Project Management es la realización de una labor con fechas de inicio y finalización específicas, y un alcance y presupuesto fijos.
La gestión del producto es diferente de la gestión de proyectos en varios aspectos. La gestión del producto representa los intereses del mercado e impulsa la estrategia a largo plazo del producto, y no se limita a una fecha de inicio o finalización específica; el proceso y la evolución del producto son continuos. Otra forma de ver las diferencias entre estos dos tipos de gestión es pensar en quiénes tienen mayor responsabilidad sobre ellos.
Un gerente del producto debe comprender el futuro del entorno empresarial y debe establecer las formas en que se puede dar valor a este entorno. En el ámbito externo, un gerente del producto es responsable de todos los productos digitales que conforman la oferta final para el cliente, incluido ser responsable de los requisitos y los planes continuos. En el ámbito interno, es representante de la función empresarial con el que el producto es compatible. Por otro lado, un director de proyecto recibe un alcance específico con una hora de inicio y de finalización para implementar ese alcance. Tiene relación con un producto después de que está listo para un proyecto específico. Es responsable de muchos elementos del proyecto, como estos ejemplos:
- Programación
- Asignación de recursos
- Gestión del presupuesto
- Gestión del alcance
Además, a diferencia de la gestión de proyectos, la gestión del producto no suele tener una fecha de finalización; evoluciona de manera continua en función de los comentarios de los clientes y las fluctuaciones del mercado.
Con Agile Development, la gestión de productos y de proyectos también es diferente. Agile Development puede ser de ayuda en cualquier tipo de gestión debido a su adaptabilidad única. Estas son algunas de las diferencias clave en cómo se puede usar Agile para productos frente a proyectos:
- Se basa en productos.
- Las historias y los sprints están vinculados a un producto en el desarrollo ágil.
- El enfoque a largo plazo se centra en el producto de principio a fin.
- Se lleva a cabo de forma indefinida durante la vida útil del producto.
- Se basa en proyectos.
- Las historias y los sprints también están vinculados a un producto.
- Tiene un alcance y una fecha de finalización claramente definidos.
La diferencia significativa entre Agile Development basado en productos y en proyectos es que el relacionado con proyectos tiene un alcance definido y una fecha de finalización.
De manera similar, la gestión de proyectos y de la cartera, aunque tienen una relación cercana, sirven para diferentes propósitos de una organización y se adaptan a diferentes niveles de planificación estratégica.
Como se mencionó antes, la gestión de proyectos se centra en la planificación, la coordinación y la ejecución detalladas de un proyecto único y específico, y se trata de garantizar que los proyectos individuales se completen a tiempo y según el alcance y el presupuesto. Por otra parte, la gestión de la cartera es un enfoque de mayor nivel que implica supervisar un conjunto de proyectos (o programas) como una cartera cohesiva.
El objetivo principal de la gestión de la cartera es garantizar que toda la cartera esté alineada con los objetivos estratégicos generales de la organización. Esto implica decidir qué proyectos iniciar, continuar o terminar en función de la alineación estratégica, la disponibilidad de recursos y el posible retorno de la inversión. Además, en la gestión de la cartera se toman en consideración el riesgo y las recompensas en el ámbito de la cartera, y se equilibra la labor para lograr un impacto organizacional óptimo.
El proceso de gestión de proyectos consta de cinco pasos o fases por las que deben pasar todos los proyectos.
- Caso de negocio
Un caso de negocio justifica la necesidad y los objetivos del proyecto, y el retorno de la inversión. - Estudio de viabilidad
Un estudio de viabilidad demuestra que el proyecto se puede ejecutar y que se hará en un tiempo y con costos razonables para la empresa. - Acta de constitución del proyecto
En una acta de constitución del proyecto, se ilustra lo que el proyecto ofrecerá y cómo proporcionará un valor real.
Con esta documentación, se puede aprobar el proyecto. Una vez que esto sucede, la gestión de proyectos ahora es responsable de reunir un equipo para ejecutar el proyecto y de determinar los detalles de cómo se llevará a cabo. Esta fase de la gestión de proyectos termina cuando el equipo del proyecto se reúne para una reunión inicial.
