A otimização de processos descreve as várias ferramentas e táticas desenvolvidas para analisar e melhorar os processos de negócios com o objetivo de otimizar a eficiência e a qualidade. Ela envolve a revisão de fluxos de trabalho e o refinamento de etapas para garantir que os processos se alinhem aos objetivos da organização e ofereçam melhores resultados.
O atrito sempre foi o inimigo da eficiência. Em sistemas mecânicos, o atrito gera desgaste, diminui o desempenho e reduz os resultados. Os processos digitais modernos não são diferentes: ineficiências, erros e gargalos agem como pontos de atrito que prejudicam a produtividade e afetam a lucratividade. Quando os processos de negócios são sobrecarregados por tarefas repetitivas, fluxos de trabalho pouco claros ou práticas desatualizadas, as organizações têm menor produtividade e menos retornos. Dessa forma, lidar com esses desafios requer uma abordagem estruturada para identificar e eliminar esses problemas.
A otimização de processos (também chamada de “otimização de processos de negócios” ou BPO) concentra-se no refinamento de fluxos de trabalho para melhorar a eficiência e a qualidade, tudo isso ao mesmo tempo em que torna os processos essenciais mais alinhados aos objetivos da organização.
A otimização de processos (também chamada de “otimização de processos de negócios” ou BPO) concentra-se no refinamento de fluxos de trabalho para melhorar a eficiência e a qualidade, tudo isso ao mesmo tempo em que torna os processos essenciais mais alinhados aos objetivos da organização.
A otimização de processos oferece valor mensurável melhorando a forma como as empresas operam. Ao refinar os fluxos de trabalho e eliminar ineficiências, as organizações podem melhorar a produtividade, reduzir custos e alcançar melhores resultados. Confira abaixo os principais benefícios da otimização de processos, explicados em detalhes.
Maior eficiência
O principal benefício da BPO é a eficiência. Os processos otimizados eliminam o atrito e permitem que as organizações executem tarefas com mais rapidez e eficiência. Ao eliminar gargalos nos fluxos de trabalho e empregar a automação para ajudar a dar suporte à velocidade e à precisão, as empresas podem alocar mais tempo e recursos para outras atividades essenciais. Isso não só melhora a produção, mas permite que as equipes trabalhem de forma mais inteligente e produzam melhores resultados.
Colaboração aprimorada
Ao esclarecer funções e responsabilidades, a otimização de processos melhora a comunicação e a coordenação entre as equipes. Quando os fluxos de trabalho são bem definidos e otimizados, a colaboração se torna mais fácil, garantindo que os processos centrais, estratégicos e de gestão estejam plenamente integrados. Esse alinhamento gera melhores resultados, criando uma cultura em que os funcionários estão mais bem equipados para trabalhar em direção a metas compartilhadas.
Maior qualidade
Processos otimizados melhoram a qualidade dos resultados ao minimizar erros e reduzindo defeitos. Melhores fluxos de trabalho e automação do sistema significam melhores medidas de controle de qualidade (como inspeções, testes e loops de feedback). Da mesma forma, essa ênfase na qualidade aumenta a satisfação e a fidelidade do cliente, já que os produtos e serviços têm maior probabilidade de atender às expectativa dele e podem ser fornecidos com maior confiabilidade.
Menor risco
Processos ineficientes não são apenas ineficientes; eles são perigosos. A otimização de processos ajuda as organizações a gerenciar riscos reduzindo a probabilidade de erros, atrasos e retrabalho demorado, que podem levar a vulnerabilidades exploráveis e interrupção operacional significativa. A otimização de processos aborda essas vulnerabilidades criando fluxos de trabalho mais confiáveis, reduzindo o impacto potencial do erro humano e melhorando a qualidade e a conformidade.
Maior consistência
A consistência é essencial para garantir que os processos ofereçam resultados previsíveis e confiáveis sempre. Por meio da otimização de processos, as empresas podem padronizar os fluxos de trabalho, estabelecendo procedimentos claros para os funcionários de todas as equipes e locais seguirem. Essa consistência minimiza a variabilidade, reduz a chance de erros e garante resultados de alta qualidade sempre. Os processos padronizados são particularmente valiosos para expandir operações, pois facilitam a replicação do sucesso mesmo durante a integração de novos membros da equipe.
