La minería de procesos es una herramienta de la ciencia de datos que descubre, valida y mejora los flujos de trabajo, lo que revela cuellos de botella y redundancias en los procesos empresariales.
Sea cual sea tu empresa o industria, tienes ciertos flujos de trabajo que mantienen tus operaciones en marcha sin problemas; cuanto más efectivos sean esos procesos, más productivas serán las personas y los sistemas dentro de tu empresa. Para impulsar la productividad y generar más ingresos, es fundamental analizar y optimizar los procesos de trabajo. ¿Cuál es el desafío? Determinar dónde y cómo se pueden mejorar tus flujos de trabajo. Ahí es donde entra en juego la minería de procesos.
La minería de procesos es una herramienta única y poderosa que permite a las empresas extraer datos de registro de sus sistemas de información para comprender mejor el rendimiento de los diferentes procesos. Esto les permite mejorar dichos procesos a través de la toma de decisiones respaldada por datos. Al usar esta y otras implementaciones de la TI, puedes tomar más decisiones deliberadas acerca de tu estructura y hacer que cada flujo de trabajo sea lo más constante posible.
Para entenderlo por completo, primero hay que comprender los registros de eventos. Los datos de registros de eventos son un elemento fundamental de la TI y se generan cada vez que se ejecuta una función de TI; básicamente, estos datos son la forma principal en que se documentan las interacciones entre humanos y bots.
Un registro de eventos puede consistir en cualquier cantidad de acciones u eventos que ocurran dentro de un sistema de software; cada registro anota cierta información, como cuándo ocurrió el evento, qué sucedió y el proceso que requirió completar o llevar a cabo esa acción. Este podría ser un ticket de soporte abierto por un cliente que ahora debe procesarse o procesar una solicitud de préstamo en línea reciente. Cualquiera que sea el evento, la minería de procesos somete esos registros de eventos a un análisis en el que básicamente se toma una instantánea de la funcionalidad de un sistema en tiempo real.
Al exponer los cuellos de botella en los flujos de trabajo mediante estas “capturas de pantalla” de los sistemas, la minería de procesos hace funcionar la transformación digital y la automatización de tu empresa. Aquí hay un análisis más detallado del paso de la minería de procesos.
Cuando las interacciones o los objetos empresariales se mueven a través del proceso de negocio dentro de un sistema, dejan un rastro de las rutas de navegación al que llamamos huella digital. Estos eventos son recogidos por la tecnología de la minería de procesos que reconstruye de manera visual los registros de eventos para que los usuarios puedan comprender mejor lo que sucede de principio a fin.
Cuando los datos se recopilan y reconstruyen de manera visual con precisión, se crea lo que llamamos un gemelo digital, un mapa interactivo de la secuencia cronológica de los eventos. Este mapa detalla todas las rutas que tomó un evento para completar el proceso; cada ruta se denomina variante y, cuando las variantes difieren de la ruta estándar, se denominan desviaciones.
Tus hallazgos del mapa de procesos facilitan la identificación de problemas o inconvenientes para que puedas descubrir el mejor flujo de trabajo según dicho mapa. ¿Dónde están los cuellos de botella? ¿Dónde se sobrecargan los recursos? ¿Hay actividades que a menudo se omiten o provocan desviaciones? El mapa de procesos ayuda a cuantificar las causas raíz de las ineficiencias que afectan el tiempo de ciclo, los costos de operaciones y el beneficio neto.
También puedes usar la referencia de procesos para comparar el rendimiento de los procesos en dos dimensiones diferentes, como comparar de manera directa el tiempo que tarda una orden de compra en procesarse con dos proveedores distintos. Esto puede ayudarte a que tus operaciones sean más uniformes o a encontrar las prácticas recomendadas para, por ejemplo, ubicaciones o departamentos específicos.
Por último, puedes usar la verificación de conformidad a fin de definir tu ruta preferida para ciertos procesos y, luego, ver dónde se desvían dichos procesos. Así es como se ve el porcentaje de eventos que siguen el proceso esperado y los que no lo hacen para que puedas implementar mejoras y optimizar esos procesos.
