En todos los sectores, la automatización ha permitido a las organizaciones hacer más con menos, reducir los gastos, y mejorar la precisión y los resultados. Sin embargo, la automatización tradicional generalmente se basa en la programación y utiliza aplicaciones con mucho código para integrar los sistemas pertinentes. La RPA adopta un enfoque diferente que consiste en realizar tareas a nivel de la interfaz de usuario. Además, debido a que los bots de RPA están diseñados para copiar las acciones de los usuarios y aprender de ellas, no es necesario realizar cambios en la infraestructura de TI subyacente. Los robots de RPA pueden ser asistidos o no asistidos, según si requieren intervención o supervisión de operadores humanos.

Básicamente, la RPA automatiza tipos específicos de actividades humanas reales y actividades de movimiento de datos a gran escala; es capaz de realizar tareas repetitivas, monótonas y basadas en reglas, de forma rápida y precisa.

En muchas organizaciones, no es extraño que los empleados dediquen la mayor parte de su tiempo a tareas repetitivas y monótonas. Si bien son esenciales para la empresa, estas tareas suelen distraer a los empleados de otras tareas que requieren el uso de la inteligencia y el pensamiento creativo. La RPA puede encargarse de muchas de las tareas rutinarias que, de otra manera, monopolizarían el tiempo de los empleados.

Dado que los robots de RPA son capaces de aprender de los usuarios humanos, también pueden recrear algunas de las acciones de los usuarios. Estas incluyen lo siguiente:

• Iniciar sesión en aplicaciones
• Rellenar formularios
• Extraer información de sitios web
• Recopilar datos de aplicaciones
• Extraer contenido de correos electrónicos, archivos PDF y formularios
• Copiar y pegar información
• Procesar archivos
• Realizar cálculos
• Abrir correos electrónicos y archivos adjuntos
• Mover documentos y archivos
• Muchas otras tareas basadas en reglas o programas

Una vez más, los bots de RPA adoptan el rol del usuario humano para realizar tareas basadas en reglas y se pueden emplear para interactuar con prácticamente cualquier aplicación o sitio web.

La automatización tradicional ha creado eficiencia para procesos organizativos estructurados y a gran escala. La RPA se desarrolla a una escala menor, más individual y, lo que es más importante, está orientada a las tareas en lugar de estar orientada a los procesos. Más específicamente, la integración de RPA ofrece las siguientes ventajas:

Precisión mejorada

Aunque los robots de RPA están diseñados para imitar el comportamiento humano, hay algo que no pueden copiar: nunca cometen errores. La RPA se basa completamente en reglas, nunca se desvía del camino establecido al realizar sus tareas. Y si las reglas son correctas, los bots son completamente precisos en todo su trabajo.

Cumplimiento confiable

Muchas de las tareas rutinarias y repetitivas de los empleados tienen el fin de garantizar el cumplimiento de reglas, leyes y regulaciones. Lamentablemente, la repetición puede generar falta de atención y, cuando los empleados humanos cometen errores, a menudo es la propia empresa la que sufre las consecuencias. Los robots de RPA no se confían, abordan cada tarea con la misma atención, lo que reduce significativamente el riesgo para la organización. Y dado que todo lo que hacen se supervisa y documenta, las empresas están siempre al día en lo que respecta al cumplimiento de las regulaciones relacionadas.

Reducción de costos

Los procesos dirigidos por personas no solo consumen tiempo valioso de los empleados, sino que también pueden ser muy costosos. La RPA puede reducir el costo del tiempo malgastado en tareas simples, a la vez que permite a las empresas hacer más en menos tiempo. Como resultado, la RPA reduce significativamente los costos de procesamiento, lo que con frecuencia proporciona un retorno de la inversión positivo en el plazo de un año.

Escalabilidad mejorada

A medida que las empresas crecen, se pueden emplear fácilmente bots de RPA adicionales en paralelo para abordar el aumento de las necesidades. Es posible implementarlos rápido y a un costo relativamente bajo, lo que ayuda a las empresas a expandirse tanto y tan rápido como sean capaces.

Mayor velocidad

Como se indicó anteriormente, los bots de RPA no se cansan ni cometen errores. También son capaces de avanzar en los procesos con rapidez sin necesidad de hacer pausas. Todos estos factores permiten que se completen más procesos y tareas en menos tiempo.

