Concepts des documents gérés

Les concepts suivants expliquent les documents gérés : document géré, collecte de documents, révisions de documents et paramètres de documents.

Tableau 1. Concepts

Concept	Description
Document géré	La table Document [dms_document] contient les documents contrôlés par le processus de documents gérés.
Collecte de documents	La table Collecte de documents [dms_collection] permet de regrouper les documents connexes.
Revues de documents	Étant donné que les documents gérés doivent avoir des enregistrements clairs des versions individuelles d’un document, les révisions (y compris le fichier) sont jointes à l’enregistrement du document primaire via une liste connexe. Les révisions de documents sont contrôlées pour conserver un schéma de dénomination standard et des numéros de version cohérents. Une fois qu’une révision de document est prête, elle peut être soumise pour révision.
Paramètres de document	Important : Les paramètres ne contrôlent pas la sécurité des applications ou des documents. Les paramètres organisent uniquement les documents, ils n’affectent pas les personnes qui peuvent accéder aux documents. Pour accorder l’accès à l’application Documents gérés, vous pouvez affecter un rôle. Pour accorder l’accès à un document spécifique, définissez des autorisations d’utilisateur et de groupe. Chaque document peut être associé à des paramètres prédéfinis. Les paramètres peuvent aider à regrouper les documents. Type : Définit le type de document contrôlé. Les documents de même type utilisent les mêmes contrôles. Classification : définit le niveau de restriction du document, par exemple public, restreint ou confidentiel. Audience : définit les groupes ayant accès au document, qu’ils soient internes ou externes. Formats de nom : définit le format des noms de documents, en veillant à ce que les documents du même type aient le même schéma de noms assemblé à partir de composants de nom. Composants de nom : définit les valeurs de document utilisées dans les formats de nom. Règles d’approbation : définit les approbations que le document doit avoir avant de pouvoir être publié.