- Programa de proyectos
En el programa de proyectos se establece una línea de tiempo para cada una de las tareas, como también la asignación de recursos. - Presupuesto del proyecto
Se refiere a la recopilación de todos los costos estimados del proyecto en una ubicación central. - Plan de gestión del alcance
En un plan de gestión del alcance se explica cómo se realizará el seguimiento del alcance del proyecto durante el proyecto. - Plan de gestión del riesgo
En el plan de gestión del riesgo se explican los riesgos que podrían afectar al proyecto. Un plan adecuado también incluye estrategias para mitigarlos. - Plan de gestión de recursos
En este plan se describe cómo se obtendrán, asignarán y gestionarán los recursos durante el proyecto. - Plan de gestión de interesados
En el plan de gestión de interesados se identifica a todos los interesados del proyecto y las estrategias para gestionarlos. - Plan de comunicación
Se debe poder identificar en un plan de comunicación cómo se comunicará la información esencial en todo el proyecto, determinar quién recibirá la comunicación, cómo y cuándo la recibirán (y con qué frecuencia).
La supervisión y el control del proyecto se llevan a cabo al mismo tiempo que la fase de ejecución. Este paso implica supervisar el progreso de las actividades de ejecución del proyecto para garantizar que el equipo siga el programa y el presupuesto.
Es posible que se deban realizar modificaciones si surgen desafíos o cambian las circunstancias. Se aplican procedimientos de control de calidad para asegurar la garantía de calidad durante esta fase.
La fase de cierre es cuando se completa el proyecto y se presentan los resultados finales a los interesados. Una vez aprobado, se liberan los recursos, se completa la documentación y se aprueba todo lo necesario. Por último, el equipo crea un “documento de lecciones aprendidas” para registrar las impresiones, los conocimientos y los aprendizajes obtenidos durante el proyecto, y para aplicarlos a proyectos futuros.
La gestión de proyectos es un componente muy beneficioso de una organización. De hecho, los directores de proyecto realizan tantas tareas intangibles que no es raro que las personas no comprendan su valor por completo. Hay muchos beneficios que provienen del uso completo de la gestión de proyectos:
- Equipos más eficientes
Un director de proyecto se asegura de que haya alguien responsable de garantizar que cada aspecto del proyecto se realice a tiempo. Tener una persona específica para asumir esa responsabilidad permite que los equipos sean más eficientes. - Equipos y clientes más felices
Cuando los proyectos se realizan a tiempo y según el presupuesto, todos están más contentos. Los directores de proyecto ayudan a que los equipos y los clientes estén satisfechos. - Mejor organización
Los directores de proyecto son los que supervisan cómo, cuándo y por qué debería suceder algo. Tienen todo organizado, lo que mantiene los proyectos en curso. - Crecimiento y mejora del equipo
Cuando un director supervisa un proyecto, los miembros de los equipos tienen oportunidades de crecer y trabajar en sus habilidades, en lugar de enfocarse también en gestionar el estrés de realizar el seguimiento de un proyecto. - Más flexibilidad
Un director de proyecto es alguien que puede centrarse solo en ayudar al equipo a cambiar y adaptarse cuando se producen cambios. Esto proporciona más flexibilidad al equipo del proyecto. - Mejor calidad
Cuando un miembro del equipo se centra únicamente en su labor, la calidad aumenta. Un director de proyecto hace posible que cada miembro del equipo se enfoque en su tarea, lo que aumenta la calidad del proyecto. - Mayor productividad
Cuando una empresa elimina la carga de la gestión de proyectos de todo el equipo y, en su lugar, tiene una persona específica para ello, libera tiempo del equipo con el fin de encargarse de más proyectos y producir más trabajo. - Más transparencia y rendición de cuentas
La gestión de proyectos requiere presentar informes periódicos, lo que mejora la forma en que gestiona y se realiza un seguimiento de todo.