Mejor utilización de los empleados humanos

Al asumir la responsabilidad de las actividades sin valor agregado de los empleados, la RPA permite a los trabajadores más capacitados aplicar sus habilidades a tareas más valiosas. Los empleados tienen el tiempo y la libertad para hacer más, lo que mejora la productividad en toda la empresa.

Integración en sistemas heredados

Dado que la RPA asume la posición del usuario, en lugar de interactuar directamente con los back-end del sistema, se puede integrar de manera sencilla en la mayoría de los sistemas heredados. Esta integración perfecta permite a las empresas invertir libremente en RPA y aplicarla, sin tener que preocuparse por actualizar todo a la vez. Al mismo tiempo, la RPA permite a las empresas aprovechar el valor de los datos heredados atrapados en sistemas que anteriormente eran inaccesibles.

Compatibilidad con IA

La RPA estándar puede realizar tareas simples basadas en reglas. Los robots de RPA optimizados con IA pueden hacer incluso más. Con la tecnología de IA adecuada, la RPA puede procesar datos no estructurados, reconocer el habla, aplicar modelos de aprendizaje automático y procesamiento del lenguaje natural, y mucho más. Esta inteligencia mejorada permite automatizar no solo las tareas repetitivas, sino también las cognitivas de orden superior.

La automatización robótica de procesos va más allá de ser simplemente otra herramienta en el kit de herramientas de automatización: es una tecnología transformadora que tiene el potencial de revolucionar la forma en que las organizaciones alcanzan sus objetivos estratégicos. Sus características únicas empoderan a las organizaciones con la flexibilidad y agilidad para resolver problemas y adaptarse a los cambios del mercado como nunca antes. El poder transformador de la RPA está directamente vinculado a lo siguiente:

La RPA permite a las organizaciones abordar desafíos operativos extensos.

La versatilidad de la RPA se extiende desde la automatización de tareas simples hasta la integración con IA para operaciones complejas, como el análisis de datos, el servicio al cliente y varias tareas esenciales de back-office. Esta adaptabilidad elimina las barreras que obstaculizan la automatización, lo que permite a las organizaciones abordar una amplia gama de desafíos operativos sin interrumpir los sistemas existentes.

El análisis de big data de RPA proporciona información sobre los patrones empresariales y los flujos de trabajo

La RPA, especialmente cuando se mejora con IA, puede recopilar, organizar y analizar Big Data a una escala y velocidad sin precedentes. Esta capacidad analítica en tiempo real transforma a las organizaciones de ser reactivas a proactivas, y da forma a sus estrategias empresariales que se basan en conocimientos basados en datos. La claridad resultante en la comprensión de los patrones empresariales y el rendimiento del flujo de trabajo hace posible que las empresas optimicen sus procesos y operaciones actuales, e incluso descubran nuevos flujos de ingresos.

La RPA hace que lograr la transformación sea rápido y sencillo

La RPA minimiza los desafíos comunes en la transformación digital, como la compatibilidad del sistema y la formación de los empleados, operando a nivel de la interfaz de usuario. Su rápida implementación y escalabilidad flexible la convierten en una solución de bajo riesgo y alta recompensa, que a menudo muestra un retorno completo de la inversión en tan solo un año. Esta combinación permite a las organizaciones adaptarse rápidamente a los cambios del mercado, implementar nuevos procesos y mantenerse competitivas sin los contratiempos típicos de las vías de transformación digital tradicionales.

La RPA ofrece una ventaja competitiva a través de una mayor eficiencia y menores costos.

Si se usa correctamente, la RPA no solo aumenta la productividad general, sino que también reduce significativamente los costos de operaciones. Con tareas que se completan más rápido y con mayor precisión, las organizaciones pueden ofrecer mejores servicios y productos a sus clientes, y obtener así una ventaja competitiva.

