Una PMO (oficina de gestión de proyectos) puede ser un grupo interno o externo contratado para gestionar productos. Las PMO difieren de otros aspectos de un equipo de gestión de proyectos. Las PMO tienen un amplio alcance, cuentan con personal de muchas disciplinas y son responsables de los estándares de gestión de proyectos en lugar de un proyecto individual. La oficina normalmente incluye una combinación de profesionales de TI, planificación, finanzas y gestión de riesgos que colaboran para garantizar que todos los proyectos cumplan con los resultados organizacionales definidos.
No todas las organizaciones necesitarán una PMO, pero cada una necesitará un gerente de proyectos. El gerente de proyectos es el responsable individual del control general y del éxito de los proyectos. Los gestores de cartera supervisan todos los proyectos y programas de una organización, pero se centran en los objetivos generales y en cómo los proyectos y programas se alinean con esos objetivos.
Una PMO mantendrá la documentación de los proyectos y ofrecerá la dirección y las métricas clave en la ejecución de los proyectos bajo su gobierno. Muy a menudo, una PMO también se encargará de presupuestar y financiar los proyectos bajo su jurisdicción.
El uso de una PMO (oficina de gestión de proyectos) en una organización puede ser beneficioso para las estrategias de gestión de proyectos y para la empresa. En general, una PMO puede proporcionar supervisión y planificación de alto nivel a una empresa. Se supervisa la gestión de proyectos y existen procedimientos estándar para la organización.
Estas son otras tres formas en que las PMO pueden ser útiles y proporcionar un valor real a una empresa:
Con una PMO, todos los que trabajan en proyectos de la empresa tendrán métodos y procedimientos estandarizados claros. Una PMO define y mantiene los estándares de gestión de proyectos para la organización, lo que facilita que los gerentes de proyectos y otros miembros del equipo de gestión de proyectos conozcan los procedimientos aprobados. Una PMO estandariza estos elementos y simplifica el proceso.
Cuando una PMO estandariza los procedimientos, existe una oportunidad fantástica para la alineación organizacional. El departamento o grupo de la PMO puede garantizar que los estándares y procedimientos para la gestión de proyectos estén alineados con el propósito general de la empresa, su trayectoria y otros objetivos del producto. La alineación organizacional también ayuda a garantizar que los proyectos agregan valor real. Una PMO también está en una posición única para señalar cualquier similitud entre los proyectos a fin de evitar demasiadas superposiciones o pérdidas de recursos. En cambio, cada proyecto puede alinearse con los demás y con el objetivo de la empresa.
Una responsabilidad de una PMO es identificar y capacitar a los gerentes de proyectos. Que una PMO asuma esta responsabilidad ayuda a una organización a contar con gerentes de proyectos mejor capacitados y más calificados. En lugar de dejar la formación en manos de alguien con poca experiencia en la gestión de proyectos, un departamento creado exclusivamente para la gestión de proyectos puede garantizar que la capacitación se lleve a cabo y que sea de alta calidad. Por lo tanto, las empresas con PMO (o que contratan PMO) pueden tener mejores gerentes de proyectos.
No todas las empresas tendrán una PMO (oficina de gestión de proyectos), y no todas las PMO tendrán el mismo aspecto. No existe una norma para el desarrollo de una PMO. Aun así, hay algunas formas comunes que una PMO tomará dentro de la estrategia de gestión de proyectos de una organización. Estas son dos de las formas más comunes que ilustran los roles separados que una PMO puede desempeñar dentro de una empresa.
Un tipo común de PMO es la PMO de apoyo o asesoramiento. Una PMO de apoyo recopilará todos los proyectos de una organización, proporcionará prácticas recomendadas para los proyectos y ofrecerá plantillas y formación, pero lo hará de una manera más consultiva. Este tipo de PMO puede ser externa; también puede formar parte de una PMO específica de un departamento, región o división.
Una PMO directiva tiene un alto nivel de control gerencial y el poder de hacer cumplir los estándares y prácticas organizacionales. En esencia, una PMO directiva es la autoridad central de la organización en materia de gestión de proyectos. Mientras que una PMO consultiva podría solo brindar asesoramiento sobre las prácticas recomendadas para un proyecto en particular, una PMO directiva tendría la autoridad para hacer cumplir el uso de dichas prácticas recomendadas en ese proyecto.
Las PMO (oficina de gestión de proyectos) desempeñan algunos roles importantes para la gestión de proyectos. Cuando una organización utiliza una PMO, normalmente aprovecha tres tipos principales de roles y responsabilidades: orientación, documentación y generación de informes.
Las PMO pueden proporcionar orientación para las estrategias y herramientas de gestión de proyectos. En particular, las PMO brindan orientación sobre metodologías y prácticas recomendadas con ellas. Estas son algunas de las metodologías y marcos de trabajo más comunes y útiles para la gestión de proyectos con los que las PMO pueden ayudar:
- Agile
Agile es un enfoque iterativo para planificar y guiar los procesos de proyectos que los divide en ciclos más pequeños llamados sprints. Es flexible y potente.