Conformidade mais eficaz
Quando se trata de segurança de dados, negligenciar a conformidade regulatória não é uma opção. A adesão a padrões legais, industriais e internos protege as organizações contra penalidades e danos à reputação, além de ser um aspecto vital para manter a confiança do cliente. A otimização de processos promove uma melhor gestão de conformidade por meio da padronização, documentação e integração de checkpoints regulares para auditorias e análises. A automação de tarefas relacionadas à conformidade também garante que os processos atendam consistentemente aos padrões exigidos. Juntos, esses elementos capacitam as empresas a identificar e resolver rapidamente possíveis lacunas de conformidade.
Redução de custos
Simplificar fluxos de trabalho e eliminar redundâncias se traduz diretamente em economia de custos. Simplificando, processos otimizados exigem menos recursos. Além disso, ajudam a reduzir tarefas que exigem muita mão de obra e a eliminar o desperdício de materiais, minimizando os custos operacionais em sua origem. As organizações podem então reinvestir essas economias na empresa para aumentar o valor a longo prazo.
O principal benefício da BPO é a eficiência. Os processos otimizados eliminam o atrito e permitem que as organizações executem tarefas com mais rapidez e eficiência. Ao eliminar gargalos nos fluxos de trabalho e empregar a automação para ajudar a dar suporte à velocidade e à precisão, as empresas podem alocar mais tempo e recursos para outras atividades essenciais. Isso não só melhora a produção, mas permite que as equipes trabalhem de forma mais inteligente e produzam melhores resultados.
Ao esclarecer funções e responsabilidades, a otimização de processos melhora a comunicação e a coordenação entre as equipes. Quando os fluxos de trabalho são bem definidos e otimizados, a colaboração se torna mais fácil, garantindo que os processos centrais, estratégicos e de gestão estejam plenamente integrados. Esse alinhamento gera melhores resultados, criando uma cultura em que os funcionários estão mais bem equipados para trabalhar em direção a metas compartilhadas.
Processos otimizados melhoram a qualidade dos resultados ao minimizar erros e reduzindo defeitos. Melhores fluxos de trabalho e automação do sistema significam melhores medidas de controle de qualidade (como inspeções, testes e loops de feedback). Da mesma forma, essa ênfase na qualidade aumenta a satisfação e a fidelidade do cliente, já que os produtos e serviços têm maior probabilidade de atender às expectativa dele e podem ser fornecidos com maior confiabilidade.
Processos ineficientes não são apenas ineficientes; eles são perigosos. A otimização de processos ajuda as organizações a gerenciar riscos reduzindo a probabilidade de erros, atrasos e retrabalho demorado, que podem levar a vulnerabilidades exploráveis e interrupção operacional significativa. A otimização de processos aborda essas vulnerabilidades criando fluxos de trabalho mais confiáveis, reduzindo o impacto potencial do erro humano e melhorando a qualidade e a conformidade.
A consistência é essencial para garantir que os processos ofereçam resultados previsíveis e confiáveis sempre. Por meio da otimização de processos, as empresas podem padronizar os fluxos de trabalho, estabelecendo procedimentos claros para os funcionários de todas as equipes e locais seguirem. Essa consistência minimiza a variabilidade, reduz a chance de erros e garante resultados de alta qualidade sempre. Os processos padronizados são particularmente valiosos para expandir operações, pois facilitam a replicação do sucesso mesmo durante a integração de novos membros da equipe.
Quando se trata de segurança de dados, negligenciar a conformidade regulatória não é uma opção. A adesão a padrões legais, industriais e internos protege as organizações contra penalidades e danos à reputação, além de ser um aspecto vital para manter a confiança do cliente. A otimização de processos promove uma melhor gestão de conformidade por meio da padronização, documentação e integração de checkpoints regulares para auditorias e análises. A automação de tarefas relacionadas à conformidade também garante que os processos atendam consistentemente aos padrões exigidos. Juntos, esses elementos capacitam as empresas a identificar e resolver rapidamente possíveis lacunas de conformidade.
Simplificar fluxos de trabalho e eliminar redundâncias se traduz diretamente em economia de custos. Simplificando, processos otimizados exigem menos recursos. Além disso, ajudam a reduzir tarefas que exigem muita mão de obra e a eliminar o desperdício de materiais, minimizando os custos operacionais em sua origem. As organizações podem então reinvestir essas economias na empresa para aumentar o valor a longo prazo.