La automatización robótica de procesos es una herramienta invaluable que ayuda a las empresas a liberarse de los procesos redundantes e ineficientes que consumen grandes cantidades de tiempo y recursos de una organización. Cuando se automatizan estas tareas, las empresas pueden recuperar esos valiosos recursos, y reorientar sus esfuerzos a competencias básicas e iniciativas estratégicas. Esto es posible gracias a una serie de características y competencias intrínsecas a la tecnología de RPA. Estos son algunos ejemplos:

• Seguridad
  La seguridad es esencial cuando se automatizan los procesos de negocio, especialmente aquellos que manejan datos confidenciales. Las plataformas de RPA están diseñadas con medidas de seguridad estrictas, como la encriptación y los controles de acceso basados en roles, para garantizar que la integridad y confidencialidad de los datos se mantengan incluso cuando se consideran varios usuarios de diferentes niveles.
• Gestión del ciclo de vida de la automatización
  Gestionar todo el ciclo de vida de la automatización, desde la creación de bots hasta la implementación y el mantenimiento, se vuelve más fácil con las características integradas diseñadas específicamente para la gestión del ciclo de vida de la automatización. Esto garantiza que los proyectos de automatización permanezcan alineados con los objetivos de la organización y se adapten de manera eficiente a los cambios en el entorno empresarial.
• Comparación de objetivos empresariales/de automatización
  Las plataformas de RPA avanzadas ofrecen características que permiten a las organizaciones comparar sus iniciativas de automatización con objetivos empresariales específicos. Esta capacidad ayuda a alinear los objetivos de automatización con las estrategias empresariales generales, lo que garantiza un mayor retorno de la inversión.
• Creación de bots
  La facilidad de creación de bots es un factor importante en la popularidad de RPA. Con interfaces fáciles de usar y funcionalidades de arrastrar y soltar, incluso los no programadores pueden crear bots para una variedad de tareas. Algunas plataformas avanzadas también ofrecen competencias de IA para crear bots inteligentes que pueden realizar operaciones complejas.
• Visión informática nativa
  Las capacidades de visión informática nativa dentro de las plataformas de RPA permiten a los bots interactuar de manera más natural con las aplicaciones, tal como lo haría un humano, lo que los hace más eficaces en entornos complejos. Esta característica mejora la gama de tareas que se pueden automatizar, lo que aumenta aún más la eficiencia.
• Control de fuentes
  El control de fuentes (también llamado control de versiones) es vital para las grandes empresas que desean extender la automatización a toda su organización. Garantiza que varios desarrolladores puedan trabajar simultáneamente en diferentes partes de un proyecto de RPA sin conflictos, lo que permite un mejor seguimiento de los cambios, la capacidad de volver a cargar versiones anteriores y una actualización perfecta.
• Opciones de alojamiento e implementación
  Las soluciones de RPA generalmente vienen con una variedad de opciones de alojamiento e implementación, desde servidores en las instalaciones hasta soluciones basadas en la nube. Esta flexibilidad les da a las empresas el poder de seleccionar la opción que mejor se adapte a sus necesidades presupuestarias, regulatorias y de escalamiento.
• Manejo de errores y excepciones
  La RPA es capaz de manejar de manera eficiente excepciones y errores durante la automatización. Cuando un bot encuentra un problema que no puede resolver, las características proactivas de manejo de excepciones garantizan que el bot reintente la tarea, la asigne a otro bot o envíe una alerta e informe del problema a un operador humano para que pueda resolverse.
• Reconocimiento óptico de caracteres
  La tecnología de reconocimiento óptico de caracteres (OCR) dentro de la RPA permite a los bots leer e interpretar texto de documentos e imágenes no estructurados. Esta funcionalidad permite la automatización en áreas como la extracción de datos de facturas, formularios y correos electrónicos, lo que amplía el alcance de las tareas que la RPA puede manejar.
• Automatización sin scripts
  Una de las características más fáciles de usar de la RPA es la capacidad de crear flujos de trabajo automatizados sin escribir una sola línea de código. Esta característica hace que la automatización sea accesible para un público más amplio dentro de una organización, lo que permite que incluso aquellos sin habilidades técnicas contribuyan a las iniciativas de automatización.

La automatización robótica de procesos y la automatización inteligente (AI) están muy relacionadas, pero no son lo mismo, estrictamente hablando. Cada una cumple una función diferente dentro del panorama de la automatización. Por sí sola, la RPA se destaca en el manejo de tareas repetitivas basadas en reglas, como la entrada de datos y los cálculos básicos. Puede imitar las acciones humanas, lo que la convierte en una herramienta valiosa para automatizar procesos rutinarios. Sin embargo, su funcionalidad generalmente se limita a tareas que son sencillas y que no requieren una toma de decisiones compleja ni una comprensión del contexto.