Si bien las organizaciones individuales pueden adoptar diferentes variaciones respecto de metodologías comunes, la mayoría de los enfoques de gestión de proyectos corresponden a una de las siguientes categorías:
La planificación de proyectos es una etapa fundamental en el ciclo de vida de la gestión de proyectos. Implica describir los objetivos del proyecto, definir el alcance, determinar los recursos necesarios y establecer las líneas de tiempo. Mediante una planificación integral, los directores de proyecto tienen como objetivo proporcionar una dirección clara, establecer expectativas y mitigar los posibles riesgos. Un plan de proyecto eficaz cumple la función de un plano: guía a todos los interesados desde el principio hasta la finalización y garantiza la alineación con los objetivos generales de la organización.
Con la gestión en cascada, se debe completar cada tarea que forma parte del proyecto antes de que pueda comenzar la siguiente. Todos los pasos del proyecto son lineales y fluyen en una dirección hacia el siguiente paso, como una cascada. Las líneas de tiempo son fundamentales en la gestión en cascada, ya que se debe realizar cada paso a tiempo para mantener todo el proyecto dentro de lo programado.
La gestión de proyectos Agile proviene del sector del software informático. En un comienzo, existían los 12 principios básicos del Manifiesto de Agile; sin embargo, ahora la gestión de proyectos Agile es un proceso iterativo centrado en la supervisión y la mejora continua del producto final. En esencia, los productos finales de alta calidad son el resultado de proporcionar valor al cliente.
La gestión de proyectos Agile no sigue un enfoque secuencial etapa por etapa, como lo hace el enfoque de cascada. En cambio, varios miembros del equipo de una organización completan las fases del proyecto en paralelo. Este enfoque permite encontrar y rectificar errores sin tener que reiniciar todo el procedimiento.
La metodología Lean se trata de evitar perder tiempo y recursos. La idea principal de esta estrategia es crear más valor para los clientes a la vez que se usan menos recursos. Los únicos recursos utilizados en el proyecto son aquellos que contribuyen de forma directa a su correcta finalización.
La gestión de proyectos Scrum es una técnica en la que se prioriza la entrega de productos iterativa e incremental. Esto se realiza a través de comentarios constantes y una toma de decisiones colaborativa. Scrum fija el tiempo y los costos para controlar los requisitos mediante ceremonias de colaboración, cajas de tiempo, ciclos de comentarios frecuentes y una lista priorizada de productos.
El método Kanban es un marco de trabajo utilizado en el desarrollo de software, en el que los elementos de trabajo se representan de forma visual para garantizar la comunicación y la transparencia en tiempo real. Los paneles Kanban ayudan a los equipos y a los directores de proyectos a realizar un seguimiento de todo lo involucrado con el proyecto y de quién es responsable de él. Kanban se centra en el flujo y, para gestionarlo, se marca cada tarea como incompleta, en curso o completada.
Six Sigma es un conjunto de metodologías y herramientas utilizadas para mejorar los procesos de negocio mediante la reducción de defectos y errores. El enfoque de esta metodología está en la precisión y la reducción de las variaciones. Proporciona un marco de trabajo sistemático para identificar y eliminar las variaciones que pueden afectar el rendimiento del proyecto.
El método de la ruta crítica (CPM) es una metodología centrada en encontrar la ruta crítica del proyecto o la secuencia de tareas más larga que se deben terminar para completar todo el proyecto. La asignación de las tareas y sus líneas de tiempo permite ilustrar la ruta crítica o la línea de tiempo, el presupuesto y el alcance de todo el proyecto.
La gestión de proyectos por cadena crítica (CCPM) es una metodología en la que cada tarea del proyecto se coloca en una cadena con búferes que se utilizarán cuando sea necesario. Estos búferes son muy valiosos, ya que la supervisión y el control del proyecto se centran principalmente en su uso.
PRINCE2 significa proyectos EN entornos controlados. Este método, que utiliza siete principios definidos para administrar el ciclo de vida del proyecto, se centra en gestionar recursos y riesgos dividiendo los proyectos en etapas más pequeñas, y define responsabilidades y roles con claridad.
Además, una combinación de enfoques puede ser apropiada en ciertas circunstancias. La gestión de proyectos híbrida es uno de esos enfoques. Con este estilo, la empresa toma dos (o más) metodologías de gestión de proyectos diferentes y las junta para crear un método completamente nuevo que satisfaga las necesidades del proyecto.
