Desde que las personas comenzaron a viajar desde el punto A al punto B, confiaron en los mapas para ayudarlos a encontrar su camino. Los diagramas de flujo de trabajo (también llamados diagramas de flujo) cumplen una función similar, ya que detallan cada paso de un proceso, incluidas las dependencias, las responsabilidades y las herramientas. Esto permite a los usuarios trazar lógicamente flujos de trabajo eficaces, eliminar pasos y bloqueadores ineficientes, colaborar entre equipos y ver posibles pasos siguientes en cada etapa de un proyecto.

Para ver un ejemplo de una herramienta de diseño de flujos de trabajo que usa diagramas de flujos de trabajo, consulta Flow Designer de ServiceNow. Flow Designer permite que tanto los desarrolladores profesionales como los analistas empresariales con código bajo automaticen e integren cualquier proceso de negocio como un flujo de trabajo digital utilizando un lenguaje natural.

Los diagramas de actividad profundizan este concepto: un diagrama de actividad es un diagrama de comportamiento de lenguaje unificado de modelado (UML) que representa el flujo de trabajo de las actividades dentro de un sistema, mediante notaciones, símbolos y reglas formalmente especificadas. Un diagrama de actividad en UML se utiliza generalmente en el modelado de sistemas de software; se consideran diagramas de comportamiento porque describen lo que debe suceder en los sistemas; son modeladores.

Al igual que con los diagramas de flujo y otros, los diagramas de actividad son una forma de representar visualmente el comportamiento dinámico dentro de un sistema. Los diagramas de actividad muestran el flujo de programas en un alto nivel, lo que permite a los usuarios comprender con mayor claridad las condiciones y restricciones asociadas con operaciones específicas y ver el flujo de mensajes entre actividades.

La creación de un diagrama de actividad en UML permite a los usuarios modelar y trazar el comportamiento condicional y paralelo. El flujo de una actividad se puede gestionar mediante varios elementos de control en el diagrama de flujo de UML. En términos de uso, los diagramas de actividad son especialmente adecuados para lo siguiente:

• Modelar casos de uso y los pasos en los que consisten.
• Detallar el protocolo de software como una secuencia aceptable de interacciones entre componentes.
• Modelar algoritmos de software.
• Trazar flujos de trabajo empresariales entre varios usuarios en un sistema.
• Modelar el flujo de ejecución entre entidades del sistema.
• Presentar información detallada sobre funciones o algoritmos en el sistema.
• Crear una comprensión de alto nivel de las funcionalidades del sistema.

Al igual que con cualquier tipo de diagrama de procesos de negocio, el principal beneficio de usar un diagrama de actividad es mejorar la visibilidad y claridad de los procesos. Los usuarios pueden asimilar y comprender brevemente la relación entre los objetos, incluida la forma en que fluyen juntos. También pueden ver dónde se encuentran las diferentes responsabilidades y dependencias y dónde deben tomarse decisiones importantes. Del mismo modo, la diagramación es útil para la colaboración y la documentación, ya que comunica los procesos de una manera que se puede compartir fácilmente entre equipos y departamentos.

Además de estos beneficios, los diagramas de actividad pueden ayudar a las empresas a lograr lo siguiente:

• Demostrar la lógica de un algoritmo.
• Describir los pasos realizados en un caso de uso de UML.
• Ilustrar los flujos de trabajo entre usuarios y sistemas.
• Simplificar y mejorar los procesos mediante la aclaración de casos de uso potencialmente complejos.
• Modelar elementos de la arquitectura de software, incluida la función, el método y la operación.

Si bien los diagramas de actividad siguen reglas estandarizadas en UML, aún hay un poco de libertad en cuanto a su creación, en particular en términos de qué elementos incluir. Más comúnmente, los diagramas de actividad incluyen los siguientes componentes:

Actividades

Las actividades describen los procesos de negocio e incluyen nodos y bordes de actividad, lo que permite que las tareas fluyan a lo largo de una secuencia.

Acciones

Una acción es una tarea realizada por el software del usuario. Las acciones comienzan cuando se cumplen todas las condiciones de entrada y usan bordes de actividad de entrada y salida para especificar el flujo de control y los datos entre los nodos de actividad.

Bordes de actividad

Un borde de actividad es una conexión directa entre los nodos de actividad, que representa la ruta que un token puede tomar entre dos nodos de actividad. El borde de actividad es responsable de continuar el flujo hacia la siguiente acción una vez que se haya completado la acción anterior.

