Strategic Portfolio Management describe los procesos y las herramientas que las empresas pueden utilizar para alinear los recursos disponibles a fin de cumplir con los objetivos estratégicos.
El tiempo, los recursos, el personal, las herramientas, el presupuesto, etc., son limitados. Por lo tanto, los responsables de la toma de decisiones a menudo deben seleccionar qué proyectos, productos, programas o iniciativas (“inversiones”) perseguir y cuáles abandonar. Por lo general, estas decisiones se basan en varios factores, de los cuales, quizá el más importante sea la forma en que estas inversiones se alinean con los objetivos estratégicos de la organización. Si la iniciativa en cuestión no respalda el resultado empresarial deseado, puede ser un candidato adecuado para que se descarte. Por otro lado, se deben priorizar las iniciativas que se alinean con los objetivos estratégicos.
Strategic Portfolio Management (SPM) abarca una gama de capacidades empresariales, procesos y soporte tecnológico destinado a permitir que las organizaciones desarrollen continuamente carteras de soluciones y opciones estratégicas. Si se usan correctamente, estas opciones son capaces de mejorar la forma en que la organización asigna sus recursos finitos a las estrategias empresariales de toda la empresa.
Para lograr una gestión estratégica de la cartera exitosa, se deben implementar tres atributos clave: alineación de cartera, toma de decisiones orientada al valor y adaptabilidad continua de la cartera. Las organizaciones que sobresalen en estos tres atributos tienen el doble de probabilidades que sus competidores de ver resultados empresariales superiores de sus inversiones digitales y relacionadas con la tecnología.
El enfoque de gestión estratégica de la cartera impulsa una mayor agilidad empresarial mediante la integración eficaz de los siguientes elementos:
- Gestión de proyectos adaptativa
- Gestión de ejecución de estrategias
- Arquitectura comercial y empresarial
Todo lo que una organización hace puede formar parte de la cartera estratégica. Esto incluye las iniciativas de cambio destinadas a mejorar la manera en la que la empresa interactúa con los clientes, promociona productos o servicios, y mejora la productividad de los empleados, entre otras actividades.
En conjunto, esos componentes de la cartera estratégica son la base de las decisiones empresariales importantes sobre qué acciones se deben llevar a cabo para que la empresa obtenga resultados positivos y alcance sus objetivos.
Aunque los dos términos pueden parecer casi idénticos y, a veces, se usan indistintamente, la gestión estratégica de la cartera (SPM) no es lo mismo que la gestión de proyectos adaptativa (APM). Si bien la SPM incluye los procesos y herramientas para compilar y mantener las inversiones adecuadas, la APM retoma donde termina la SPM, ya que define cómo las organizaciones realizan esas inversiones dentro de la cartera. Tanto la SPM como la APM son necesarias para las organizaciones que desean optimizar su capacidad de competir.
Aunque la SPM tiene un impacto en cada rol dentro de una organización, la responsabilidad de la gestión estratégica de la cartera recae principalmente en el equipo directivo senior. Aplicada apropiadamente, la SMP ayuda a los gerentes a alinear mejor sus estrategias y operaciones.
La gestión estratégica de la cartera difiere de las soluciones tradicionales de gestión de proyectos y programas, ya que no se centra principalmente en cómo se gestionan los proyectos, programas, productos o iniciativas en sí. En cambio, la principal preocupación de la gestión estratégica de la cartera es alinear la estrategia empresarial con el trabajo. Esto permite a los responsables de la toma de decisiones planificar, ofrecer valor y llevar un seguimiento de los resultados de diferentes metodologías y estructuras. En otras palabras, la función de la gestión estratégica de la cartera es asegurarse de que se completen las actividades adecuadas para garantizar que los objetivos empresariales se alineen con la organización.
Dicho esto, las empresas pueden beneficiarse en gran medica con una gestión de cartera estratégica eficaz. A continuación, se indican algunos beneficios:
Una de las ventajas clave de la gestión estratégica de la cartera es su capacidad para acelerar el tiempo que tardan los productos, servicios o proyectos en llegar al mercado. Al gestionar y priorizar activamente los proyectos dentro de la cartera, las organizaciones pueden optimizar la asignación de recursos, mejorar los procesos y eliminar posibles cuellos de botella. Esto se traduce en una mayor eficiencia a medida que los proyectos se alinean con los objetivos estratégicos, lo que garantiza que los esfuerzos se centren en entregar las iniciativas más valiosas más rápido. Con una comprensión clara de las dependencias del proyecto y la disponibilidad de recursos, los responsables de la toma de decisiones pueden ayudar a acelerar la entrega de proyectos, lo que permite a la empresa aprovechar las oportunidades de mercado rápidamente y obtener una ventaja competitiva.
