La gestión del trabajo es la coordinación estratégica de flujos de trabajo, tareas y recursos para optimizar la productividad, la eficiencia y la colaboración en una organización. Implica planificar, organizar y priorizar el trabajo, y realizar un seguimiento de este, para lograr los objetivos de manera efectiva.
La gestión del trabajo abarca una variedad de disciplinas y enfoques para garantizar la ejecución eficiente y efectiva de las tareas, la finalización de los proyectos y la productividad general. Estos son algunos tipos clave de gestión del trabajo.
La gestión de proyectos implica planificar, ejecutar y supervisar tareas o iniciativas específicas con objetivos, líneas de tiempo y presupuestos definidos. Garantiza que los proyectos elaborados se desglosen en pasos gestionables, se asignen a las personas o los equipos adecuados y se supervisen para lograr resultados satisfactorios.
La gestión del tiempo se centra en optimizar la forma en que las personas asignan su tiempo a tareas y actividades. Implica establecer prioridades, crear horarios y emplear técnicas para mejorar la productividad y minimizar las distracciones, lo que lleva a un mejor equilibrio entre la vida laboral y personal, y a una mayor eficiencia.
La gestión de recursos tiene que ver con la asignación y la utilización de los activos de una organización, incluidos los recursos humanos, las finanzas, el equipo y los materiales. La gestión de recursos eficaz garantiza que los recursos adecuados estén disponibles en el momento apropiado para respaldar las necesidades operativas y de los proyectos.
La gestión de procesos implica el diseño, la implementación y la mejora de los flujos de trabajo y los procedimientos de una organización. El objetivo es optimizar las operaciones, eliminar las ineficiencias y mejorar la calidad mediante la estandarización y la optimización de los procesos.
La gestión de las relaciones con los clientes se centra en fomentar y mantener relaciones sólidas con los clientes. Abarca estrategias, herramientas y prácticas para mejorar la satisfacción, la lealtad y el compromiso a largo plazo con los clientes.
La inteligencia empresarial (BI) abarca la recopilación, el análisis y la interpretación de datos para tomar decisiones empresariales fundamentadas. Implica el uso de herramientas y tecnologías de BI para transformar los datos sin procesar en conocimientos valiosos que sean una orientación para la planificación estratégica y la mejora del rendimiento.
La perspectiva empresarial en la gestión del trabajo implica la alineación de todas las actividades relacionadas con el trabajo con los objetivos generales de la organización. Se enfatiza la importancia de una visión holística del trabajo, y se considera cómo afecta los resultados finales, la satisfacción del cliente y la sostenibilidad a largo plazo de la empresa. En la gestión del trabajo eficaz siempre se tiene en cuenta el contexto empresarial más amplio, lo que garantiza que toda la labor realizada contribuya al éxito de la organización.
Las organizaciones se enfrentan a todo tipo de desafíos, que van desde cargas de trabajo extensas, complicaciones y avances tecnológicos, datos digitales, atención al cliente, malabarismo con los recursos, gestión de empleados y muchos otros factores. La gestión del trabajo abarca todas estas responsabilidades y permite a las organizaciones perfeccionar cada optimización y proceso, en específico mediante la creación de flujos de trabajo reutilizables que todos los equipos pueden aprovechar. Estos son algunos de los beneficios y los efectos positivos más significativos de una gestión del trabajo bien ejecutada:
Productividad optimizada
La gestión del trabajo eficaz optimiza las tareas y los proyectos, lo que mejora la productividad, minimiza los retrasos e incrementa los resultados.Utilización de los recursos
La gestión del trabajo maximiza la eficiencia de los recursos, ya que se asignan activos humanos, financieros y tecnológicos de manera inteligente para minimizar los desechos y optimizar el potencial.Adaptabilidad
La gestión del trabajo también permite a las organizaciones adaptarse con rapidez a las condiciones cambiantes y así mantener una ventaja competitiva en un panorama empresarial dinámico.Garantía de calidad
Las organizaciones pueden garantizar resultados coherentes de alta calidad mediante el establecimiento y el perfeccionamiento de los procesos, y la mejora de la satisfacción del cliente.Logro de los objetivos
La gestión del trabajo alinea toda la labor con los objetivos estratégicos, lo que facilita el seguimiento del progreso y el logro de los objetivos.Colaboración y comunicación
Una gestión del trabajo eficaz fomenta la colaboración y aclara los roles, lo cual disminuye los malentendidos y mejora el trabajo en equipo.Mitigación del riesgo
La gestión del trabajo permite identificar los problemas con antelación, lo que posibilita la resolución proactiva de problemas y la mitigación de riesgos para mantener los proyectos en rumbo.Satisfacción de los clientes
Por último, la gestión del trabajo permite priorizar las necesidades del cliente, lo que lleva a una mayor satisfacción gracias a la entrega oportuna y de alta calidad del servicio y el producto.
El proceso de gestión del trabajo puede ser un poco diferente entre las distintas organizaciones. A continuación, aparecen algunos pasos fundamentales que funcionan en todos los ámbitos cuando se trata de promover un proceso eficaz.