Leia este eBook para saber mais sobre como incluir a Automação de processos robóticos em sua caixa de ferramentas, incluindo:
- Por que a automação é mais do que apenas uma ferramenta comercial de nicho
- Como manter as pessoas no centro da hiperautomação
- Os benefícios de atualizar a linha de produção com a APR
A BPO emprega diversas metodologias e ferramentas. Embora a melhor abordagem provavelmente dependa das metas da organização ou do setor em que opera, várias técnicas estabelecidas se tornaram padrão entre os tipos de negócios. Veja a seguir um detalhamento das principais metodologias na otimização de processos:
1. Processo Lean
A otimização de processos Lean foca em maximizar o valor para os clientes enquanto elimina desperdícios (resultando em um conjunto mais enxuto de fluxos de trabalho). Com origem no sistema de produção da Toyota, as metodologias Lean visam ineficiências como excesso de produção, tempos de espera, excesso de inventário e movimento desnecessário. Várias ferramentas são usadas para simplificar os fluxos de trabalho, otimizar o fluxo e criar uma cultura de melhoria contínua.
2. Six Sigma
Six Sigma é uma metodologia orientada por dados criada para reduzir a variabilidade e defeitos nos processos de negócios. Seguindo quadros estruturados como DMAIC (definir, medir, analisar, melhorar, controlar) para aprimorar processos existentes ou DMADV (definir, medir, analisar, projetar, verificar) para criar novos processos, o Six Sigma ajuda as organizações a lidar com ineficiências de forma sistemática. Ferramentas estatísticas são usadas para impulsionar a tomada de decisões. O resultado é uma previsibilidade aprimorada, maior qualidade e resultados mais consistentes, tornando o Six Sigma particularmente valioso para as organizações que buscam a precisão e a confiabilidade.
3. Mapeamento de processos
O mapeamento de processos cria fluxogramas ou diagramas detalhados para visualizar e analisar as etapas em um processo de negócios do início ao fim. Ao dividir processos em componentes gerenciáveis e identificar pontos de decisão, gargalos ou redundâncias, as organizações obtêm uma imagem mais clara de como o trabalho progride. Essa abordagem é ideal para descobrir oportunidades de melhoria, melhorar a comunicação entre os membros da equipe e garantir o alinhamento entre processos e objetivos de negócios. O mapeamento de processos simplifica o caminho para simplificar os fluxos de trabalho e alcançar maior eficiência.
4. Kaizen
Kaizen, que significa “melhoria contínua” em japonês, enfatiza mudanças incrementais ao longo do tempo para promover o crescimento a longo prazo. Essa abordagem incentiva os funcionários em todos os níveis a participar da identificação e implementação de melhorias diárias. Eventos Kaizen, também conhecidos como projetos de melhoria rápida, reúnem equipes multifuncionais para lidar rapidamente com desafios específicos. Promovendo uma cultura de refinamento contínuo, Kaizen ajuda a reduzir custos e melhorar a qualidade sem interromper as operações diárias. É um método particularmente eficaz para cultivar uma cultura de trabalho voltada para a melhoria.
5. Mineração de processos
A mineração de processos utiliza dados corporativos, como logs de eventos de sistemas de planejamento de recursos empresariais (ERP) ou de gestão de relacionamento com clientes (CRM)/gestão de atendimento ao cliente (CSM), para descobrir e analisar como os processos são realmente executados. Com o uso de algoritmos para reconstruir fluxos de trabalho, a mineração de processos identifica desvios em relação aos processos planejados e revela áreas que podem ser otimizadas. Essa técnica é particularmente útil para as organizações que buscam respaldar suas melhorias de processos com informações baseadas em dados. A mineração de processos também auxilia no monitoramento contínuo, ajudando as empresas a se adaptarem às mudanças em tempo real.
6. Análise de SIPOC
A análise de SIPOC (fornecedores, entradas, processos, saídas, clientes) é uma técnica de visualização de alto nível que fornece uma visão abrangente de um processo de negócios. Ela descreve os principais elementos necessários para executar um processo e destaca como os recursos fluem dos fornecedores para os clientes finais. Ao oferecer aos tomadores de decisões uma perspectiva mais ampla, o SIPOC ajuda a identificar ineficiências, metas desalinhadas ou etapas redundantes. Isso é mais útil durante os estágios iniciais da otimização, garantindo que todos os componentes de um processo sejam contabilizados antes de qualquer alteração ser feita.