Las organizaciones de hoy deben estar preparadas para enfrentar interrupciones inesperadas, como avances tecnológicos, cambios en el mercado o eventos imprevistos. La gestión estratégica de la cartera equipa a las empresas con la agilidad y flexibilidad necesarias para responder con eficacia a los eventos emergentes. Al evaluar continuamente la cartera y revisar con regularidad las prioridades del proyecto, las organizaciones pueden reasignar recursos de manera proactiva, ajustar el alcance del proyecto o incluso introducir nuevas iniciativas para mitigar el impacto de las interrupciones. La capacidad de responder rápido a las interrupciones minimiza las posibles consecuencias negativas y posiciona a la organización para un crecimiento y resiliencia continuos.
Lograr una integración efectiva entre los objetivos estratégicos y la ejecución del proyecto es un desafío común para muchas organizaciones. La gestión estratégica de la cartera aborda este problema mediante un enfoque estructurado y sistemático para garantizar que los proyectos estén alineados con la estrategia empresarial general. La SPM facilita la traducción de objetivos estratégicos en proyectos tangibles, definiendo objetivos claros, hitos y métricas de éxito. Al monitorear activamente el rendimiento del proyecto y evaluar su alineación con los objetivos estratégicos, las organizaciones pueden tomar decisiones fundamentadas sobre la continuación, la repriorización o la terminación del proyecto. Esta alineación fomenta un enfoque más cohesivo y centrado en la ejecución de proyectos, lo que reduce el riesgo de perseguir iniciativas que no contribuyen a los objetivos estratégicos de la organización.
Las herramientas que respaldan la gestión estratégica de la cartera ayudan a simplificar los procesos de validación de proyectos. Las empresas pueden identificar fácilmente las inversiones rentables, a la vez que evitan malgastar recursos en aquellas iniciativas que tienen menos probabilidades de alcanzar el éxito o que no están alineadas con los objetivos de la organización. Esto ayuda a mejorar la eficiencia de la empresa a través de la identificación y el descarte de las inversiones poco convenientes, así como la optimización de la manera en que las organizaciones abordan estas inversiones desde el principio. Así, la organización puede centrarse en las tareas adecuadas para lograr los resultados deseados.
Priorizar las inversiones en función de su potencial de alineación con los objetivos estratégicos no es un concepto nuevo: la gestión de la cartera de programas, la gestión financiera ágil, la gestión de estrategias, el análisis integrado de la cartera de TI y otras disciplinas intervienen en la consecución de los resultados estratégicos. La SPM se diferencia de los enfoques más tradicionales por su capacidad para reunir estas disciplinas. En lugar de que un equipo diferente realice cada tarea, la gestión estratégica de la cartera conecta las disciplinas relacionadas de tal manera que cualquier cambio sea visible instantáneamente y se pueda considerar de inmediato en las distintas actividades relacionadas.
En el mundo empresarial moderno se producen cambios impredecibles y continuos a medida que las nuevas tecnologías y normativas ejercen una presión aún mayor sobre las organizaciones para que cumplan (y lo hagan más rápido). La necesidad de flexibilidad organizativa, competitividad, innovación y velocidad se convierten en factores impulsores que frustran la disrupción. A fin de estar al día a medida que ocurren los cambios, las empresas necesitan la agilidad necesaria para modificar sus estrategias de inmediato. La gestión estratégica de la cartera permite a las organizaciones definir rápidamente la estrategia, fijar objetivos y resultados clave (OKR), alinear planes, elaborar presupuestos y asignar recursos para adaptarse a las nuevas estrategias a medida que se produce el cambio.
Una ventaja importante de la gestión estratégica de la cartera es su capacidad para acelerar los procesos de negocio. Esto va más allá de simplemente impulsar proyectos más rápido al mercado; la SPM reduce el tiempo necesario para impulsar ideas a través del embudo de innovación, lo que hace posible completar y lanzar nuevas iniciativas digitales incluso dentro de los plazos más estrictos.