LA AI va más allá de estas limitaciones. Al integrar subdisciplinas de inteligencia artificial, como el aprendizaje automático, el procesamiento del lenguaje natural y la visión por computadora, los sistemas de AI son capaces de manejar tareas más matizadas que requieren habilidades cognitivas, como comprender el lenguaje humano o tomar decisiones basadas en el análisis de datos. En esencia, la AI es como la RPA con una capa adicional de inteligencia, por lo que ofrece una solución más completa para automatizar una gama más amplia de procesos de negocio. Esta capacidad avanzada hace que la AI sea un elemento ideal dentro del kit de herramientas de la RPA, ya que proporciona a las organizaciones una solución de automatización más versátil.

Al igual que la relación entre la RPA y la automatización inteligente, la RPA y la IA también cumplen funciones diferentes pero complementarias en lo relativo a la automatización. Aunque la IA puede ayudar a la RPA a abordar tareas más complejas y la RPA puede mejorar la eficacia de la IA mediante la implementación automática de conocimientos de IA, la principal distinción es que la IA está basada en datos, mientras que la RPA está basada en procesos. Los bots de RPA deben seguir procesos predefinidos, mientras que la IA puede emplear el aprendizaje automático para ser más inteligente con la experiencia.

Cuando se trata de elegir la mejor solución de RPA posible, las organizaciones deben considerar varios factores que pueden afectar la eficacia de la herramienta y determinar qué tipo de ROI puede esperar la empresa. Las siguientes preguntas pueden ayudar a garantizar que el viaje de la RPA se inicie con el pie derecho:

• ¿Qué tan fácil es implementarla?
  Opta por una solución de RPA que sea fácil de implementar dentro de una infraestructura de TI existente. Una curva de aprendizaje pronunciada puede retrasar el ROI y dificultar la adopción.
• ¿Cuál es el tiempo necesario para obtener valor esperado?
  Cada herramienta es una inversión; las mejores herramientas son las que reembolsan esa inversión rápidamente y, luego, comienzan a generar ingresos. Investiga con qué rapidez es probable que la solución de RPA ofrezca resultados medibles, de modo que contribuya a un ROI más rápido.
• ¿Qué tan intuitiva es?
  La herramienta debe ser fácil de usar, lo que permite que tanto el personal técnico como el personal sin conocimientos técnicos diseñen y gestionen bots con una formación mínima.
• ¿Tiene un precio competitivo?
  Si bien el costo nunca debe ser el único factor determinante, una solución que ofrezca precios competitivos sin comprometer la calidad siempre es una opción inteligente.
• ¿Ofrece un conjunto completo de características?
  Las características como protocolos de seguridad, análisis y competencias de creación de bots son vitales. Cuanto más completo sea el conjunto de características, más versátil será la solución de RPA.
• ¿Qué tan rápido es?
  La capacidad de los bots para realizar tareas rápidamente puede tener un impacto directo en la eficiencia operativa, así que evalúa la velocidad a la que se pueden desarrollar y ejecutar los bots.
• ¿Puede escalar con la empresa?
  A medida que la empresa crece, las demandas de la solución de RPA también crecerán. Elige una solución que se pueda escalar fácilmente para satisfacer la mayor demanda.
• ¿Puede aprovechar la tecnología de API e IDP cuando sea necesario?
  Asegúrate de que la herramienta de RPA tenga la flexibilidad de integrarse en las tecnologías de interfaces de programación de aplicaciones (API) y de proveedor de identidad (IDP), ya que pueden ser fundamentales para la automatización avanzada y la gestión de acceso seguro.
• ¿Proporciona un proceso de manejo fluido?
  La herramienta de RPA debe ser capaz de gestionar errores o excepciones sin problemas y alertar a los operadores humanos cuando sea necesario.
• ¿Tiene el soporte adecuado del proveedor?
  Asegúrate de que el proveedor proporcione servicios confiables de soporte de atención al cliente y servicios posteriores a la implementación para ayudar a resolver cualquier problema y maximizar la utilidad de la herramienta.
• ¿Qué tan efectivas son sus características de gobernanza?
  Deben implementarse características de gobernanza adecuadas para el cumplimiento, la auditoría y la gestión de la fuerza laboral digital, lo que garantiza que los bots cumplan tanto las políticas internas como las regulaciones externas.