7. Mapeamento do fluxo de valor (VSM)
O mapeamento do fluxo de valor (VSM) é uma técnica de visualização amigável à metodologia Lean usada para documentar e analisar o fluxo de materiais, informações e valor em um processo. Cada etapa é avaliada com base no tempo, custo e valor que contribui para o usuário final. O VSM destaca atividades que não agregam valor para que sejam eliminadas ou melhoradas.
8. Metodologia 5S
A metodologia 5S, também baseada nos princípios Lean, visa criar espaços organizados e eficientes. Cada “S” representa um passo na BPO, nos princípios japoneses: utilização, organização, limpeza, padronização e disciplina. Esse método reduz a confusão, simplifica a execução de tarefas e estabelece padrões claros para manter a ordem. Embora originalmente desenvolvido para espaços físicos, a metodologia 5S também pode ser aplicada a ambientes virtuais, tornando-a uma abordagem versátil para melhorar a eficiência e reduzir o desperdício operacional.
9. Plan-do-study-act (PDSA)
Também conhecido como “planejar-fazer-estudar-agir”, é uma estrutura cíclica para testar e implementar melhorias no processo. As organizações começam identificando um problema, planejando uma solução e definindo métricas para o sucesso. Em seguida, testam a solução em pequena escala, analisam os resultados e implementam a mudança por completo ou iteram ainda mais. O PDSA é especialmente valioso para validar possíveis otimizações e garantir que as alterações tenham o impacto desejado antes que possam ser implementadas em toda a organização.
10. Gestão de qualidade total (TQM)
A gestão de qualidade total usa uma abordagem abrangente para a otimização de processos, com foco na melhoria do desempenho, dos resultados e da experiência do cliente. A TQM enfatiza a responsabilização em toda a organização, a melhoria contínua e a capacitação dos funcionários. Essa metodologia promove um compromisso de longo prazo com a qualidade em todos os níveis da organização.
1. Processo Lean
A otimização de processos Lean foca em maximizar o valor para os clientes enquanto elimina desperdícios (resultando em um conjunto mais enxuto de fluxos de trabalho). Com origem no sistema de produção da Toyota, as metodologias Lean visam ineficiências como excesso de produção, tempos de espera, excesso de inventário e movimento desnecessário. Várias ferramentas são usadas para simplificar os fluxos de trabalho, otimizar o fluxo e criar uma cultura de melhoria contínua.
2. Six Sigma
Six Sigma é uma metodologia orientada por dados criada para reduzir a variabilidade e defeitos nos processos de negócios. Seguindo quadros estruturados como DMAIC (definir, medir, analisar, melhorar, controlar) para aprimorar processos existentes ou DMADV (definir, medir, analisar, projetar, verificar) para criar novos processos, o Six Sigma ajuda as organizações a lidar com ineficiências de forma sistemática. Ferramentas estatísticas são usadas para impulsionar a tomada de decisões. O resultado é uma previsibilidade aprimorada, maior qualidade e resultados mais consistentes, tornando o Six Sigma particularmente valioso para as organizações que buscam a precisão e a confiabilidade.
3. Mapeamento de processos
O mapeamento de processos cria fluxogramas ou diagramas detalhados para visualizar e analisar as etapas em um processo de negócios do início ao fim. Ao dividir processos em componentes gerenciáveis e identificar pontos de decisão, gargalos ou redundâncias, as organizações obtêm uma imagem mais clara de como o trabalho progride. Essa abordagem é ideal para descobrir oportunidades de melhoria, melhorar a comunicação entre os membros da equipe e garantir o alinhamento entre processos e objetivos de negócios. O mapeamento de processos simplifica o caminho para simplificar os fluxos de trabalho e alcançar maior eficiência.
4. Kaizen
Kaizen, que significa “melhoria contínua” em japonês, enfatiza mudanças incrementais ao longo do tempo para promover o crescimento a longo prazo. Essa abordagem incentiva os funcionários em todos os níveis a participar da identificação e implementação de melhorias diárias. Eventos Kaizen, também conhecidos como projetos de melhoria rápida, reúnem equipes multifuncionais para lidar rapidamente com desafios específicos. Promovendo uma cultura de refinamento contínuo, Kaizen ajuda a reduzir custos e melhorar a qualidade sem interromper as operações diárias. É um método particularmente eficaz para cultivar uma cultura de trabalho voltada para a melhoria.