Por último, lo más importante es que la gestión estratégica de la cartera proporciona a los equipos una visión total de los recursos disponibles, lo que mantiene el enfoque en la estrategia a largo plazo y los objetivos vitales, incluso cuando se enfrentan a situaciones nuevas. La SPM ayuda a garantizar que las empresas puedan operar sin distracciones, alineando cada proceso y equipo de tal manera que respalden los objetivos generales.
Las organizaciones invierten fuertemente en iniciativas digitales para mejorar las experiencias de los clientes, impulsar la innovación y mejorar la eficiencia operativa. Sin embargo, muchas empresas tienen dificultades para obtener el valor previsto de estas inversiones. La gestión estratégica de la cartera proporciona un marco de trabajo para evaluar y priorizar las iniciativas digitales en función de su alineación con la estrategia empresarial, la generación de valor potencial y los requisitos de recursos. Al centrarse en iniciativas que ofrecen los mayores retornos y gestionar eficazmente su ejecución, las organizaciones pueden maximizar el valor que deriva de sus inversiones digitales y así lograr los resultados empresariales deseados.
Es probable que diferentes organizaciones de distintas industrias adopten enfoques únicos para el proceso de creación e implementación de una cartera estratégica. Dicho esto, hay cuatro etapas básicas de este proceso que la mayoría de las empresas deben conocer.
Antes de que cualquier organización pueda comenzar a alinear sus recursos, debe comprender cuáles son los resultados empresariales deseados. En primer lugar, debe evaluar y determinar los objetivos estratégicos de la organización, tanto a corto como a largo plazo. En segundo lugar, debe elaborar un inventario de todos los recursos disponibles, incluidos el presupuestos y el personal. Por último, debe revisar las prioridades establecidas. Así, los planificadores y los gestores de recursos de las oficinas de gestión de proyectos (PMO) podrán priorizar y categorizar las inversiones. Este paso también incluye la identificación de tareas y proyectos que no contribuyen al éxito estratégico, de modo que sus recursos se pueden reasignar a otras tareas que sean más útiles.
Una vez que se tiene una visión clara del estado actual de la cartera, el siguiente paso es que la organización seleccione métricas empresariales clave a través de las cuales pueda medir el éxito. La supervisión del avance del proceso permite que la organización identifique áreas que pueden requerir correcciones de rumbo, para que las operaciones permanezcan alineadas con la estrategia actual. Una estrategia es implementar un proceso de desglose en fases para dividir los proyectos tradicionales en pasos más pequeños y manejables. Después, se analizan esos pasos para confirmar que respaldan los objetivos estratégicos superiores y se ajustan cuando sea necesario. Además, las organizaciones pueden incorporar métodos de trabajo de gestión de proyectos Agile o híbrida.
En esta etapa del proceso, las organizaciones desarrollan un plan estratégico de cartera en el que se describen los proyectos, programas o iniciativas específicos que se incluirán en la cartera. El plan debe definir claramente las metas y los objetivos de la cartera, junto con los indicadores clave de rendimiento (KPI) que se utilizarán para medir el progreso. Además, el plan debe considerar la asignación de recursos, incluidos el presupuesto, el personal y otros activos, para garantizar que las iniciativas seleccionadas se puedan ejecutar de manera efectiva. Asimismo, es importante considerar los problemas emergentes u otros riesgos potenciales que puedan causar problemas.
Una vez que se implementa el plan de cartera estratégica, es hora de ejecutar las iniciativas seleccionadas. Esta etapa implica la implementación de los proyectos y programas de acuerdo con las prioridades establecidas y la asignación de recursos. Después de la ejecución, la gestión continua es esencial para garantizar que la cartera permanezca alineada con los objetivos estratégicos de la organización y se adapte a las circunstancias cambiantes. Esto implica rastrear la cartera y todos los elementos relacionados, hacer cambios cuando sea necesario para mantener las prioridades y continuar avanzando hacia los objetivos empresariales. Esto también puede incluir la revisión de presupuestos, la reasignación de recursos o incluso el retraso o la cancelación de proyectos. Dado que cualquier cartera activa requerirá tareas de gestión de cierre, esta etapa continúa indefinidamente.
Un aspecto clave de la SPM es tener una vista única e integrada que muestre todo el trabajo (pendiente, en curso y completado) en el contexto de las iniciativas estratégicas. Esto permite a las organizaciones ver el progreso real hacia los objetivos clave, identificar tendencias que puedan indicar desafíos u oportunidades y analizar el impacto de los posibles cambios.
