La gestion de l’approvisionnement rend cela possible.
La gestion de l’approvisionnement répond à l’objectif principal de l’approvisionnement : aider les entreprises à acquérir les bons biens et services aux bons coûts pour soutenir leurs opérations. À ce titre, les équipes d’approvisionnement doivent gérer plusieurs tâches clés, notamment :
- Créer des bons de commande (BC) pour documenter et autoriser les transactions, en garantissant l’exactitude et la responsabilité face aux dépenses.
- Élaborer des contrats à terme pour établir des accords à long terme avec les fournisseurs, en garantissant des prix stables et un approvisionnement uniforme.
- Acquérir des fournitures et des services pour répondre aux besoins de l’entreprise tout en négociant le meilleur rapport qualité-prix en termes de coûts, de qualité et de livraison.
- Éliminer les biens et équipements excédentaires pour optimiser les ressources, récupérer les coûts et éviter les dépenses inutiles associées au stockage ou aux déchets.
- Aligner les achats sur les exigences du projet pour s’assurer que les décisions d’approvisionnement soutiennent les besoins opérationnels.
- Dépenses transparentes pour offrir une visibilité sur les décisions d’approvisionnement.
La première étape de l’approvisionnement consiste à déterminer ce dont l’entreprise a besoin et à quel moment. Cela implique de définir les spécifications des produits ou des services, d’évaluer la demande et d’utiliser des données historiques pour prévoir les besoins futurs.
Les types de fournisseurs avec lesquels une entreprise choisit de travailler dépendent de plusieurs facteurs, ce qui signifie que les équipes d’approvisionnement doivent évaluer les fournisseurs potentiels en fonction de ces facteurs tels que les prix, les niveaux de service, les capacités de production et la conformité. Cette étape est étroitement liée à la gestion des risques liés aux tiers (TPRM) et peut exiger la recherche de nouveaux fournisseurs ou l’émission de demandes d’informations, de propositions ou de devis formels pour faciliter la comparaison des options.
Cette étape chevauche souvent le choix des fournisseurs, car les entreprises doivent évaluer les risques et la conformité réglementaire avant de finaliser les accords. Les équipes d’approvisionnement effectuent une diligence raisonnable en vérifiant les authentifiants des fournisseurs et en veillant au respect des réglementations du secteur (tout en évaluant la stabilité financière de leur partenaire potentiel). L’intégration inclut l’intégration de nouveaux fournisseurs dans les systèmes d’approvisionnement.
Une fois le fournisseur choisi, la prochaine responsabilité des équipes d’approvisionnement consiste à négocier : les prix, les calendriers de livraison, les conditions de service et d’autres détails du contrat sont tous sur la table. Les négociations directes aident à obtenir la meilleure valeur tout en définissant clairement les attentes.
Un bon de commande est un document formel qui autorise les transactions convenues à l’étape précédente, détaillant la quantité, le coût, les spécifications et les conditions de l’achat. Le bon de commande favorise la clarté entre l’acheteur et le fournisseur et sert de référence principale pour le traitement de la commande.
À la livraison, les équipes d’approvisionnement examinent les expéditions pour confirmer qu’elles correspondent aux spécifications et aux normes de qualité convenues. Un processus de « correspondance tridirectionnelle », qui compare le bon de commande, la facture et les documents de réception, permet de vérifier l’exactitude. En cas de divergence, les entreprises peuvent rejeter la commande ou collaborer avec le fournisseur pour résoudre le problème.
Après avoir confirmé que les biens ou les services ont été livrés comme prévu, le service des comptes créditeurs traite la facture. Cette étape maintient les paiements liés aux termes du contrat et garantit que toute la documentation est comptabilisée avant que les fonds ne soient libérés.
Des dossiers détaillés d’approvisionnement soutiennent les audits, aident à maintenir la conformité fiscale et sont inestimables pour éclairer les décisions d’achat futures. Les équipes d’approvisionnement utilisent également les données de performance pour évaluer les fournisseurs et garantir une qualité continue afin de renforcer les partenariats à long terme.
