Panel de operaciones de servicios de campo

¿Qué es la Gestión de contratistas?

La gestión de contratistas es un sistema de controles que garantiza que el trabajo contratado y los servicios contratados respalden los objetivos de la empresa, se alineen con las programaciones planificadas y se adhieran a los objetivos de seguridad.

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Lo que debes saber sobre la gestión de contratistas

Muchas industrias dependen de los servicios contratados para hacer todo. Los contratistas pueden brindar trabajo adicional cuando sea necesario. Los servicios contratados también permiten a las empresas contratar de forma temporal para un proyecto en particular a personas que tengan habilidades y experiencia muy necesarias. Muchas organizaciones utilizan contratistas de diversas maneras. El desafío está en la gestión de contratistas y sus servicios.  

Ahí es donde entra en juego la gestión de contratistas. Este es el sistema que ayuda a las empresas a gestionar sus contratistas y servicios contratados. Aborda la selección, adquisición, uso y monitoreo de los servicios contratados. La gestión de contratistas no se ocupa de la adquisición de bienes o suministros.

El trabajo contratado debe estar vinculado mediante un contrato predefinido y cumplir con las regulaciones de cada país involucrado. Para crear este contrato, se siguen cinco pasos generales.
Pasos en el proceso de gestión de contratistas

Planificación

El primer paso es establecer los requisitos y los objetivos de un contrato. El contrato debe definir los conceptos básicos de todas las intervenciones necesarias y el monitoreo de los contratistas en el lugar. Antes de contratar a un contratista, el empleador debe definir el contrato detallando las tareas y el marco de trabajo. Estos son algunos elementos que pueden incluirse en el contrato:

  • La ubicación del lugar de trabajo
  • El objetivo de los servicios contratados
  • Información sobre la capacidad de los contratistas
  • Los procedimientos y procesos
  • Las responsabilidades principales
  • El equipo necesario
  • Definiciones de tarifas y costos
  • Las habilidades y calificaciones requeridas
  • Los permisos de trabajo
  • Especificación de los acuerdos de nivel de servicio (SLA)
  • Cumplimiento de los requisitos de salud y seguridad durante toda la intervención
  • Proporcionar, en caso de ser necesario, los equipos de protección personal (EPP) adecuados
  • Las fechas de entrega

En otras palabras, todos los requisitos y expectativas deben mencionarse de forma explícita y quedar claros en el contrato. Sirve como base para tu enfoque de prevención con los contratistas. La planificación anticipada puede hacer que la gestión de contratistas sea más sencilla y eficaz.

Abastecimiento y selección

El siguiente paso es elegir a los contratistas adecuados para un proyecto o la organización. El abastecimiento y la selección requieren equilibrar los conjuntos de habilidades que se buscan con el presupuesto para el trabajo del contratista. Considera la posibilidad de utilizar una matriz de evaluación para sopesar todos los costos con las habilidades necesarias para el trabajo. El objetivo es elegir al mejor contratista para el trabajo.

Incorporación y cumplimiento

Una vez que se selecciona un contratista, es hora de la incorporación. La incorporación implica firmar contratos y establecer responsabilidades, cadenas de comunicación y pagos. También es importante en esta etapa garantizar que todo cumpla con las regulaciones de la empresa, de la industria y el trabajo para el cual se contrata.

Monitoreo del rendimiento

Es importante supervisar y monitorear el trabajo de los contratistas en el sitio para garantizar que se cumplan los requisitos del contrato y que los proyectos progresen de forma adecuada. Durante esta etapa, es importante priorizar la comunicación continua entre la empresa, los empleados que trabajan con el contratista y el personal del contratista.

Cierre del contrato

Al final del contrato, la empresa puede evaluar el trabajo del contratista y cerrar el contrato de manera oficial. 
Los analistas revisan el informe de Forrester Wave

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El software de gestión de contratistas es una herramienta digital que ayuda a las organizaciones a gestionar y organizar el trabajo que se subcontrata a los trabajadores contratados. El software avanzado puede gestionar una fuerza laboral combinada que incluye tanto a empleados como a contratistas externos. El software de gestión de contratistas es una herramienta clave que muchas organizaciones utilizan para gestionar mejor los servicios contratados en el mundo moderno.