Como se ha mencionado antes, la gestión estratégica de la cartera reúne una serie de disciplinas diferentes. A continuación, se identifican varios componentes importantes de la SPM moderna.
Las empresas utilizan modelos operativos para visualizar y organizar cómo funciona la organización. Estos reúnen la oferta de clientes, las capacidades empresariales y la estructura corporativa para ofrecer valor a los clientes de una manera que esté alineada con la estrategia de la organización.
La gestión de la cartera permite a los equipos y líderes empresariales obtener una visión integral de la tecnología de la información de toda la empresa, así como supervisar, controlar y mantener los recursos de toda la organización.
La gestión financiera ayuda a alinear los costos y la estrategia empresarial, con especial énfasis en la proyección precisa del impacto de reducir los costos en diferentes áreas.
La gestión de riesgos y seguridad sirve para identificar posibles peligros y proteger mejor cualquier área que pueda presentar carencias de seguridad o problemas de cumplimiento. Este componente proporciona información sobre qué sistemas pueden conllevar un mayor riesgo, cuáles son esos riesgos y cuál es la mejor manera de responder a ellos.
La gobernanza de la arquitectura empresarial describe las capas estructurales de los complejos sistemas empresariales y permite a las organizaciones alinear mejor sus recursos y herramientas con el resto de la empresa.
La gestión estratégica de la cartera es un enfoque versátil que se puede aplicar en varias áreas dentro de una organización para mejorar la toma de decisiones, la asignación de recursos y la alineación estratégica. Aquí hay varios casos de uso que detallan cómo la SPM puede tener un impacto positivo:
- Obtener información en tiempo real
La gestión estratégica de la cartera proporciona a las organizaciones visibilidad en tiempo real de sus presupuestos e inversiones de capital. Esto permite la toma de decisiones fundamentadas basadas en información precisa y actualizada. - Optimizar el retorno de la inversión
Al utilizar la gestión estratégica de la cartera, las organizaciones pueden desarrollar planes de capital que optimicen su ROI. Esto implica evaluar y priorizar los proyectos de capital en función de su valor potencial y alinearlos con la estrategia empresarial general. - Optimizar la cartera de capital
La gestión estratégica de la cartera ayuda a optimizar la cartera de capital mediante la identificación de proyectos redundantes o de poco valor y la reasignación de recursos a iniciativas con mayor impacto estratégico. Esto maximiza la eficiencia y garantiza que los recursos se utilicen de manera eficaz.
- Reevaluación estratégica periódica
La gestión estratégica de la cartera permite a las organizaciones reevaluar periódicamente su dirección estratégica. Esto garantiza que la cartera permanezca alineada con las condiciones cambiantes del mercado, las necesidades del cliente y las competencias internas. - Asignación flexible de recursos
Con la gestión estratégica de la cartera, las organizaciones pueden asignar fondos en función de las prioridades cambiantes. Esto les permite ajustar las inversiones y la asignación de recursos en respuesta a oportunidades emergentes o prioridades empresariales cambiantes. - Volver a priorizar las inversiones
A medida que cambian las circunstancias, la gestión estratégica de la cartera permite a las organizaciones volver a priorizar las inversiones. Los proyectos se pueden ajustar, pausar o acelerar para garantizar que los recursos se dirijan hacia las iniciativas que generan mayor impacto. - Evaluación regular del rendimiento
La gestión estratégica de la cartera fomenta la evaluación periódica del rendimiento del proyecto. Esto permite a las organizaciones usar métricas predefinidas para identificar proyectos de bajo rendimiento y, luego, tomar medidas correctivas destinadas a mejorar el rendimiento general de la cartera de manera efectiva.