La gestion de l’approvisionnement garantit que les entreprises acquièrent les biens et les services dont elles ont besoin, et qu’elles sont en mesure de le faire de manière efficace, rentable et conforme aux politiques de l’entreprise. En d’autres termes, la gestion de l’approvisionnement est conçue pour parfaire le processus d’approvisionnement.
Une stratégie de gestion de l’approvisionnement bien structurée a un impact considérable. Elle améliore les finances à court terme de l’entreprise (grâce à des économies de coûts) tout en jouant un rôle clé dans la planification financière à long terme (en offrant une meilleure visibilité sur les dépenses et la performance des fournisseurs). De même, la gestion de l’approvisionnement fournit des aperçus clairs sur les menaces auxquelles sont confrontées les opérations logistiques, ce qui contribue à la gestion des risques liés à la chaîne d’approvisionnement.
Avantages de la gestion de l’approvisionnement
En s’appuyant sur certains des avantages de niveau supérieur abordés ci-dessus, une gestion efficace des achats offre des avantages plus spécifiques. Notamment :
- Réduction des dépenses
La gestion de l’approvisionnement aide les entreprises à négocier de meilleurs contrats, à consolider les fournisseurs et à réduire les achats inutiles. - Risques atténués
Les processus d’approvisionnement solides aident les entreprises à minimiser les risques liés à la fiabilité des fournisseurs, aux litiges contractuels et aux violations de conformité. - Qualité améliorée
Des pratiques d’approvisionnement standardisées garantissent que les entreprises s’approvisionnent en biens et services de haute qualité. - Meilleure visibilité
La gestion centralisée de l’approvisionnement offre une plus grande transparence sur les décisions d’achat, la performance des fournisseurs et les dépenses globales. - Renforcement de la conformité et de la gestion des risques
La gestion de l’approvisionnement soutient la gestion de la conformité, garantissant le respect des politiques de l’entreprise, des réglementations sectorielles et des obligations contractuelles. Les processus standardisés permettent également de garantir que les approbations, les qualifications des fournisseurs et les exigences d’audit sont respectées, réduisant ainsi le risque de violations réglementaires et de sanctions financières. - Amélioration de l’agilité
De nombreuses entreprises font passer l’approvisionnement d’une fonction réactive et administrative à un élément proactif et stratégique de croissance de l’entreprise. Un processus d’approvisionnement bien géré accélère la prise de décision, ce qui permet aux entreprises de s’adapter aux évolutions du marché et de saisir de nouvelles occasions.
Les équipes d’approvisionnement jouent un rôle actif dans la gestion des relations avec les fournisseurs, la supervision des transactions et l’adaptation des stratégies d’approvisionnement pour soutenir les objectifs commerciaux. Leurs responsabilités sont principalement centrées sur les achats, mais c’est dans les tâches d’assistance (analyse des modèles de dépenses, évaluation des risques et collaboration avec les parties prenantes internes pour améliorer l’efficacité de l’approvisionnement) que le véritable travail derrière la gestion de l’approvisionnement a lieu.
Principales responsabilités de l’équipe d’approvisionnement :
- Optimiser les relations avec les fournisseurs
- Standardiser les flux de travail d’approvisionnement
- Faire le suivi de la performance d’approvisionnement
- Gérer la conformité et les risques
- S’assurer que les contrats sont respectés
- Soutenir la planification financière
- Diversifier les fournisseurs pour réduire la dépendance vis-à-vis d’un seul fournisseur
Les processus manuels d’approvisionnement sont chronophages, sources d’erreurs et difficiles à faire évoluer. L’automatisation apporte la réponse. L’automatisation des tâches d’approvisionnement, telles que l’approbation des bons de commande, le traitement des factures et la réconciliation des paiements, réduit la charge de travail administrative et accélère les délais de transaction. L’automatisation par l’IA, qui utilise une intelligence artificielle (IA) avancée, peut encore améliorer l’efficacité des solutions automatisées. De même, la numérisation améliore également la précision. Les entreprises qui utilisent des logiciels d’approvisionnement numériques peuvent plus facilement suivre les dépenses et obtenir de précieux aperçus pour la prise de décision future.