Hay varias características clave que debes buscar en el software de gestión de contratistas. Estas son algunas de las características cruciales que deben incluirse para una gestión óptima:

  • Base de datos de contratistas
    Esta base de datos rastrea qué contratistas se han utilizado antes y toda la información del contrato asociada con ellos. Una base de datos central es importante para la gestión de contratistas.
  • Análisis e informes
    Los servicios de contratistas proporcionarán a las empresas una gran cantidad de datos e información, pero solo tiene valor si la empresa puede recopilar conocimientos de allí. Los análisis y los informes pueden visualizar los datos para ayudar a las organizaciones a aprender de la experiencia y beneficiarse de la contratación.
  • Comunicación y colaboración
    Tener características que permiten la comunicación y la colaboración puede servir para mantener las líneas de comunicación abiertas durante el proceso.
  • Gestión de documentos
    Un lugar centralizado para los documentos es importante, ya que permite a las empresas rastrear los documentos y encontrar contratos anteriores con facilidad.
  • Monitoreo del rendimiento y KPI
    El monitoreo del rendimiento es una parte importante del proceso de gestión de contratos, y un software con esta característica puede facilitar todo el proceso.
  • Gestión de la incorporación y el cumplimiento
    Las empresas ahorran tiempo valioso cuando el software ayuda con el proceso de incorporación y la gestión del cumplimiento.

Hay varios beneficios clave de la gestión de contratistas que las organizaciones pueden aprovechar. Estos son algunos de estos beneficios:

  • Permite ahorrar costos
    A veces, los contratistas pueden proporcionar trabajo y recursos a un costo más bajo que si se hace a nivel interno.
  • Mejora la productividad
    Los servicios contratados pueden proporcionar un gran trabajo y mejorar la productividad. Entonces, la gestión mejora la productividad de los contratistas.
  • Mitiga el riesgo
    Hay un nivel de riesgo con la contratación de contratistas, pero la gestión de contratistas puede mitigar eso.
  • Garantiza que los contratistas trabajen en cumplimiento de las políticas y los procedimientos
    El cumplimiento es primordial y la gestión de contratistas ayuda a las empresas a garantizar que se logre todo el cumplimiento.
  • Mejora el control de calidad
    El monitoreo del progreso y el rendimiento puede ayudar a garantizar el nivel adecuado de calidad.
  • Mejora la eficiencia organizacional
    La gestión, en especial la gestión con software avanzado, puede ayudar a mejorar la eficiencia, sobre todo a nivel organizacional.
  • Ayuda a desarrollar relaciones rentables
    La gestión de contratistas puede ayudar a que el proceso avance sin problemas, lo que ayuda a las empresas a desarrollar relaciones rentables en las que puedan confiar de nuevo en el futuro.

Estas son algunas de las prácticas recomendadas para la gestión de contratos.

Optimizar la red de proveedores

Una de las prácticas recomendadas es optimizar la red de proveedores. Las herramientas de análisis pueden ayudar a los equipos a acceder a datos y conocimientos fundamentales para determinar con más facilidad cuáles son los proveedores de mejor rendimiento. Esto permite a sus empresas optimizar el directorio de proveedores de servicios. Básicamente, utilizar datos para determinar qué contratistas se desempeñan mejor puede ayudar a las empresas a elegir a los mejores contratistas en el futuro.

Implementar la automatización

La automatización es hacia donde se dirigen la mayoría de las industrias. La automatización del envío de órdenes de trabajo a través de plataformas centralizadas de automatización de servicios móviles y web puede generar ventajas significativas sobre los métodos heredados. Aumenta los tiempos de respuesta a un problema de parte de los proveedores de servicios. En última instancia, también reducirá el tiempo necesario para la resolución de las órdenes de trabajo. La automatización ahorra tiempo y recursos.

Implementar controles de costos

Las organizaciones pueden implementar controles de costos estableciendo límites para el trabajo recurrente o rutinario, así como para los nuevos contratistas potenciales. Las empresas de alto rendimiento también pueden personalizar sus datos para mostrar análisis específicos de costos y desempeño de contratistas anteriores, lo que les permite identificar con facilidad al mejor proveedor de servicios en cada operación.

Garantizar el cumplimiento de los contratistas

Las herramientas de automatización de servicios pueden proporcionar a las organizaciones la capacidad de gestionar el cumplimiento mediante un único panel de operaciones (que se puede actualizar en puntos posteriores) que presenta a la organización una vista completa de la posición de cada proveedor en términos de cumplimiento. Con esta capacidad de monitoreo, las empresas no estarán desprevenidas.

Iniciar revisiones de desempeño basadas en datos

La gestión de contratistas puede proporcionar datos a las empresas. Las empresas pueden usar esos datos para iniciar revisiones de desempeño basadas en datos. Las organizaciones de hoy en día pueden confiar en paneles de operaciones cuantitativos, tarjetas de resultados y análisis como base de la gestión del rendimiento recurrente y basada en datos para hacer cumplir la responsabilidad y mantener la transparencia.