Flujos de control

Los flujos de control son conectores que visualizan el flujo entre los pasos del diagrama.

Nodos de inicio

El nodo inicial al principio del diagrama, el nodo de inicio, representa el punto inicial de la actividad.

Decisiones

Una decisión es un punto en el diagrama en el que el usuario o el software tiene que tomar una decisión. Cada opción conduce a una nueva rama, por lo que la decisión se compone de una entrada y, al menos, dos salidas.

Fusión

La fusión es lo opuesto a las decisiones, ya que reúne varias ramas o flujos en un solo punto. Una fusión se compone de al menos dos entradas y solo una salida.

Nodos de finalización

El nodo de finalización es el paso final de la actividad; el término del nodo de finalización indica que la actividad también se ha completado.

Comprender los distintos símbolos y notaciones es fundamental para utilizar e interpretar de manera eficaz los diagramas de actividad. Los símbolos funcionan como el lenguaje del diagrama, lo que permite trazar flujos de trabajo, decisiones y procesos complejos de manera clara y consistente. Algunas de las notaciones y símbolos estándar que se encuentran comúnmente en un diagrama de actividad incluyen lo siguiente: el estado inicial o el punto de inicio.
Esto suele estar representado por un círculo lleno y representa el punto de inicio del flujo de actividad. El estado inicial establece las condiciones para las acciones o tareas posteriores que siguen en el diagrama. Para los diagramas de actividad con carriles, el punto de inicio debe colocarse en la primera columna de la esquina superior izquierda.

• Estado de la actividad o la acción
  Los estados de la acción (también llamados “estados de la actividad”) detallan brevemente las tareas y operaciones realizadas a lo largo del flujo del proceso. Estas notaciones a menudo se representan como rectángulos redondeados e incluyen una descripción de la actividad que se va a realizar.
• Flujo de acción
  El flujo de acción se representa mediante flechas que conectan los estados de la acción. Muestran la secuencia o el orden en el que se realizan las actividades, ya que guian el flujo de un estado a otro.
• Flujo de objetos
  Los flujos de objetos son similares a los flujos de acción, pero se utilizan para indicar el flujo de objetos o datos entre actividades. También se pueden representar con flechas, a veces con anotaciones o distinguidas por color o estilo para separarlas de los flujos de acción.
• Decisiones y bifurcaciones
  Las decisiones se denotan con formas de diamante y representan puntos de toma de decisiones dentro del proceso. La bifurcación se produce a partir de estos puntos de decisión, lo que lleva a múltiples rutas posibles en función de las condiciones o las opciones.
• Protectores
  Los protectores son condiciones que deben satisfacerse para que el flujo continúe a lo largo de un camino en particular. Por lo general, se etiquetan junto a la flecha que sale de un símbolo de decisión para mostrar el flujo condicional.
• Sincronización
  Una barra de sincronización (a menudo llamada “desviación” o “unión”) se utiliza para representar el punto en el que convergen (unión) o se bifurcan (desviación) varios flujos. Esto ayuda a modelar actividades paralelas dentro del sistema.
• Evento de tiempo
  Se trata de un símbolo similar a un reloj o una anotación que indica un punto específico en el tiempo o después de una duración determinada en la que debe producirse una actividad. Los eventos de tiempo ayudan a modelar procesos con plazos estrictos.
• Evento de fusión
  Los eventos de fusión se representan con formas de diamante, similares a las decisiones, pero sin condiciones. Estos símbolos indican dónde se unen varios flujos para formar un flujo único y unificado.
• Señales enviadas y recibidas
  Las señales enviadas y recibidas describen cómo los elementos externos pueden modificar una tarea y se representan como íconos en forma de sobre. Las señales enviadas y recibidas se utilizan para indicar cuando un estado no puede cambiar hasta que se reciba un mensaje específico.
• Borde de interrupción
  Un borde de interrupción es una línea ondulada (con forma de rayo) con una punta de flecha que indica una interrupción en el flujo principal. Se usa para modelar excepciones o eventos que pueden interrumpir la secuencia normal de actividades.
• Carriles
  Los carriles son columnas o cuadros paralelos que se usan para separar las actividades en función de quién es responsable de ellas: los departamentos, los sistemas o las personas.
• Estado final o punto final
  El estado final indica el final del flujo de actividad y que el proceso se ha completado. A menudo, esto se representa con un círculo lleno y un círculo hueco alrededor.