Les équipes d’approvisionnement doivent tenir à jour une liste de fournisseurs approuvés, évaluer les fournisseurs en fonction de facteurs tels que la tarification, la fiabilité et la qualité de service, et relire régulièrement les contrats pour s’assurer que les conditions contractuelles continuent d’apporter de la valeur. Une approche solide de la gestion des fournisseurs favorise des relations à long terme avec les fournisseurs tout en offrant la flexibilité nécessaire pour remplacer les fournisseurs sous-performants si nécessaire.
La formation continue aide les professionnels de l’approvisionnement à s’adapter aux changements du secteur et à améliorer leurs compétences dans les domaines pertinents à la gestion de l’approvisionnement. Il s’agit d’une occasion d’améliorer les équipes existantes, et cela peut être particulièrement important en période de réduction des effectifs ou de contraintes budgétaires, où l’automatisation et l’optimisation des processus peuvent aider à rattraper un peu de marge. Investir dans des programmes de formation pour tenir le personnel de l’approvisionnement informé de toutes les tendances du secteur, des technologies émergentes et des changements réglementaires, tout en aidant à développer et à améliorer les ensembles de compétences pertinents. Recruter des spécialistes expérimentés dans la gestion de la chaîne d’approvisionnement et l’analyse des achats peut renforcer la capacité de l’équipe à réaliser des économies.
Les fournisseurs veulent travailler avec des entreprises qu’ils connaissent et en qui ils ont confiance. Établir ces relations permet de réduire les prix, d’améliorer la qualité de service et de renforcer la fiabilité des livraisons. Les équipes d’approvisionnement doivent maintenir une communication ouverte avec les fournisseurs, car cela permet d’établir des attentes claires et offre des occasions de collaborer sur des solutions lorsque des défis se présentent. En outre, la mise en place de fournisseurs de secours garantit la résilience de l’entreprise en cas de perturbation de la chaîne d’approvisionnement. Des évaluations régulières de performance aident les entreprises à évaluer la fiabilité des fournisseurs et à prendre des décisions basées sur les données concernant les futurs partenariats.
Dans la gestion de l’approvisionnement, la cohérence est essentielle. Une infrastructure d’approvisionnement standardisée fournit des directives claires pour la gestion des activités d’achat et d’autres tâches connexes. Cette infrastructure doit décrire les procédures de sélection des fournisseurs, de négociation des contrats, d’approbation des achats et de tenue des dossiers. Une infrastructure adaptée peut réduire les inefficacités et créer un processus d’approvisionnement plus structuré.
Effectuer une analyse des dépenses permet aux entreprises de suivre les dépenses et de découvrir les tendances et les occasions d’économies. En examinant l’historique des achats, la performance des fournisseurs et les prix des contrats, les équipes d’approvisionnement peuvent négocier de meilleurs contrats et optimiser les stratégies budgétaires.
L’approvisionnement ne doit pas fonctionner de manière isolée : il fonctionne mieux lorsqu’il est lié aux finances, à la gestion des stocks, à la coordination de la chaîne d’approvisionnement et à tout autre système pertinent. Associer les outils d’approvisionnement aux plateformes de comptabilité et de planification des ressources d’entreprise (ERP) réduit les silos de données et améliore les flux de travail. L’intégration des données d’approvisionnement aux solutions de production de rapports financiers permet aux entreprises de suivre les dépenses en temps réel, d’éliminer les processus redondants et de prendre des décisions d’achat éclairées basées sur des aperçus complets. Pour un approvisionnement optimal, toutes les données logistiques et connexes doivent être disponibles pour tous les systèmes impliqués.
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