5. Mineração de processos
A mineração de processos utiliza dados corporativos, como logs de eventos de sistemas de planejamento de recursos empresariais (ERP) ou de gestão de relacionamento com clientes (CRM)/gestão de atendimento ao cliente (CSM), para descobrir e analisar como os processos são realmente executados. Com o uso de algoritmos para reconstruir fluxos de trabalho, a mineração de processos identifica desvios em relação aos processos planejados e revela áreas que podem ser otimizadas. Essa técnica é particularmente útil para as organizações que buscam respaldar suas melhorias de processos com informações baseadas em dados. A mineração de processos também auxilia no monitoramento contínuo, ajudando as empresas a se adaptarem às mudanças em tempo real.
6. Análise de SIPOC
A análise de SIPOC (fornecedores, entradas, processos, saídas, clientes) é uma técnica de visualização de alto nível que fornece uma visão abrangente de um processo de negócios. Ela descreve os principais elementos necessários para executar um processo e destaca como os recursos fluem dos fornecedores para os clientes finais. Ao oferecer aos tomadores de decisões uma perspectiva mais ampla, o SIPOC ajuda a identificar ineficiências, metas desalinhadas ou etapas redundantes. Isso é mais útil durante os estágios iniciais da otimização, garantindo que todos os componentes de um processo sejam contabilizados antes de qualquer alteração ser feita.
7. Mapeamento do fluxo de valor (VSM)
O mapeamento do fluxo de valor (VSM) é uma técnica de visualização amigável à metodologia Lean usada para documentar e analisar o fluxo de materiais, informações e valor em um processo. Cada etapa é avaliada com base no tempo, custo e valor que contribui para o usuário final. O VSM destaca atividades que não agregam valor para que sejam eliminadas ou melhoradas.
8. Metodologia 5S
A metodologia 5S, também baseada nos princípios Lean, visa criar espaços organizados e eficientes. Cada “S” representa um passo na BPO, nos princípios japoneses: utilização, organização, limpeza, padronização e disciplina. Esse método reduz a confusão, simplifica a execução de tarefas e estabelece padrões claros para manter a ordem. Embora originalmente desenvolvido para espaços físicos, a metodologia 5S também pode ser aplicada a ambientes virtuais, tornando-a uma abordagem versátil para melhorar a eficiência e reduzir o desperdício operacional.
9. Plan-do-study-act (PDSA)
Também conhecido como “planejar-fazer-estudar-agir”, é uma estrutura cíclica para testar e implementar melhorias no processo. As organizações começam identificando um problema, planejando uma solução e definindo métricas para o sucesso. Em seguida, testam a solução em pequena escala, analisam os resultados e implementam a mudança por completo ou iteram ainda mais. O PDSA é especialmente valioso para validar possíveis otimizações e garantir que as alterações tenham o impacto desejado antes que possam ser implementadas em toda a organização.
10. Gestão de qualidade total (TQM)
A gestão de qualidade total usa uma abordagem abrangente para a otimização de processos, com foco na melhoria do desempenho, dos resultados e da experiência do cliente. A TQM enfatiza a responsabilização em toda a organização, a melhoria contínua e a capacitação dos funcionários. Essa metodologia promove um compromisso de longo prazo com a qualidade em todos os níveis da organização.
A otimização de processos é mais eficaz quando uma organização identifica ineficiências persistentes ou custos crescentes em seus fluxos de trabalho. As empresas podem experimentar os melhores resultados quando empregam a BPO durante períodos de crescimento ou mudança, como ao escalonar operações, lançar novos produtos ou fazer a transição para novas formas de tecnologia da informação (TI).
Ela também é valiosa quando há lacunas mensuráveis no desempenho, como erros frequentes, prazos perdidos ou insatisfação do cliente. Além disso, alterações regulatórias ou preocupações de conformidade podem exigir uma revisão dos processos para garantir a adesão a novos padrões, e a BPO pode ajudar nessa transição.
Dito isso, as organizações não devem necessariamente esperar por essas circunstâncias antes de implementar a otimização de processos. A BPO tem o potencial de otimizar processos, o que é uma vantagem que qualquer empresa pode se beneficiar.
Ela também é valiosa quando há lacunas mensuráveis no desempenho, como erros frequentes, prazos perdidos ou insatisfação do cliente. Além disso, alterações regulatórias ou preocupações de conformidade podem exigir uma revisão dos processos para garantir a adesão a novos padrões, e a BPO pode ajudar nessa transição.
