Aposentadoria sem riscos
A Pension Insurance Corporation (PIC) tem um único objetivo: pagar as pensões dos seus atuais e futuros segurados.
A PIC administra cerca de 400.000 pensões de segurados no Reino Unido. Investir continuamente em seu pessoal ajudou a PIC a atingir uma notável taxa de satisfação do cliente de 99,3%. Os segurados PIC são sua prioridade.
Desde 2017, a PIC trabalha com a ServiceNow como parceiro estratégico. Com as soluções de fluxo de trabalho e da ServiceNow AI Platform, suas equipes podem se concentrar em garantir que as famílias em todo o Reino Unido desfrutem de uma aposentadoria confortável e segura.
Uma oportunidade única no coração pulsante de Londres
Aproximadamente 99% dos funcionários da PIC usam a ServiceNow todos os dias, seja para autoatendimento de uma necessidade de TI ou para acessar qualquer uma das muitas aplicações da ServiceNow adotadas em toda a empresa, inclusive várias aplicações personalizadas. A ServiceNow permite que as diversas equipes da PIC trabalhem de forma rápida e eficiente e colaborem perfeitamente com os colegas.
Em 2022, a PIC ampliou seu uso da ServiceNow com a adição da Prestação de serviços no local de trabalho (WSD). O objetivo era criar uma experiência moderna e conectada para funcionários e visitantes a fim de simplificar e maximizar o valor de seu local de trabalho e gerar economias de custo e eficiências.
Logo após a implantação da WSD, a empresa decidiu mudar para um novo escritório na Cidade de Londres a fim de melhorar a experiência do funcionário e fornecer uma plataforma de lançamento para a próxima fase da escalada da PIC.
Construído para abrigar escritórios, o prédio da 22 Ropemaker Street tem sua própria entrada, recepção e vistas de 3600 de Londres. O local ofereceu um ambiente de trabalho novo e exclusivo, atendendo a todas as necessidades da empresa de acordo com seu propósito. É crucial que também fosse a plataforma ideal para aproveitar ao máximo tudo o que a WSD tem a oferecer.
"Esta foi uma grande oportunidade para redefinir totalmente o que um local de trabalho deveria ser, não apenas a sua tecnologia, mas também adotar todos os aspectos da experiência", explica Philip Conroy, chefe de operações de TI da PIC.
"A WSD se alinha perfeitamente às nossas estratégias da ServiceNow e de TI. O recurso já satisfez 80% dos nossos requisitos e nós confiamos na ServiceNow como uma plataforma empresarial que está em constante desenvolvimento. Temos um alinhamento estratégico importante com a ServiceNow e, trabalhando com as equipes de projeto e internas da ServiceNow, as equipes Impact e Expert Services fizeram um trabalho incrível nos ajudando a chegar aonde queríamos estar."
Criar uma experiência exclusiva para funcionários e visitantes
A decisão da PIC de usar a WSD estava enraizada em sua herança da ServiceNow e na longa experiência de aproveitar os benefícios de uma plataforma de IA única e unificada para a transformação digital e uma experiência de usuário consistente, mas infinitamente flexível.
"Era preciso que o produto fosse inovador, mas fácil de usar, permitindo que mantivéssemos um toque PIC para deixá-lo com a nossa cara", explica Paul Lockwood, gerente sênior de operações de TI da PIC. "Com a WSD, poderíamos oferecer um ponto único de contato, uma maneira singular de interagir com o edifício e com a capacidade de tomar decisões automatizadas orientadas por dados."
A PIC decidiu fazer uma nova implementação da WSD que refletiu a composição do novo edifício e a evolução de seu uso. Por exemplo, o endereço 22 Ropemaker Street tem 66 salas de reuniões de vários tamanhos, em comparação com apenas 14 no antigo escritório da PIC, além de um espaço para eventos e restaurante.
Com a experiência de usuário única da WSD que a empresa tinha em mente, ela lançou um portal da ServiceNow na Central do funcionário com a marca "PIC Now", disponível para desktop e tablet, além do aplicativo para celular da ServiceNow recém-criado com a marca PIC.
À medida que as camadas da solução se moldavam, a capacidade da WSD de se integrar a vários sistemas proprietários de ponta, selecionados para atender a requisitos específicos, foi um fator fundamental.
Embora o Outlook tenha permanecido como o sistema de referência para todas as reservas de quartos, tudo foi integrado à WSD, inclusive o gerenciamento de visitantes e os requisitos de alimentação. Painéis de reserva de sala da marca Poly e equipamentos AV foram escolhidos para todas as salas de reunião. Eles foram perfeitamente conectados à WSD com funcionalidade de gestão e usam um sistema de semáforo para mostrar a disponibilidade de salas. A sinalização digital também foi adotada porque permite uma comunicação interativa e é facilmente integrada com a WSD.
Da mesma forma, a tecnologia de sensores que monitora os espaços, os movimentos das pessoas e o ambiente contribuíram para a experiência ideal do usuário graças à capacidade dos fornecedores XY Sense e Kaiterra de compartilhar instantaneamente dados com a WSD.
Por exemplo, sensores que detectam uma sala de reuniões vazia, embora reservada, liberariam automaticamente o espaço de volta ao status disponível. Um serviço de reserva de mesa da WSD chamado de "PIC-a-Desk" ajudou a empresa a realizar seu objetivo de oferecer um ambiente de trabalho flexível, com sensores para garantir um status preciso e em tempo real do uso e da disponibilidade das mesas. Mais de 28.000 mesas foram reservadas desde a mudança para a Ropemaker Street.
Camada de dados integrada impulsiona a melhoria contínua
A camada de gestão de dados de edifícios, a KODE Labs, também foi adicionada, com uma API integrando enormes volumes de dados de edifícios em tempo real e sensores entre o sistema de gestão de edifícios da PIC e a WSD. O SwiftConnect completa essa cadeia de suprimentos estendida, pois oferece acesso seguro ao prédio e aos andares por meio de credenciais digitais apresentadas em smartphones iPhone e Android.
Para alcançar o objetivo da WSD de ponto de contato único, os mesmos passes digitais foram usados para acessar armários de funcionários e impressoras multifuncionais. O último permite uma análise detalhada de uso para informar práticas de trabalho que se alinham aos padrões de segurança e sustentabilidade da PIC.
A filosofia de experiência dos funcionários da PIC também se estende aos visitantes que participam de reuniões em sua nova sede. A funcionalidade de gestão de visitantes da WSD permite que toda a visita dos convidados seja cuidadosamente coreografada, começando com uma recepção profissional e personalizada da simpática equipe de recepção da PIC.
Da complexidade à simplicidade
"Mudamos para a nossa nova sede maravilhosa em dezembro de 2024, e foi um sucesso incrível", diz Paul.
"Funcionários da PIC usam a WSD todos os dias, principalmente para reservar salas e mesas. As reservas de mesa aumentaram 550% por semana em toda a empresa, e percebemos um aumento de 240% na resolução de casos no local de trabalho. No geral, nosso edifício inteligente transformou a experiência do usuário da complexidade para a simplicidade, com a WSD como peça essencial.
“A melhoria contínua é um dos nossos pilares fundamentais e já estamos intermediando conversas empolgantes entre nossos parceiros da ServiceNow e nossa cadeia de suprimentos para desenvolver recursos e funcionalidades adicionais. Foi um prazer trabalhar em parceria com a equipe de produtos WSD para desenvolver melhorias e ideias. A ServiceNow demonstrou ser merecedora da confiança que tínhamos nela."