- Cascada
Con Cascada, cada tarea fluye de una a otra, como una cascada. El tiempo requiere una planificación cuidadosa, pero el flujo puede impulsar los proyectos de manera eficiente.
- Scrum
Scrum es similar a Agile, pero la entrega de resultados se realiza cada 30 días. Es un excelente método para equipos que tienen dificultades con la productividad.
- Six Sigma
Six Sigma es una metodología utilizada para mejorar los procesos mediante la eliminación de lo que se consideran defectos. El objetivo es reducir los errores de cualquier tipo para obtener la máxima precisión y excelentes productos.
Un rol importante de una PMO es la documentación. Las PMO proporcionan orientación y prácticas recomendadas para la gestión de proyectos, y estas prácticas recomendadas se basan en proyectos anteriores. Cuando las PMO mantienen documentación sobre los proyectos, pueden tomar mejores decisiones y hacer predicciones más acertadas sobre qué funcionaría mejor para un proyecto en particular. La documentación sirve como base para mejorar las prácticas.
Los informes de PMO son una herramienta valiosa para el éxito de la gestión de proyectos. Los informes mantienen los proyectos en curso y a los interesados actualizados sobre el progreso. Cuando una PMO gestiona los informes, puede rastrear el avance del proyecto, informar a todos los interesados y reportar a la gerencia superior sobre su estado. Esto reduce la carga de generación de informes para los miembros del proyecto y, al mismo tiempo, mantiene el proyecto en el camino correcto de principio a fin.
Las PMO (oficina de gestión de proyectos) pueden aportar numerosos beneficios a la empresa y desempeñar múltiples roles y responsabilidades clave. Sin embargo, también pueden enfrentar ciertos desafíos. Estos desafíos pueden ser difíciles de sortear, pero todas las empresas que deseen aprovechar una PMO para el éxito en la gestión de proyectos pueden superarlos. A continuación, se presentan cuatro de los desafíos más comunes de las PMO y cómo superarlos.
Una PMO solo es útil si se comunica con los miembros del equipo que trabajan en el proyecto. La falta de comunicación entre una PMO y los miembros del equipo significa que el equipo no se beneficia del conocimiento y los estándares que la PMO puede proporcionar. Para superar este desafío, es fundamental establecer múltiples canales de comunicación y realizar reuniones periódicas entre la PMO y los miembros del equipo.
En algunas empresas, es más efectivo que el gerente de proyecto actúe como intermediario, siempre y cuando haya una comunicación constante.
La dotación de personal de las PMO es especialmente importante para el éxito de una PMO. Un desafío surge cuando los equipos de la PMO carecen de las habilidades necesarias para aportar un valor real al equipo de gestión de proyectos. La solución para superar este desafío es seleccionar cuidadosamente equipos que tengan las competencias adecuadas para desempeñar los roles y responsabilidades de una PMO. Muchas empresas contratan a una amplia variedad de personas.
Algunas PMO no tienen visibilidad sobre el progreso de los proyectos ni sobre las actividades actuales de los equipos. Esa falta de visibilidad limita su potencial y el valor que pueden aportar. Cuando una PMO no tiene visibilidad, no puede orientar a los equipos en la aplicación de las mejores prácticas de gestión de proyectos. Para superar este desafío, es fundamental brindar a las PMO visibilidad sobre las actividades de los equipos. Esto también puede ayudar a mejorar la comunicación.
Los conflictos pueden descarrilar cualquier tipo de proyecto. Si no se resuelven adecuadamente, pueden generar numerosos problemas para las PMO. La clave es proporcionar vías para resolver los conflictos antes de que puedan escalar. Mitigar los problemas desde el principio puede mantener a los equipos más productivos y reducir el riesgo de estancamiento de un proyecto.
El software de PMO (oficina de gestión de proyectos) adecuado también se alineará con los objetivos empresariales. Desafortunadamente, no todas las empresas utilizan el software adecuado. Muchas organizaciones utilizan la gestión de la cartera de proyectos (PPM) como software de PMO. Pero la realidad es que no cumple con sus promesas. A pesar de utilizar PPM, sigue siendo difícil desarrollar y mantener la alineación entre estrategias, inversiones y resultados.
Es por eso que ServiceNow creó la gestión estratégica de la cartera. Permite a las organizaciones priorizar y financiar lo que más importa, crear un plan para guiar las inversiones, comunicar los planes y realizar un seguimiento del progreso. SPM permite a los equipos planificar y ejecutar el trabajo en cualquier método, al tiempo que unifica y centraliza la demanda empresarial. Es el software de PMO que puede ayudar a las organizaciones a superar desafíos y aprovechar los beneficios de una PMO sólida.
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