El primer paso en el proceso de gestión del trabajo es identificar el trabajo que se debe realizar. Esto implica reconocer tareas, proyectos o iniciativas que se alinean con las metas y los objetivos de la organización. La identificación también incluye determinar el alcance del trabajo, los recursos necesarios y los interesados clave involucrados. Mediante una definición clara de lo que se debe lograr, las organizaciones pueden sentar las bases para una gestión del trabajo eficaz.
Una vez definido el trabajo, el siguiente paso es crear un plan integral. La planificación implica establecer metas y objetivos claros, crear estrategias para lograrlos, y definir los roles y las responsabilidades de los miembros del equipo. En un plan bien pensado también se incluyen los presupuestos, la evaluación de riesgos y los tiempos para finalizar el proyecto. La planificación ofrece un plan para todo el proceso de gestión del trabajo, lo que garantiza que todos estén sincronizados y entiendan el camino que se debe seguir.
La programación es el proceso de asignar tiempo y recursos a tareas específicas en el plan de trabajo. Implica crear líneas de tiempo, plazos e hitos para realizar un seguimiento del progreso. En la programación eficaz se tienen en cuenta factores como la disponibilidad de los recursos, las dependencias entre tareas y los posibles cuellos de botella. Un programa bien diseñado permite a los equipos gestionar su tiempo de manera eficiente, cumplir con los plazos y concentrarse en alcanzar los objetivos del proyecto.
Documentar el trabajo es crucial para la transparencia, la rendición de cuentas y la retención de conocimientos. Este paso implica crear registros, informes y documentación en los que se registre información clave sobre el trabajo que se está realizando. Implica documentar los objetivos del proyecto, las actualizaciones del progreso, las decisiones tomadas y cualquier cambio o problema que surja. La documentación adecuada garantiza que todos los involucrados en el proceso de gestión del trabajo tengan acceso a la información fundamental y puedan consultarla según sea necesario.
El análisis es un proceso continuo durante todo el ciclo de gestión del trabajo. Requiere evaluar el progreso, el rendimiento y los resultados en comparación con los objetivos y las metas establecidos. Cuando las organizaciones analizan los datos y los indicadores clave de rendimiento, pueden identificar áreas de mejora, tomar decisiones fundamentadas y modificar sus estrategias, según sea necesario. El análisis proporciona conocimientos valiosos que pueden guiar la labor futura de la gestión del trabajo, lo que lleva a una mejora continua y a lograr los objetivos de la organización más correctamente.
La gestión del trabajo y la gestión de proyectos son dos disciplinas relacionadas pero distintas, que suelen utilizarse en contextos diferentes. Cuando las desglosas, la diferencia básica entre la gestión del trabajo y de proyectos es que la gestión del trabajo es un proceso mucho más a largo plazo en cuanto a las necesidades, los problemas y los flujos de trabajo de toda la empresa, mientras que la gestión de proyectos se centra mucho más en un solo proyecto. Desglosemos esto un poco más.
En la gestión del trabajo, los componentes decisivos son los siguientes:
Alcance
La gestión del trabajo abarca una gran variedad de actividades en una organización, incluidos los proyectos, las operaciones diarias, las tareas rutinarias y los procesos en curso.Propósito
Su objetivo primario es garantizar que todo el trabajo, ya sea basado en proyectos u operativo, se ejecute de manera eficaz y se alinee con los objetivos de la organización.Enfoque
La gestión del trabajo se centra en optimizar los recursos, los flujos de trabajo y los procesos en toda la organización, con el objetivo de mejorar la productividad y la eficacia general.Ejemplos
Requiere la gestión de tareas rutinarias, las operaciones diarias, las iniciativas estratégicas a largo plazo y la mejora continua de los procesos.
La gestión de proyectos es un poco diferente:
Alcance
La gestión de proyectos es un subconjunto de la gestión del trabajo que tiene un enfoque específico en la planificación, la ejecución y el cierre de proyectos individuales con objetivos, líneas de tiempo y presupuestos definidos.Propósito
El propósito primario es completar un proyecto correctamente, cumplir los objetivos y lograr los resultados deseados.Enfoque
En la gestión de proyectos se enfatizan los aspectos logísticos de la gestión de recursos, tareas, cronogramas y riesgos en el contexto de un proyecto.Ejemplos
Se incluyen actividades como la planificación del lanzamiento de un producto, la construcción de un edificio o la implementación de una actualización de software.
La gestión del trabajo colaborativo es un enfoque más integral que combina los principios de la gestión del trabajo y de proyectos. Se enfatiza la colaboración, la coordinación y la comunicación en varios tipos de trabajo, ya sean operaciones en curso o proyectos independientes. Las herramientas y las prácticas de CWM tienen como objetivo crear una plataforma unificada en la que los equipos puedan gestionar tareas, proyectos y procesos, al tiempo que fomentan la colaboración y la transparencia.