Hay muchos beneficios especializados de la minería de procesos, incluida la forma en que transforma tus operaciones para que sean más fuertes y productivas que nunca. Entre otros beneficios se encuentran los siguientes:
No es necesario que pases mucho tiempo tratando de encontrar anomalías o conocimientos. Con solo pulsar un botón, puedes extraer un proceso de un registro de auditoría, usar filtros y recibir una notificación por correo electrónico cuando se complete la extracción.
Los registros de eventos y las variantes pueden ser difíciles de entender, pero con las herramientas adecuadas se pueden utilizar gráficos interactivos de procesos, inspeccionar rutas específicas en detalle e implementar métricas predefinidas para el análisis de rendimiento.
Debido a que la minería de procesos es un proceso tan visual, es sencillo compartir los hallazgos de datos, colaborar mediante mapas de procesos y habilitar el gobierno y el control de perfiles en función de ciertos roles.
La mayoría de los software de minería de procesos tiene una tecnología de gestión de mejoras integrada que rastrea las iniciativas de mejora existentes y nuevas y el valor empresarial de las mejoras de los procesos.
Para realmente poner en práctica tus hallazgos de la minería de procesos, puedes integrar métricas de análisis del rendimiento y establecer ciertas referencias que ayuden a rastrear los logros de valor empresarial en función de iniciativas de mejora específicas.
En el ámbito laboral moderno, los líderes empresariales no pueden permitirse perder terreno cuando se trata de innovación y mejoras digitales. La minería de procesos se está convirtiendo en un paso empresarial fundamental, ya que los datos que recopila ayudarán a identificar tendencias, optimizar el rendimiento y hacer predicciones útiles para el futuro. Puede reducir el tiempo que toman ciertos procesos, reducir costos y disminuir cantidades de inversión, minimizar los desperdicios y mejorar la calidad general de tus operaciones para que tu empresa sea aún más competitiva.
Al reducir los costos y eliminar las ineficiencias en tus operaciones mediante la evidencia basada en datos, los líderes pueden tomar decisiones seguras y objetivas acerca de los presupuestos y los recursos. En última instancia, eliminas las conjeturas o la subjetividad de la experiencia humana e implementas mejoras gracias a la información basada en hechos.
La minería de procesos utiliza las siguientes características para extraer información de los registros de eventos, a fin de que en tu empresa se pueda esquematizar dicha información:
- Detección automatizada de procesos: garantiza que la detección de procesos se ejecute automáticamente, de modo que la extracción de modelos de procesos de un registro de eventos sea eficiente.
- Verificación de conformidad: supervisa las desviaciones mediante la comparación del modelo de proceso y los registros.
- Minería de organizaciones o redes sociales: encuentra patrones y relaciones entre los eventos dentro de las estructuras de tu red u organización para mejorar las técnicas.
- Construcción automatizada de modelos de simulación: utiliza modelos de simulación automatizados para predecir cómo las tendencias o los cambios futuros afectarán tus procesos.
- Extensión de modelos: permite flexibilidad en cuanto a los modelos existentes que se amplían o mejoran cuando se descubre información nueva.
- Reparación de modelos: filtra comportamientos desviados en el modelo mediante la verificación de conformidad.
- Predicción de casos: anticipa los resultados de los casos en función de los indicadores clave de rendimiento y el uso de secuencias ejecutadas previamente.
- Recomendaciones basadas en el historial: brinda recomendaciones mediante recopilaciones de datos y registros de eventos anteriores.
Los tres tipos principales de técnicas de minería de procesos son el descubrimiento, la conformidad y la mejora.
Como se mencionó, este tipo de minería de procesos utiliza datos de registro de eventos para crear un modelo de proceso sin utilizar modelos de procesos previos que lo informen. Esto significa que cualquier modelo que crees se desarrolla solo con los datos recopilados para esos eventos aislados. Este es el tipo más común de minería de procesos.
La conformidad es otra forma de minería de procesos, pero, en lugar de depender solo de los datos entrantes, se compara una descripción de proceso con un modelo de proceso existente para identificar cualquier variación. Esta es la forma principal de establecer un modelo o práctica prevista y ver cómo ciertos procesos siguen el estándar o se desvían de él.
También conocida como minería de extensión, organizacional o de rendimiento, la minería de procesos de mejora se utiliza para mejorar los modelos de procesos existentes. Esta técnica amplía o mejora un modelo objetivo gracias a la información descubierta acerca del proceso en sí.