La gestión de proyectos puede lucir diferente en la era de la irrupción digital, y el marco de trabajo de proyectos a productos está diseñado para contrarrestar eso. Con este modelo, los miembros del equipo se dedican totalmente a un producto en particular al que están asignados.. No hay fecha de finalización para los equipos ni responsabilidades que vienen con un producto.
La gestión de proyectos siempre tendrá restricciones triples, también llamadas triángulo de gestión de proyectos. Cada proyecto siempre estará limitado por estos elementos:
- Tiempo
- Ámbito de servicio
- Costo
La gestión de proyectos es la práctica de equilibrarlos correctamente. Los proyectos deben realizarse en su totalidad con la menor cantidad de tiempo y al menor costo. Ese equilibrio puede ser complicado, por esto es que las herramientas de gestión de proyectos son tan importantes.
Para una gestión de proyectos exitosa, es importante usar las herramientas adecuadas. Estas son algunas de las herramientas de gestión de proyectos más comunes.
El método de la ruta crítica es una técnica de administración del tiempo utilizada sobre todo en la planificación de proyectos. Este método se centra en la secuencia y duración de las tareas, determinando la ruta más larga de las actividades planificadas hasta el final del proyecto. Mediante la identificación de esta “ruta crítica”, los directores de proyecto pueden determinar la duración más breve posible del proyecto y resaltar las tareas que influyen de forma directa en la fecha de finalización del proyecto. El CPM permite comprender las dependencias de las tareas, asignar recursos de manera eficiente y mitigar los posibles retrasos.
Los gráficos de Gantt son representaciones visuales de la línea de tiempo de un proyecto, en las que se muestran las tareas y sus respectivos plazos en un calendario. Cada tarea se representa con una barra, cuya longitud corresponde a la duración de esta. Gracias a la organización cronológica de las tareas, los gráficos de Gantt proporcionan claridad sobre el avance del proyecto, resaltan las dependencias y son de ayuda en la coordinación eficaz de los recursos. Esta herramienta puede desempeñar un rol fundamental tanto en la planificación como en la supervisión, ya que ofrece un resumen claro del estado de un proyecto en cualquier momento dado.
Los paneles Kanban son una herramienta de gestión de proyectos basada en señales visuales y mejoras incrementales del flujo de trabajo. Permiten a los equipos visualizar tareas, supervisar el avance y optimizar la eficiencia del flujo de trabajo. Los paneles tradicionales se dividen en columnas y cada una de ellos representa una etapa del flujo de trabajo. A medida que las tareas avanzan por el flujo de trabajo, se cambian de una columna a la siguiente. Esto se puede hacer con papel real (por ejemplo, con notas adhesivas); sin embargo, a menudo se visualiza con herramientas digitales. Un sistema visual digital promueve la transparencia, facilita la colaboración y es de ayuda para identificar los cuellos de botella o las ineficiencias en tiempo real.
Un informe de estado es una herramienta de comunicación regular que proporciona a los interesados una actualización sobre el estado actual de un proyecto. En general, este documento incluye información sobre la finalización de tareas, el cumplimiento del presupuesto, los posibles desafíos y cualquier desviación del plan inicial. Ya que los informes de estado ofrecen un resumen del estado y el progreso del proyecto, fomentan la transparencia, facilitan la toma de decisiones fundamentada y garantizan que todas las partes se mantengan alineadas con los objetivos y los resultados del proyecto.
Otra herramienta valiosa es la planificación de los recursos. Saber qué recursos se necesitan para un proyecto y cómo se utilizarán es importante para el éxito del proyecto, como también en cuanto al presupuesto. En la planificación de recursos se incluyen tres componentes clave:
- Optimización de la asignación de recursos
- Equilibrio de la cantidad de trabajo
- Gestión de las restricciones de recursos
Mediante la planificación de recursos, los directores de proyectos pueden asegurarse de tener lo necesario para realizar un proyecto correctamente.