En esencia, mientras que la gestión del trabajo abarca un espectro más amplio de actividades de una organización, la gestión de proyectos se centra específicamente en la planificación y la ejecución de proyectos individuales. La gestión del trabajo colaborativo tiene por objetivo reducir la brecha entre las dos con una solución holística que integre aspectos de la gestión del trabajo y de proyectos para mejorar la productividad general y la colaboración en toda la organización.
Un sistema de gestión del trabajo (WMS) es un conjunto de herramientas de gestión y software diseñado para simplificar la coordinación, la planificación, la ejecución y la supervisión de diversas tareas y esfuerzos relacionados con el trabajo. Este sistema funciona como un punto centralizado diseñado estratégicamente para mejorar la asignación de recursos, optimizar los flujos de trabajo, fomentar la colaboración e incrementar la eficiencia general de la organización.
El software de gestión del trabajo ofrece varios beneficios esenciales a las empresas para diversos aspectos de sus operaciones. Estos son los principales pilares del software de gestión del trabajo y cómo ayuda a las organizaciones.
El software de gestión del trabajo optimiza la gestión de tareas mediante una plataforma centralizada para crear, asignar y priorizar tareas, y realizar un seguimiento de estas. Esto ayuda a las empresas de las siguientes formas:
Eficiencia
Garantiza que las tareas estén organizadas y que los miembros del equipo conozcan sus responsabilidades, lo que reduce la confusión y los retrasos.Productividad
Los equipos pueden centrarse en completar las tareas, en lugar de dedicar tiempo a coordinar el trabajo.Visibilidad
Los gerentes pueden monitorear el progreso de las tareas, identificar los cuellos de botella y tomar decisiones fundamentadas para mantener los proyectos en el camino correcto.
Las organizaciones no pueden prosperar sin una comunicación sólida, en especial porque afecta a todos los procesos. La comunicación eficaz es vital para el éxito empresarial. El software de gestión del trabajo la mejora con estas características:
Colaboración en tiempo real
Ofrece características como chat, comentarios y notificaciones, lo que permite a los miembros del equipo comunicarse de forma instantánea, incluso si trabajan a distancia.Transparencia
A menudo, se registra el historial de comunicaciones, lo que proporciona un registro claro de las decisiones y las discusiones.Reducción de la cantidad excesiva de correos electrónicos
Reduce la dependencia del correo electrónico para comunicarse de forma interna, lo que evita el desorden en la bandeja de entrada.
Compartir información y datos de forma segura es un desafío moderno en el mundo actual, donde los dispositivos e Internet nos facilitan la vida, pero también implican peligros. El software de gestión del trabajo facilita el intercambio continuo de archivos, ya que incluye las siguientes características:
Almacenamiento centralizado
Ofrece un repositorio centralizado de documentos y archivos, lo que facilita que los miembros del equipo accedan a ellos y los usen para colaborar.Control de versiones
Muchos sistemas proporcionan el control de versiones para realizar un seguimiento de los cambios y mantener la integridad de los documentos.Seguridad
A menudo, incluye medidas de seguridad para proteger archivos confidenciales y controlar el acceso.
El seguimiento del tiempo es fundamental para la eficacia y la gestión de costos. En este sentido, el software de gestión del trabajo puede mejorar las capacidades y los beneficios del seguimiento del tiempo de las siguientes maneras:
Facturación precisa
Permite a las empresas emitir facturas precisas a los clientes en función del tiempo dedicado a tareas o proyectos.Asignación de recursos
Los gerentes pueden evaluar cómo se asigna el tiempo a diferentes tareas y proyectos, lo que permite optimizar la asignación de recursos.Análisis de rendimiento
Los datos de seguimiento del tiempo permiten evaluar la productividad individual y del equipo, identificar áreas de mejora y tomar decisiones basadas en los datos.
En última instancia, el software de gestión del trabajo desempeña un rol fundamental en la optimización de la gestión de tareas, la mejora de la comunicación, el envío de archivos y el aumento del seguimiento del tiempo. En conjunto, estos beneficios contribuyen a lograr una mayor productividad, una mejor colaboración y una eficiencia operativa general para empresas de todos los tamaños y sectores.
La gestión del trabajo es un término amplio que se usa en muchas promesas pequeñas pero que generan impacto, y puede tener significados diferentes para diversas organizaciones. Independientemente de cómo una organización vea la gestión del trabajo, las empresas deben tener un enfoque estratégico que traduzca su visión en resultados tangibles. Aquí entra en juego el sistema Strategic Portfolio Management (SPM) de ServiceNow. SPM permite a los líderes reducir la brecha entre la estrategia y los resultados, ya que garantiza que el trabajo realizado se alinee con los objetivos generales de la organización.
Con SPM, las organizaciones obtienen la capacidad de priorizar, financiar y ejecutar lo que realmente importa, al mismo tiempo que elaboran un plan claro para orientar las inversiones y comunicar los planes de manera efectiva. Este enfoque consolidado y centralizado para gestionar la demanda empresarial es el pilar fundamental de una gestión del trabajo eficaz. Obtén más información sobre la plataforma SPM de ServiceNow para perfeccionar tu estrategia de gestión del trabajo hoy mismo.