Aunque hay diferentes vías para incorporar tecnologías de RPA en una organización, muchas de las principales empresas siguen un proceso similar. Este proceso se puede desglosar en los siguientes pasos:

1. Conceptualización

Las organizaciones primero deben identificar y definir por completo su visión para la incorporación de la RPA. Este ejercicio implica hacer preguntas a los empleados e interesados para determinar qué necesidades empresariales se deben satisfacer mediante la RPA. También incluye hablar con otras organizaciones (socios, proveedores, etc.) que ya estén utilizando la RPA, con el fin de tener una perspectiva de primera mano que los ayude a establecer un plan para la transformación digital. Dado que la RPA forma parte de un conjunto de herramientas de hiperautomatización más amplio, el objetivo es saber cuándo aplicar RPA al problema empresarial adecuado y cuándo aplicar otras tecnologías de automatización para maximizar el valor empresarial.

2. Organización del liderazgo

El siguiente paso es asignar los roles de liderazgo, de los cuales los dos más importantes son el patrocinador de RPA y el experto en RPA. El patrocinador de RPA es el gerente de nivel más alto en cuanto a las iniciativas de RPA. Tiene las principales responsabilidades en relación con los presupuestos y el establecimiento de la estrategia general de RPA. El experto en RPA cumple la función de líder del proyecto, asigna otros puestos de liderazgo, y alinea los departamentos y las unidades de negocio a fin de facilitar la identificación de los procesos y criterios de alto valor para lograr el éxito de RPA.

3. Evaluación y selección

Tradicionalmente, los dispositivos del IoT de consumo son más difíciles de gestionar. La gestión de dispositivos del IoT facilita la gobernanza eficaz de los dispositivos ya desplegados en el campo, lo que permite a las organizaciones enviar actualizaciones y parches, así como mejorar la funcionalidad de los dispositivos sin que ello influya negativamente en la experiencia del usuario.

4. Prueba de concepto

A continuación, la organización deberá desarrollar una prueba de concepto y evaluarla. Esto incluye el caso de negocio de RPA, el modelo de implementación y cualquier suposición relevante. La prueba de concepto demostrará en un entorno altamente supervisado si las suposiciones eran precisas y si el modelo de implementación es eficiente. Aunque se trata solo de una fase de prueba, las organizaciones aprenderán más si los procesos de prueba están relacionados con diversos sistemas y aplicaciones. Del mismo modo, las organizaciones sacarán más provecho de sus pruebas si se alejan de los procesos de bajo riesgo y se centran en aquellos que tendrán un impacto más significativo en el valor empresarial.

5. Pruebas en un entorno real

Una vez validada la prueba de concepto, la empresa en cuestión puede implementar sus soluciones de RPA en situaciones reales de sus operaciones empresariales cotidianas. Al evaluar el rendimiento de estos programas piloto de RPA y compararlos con los criterios de éxito establecidos y los requisitos de salida, las organizaciones pueden determinar el beneficio real de la adopción de la automatización robótica de procesos. También pueden realizar las revisiones finales necesarias antes de la implantación completa.

6. Centro de excelencia de RPA

A continuación, las organizaciones totalmente comprometidas con la RPA y la transformación digital deberán planificar la adopción a gran escala. Para facilitar el proceso, pueden optar por crear un centro de excelencia (CoE) de RPA. El CoE ayudará a establecer y dirigir las prácticas recomendadas, los estándares, el soporte y las herramientas y plantillas de RPA en toda la empresa. En pocas palabras, el CoE se convierte en el recurso principal de experiencia en RPA y ayuda a las unidades empresariales a establecer las automatizaciones y sacar el mayor partido de ellas. Sin embargo, aunque la RPA es una metodología esencial, es solo una de las muchas opciones de tecnología de automatización que el CoE puede considerar cuando se enfrente a casos de uso específicos. Además de la RPA, las empresas pueden utilizar procesos de negocio inteligentes basados en el aprendizaje automático, el análisis avanzado y la gestión de procesos de negocio (BPM). Al confiar en una combinación complementaria de estas y otras herramientas, las organizaciones pueden adoptar una estrategia de hiperautomatización para ofrecer automatización de un extremo a otro más allá de las capacidades de RPA.