Dito isso, as organizações não devem necessariamente esperar por essas circunstâncias antes de implementar a otimização de processos. A BPO tem o potencial de otimizar processos, o que é uma vantagem que qualquer empresa pode se beneficiar.
Embora as organizações possam abordar a otimização de processos de forma diferente dependendo de suas metas, setores ou recursos, o processo normalmente segue as mesmas etapas básicas. Confira a seguir uma visão geral das principais etapas da BPO:
A primeira etapa é identificar um processo que está com baixo desempenho ou desalinhado com as metas organizacionais. Concentre-se nos processos que mostram sinais claros de ineficiências: longos tempos de ciclo, altas taxas de erros, reclamações frequentes de clientes etc. Reúna dados por meio de métricas relevantes para determinar quais processos estão criando gargalos ou arrastando a produtividade para baixo.
Depois que um processo for identificado, crie um mapa detalhado do fluxo de trabalho atual. Inclua todas as etapas, entradas, saídas e partes interessadas envolvidas (ferramentas como mapeamento de processos ou diagramas SIPOC podem ajudar a visualizar o processo atual). Após o mapeamento, defina metas específicas para o esforço de otimização. Evite objetivos vagos, como “melhorar” ou “acelerar” um fluxo de trabalho. Em vez disso, concentre-se em metas mensuráveis e quantificáveis, como reduzir erros em 15% ou reduzir o tempo de processamento pela metade.
Analise o processo mapeado para identificar áreas que podem ser melhoradas. Uma vez identificadas as possíveis melhorias, priorize-as com base em sua viabilidade, custo e resultados esperados. Concentre-se primeiro nas mudanças de baixo custo e alto impacto, abordando as ineficiências mais críticas sem causar interrupção significativa. Essa abordagem permite que as organizações alcancem ganhos rápidos que incentivam mais esforços de otimização.
Com prioridades definidas, reprojete o processo para incorporar melhorias. Isso pode envolver a reorganização de etapas, a automação de tarefas, a eliminação de redundâncias ou outras mudanças. Colabore com as partes interessadas e os funcionários para garantir que o processo reprojetado seja prático e relevante para os objetivos gerais da empresa. A fase de reprojeto também deve incluir documentação clara para garantir que todos entendam o fluxo de trabalho atualizado.
Antes de implementar totalmente o processo reprojetado, teste-o em um ambiente controlado (como em uma única equipe ou departamento). Isso oferece uma oportunidade de identificar quaisquer problemas imprevistos e coletar feedback dos usuários. O teste piloto ajuda a garantir que os ajustes possam ser feitos sem interferir em operações mais amplas.
Depois que o novo processo for testado com sucesso, faça a implantação em toda a organização. Ofereça treinamento aos funcionários para garantir que eles entendam as mudanças e possam adotar o novo fluxo de trabalho com eficácia. Estabeleça sistemas de monitoramento para monitorar as métricas de desempenho.
Medir o progresso é fundamental para entender se o esforço de otimização está sendo bem-sucedido. Use a análise para comparar os principais indicadores de desempenho (KPIs) antes e depois da implementação. A quantificação dos resultados traz evidências de sucesso, ou destaca áreas em que podem ser necessários maiores ajustes.
A otimização não é uma tarefa que se faz uma única vez. Mesmo depois que um processo foi melhorado, é necessário monitorar sempre e coletar feedback para garantir a eficiência contínua. Revise regularmente o processo para ver se há novos gargalos ou outras ineficiências e atualize os fluxos de trabalho conforme as necessidades de negócio evoluem.
Sempre que possível, integre a automação ao processo para simplificar ainda mais as operações. A automação pode lidar com tarefas repetitivas, reduzir erros humanos e liberar os funcionários para se concentrarem em atividades que são mais estrategicamente significativas. Além disso, tecnologias avançadas, como inteligência artificial (IA), podem oferecer informações preditivas e recomendações para maiores melhorias de processos, mantendo os fluxos de trabalho da empresa ágeis e competitivos.
A otimização de processos pode melhorar significativamente a eficiência operacional e reduzir os erros nos processos para empresas em diversos setores. Considere os seguintes casos de uso:
Ordens de compra
Em algumas organizações, gerenciar ordens de compra pode se tornar complicado devido aos processos de aprovação manual, gerando o acúmulo de várias solicitações. Para resolver isso, as empresas podem implementar um sistema de gestão de fluxo de trabalho. Esse tipo de sistema permite que os funcionários selecionem itens, encaminhem automaticamente solicitações para aprovação e controlem o progresso em tempo real. Ao eliminar as etapas manuais, o departamento de compras pode lidar com as solicitações mais rapidamente, mantendo as compras em um ritmo constante.
