, gestionar la documentación y garantizar que los procesos de cumplimiento se sigan de manera consistente en toda la organización. Este enfoque impulsado por la tecnología optimiza la gestión del cumplimiento y reduce el riesgo de errores humanos.
Formaliza el compromiso de la organización con el cumplimiento redactando y compartiendo una política detallada de cumplimiento normativo.
Una política de cumplimiento normativo es un conjunto formalizado de directrices y procedimientos establecidos por una organización para garantizar el cumplimiento de las normas legales y las regulaciones de la industria pertinentes para sus operaciones. Esta política sirve como piedra angular para guiar el comportamiento y las decisiones de la organización de acuerdo con los requisitos regulatorios externos. El objetivo de esta política es doble: Existe para prevenir infracciones legales que puedan dar como resultado sanciones, a la vez que busca mantener la integridad y reputación de la organización ante reguladores, clientes y el público en general.
La política normalmente describe las leyes y regulaciones específicas aplicables a la empresa, detalla las responsabilidades y expectativas de los empleados en todos los niveles y describe los procesos para monitorear y generar informes sobre el cumplimiento. Esto puede incluir protocolos para auditorías regulares, programas de formación para el personal, y métodos para abordar y rectificar las infracciones de cumplimiento. Al definir claramente estos aspectos, una política de cumplimiento normativo ayuda a crear una cultura de cumplimiento dentro de la organización, lo que garantiza que todas las actividades se lleven a cabo dentro del marco de trabajo legal y los estándares éticos establecidos por los organismos reguladores.
Dependiendo de dónde tenga su sede una empresa y de quién sea su base de clientes, una organización posiblemente necesitará estar familiarizada con muchas regulaciones locales, estatales, federales y extranjeras diferentes. Además, las industrias específicas a menudo se rigen por sus propios conjuntos de leyes y estándares; las regulaciones específicas de la industria son igual de esenciales para incluir en cualquier iniciativa de cumplimiento normativo.
Aunque se recomienda que cada empresa realice una evaluación detallada de las regulaciones dentro de sus propias industrias, algunas regulaciones importantes de la industria que debes tener en cuenta incluyen:
SOX: Esta ley fue promulgada en respuesta a escándalos financieros como Enron y WorldCom. SOX exige una auditoría rigurosa y regulaciones financieras para proteger a los accionistas y al público en general de errores contables y prácticas fraudulentas.
Family Educational Rights and Privacy Act (FERPA): para instituciones educativas y otras organizaciones que recopilan datos de los estudiantes.
Health Information Technology for Economic and Clinical Health (HITECH) y Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA): para proveedores de atención médica y otras empresas o grupos que recopilan, almacenan o transfieren datos digitales de pacientes.
Estándar de seguridad de datos de la industria de tarjetas de pago (PCI-DSS): Para procesos de pago, empresas y grupos que almacenan y transfieren datos financieros digitales.
NIST Risk Management Framework: Desarrollado por el Instituto Nacional de Estándares y Tecnología (NIST), este marco de trabajo proporciona un proceso integral que combinas actividades de seguridad, privacidad y gestión de riesgos. Las agencias federales de los EE. UU. y otras entidades lo utilizan para ayudar a gestionar los riesgos de seguridad de TI.
Protección de infraestructura crítica de NERC: Implementados por North American Electric Reliability Corporation (NERC), estos estándares están diseñados para asegurar los activos necesarios para operar el sistema eléctrico a granel de Norteamérica. Cubren activos físicos y cibernéticos esenciales para una red eléctrica confiable.
Ley de Privacidad del Consumidor de California (CCPA) de 2018: Esta ley solidifica los derechos de los residentes de California con respecto a sus datos personales e impone responsabilidades de protección de datos a las empresas que recopilan o venden dicha información.
Cumplimiento del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD): Una regulación fundamental para las empresas que operan en la Unión Europea o que manejan los datos de los residentes de la UE. El RGPD es conocido por sus estrictos requisitos de protección de datos, que proporcionan a las personas un control significativo sobre sus datos personales e imponen severas sanciones por incumplimiento.
ServiceNow, identificado como líder en las plataformas Forrester Wave de Gobernanza, riesgo y cumplimiento (GRC) del cuarto trimestre de 2023, es fundamental para ayudar a las organizaciones a centrarse en cumplir con las expectativas de cumplimiento normativo.
Diseñada para optimizar y reforzar el cumplimiento normativo a través de un conjunto integral de herramientas y características, la Gestión de riesgos integrada (IRM) de ServiceNow integra los procesos de gestión de riesgos y cumplimiento en un único sistema de acción, facilitando a las organizaciones operar dentro de marcos legales y regulatorios.
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