7. Expansión y adopción

En este punto, la organización ya debería tener en funcionamiento sus propias soluciones de RPA. Por lo tanto, el siguiente paso sería ampliar esas soluciones y ayudar a la fuerza de trabajo para que empiecen a utilizar la RPA por ellos mismos. El CoE asumirá gran parte de la responsabilidad, y guiará a los departamentos en el empleo de bots, supervisará el progreso y utilizará su experiencia para seguir mejorando las soluciones de RPA.

8. Supervisión y mejora

Una vez adoptada por completo la RPA, el paso final consiste en la supervisión y el ajuste continuos. A medida que las empresas se familiaricen y se sientan más cómodas con la automatización robótica de procesos, serán capaces de identificar de forma natural las áreas de mejora y así crear un enfoque más eficaz para la automatización a medida que avancen.

Gracias a la facilidad de implementación de la RPA y a que se puede utilizar en una gran variedad de tareas, encontramos historias de éxito de la RPA prácticamente en todos los sectores. Entre aquellos que han obtenido las ventajas más significativas de la RPA están los siguientes:

• Seguros
• Telecomunicaciones
• Banca
• Atención de la salud
• Externalización de procesos de negocio
• Finanzas
• Fabricación
• Ciencias biológicas

Si bien la RPA ofrece numerosos beneficios para automatizar tareas repetitivas y mejorar la eficiencia operativa, también incluye su propio conjunto de desafíos. A continuación, te mostramos cómo puedes abordar algunos de los problemas más comunes:

• Desafío: Escalar la RPA en diferentes departamentos puede ser un proceso difícil y lento.
  Solución: Opta por plataformas de RPA que ofrezcan características de escalabilidad efectivas, incluida la capacidad de agregar nuevos bots fácilmente e integrarlos en los sistemas existentes.
• Desafío: Las herramientas básicas de RPA solo pueden manejar datos estructurados y tareas simples.
  Solución: Para abordar procesos más complejos, elige una herramienta de RPA que admita características de automatización inteligente, como el aprendizaje automático y el procesamiento del lenguaje natural.
• Desafío: La RPA puede tener ciertos problemas de seguridad, incluido el acceso no autorizado y las violaciones de datos.
  Solución: Asegúrate de que la herramienta de RPA tenga protocolos de seguridad sólidos y se integre bien en tu arquitectura de seguridad existente.
• Desafío: Los bots pueden romperse si hay cambios en las aplicaciones subyacentes con las que interactúan.
  Solución: Selecciona una plataforma de RPA que ofrezca un manejo de excepciones confiable y una rápida adaptabilidad a los cambios en el panorama de las aplicaciones.
• Desafío: La implementación de la RPA puede presentar nuevos desafíos de garantía de calidad.
  Solución: Las rigurosas pruebas previas a la implementación y la supervisión continua pueden ayudar a mantener la calidad.
• Desafío: El manejo de datos confidenciales representa un riesgo para la privacidad.
  Solución: Asegúrate de que tu herramienta de RPA cumpla con las regulaciones de protección de datos, como RGPD, y de que tenga funciones para anonimizar y proteger la información confidencial.
• Desafío: A veces, la RPA puede conducir a una automatización excesiva y el mantenimiento de los bots se vuelve complicado.
  Solución: Audita y evalúa regularmente tus implementaciones de RPA para eliminar bots redundantes y optimizar los procesos.
• Desafío: Los miembros del equipo pueden ser reacios a adoptar la nueva tecnología.
  Solución: Lleva a cabo una formación integral y ofrece apoyo continuo para facilitar la transición. Recopila comentarios con regularidad para mejorar de manera continua.

La automatización robótica de procesos es una tecnología transformadora que permite a las empresas automatizar tareas repetitivas, optimizar las operaciones y liberar capital humano para un trabajo más estratégico y de valor agregado. Desde reforzar la seguridad hasta ofrecer análisis enriquecidos y manejo de excepciones, la RPA brinda una gama de características que pueden ayudar a las empresas a liberarse de las ataduras de la ineficiencia. Desafortunadamente, hay obstáculos que se pueden interponer en la implementación efectiva de la RPA.

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