La minería de procesos y la minería de datos no son lo mismo, aunque ambas son parte de la gestión de procesos de negocios y utilizan los datos para descubrir mejores formas de ejecutar las operaciones. La minería de procesos es más específica, ya que utiliza principalmente datos de registro de eventos para generar modelos y mejorar un proceso. La minería de datos tiene un alcance mucho más amplio y utiliza todo tipo de conjuntos de datos para observar y predecir comportamientos en diferentes procesos y modelos de negocio.
Las empresas que utilizan cualquier proceso digital repetido pueden beneficiarse de la minería de procesos, e incluso aquellas que en la actualidad no utilizan dichos procesos probablemente se sumen a la era de la transformación digital para seguir el ritmo de la competencia. Dicho esto, prácticamente todas las industrias pueden usar la minería de procesos para optimizar sus operaciones. Los siguientes son algunos ejemplos.
Ya sea que intentes hacer que el proceso de solicitud de préstamo sea más eficiente o más seguro, la minería de datos te ayuda a responder más rápido a las vulnerabilidades cuando se trata de información confidencial y a descubrir dónde los clientes o los empleados se encuentran con cuellos de botella. También es útil para auditar cuentas y ampliar tu base de clientes, entre otras cosas.
Es posible optimizar los canales de DevOps, mantener los datos direccionados hacia donde deben ir y ofrecer software de alta calidad mediante la minería de procesos. Es útil en especial para crear un proceso claramente documentado que permita que los administradores de la TI puedan garantizar que sus sistemas y flujos de trabajo funcionen sin problemas.
Al optimizar los procesos y el flujo de datos, también puedes esperar una reducción del tiempo de procesamiento del tratamiento para los pacientes en el área de servicios de salud.
Si quieres obtener más conocimientos sobre el comportamiento de los compradores para comprender mejor las tendencias de tu base de clientes, la minería de datos puede ayudarte a encontrar esos patrones y aumentar las ventas.
Puedes monitorear y comprender más de cerca el comportamiento y el rendimiento de los estudiantes mediante el monitoreo de datos y, como respuesta, adaptar los cursos y las prácticas en el aula.
El cumplimiento es uno de los mayores desafíos cuando se trata de dirigir tu empresa, y la minería de datos puede ayudar a mantener el cumplimiento del software gracias a la detección de desviaciones dañinas.
La minería de datos ayuda a mantener la cadena de suministro en funcionamiento mediante técnicas que procesan miles de puntos de datos de los almacenes e identifican tendencias en el rendimiento del almacén.
Cada año que pasa, el mundo empresarial se digitaliza y optimiza cada vez más con tecnología y software avanzados, lo que implica una gran curva de aprendizaje. En esencia, la minería de procesos se trata de ayudar a las empresas a comprender cómo interactúan sus procesos y aislar ineficiencias específicas para que, a medida que los procesos se digitalizan y automatizan, los líderes empresariales puedan implementar mejoras mediante la toma de decisiones fundamentadas. Esto significa que la minería de procesos puede fortalecer la gestión de la cadena de suministro empresarial, la planificación de recursos, la infraestructura de la TI y muchos otros aspectos de diferentes industrias.
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La minería de procesos nativa de ServiceNow ofrece valor en cuestión de horas porque está desarrollada con el contexto y la inteligencia de todos los flujos de trabajo de ServiceNow para impulsar la mejora continua de los procesos. La minería de procesos se ejecutará en segundo plano de todas tus operaciones para que puedas centrarte en tu trabajo mientras el software hace el resto. Luego, puedes seguir recomendaciones como automatizar ciertos procesos o reevaluar las áreas en las que tu equipo necesita más respaldo.
Con una interfaz fácil de usar, paneles de operaciones prediseñados y otras opciones de personalización, puedes encontrar el conjunto exacto de características que necesitas para optimizar tus flujos de trabajo, brindar una mejor atención a tus clientes y respaldar mejor a tus empleados. Desde el análisis de la causa raíz hasta la comprobación de conformidad y las comparaciones de mapas de procesos, ServiceNow AI Platform tiene todo lo que necesitas.
Cuando un flujo de trabajo invisible se hace visible a través de los mapas de procesos y revela ineficiencias y valores que estaban ocultos, se abren innumerables posibilidades para tus equipos y servicios. ¡Obtén la minería de procesos hoy mismo y comienza a ver la diferencia!