- Traducción de iniciativas procesables
La gestión estratégica de la cartera ayuda a convertir los programas estratégicos en iniciativas procesables. Garantiza que estas iniciativas sean claras, con objetivos, plazos y requisitos de recursos bien definidos. - Innovación y transformación
Al fomentar un entorno para la innovación y la transformación, la gestión estratégica de la cartera apoya a las organizaciones para que impulsen el cambio y se mantengan un paso adelante de la competencia. Alienta la inclusión de proyectos innovadores que tienen el potencial de crear un valor significativo. - Automatización de procesos
La gestión estratégica de la cartera facilita la automatización de los procesos por fases involucrados en la gestión de programas y carteras. Esto optimiza los flujos de trabajo, reduce el esfuerzo manual y mejora la eficiencia operativa general. - Mitigación de riesgos y visibilidad
Gracias a la mejora de la visibilidad, la gestión estratégica de la cartera mejora la mitigación de riesgos. La SPM permite a las organizaciones identificar y abordar riesgos y dependencias desde el principio, lo que garantiza que los problemas potenciales se gestionen de forma proactiva. - Panel de operaciones ejecutivo
La gestión estratégica de la cartera proporciona paneles de operaciones ejecutivos que comunican el progreso y los indicadores clave de rendimiento a los interesados. Estos paneles de operaciones ofrecen una visión completa del estado de la cartera, lo que permite una toma de decisiones fundamentadas a nivel de liderazgo.
- Impulsar la innovación y la transformación
La gestión estratégica de la cartera dentro de TI permite a las organizaciones impulsar la innovación y la transformación, pues alinea las iniciativas de TI con los objetivos estratégicos. Garantiza que las inversiones de TI tengan prioridad estratégica y aporten valor a la empresa en general. - Gestión de la cartera de TI integrada
La gestión estratégica de la cartera ayuda a las organizaciones a gestionar una cartera integrada de iniciativas de TI. Permite la asignación efectiva de recursos, minimiza la duplicación y garantiza la alineación con la estrategia de TI y los objetivos empresariales. - Mitigación de riesgos en las operaciones de TI
Con la gestión estratégica de la cartera, las organizaciones pueden mitigar los riesgos asociados con las operaciones de TI. Permite la identificación y gestión proactivas de los riesgos, lo que garantiza operaciones de TI seguras y sin problemas. - Visualización de interdependencias
La gestión estratégica de la cartera proporciona una representación visual de las interdependencias entre la estrategia, la tecnología y los resultados. Esto permite a las organizaciones comprender cómo las iniciativas de TI contribuyen al logro de objetivos estratégicos y tomar decisiones fundamentadas en consecuencia. - Modernización de la cartera de aplicaciones
La gestión estratégica de la cartera apoya la modernización de la cartera de aplicaciones. Facilita la identificación de sistemas heredados que deban ser reemplazados o actualizados para satisfacer las necesidades empresariales actuales. Al analizar la cartera de aplicaciones dentro del marco de trabajo de la gestión estratégica de la cartera, las organizaciones pueden priorizar los esfuerzos de modernización y asignar recursos de manera efectiva.
- Ejecución efectiva de iniciativas estratégicas
La gestión estratégica de la cartera desempeña un rol vital en la ejecución de iniciativas estratégicas. Al alinear los proyectos con la estrategia empresarial general y asignar recursos en consecuencia, las organizaciones pueden ejecutar con eficacia sus planes estratégicos y lograr los resultados deseados. - Alineación de proyectos con objetivos estratégicos
La gestión estratégica de la cartera garantiza que los proyectos dentro de la cartera estén alineados con los objetivos estratégicos. Esta alineación minimiza el riesgo de perseguir proyectos que no contribuyen a los objetivos estratégicos de la organización, lo que permite una mejor asignación de recursos y priorización. - Supervisión del progreso y ajuste del curso
Con la gestión estratégica de la cartera, las organizaciones pueden supervisar continuamente el progreso de los proyectos y ajustar su curso según sea necesario. La evaluación regular ayuda a identificar cuellos de botella, riesgos o desviaciones de la dirección estratégica, lo que permite acciones correctivas oportunas. - Mejor colaboración y comunicación
La gestión estratégica de la cartera promueve la colaboración y la comunicación entre los interesados involucrados en la ejecución de la estrategia. Proporciona un marco de trabajo estructurado para compartir información, alinear esfuerzos y facilitar la toma de decisiones efectiva entre equipos y departamentos.
Trabajar con recursos limitados es un hecho para las empresas modernas. A fin de garantizar que esos recursos se utilicen de la mejor manera posible para impulsar los objetivos empresariales, las organizaciones necesitan herramientas eficaces de gestión estratégica de la cartera, respaldadas por datos confiables y flujos de trabajo digitales eficientes. ServiceNow, el líder en soluciones de gestión de TI, tiene la respuesta.
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