Définition des paramètres du document

Avant d’utiliser l’application Documents gérés, l’utilisateur disposant du rôle document_management_admin doit définir les paramètres qui définissent les types de documents à gérer via l’application. Documents gérés fournit des options de paramètres de base et personnalisées.

Définition des paramètres du document

Les paramètres de document suivants doivent être définis :

• Type : identifie l’objectif du document. Le type détermine également le format de document par défaut et le format de nom.
• Classification : indique le niveau de sécurité attribué au document et détermine qui peut consulter ou modifier le document.
• Public : spécifie les lecteurs visés du document.
• Format de nom : spécifie le format de nom à utiliser lorsqu’une révision de document est ajoutée.
• Composants de nom : ce sont des identificateurs individuels utilisés à l’intérieur d’un format de nom. Les composants de nom définissent un chemin de référence (souvent par remontée pas à pas) qui contient la valeur spécifique au document.
• Règles d’approbation : déterminent quels approbateurs sont ajoutés aux documents (en plus des réviseurs spécifiés sur l’enregistrement du document).

Définition des types

Pour définir un nouveau type, accédez à Documents gérés > Administration > Type et cliquez sur Nouveau.

Champ	Description
Nom	Nom unique pour le type.
Code	Code court pour le type. Référencé en tant que composant de nom pour le format de nom.
Étiquette	Étiquette à afficher dans la liste de choix Type .
Format de nom	Le format de nom que les documents de ce type utiliseront.
Ordre	Nombre indiquant l’ordre du type dans la liste de choix.

Les types suivants sont disponibles dans le système de base.

Nom	Code	Étiquette	Format de nom	Ordre
-- Aucun --	null	-- Aucun --	null	1
policy	POL	Politique	Politique par défaut	2
directive	Interface graphique	Directive	Par défaut	3
procédure	PROC	Procédure	Par défaut	4
contrat	DUPER	Contrat	Par défaut	5

Remarque :

Pour les documents ayant un type de contrat, une liste connexe de contrats apparaît sur l’enregistrement du document, répertoriant tous les contrats auxquels le document est associé.

• Définition des règles d’approbation
  Pour définir une nouvelle règle d’approbation, accédez à Documents gérés > Administration > Règles d'approbation et cliquez sur Nouveau.
• Définition des audiences
  Pour définir une nouvelle audience, accédez à Documents gérés > Administration > Audience et cliquez sur Nouveau.
• Définition des classifications
  Définissez une nouvelle classification sur le formulaire de classification.
• Définition des composants de nom
  Les composants de nom définissent les valeurs de document utilisées dans le format de nom.
• Définition des formats de nom
  Le format de nom génère automatiquement un nom pour une révision de document en organisant les composants de nom dans un code standard pour qu’ils correspondent aux conventions de dénomination.