Del mismo modo, la planificación financiera es la misma herramienta, excepto que se utiliza para las finanzas del proyecto. Consta de estos elementos:
- Administración de presupuestos
- Control de los costos
- Evaluación del rendimiento financiero del proyecto
- Planificación/gestión de riesgos y otros problemas
La gestión de proyectos no es una actividad en la que solo trabaja un director de proyectos. A menudo, hay muchos roles de un equipo de gestión de proyectos que son cruciales para tener proyectos exitosos. Estos son algunos de los roles de gestión de proyectos más comunes:
- Director de proyectos
El director de proyectos es responsable de las áreas de conocimiento durante el proyecto. Suelen liderar el proyecto. - Patrocinador del proyecto
El patrocinador es el cliente del proyecto. Según la organización, puede haber diferentes niveles de patrocinadores del proyecto. - Miembros del equipo del proyecto
Los miembros del equipo son profesionales calificados que trabajan para contribuir al proceso de producción de resultados y alcanzar los objetivos del proyecto. Puede haber una cantidad variable de estos miembros del equipo según el proyecto. - Interesados del proyecto
Esta es una persona o un grupo que tiene un interés personal o una “participación” en el proyecto. Por lo general, un director de proyectos deberá comunicarse con cualquier interesado durante el proyecto. - Director de la cartera de proyectos
Los directores de la cartera de proyectos trabajan para optimizar las carteras de proyectos, equilibrar la capacidad con la demanda y conectar planes y recursos con la ejecución del proyecto. Además, pueden reunir todos los procesos y las estrategias que utiliza el director de proyectos. - Clientes
Este es un grupo o una persona quien recibe el proyecto o un componente clave de este.
Existen muchas certificaciones de gestión de proyectos disponibles para mejorar las habilidades y obtener las calificaciones necesarias. Estas son algunas de las certificaciones de gestión de proyectos más comunes:
Certificado de gestión de proyectos de Google En este programa de certificación se enseñan los conceptos básicos de la gestión de proyectos. Certificaciones de PMI Tiene varios niveles de certificación, y la mayoría de los directores de proyectos obtienen la certificación Project Management Professional (PMP), que es un estándar del sector.
- Certificado de gestión de proyectos de Google
En este programa de certificación se enseñan los conceptos básicos de la gestión de proyectos. - Certificaciones de PMI
Tiene varios niveles de certificación, y la mayoría de los directores de proyectos obtiene la certificación Project Management Professional (PMP), que es un estándar del sector. - Certificaciones Agile
Hay múltiples certificaciones disponibles. Es un requisito para los directores de proyectos que usan metodologías Agile o Scrum. - Certificados PRINCE2
La mayoría de las empresas requiere un grado de certificación PRINCE2 para trabajar en un proyecto PRINCE2. Se usa con más frecuencia en Australia, Europa y el Reino Unido. - Certificación de ServiceNow
Esta certificación es la aplicación de métodos, herramientas y técnicas para lograr competencias nuevas, satisfacer demandas, responder ante los cambios organizacionales o aprovechar una nueva oportunidad. Es particularmente útil para los directores de la cartera de proyectos.
La gestión de proyectos es una actividad relevante de una empresa, por lo que es importante contar con las herramientas que les permitan a los equipos rendir al máximo. En ServiceNow, creemos que eso se logra a través de Strategic Portfolio Management (SPM).
Lo definimos como empoderar a los líderes para que traduzcan la estrategia en resultados que impulsen el valor empresarial. Permite a las organizaciones priorizar y financiar lo que más importa, crear un plan para guiar las inversiones, comunicar los planes y realizar un seguimiento del progreso. Hace posible generar informes de estado detallados al instante y de forma automática. Además, reúne todas las herramientas de gestión de proyectos en una plataforma centralizada para que los directores de proyectos puedan ver los proyectos, los recursos, las finanzas y otros datos relevantes; todo integrado en una única fuente confiable y coordinada en toda la organización. SPM permite a los equipos planificar y ejecutar el trabajo en cualquier método, al tiempo que unifica y centraliza la demanda empresarial. Gracias a ServiceNow, las empresas grandes de hoy por fin tienen una solución moderna para gestionar proyectos.
Tanto si se trata de una entrega Agile, híbrida o SAFe, ServiceNow proporciona las herramientas que necesitas para llevar más lejos la asignación de recursos, la creación de presupuestos y, en esencia, todos los aspectos de la gestión de proyectos.
Obtén más información sobre Strategic Portfolio Management de ServiceNow y transforma tus procesos de gestión de proyectos.