Si bien tanto los diagramas de actividad como los diagramas de flujo sirven para visualizar los flujos del proceso y las rutas de toma de decisiones, tienen diferentes características, anotaciones y casos de uso que los distinguen. Comprender las diferencias puede ayudar a las organizaciones a decidir qué herramienta es más adecuada para sus necesidades específicas.

Complejidad y detalles

• Diagramas de actividad: por lo general, son más complejos y proporcionan un mayor nivel de detalle, incluido el comportamiento condicional y paralelo, los puntos de sincronización y más. Forman parte del lenguaje unificado de modelado (UML) y, por lo tanto, siguen un conjunto estandarizado de notaciones y símbolos.
• Diagramas de flujo: suelen ser más simples y menos detallados, y se utilizan para procesos directos y árboles de toma de decisiones. No tienen un conjunto estandarizado de anotaciones, aunque hay símbolos comúnmente utilizados.

Anotaciones y símbolos

• Diagramas de actividad: usan un conjunto específico de anotaciones de UML, incluidos los estados de la acción, los bordes de actividad, los flujos de control y más, lo que permite una representación uniforme y formalizada de los procesos.
• Diagramas de flujo: tienen un conjunto más relajado de símbolos como óvalos para el inicio o el fin, rectángulos para los procesos y diamantes para los puntos de decisión.

Contexto de uso

• Diagramas de actividad: se utilizan principalmente en ingeniería de software para representar los aspectos dinámicos de los sistemas de software, pero también son útiles en otros campos para modelar procesos complejos.
• Diagramas de flujo: tienen una gama más amplia de aplicaciones, desde procesos de negocio hasta ingeniería de sistemas, y se pueden usar en casi cualquier disciplina.

Flexibilidad

• Diagramas de actividad: más rígidos debido a sus anotaciones formales, pero esto puede ser una ventaja en la modelación de sistemas complejos y multifacéticos.
• Diagramas de flujo: más flexibles y fáciles de crear, adecuados para procesos directos que no requieren anotaciones especializadas.

Flujo de objetos y datos

• Diagramas de actividad: pueden modelar no solo el flujo de actividades, sino también el flujo de objetos o datos entre actividades, lo que proporciona un panorama más completo del sistema. Se pueden utilizar tanto para obtener descripciones generales de alto nivel como para actividades detalladas de bajo nivel de un sistema.
• Diagramas de flujo: ce centran principalmente en el flujo de actividades o tareas y, por lo general, no incorporan el flujo de objetos o datos entre tareas. Por lo general, proporcionan una vista de alto nivel de un proceso y pueden no ser adecuados para un modelado extremadamente detallado.

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Con la automatización de procesos, las empresas tienen una solución fácil de usar para crear diagramas rápidos, precisos y rentables. Más específicamente, las empresas que utilizan la automatización de procesos de ServiceNow tienden a disfrutar de las siguientes ventajas:

Procesos optimizados

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Mejor monitoreo del rendimiento

Los procesos no son los únicos aspectos que Process Optimization puede mejorar; los empleados, agentes y otras personas que participan en procesos relevantes tendrán una visión más detallada de su propio rendimiento. Process Optimization permite ver y comparar la eficacia en una empresa, de modo que los líderes y los empleados puedan tomar medidas para mejorar los resultados de los grupos de trabajo y las tareas.

Mejora de la productividad

Al optimizar los procesos de negocio, Process Optimization de ServiceNow permite a las empresas quitar elementos innecesarios y brindar a los empleados y las máquinas una secuencia de pasos sencilla y fácil de seguir para completar la actividad. Esto libera recursos y brinda a las empresas la oportunidad de aplicar esos recursos a otros proyectos y tareas, lo que mejora la productividad en general.

Mayor eficiencia

Junto con el aumento de la productividad, la capacidad de eliminar variantes innecesarias de los procesos de negocio centrales también ayuda a reducir los costos de inversión. Las organizaciones pueden hacer más con menos para aumentar la eficiencia de los procesos de negocio.

Resultados más rápidos

Los procesos optimizados significan soluciones más rápidas. Además, al integrarse en Continual Improvement Management y otras aplicaciones de ServiceNow, las organizaciones pueden mejorar sus flujos de trabajo más rápido que nunca.