Establecer KPI

Definir los KPI y realizar un seguimiento de estos con la herramienta adecuada puede ayudar a las empresas a tomar las medidas necesarias para garantizar la eficacia de su sistema de gestión de contratistas. Los KPI pueden incluir el inicio del contrato, los tiempos del ciclo de creación y el cumplimiento de los procesos.

Crear un repositorio de contratos

Normalmente, una vez que se firman los contratos, se guardan en un sistema de algún tipo, que suele comprender una pila de tecnología empresarial. Esto puede hacer que los contratos sean difíciles de gestionar o interrogar para obtener conocimientos. También puede aumentar los costos y correr el riesgo de infracciones de terceros. Por lo tanto, las empresas que crean un repositorio de contratos en la nube desarrollan una base de datos en la que se puede acceder a los contratos en cualquier momento y en cualquier lugar a costos y riesgos más bajos.

Estandarizar el proceso de creación de contratos

En general, las unidades empresariales crean los contratos en aislamiento sin ningún conocimiento sobre las relaciones contractuales existentes o los factores de riesgo. Esto podría generar complicaciones más adelante. En cambio, puede ser útil crear un proceso estándar para la creación de contratos. Esto puede incluir una biblioteca de plantillas o cláusulas estándar para incluir. Los contratos estandarizados también pueden ahorrar tiempo a las organizaciones en la creación de contratos.

La gestión de contratistas es algo que seguirá evolucionando a medida que cambien las prácticas y la tecnología. Estas son algunas de las tendencias que están comenzando en la gestión de contratistas que probablemente solo seguirán siendo cada vez más populares.

Prevalencia del empleo basado en proyectos

El empleo basado en proyectos es un tipo de arreglo laboral en el que se contrata a una persona para que trabaje en un proyecto o conjunto de proyectos específicos durante un período determinado. No se los contrata de forma permanente. A menudo, es útil cuando hay un aumento temporal en la cantidad de trabajo. Este tipo de empleo también ofrece flexibilidad a la organización porque la fuerza laboral solo aumenta cuando es necesario y no pierde dinero en general por contratar empleados permanentes.

Mayor atención a los datos y análisis de contratos

Los datos son potentes. Permiten a las empresas conocer lo que funciona y lo que no. Para poder obtener estos conocimientos, muchas empresas están cambiando a un mayor enfoque en la recopilación de datos de contratos y su análisis. Esta tendencia ayuda a las empresas a conseguir más información sobre la manera en la que la gestión de contratistas está funcionando para ellas.

Aparición de la IA

La inteligencia artificial se está convirtiendo en parte de casi todas las industrias y eso incluye la contratación. La IA se puede incorporar en el software de gestión de contratistas para ayudar a automatizar determinados procesos. Por ejemplo, la IA puede utilizarse para automatizar el proceso de análisis de los datos de desempeño anterior de los contratistas, las certificaciones y los registros de cumplimiento.

Más importancia en los procesos de calificación y aprobación previa

En los próximos años, lo más probable es que se haga hincapié en la calificación previa o en la evaluación de la experiencia, las calificaciones y las competencias de un contratista antes de adjudicar un contrato. La calificación y la aprobación previa pueden ayudar a las organizaciones a encontrar contratistas que hagan los proyectos a tiempo y dentro del presupuesto.

Gestión colaborativa de contratos

La gestión colaborativa de contratos (CCM) es el proceso de gestión de contratos con todos los interesados necesarios. Con la CCM, los departamentos legal, de adquisiciones, de finanzas y otros pueden ayudar a crear y gestionar contratos. Muchas empresas están adoptando este proceso de gestión de contratos.

Contratos inteligentes basados en cadena de bloques

La cadena de bloques puede ayudar con la creación de contratos inteligentes. Los contratos inteligentes se pueden programar para que se ejecuten de forma automática cuando se cumplan determinadas condiciones. Esto reduce la necesidad de intervención humana y optimiza el proceso de gestión de contratos, por lo que se está volviendo cada vez más popular dentro de la gestión de contratos.
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Al ofrecer una variedad de competencias avanzadas y soluciones de automatización inteligentes, FSM facilita la gestión incluso del complejo grupo de contratistas. La herramienta integrada “Gestión de contratistas de servicios de campo” permite a las organizaciones hacer un seguimiento y gestionar de manera eficiente las asignaciones de trabajo de terceros, lo que garantiza una colaboración perfecta entre los equipos internos y los contratistas externos, al tiempo que optimiza la asignación de tareas y recursos. Además, FSM consolida información vital sobre las actividades de los contratistas, lo que proporciona visibilidad en tiempo real del trabajo y permite a las empresas monitorear y acceder al desempeño.

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