Utiliser Flux en direct pour travailler sur des enregistrements

Un flux d’enregistrements est associé à un enregistrement, tel qu’un incident ou un changement.

Les flux d’enregistrements aident les utilisateurs à collaborer sur des enregistrements en fournissant un emplacement permettant à toute personne ayant accès à l’enregistrement de partager des messages et de publier des pièces jointes spécifiques à cet enregistrement.

Avec les flux d’enregistrements, les utilisateurs peuvent :

• Suivez les flux d’enregistrements et publiez des messages dans Flux en direct. Ces messages peuvent également être automatiquement conservés dans les champs de journal des commentaires ou des notes de travail des enregistrements.
• Afficher Flux en direct à partir des enregistrements.
• Travailler sur plusieurs enregistrements à partir de Mon flux.
• Accédez aux fonctions de l’équipe Flux en direct, telles que l’envoi d’invitations et l’abonnement aux notifications par e-mail.

Tous les utilisateurs ayant accès à l’enregistrement peuvent également utiliser le flux d’enregistrements. Par défaut, les flux d’enregistrements sont disponibles dans les tables d’incidents, de changements et de problèmes. Les administrateurs peuvent configurer des flux d’enregistrements pour des tables supplémentaires.

Figure 1. Live Feed Document

Fonctionnement des flux de documents

L’application Flux en direct crée un groupe de documents pour chaque flux de documents. Le groupe de documents :

• Approuve automatiquement l’adhésion pour chaque utilisateur qui peut accéder à l’enregistrement.
• Utilise le numéro d’enregistrement comme nom de groupe.
• Utilise la description brève de l’enregistrement comme description de groupe.
• Gère tous les messages publiés sur l’enregistrement dans Flux en direct (si l’enregistrement dispose d’un champ journal pour les commentaires). Lorsque le groupe est créé, les messages existants sont ajoutés au flux de documents.
• Établit la liste du groupe lorsque les utilisateurs sélectionnent Afficher tous les groupes sur leur interface Flux en direct, sauf si l’enregistrement associé au flux de documents a été fermé. Lorsque l’état de l’enregistrement est fermé, le groupe Flux en direct devient inactif et non répertorié.
• Ajoute automatiquement des utilisateurs au groupe de documents lorsqu’ils consultent l’enregistrement.

Création d’un groupe de documents

Lorsqu’un utilisateur suit ou affiche un enregistrement sur Flux en direct, un groupe Flux en direct est automatiquement créé et associé à l’enregistrement (s’il n’existe pas déjà). L’utilisateur devient membre du groupe et peut utiliser Flux en direct pour travailler sur l’enregistrement. Si l’utilisateur peut accéder aux notes de travail de l’enregistrement, il devient également administrateur du groupe.

Un groupe Flux en direct est également automatiquement créé lorsqu’un utilisateur crée un enregistrement sur une table qui utilise des flux de documents, comme la table Incident. L’utilisateur qui crée l’enregistrement devient l’administrateur du groupe, et tout autre utilisateur qui modifie le même enregistrement rejoint automatiquement le groupe.