Définir un calendrier de certification
Un calendrier de certification spécifie les champs à afficher, les champs qui nécessitent une certification, les affectations de tâches de certification, les exigences d’achèvement pour les titulaires de tâches, la fréquence du calendrier et des instructions détaillées.
Avant de commencer
Rôle requis : administrateur
Pourquoi et quand exécuter cette tâche
Utilisez l’option d’aperçu pour voir quelles tâches sont créées avant d’enregistrer le calendrier. Si les tâches ne correspondent pas à ce que vous souhaitez, modifiez le calendrier et prévisualisez à nouveau les tâches. Le système crée automatiquement des tâches de certification lorsqu’il exécute un calendrier.
Pour planifier une certification :
Procédure
- Accédez à la Tout > Certification de données > Définitions des Calendriers.
- Cliquez sur Nouveau.
- Renseignez les champs (voir tableau).
-
Cliquez sur Envoyer.
Tableau 1. Définition d’un calendrier de certification Champ Description Nom Un nom de calendrier. Filtre Un filtre de certification pour ce calendrier. Table [Lecture seule] Table contenant les enregistrements à certifier. Pour modifier le nom de la table, sélectionnez un autre filtre ou créez un nouveau filtre. Champs d'affichage Les champs affichés dans la liste Tâche de certification pour fournir un contexte. Ceux-ci ne nécessitent pas de certification eux-mêmes. Par exemple, bien que les utilisateurs ne soient pas tenus de certifier le champ Nom d’un enregistrement, celui-ci s’affiche afin que les utilisateurs sachent quel enregistrement ils certifient. Champs de certification Champs à certifier sur ce calendrier de certification. Type d'affectation Liste de choix permettant de sélectionner la façon dont le calendrier de certification affecte les tâches de certification. - Champ d’utilisateur : sélectionnez un champ de référence d’utilisateur sur la table en cours de certification. Par exemple, sélectionnez le nom de l’utilisateur dans le champ Géré par pour identifier l’utilisateur qui effectue la tâche. Cette sélection affiche les champs Vide Affecter à et Affecter à . Si le champ de référence de l’enregistrement est vide, la valeur du champ Affecter à vide est utilisée.
- Utilisateur spécifique : sélectionnez un utilisateur spécifique pour effectuer les tâches. Cette sélection affiche le champ Utilisateur .
- Champ de groupe : sélectionnez un champ de référence de groupe sur la table en cours de certification. Par exemple, sélectionnez le champ Groupe de support pour identifier l’utilisateur qui effectue la tâche. Cette sélection affiche les champs Affecter à un groupe et Affecter à des champs vides . Tous les membres du groupe provenant du champ de référence de l’enregistrement sont affectés aux tâches. Si le champ de référence de l’enregistrement est vide, la valeur du champ Affecter à vide est utilisée.
- Groupe spécifique : sélectionnez un groupe spécifique pour effectuer les tâches. Cette sélection affiche le champ Groupe . Tous les membres du groupe nommé sont affectés aux tâches.
Utilisateur Ce champ s’affiche lorsque : - Le type d’affectation est Utilisateur spécifique. Ce système affecte cet utilisateur à toutes les tâches de certification pour ce calendrier.
- Le champ Affecter à vide est défini sur Créer une tâche affectée, et vous avez sélectionné Champ d’utilisateur comme type d’affectation. Le système affecte cet utilisateur à des tâches de certification contenant des enregistrements non affectés.
Vous ne pouvez sélectionner que des utilisateurs disposant du rôle de certification.
Affecter à un groupe Le champ Groupe qui définit le groupe affecté aux tâches de certification. Ce champ n’est disponible que lorsque le type d’affectation est Champ de groupe. Groupe Groupe spécifique auquel les tâches de certification sont affectées pour ce calendrier. Ce champ n’est disponible que lorsque le type d’affectation est Groupe spécifique Affecter à Le champ d’utilisateur qui définit l’utilisateur affecté à la tâche de certification. Ce champ n’est disponible que lorsque le type d’affectation est Champ d’utilisateur. Attribuer à vide Comportement à utiliser si le champ sélectionné dans Affecter à ou Affecter à un groupe est vide sur l’enregistrement en cours de certification. Par exemple, si une tâche doit être affectée à un gestionnaire, mais qu’aucun gestionnaire n’est identifié, la valeur de ce champ détermine ce qui se passe. Ce champ s’affiche uniquement lorsque le type d’affectation est Champ d’utilisateur ou Champ de groupe. Les sélections possibles sont les suivantes : - Ne pas créer de tâche : aucune tâche n’est créée lorsque le champ Affecter à un groupe ou Affecter à un groupe est vide.
- Créer une tâche non affectée : créez une tâche, mais ne l’affectez à aucun utilisateur ou groupe. La tâche peut être affectée manuellement ultérieurement.
- Créer une tâche affectée : créez une tâche et affectez-la à l’utilisateur ou au groupe spécifié. Si vous avez sélectionné un type d’affectation Champ utilisateur, le champ Utilisateur est disponible. Si vous avez sélectionné le type de champ Groupe , le champ Groupe est disponible.
Le calendrier crée automatiquement des tâches de certification pour tous les enregistrements pour lesquels « Affecter à » est renseigné, quelle que soit la sélection que vous faites pour « Affecter à vide ».
Délai en jours pour terminer [Obligatoire] Nombre de jours dont disposent les propriétaires de tâches pour terminer les tâches de certification. Lorsque le calendrier de certification fait partie d’une définition d’audit de certification, la valeur de définition d’audit en jours pour terminer remplace la valeur définie pour le calendrier de certification. Actif Case à cocher permettant d’activer ce calendrier de certification et de générer des tâches de certification aux date et heure planifiées. Décochez cette case pour masquer les champs de planification sur le formulaire (à l’exception de la date de la dernière exécution) et ne pas générer de tâches de certification. Exécuter À quelle fréquence exécuter le calendrier qui génère des tâches de certification : - Quotidien
- Hebdomadaire
- Mensuel
- Périodiquement
- Une fois
- Sur demande
Jour Lorsque l’option Exécution est Hebdomadaire, jour de la semaine où le calendrier s’exécute et génère des tâches de certification. Lorsque l’exécution a la valeur Mensuel, jour du mois où le calendrier s’exécute et génère des tâches de certification. Si le jour est le 29, le 30 ou le 31, la certification s’exécute le dernier jour du mois pour les mois plus courts.
Intervalle de répétition Lorsque l’option Exécuter est Périodique, fréquence à laquelle le calendrier s’exécute pour générer des tâches de certification, saisie en temps, en jours ou les deux. Par exemple, définissez Jours sur 10 et Heures sur 14:00:00 pour exécuter le calendrier et générer des tâches de certification tous les 10 jours à 14h00. En cours de démarrage Lorsque l’exécution est Périodiquement ou Une fois, date et heure auxquelles le calendrier s’exécute et génère des tâches de certification. Heure Lorsque l’exécution a la valeur Quotidien, Hebdomadaire, Mensuel ou Une fois, à l’heure de la journée, sur une horloge de 24 heures, le calendrier s’exécute et génère des tâches de certification. Date de dernière exécution [Lecture seule] Date et heure auxquelles le calendrier s’est exécuté pour la dernière fois, soit selon son calendrier normal, soit manuellement, et a généré des tâches de certification. Prochaine exécution planifiée [Lecture seule] Date et heure auxquelles le calendrier s’exécute et génère des tâches de certification. Description de la tâche Description à ajouter au champ Brève description de la tâche de certification. Instructions Un champ HTML pour fournir des instructions à l’utilisateur ou au groupe effectuant la certification.