Reembolso de viagem
Processos de reembolso manuais feitos em papel geralmente resultam em erros. Ao mudar para um sistema de reembolso digital, os funcionários podem inserir valores em campos de formulário padronizados, reduzindo o risco de erros de processamento. A automação pode aprimorar ainda mais esse processo ao sinalizar inconsistências e acelerando as aprovações.
Integração de funcionários
A integração de novos funcionários geralmente envolve muitas etapas diferentes (como assinar contratos, provisionar ativos, distribuir licenças e acesso etc.). Se essas etapas dependerem de acompanhamentos manuais, atrasos podem ser inevitáveis. Para melhorar esse processo, as organizações podem configurar gatilhos de e-mail automatizados. Por exemplo, quando um contrato assinado é recebido, um e-mail automatizado notifica o departamento de TI para fornecer as ferramentas necessárias. Com isso, a experiência de integração se torna mais tranquila e a carga de trabalho sobre o RH e as equipes de TI é reduzida.
Simplificação para pacientes da área de saúde
As organizações de saúde enfrentam desafios na gestão de processos de admissão e tratamento de pacientes. Ineficiências administrativas decorrentes de formulários em papel e entrada manual de dados podem criar atrasos no atendimento ao paciente. Com a implementação de um sistema digital de registro de saúde, as informações do paciente podem ser coletadas eletronicamente e compartilhadas instantaneamente com departamentos relevantes. Isso reduz os tempos de espera, elimina efetivamente os erros nos registros dos pacientes e permite que os profissionais de saúde se concentrem mais em cuidar de quem precisa deles.
Em algumas organizações, gerenciar ordens de compra pode se tornar complicado devido aos processos de aprovação manual, gerando o acúmulo de várias solicitações. Para resolver isso, as empresas podem implementar um sistema de gestão de fluxo de trabalho. Esse tipo de sistema permite que os funcionários selecionem itens, encaminhem automaticamente solicitações para aprovação e controlem o progresso em tempo real. Ao eliminar as etapas manuais, o departamento de compras pode lidar com as solicitações mais rapidamente, mantendo as compras em um ritmo constante.
Processos de reembolso manuais feitos em papel geralmente resultam em erros. Ao mudar para um sistema de reembolso digital, os funcionários podem inserir valores em campos de formulário padronizados, reduzindo o risco de erros de processamento. A automação pode aprimorar ainda mais esse processo ao sinalizar inconsistências e acelerando as aprovações.
A integração de novos funcionários geralmente envolve muitas etapas diferentes (como assinar contratos, provisionar ativos, distribuir licenças e acesso etc.). Se essas etapas dependerem de acompanhamentos manuais, atrasos podem ser inevitáveis. Para melhorar esse processo, as organizações podem configurar gatilhos de e-mail automatizados. Por exemplo, quando um contrato assinado é recebido, um e-mail automatizado notifica o departamento de TI para fornecer as ferramentas necessárias. Com isso, a experiência de integração se torna mais tranquila e a carga de trabalho sobre o RH e as equipes de TI é reduzida.
As organizações de saúde enfrentam desafios na gestão de processos de admissão e tratamento de pacientes. Ineficiências administrativas decorrentes de formulários em papel e entrada manual de dados podem criar atrasos no atendimento ao paciente. Com a implementação de um sistema digital de registro de saúde, as informações do paciente podem ser coletadas eletronicamente e compartilhadas instantaneamente com departamentos relevantes. Isso reduz os tempos de espera, elimina efetivamente os erros nos registros dos pacientes e permite que os profissionais de saúde se concentrem mais em cuidar de quem precisa deles.
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A otimização de processos tem a ver com a eliminação de desperdícios e a otimização de cada estágio de cada fluxo de trabalho. A ServiceNow possibilita isso com a premiada ServiceNow AI Platform. Esse sistema centralizado para gerenciar processos digitais aproveita os recursos avançados de IA, oferecendo à sua empresa um trampolim para acelerar a produtividade, conectando pessoas, sistemas e funções e permitindo uma colaboração perfeita e operações mais inteligentes.
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