Avec l’arrivée de l’ère numérique, les entreprises de tous les secteurs ont commencé la tâche souvent ardue de faire la transition de leurs fichiers, dossiers et documents analogiques sur papier en formats numériques. Au début, ce processus dépendait nécessairement de spécialistes humains de la numérisation qui transféraient manuellement les informations des référentiels analogiques vers des référentiels numériques. Par la suite, les avancées technologiques en matière de reconnaissance optique de caractères (ROC) et de reconnaissance intelligente de caractères (RIC) ont permis une approche plus simplifiée. Mais ces outils étaient limités, car ils pouvaient seulement transformer des images numérisées en texte numérique, mais ils ne pouvaient pas catégoriser, analyser ou valider les données contenues dans les documents analogiques.
Le traitement intelligent des documents (TID) vient tout changer, et permet aux entreprises de transformer et de classer automatiquement les renseignements contenus dans les documents non structurés dans des formats numériques prédéfinis, et d’en extraire des aperçus utiles et exploitables.
Les organisations modernes utilisent le TID pour simplifier des processus comme la saisie de données, les vérifications de conformité et la gestion de documents.
Le processus de TID de l’entreprise comprend cinq phases :
- Collecte
- Prétraitement
- Classification
- Extraction
- Validation
La première étape du TID consiste à recueillir des documents papier et numériques provenant de diverses sources de contenu disponibles. Les intégrations matérielles et logicielles permettent aux outils de TID d’effectuer des processus de collecte à grande échelle.
Avant que les documents puissent être entièrement analysés, ils doivent respecter certaines normes de qualité. Le prétraitement des documents applique automatiquement une gamme de techniques pour améliorer la qualité des documents, y compris le recadrage, la binarisation, la correction des désalignements et la réduction de bruits.
Ensuite, l’outil de TID passe en revue le document numérisé, détecte son début et sa fin, et divise les informations qu’il contient en différentes catégories en fonction du type, du contenu, de la structure ou du format. Cette étape peut appliquer des algorithmes de vision par ordinateur pour reconnaître des motifs visuels et des techniques de NLP pour regrouper les informations en fonction du sujet.
Une fois les informations contenues dans le document correctement classées, les données textuelles doivent ensuite être extraites et numérisées à l’aide des technologies ROC et RIC combinées à des capacités ML pour en assurer la cohérence et l’exactitude.
Enfin, les données extraites sont authentifiées à l’aide d’une série de règles de validation et de techniques améliorées par l’IA, renforcées par des technologies ARP. Cela permet de s’assurer que les données extraites sont exactes et fiables. Certaines organisations préfèrent inclure un authentificateur humain à cette étape pour aider l’IA à s’améliorer et à apprendre plus rapidement.
Lisez ce livre électronique pour en savoir plus sur le fait d’inclure l’automatisation robotisée des processus dans la boîte à outils, notamment :
- Pourquoi l’automatisation est plus qu’un simple outil d’affaires spécialisé
- Comment maintenir l’humain au cœur de l’hyperautomatisation
- Les avantages de la mise à niveau de la chaîne de production avec l’ARP
Souvent, les organisations qui sont intéressées par le traitement intelligent des documents peuvent les confondre avec d’autres technologies connexes, comme la lecture de documents ou l’ automatisation robotisée des processus.
Les technologies de lecture de documents, y compris ROC et RIC, sont conçues pour convertir des documents physiques en formats numériques. Ces technologies font partie intégrante d’une solution TID efficace, mais elles ne peuvent pas exécuter elles-mêmes les fonctions plus analytiques du traitement intelligent des documents.
L’automatisation robotisée des processus est une autre technologie qui peut être appliquée au traitement intelligent des documents. Mais alors que le TID est géré par l’IA et capable d’apprendre de l’expérience, l’ARP est basée sur des règles et généralement utilisée pour automatiser des tâches simples et répétitives qui, autrement, devraient être effectuées par un travailleur humain. L’ARP prend en charge les solutions de TID, mais ne peut pas comprendre le contenu dans le contexte du document.
Peu de choses sont aussi importantes pour le succès des entreprises modernes que des données fiables et exploitables. Malheureusement, il est estimé que la majorité des données commerciales disponibles sont contenues dans des formats non structurés, y compris des documents papier, des images, des courriels et des PDF. Sans une analyse et un formatage adéquats de ces données, les organisations de tous les secteurs d’activité risquent de passer à côté d’aperçus essentiels.
Le TID permet aux organisations de transformer des données non structurées en données structurées, sans l’investissement majeur en temps et en coûts qui accompagnait naturellement le transfert manuel des données. En intégrant des solutions d’IA avancées, ces organisations peuvent également automatiser la classification et l’analyse de ces données, transformant ainsi les informations brutes en une compréhension plus claire de l’entreprise, de son secteur et de ses clients.
Le traitement intelligent des documents offre plusieurs avantages clés aux entreprises modernes qui cherchent à simplifier leurs opérations et à extraire plus de valeur de leurs données. Vous trouverez ci-dessous quelques-uns des principaux avantages auxquels les entreprises peuvent s’attendre lorsqu’elles mettent en œuvre des solutions de TID.
Selon certaines théories, jusqu’à 80 % des données commerciales sont présentement stockées dans des formats non structurés. Cela représente un volume considérable d’informations. Pour un seul employé, ou même une grande équipe d’employés, le reformatage manuel de ces données prendrait beaucoup de temps.
Le TID, par contre, permet de numériser, de classer, d’extraire et d’analyser de grandes quantités de données en quelques microsecondes, sans jamais se fatiguer. Cela permet non seulement aux entreprises de procéder plus rapidement à la transition des données non structurées vers des formats plus exploitables, mais aussi de libérer des employés précieux pour effectuer des tâches plus stratégiques.
Les économies associées au TID, qui vont de pair avec un traitement plus rapide des documents, sont un autre avantage majeur. En réduisant les temps de traitement, les entreprises peuvent commencer à exploiter les données nouvellement structurées presque immédiatement pour prendre des décisions éclairées et améliorer les retours. En même temps, les outils de TID aident les organisations à économiser sur les coûts liés aux processus opérationnels et leur permettent d’accomplir davantage sans avoir à en embaucher davantage. Au final, cela se traduit par un meilleur retour sur investissement pour le TID que ce qui est généralement possible avec d’autres solutions de traitement de documents.
Les spécialistes humains de la numérisation des données ne sont pas seulement limités en termes de quantité de travail qu’ils peuvent accomplir dans un délai donné, mais ils sont également freinés par l’erreur humaine. Une simple faute de frappe peut rendre des données autrement précieuses complètement inutilisables, voire trompeuses.
Le TID élimine le besoin d’entrer manuellement des données. Cela signifie que les erreurs de données sont pratiquement éliminées et que l’examen humain n’est nécessaire que lorsque des problèmes ou des anomalies se présentent au sein des données. Grâce à l’amélioration de la qualité des données rendue possible par le TID, les organisations peuvent agir en toute confiance sur la base des aperçus tirés des données.
La cybersécurité est une préoccupation majeure, non seulement pour les entreprises modernes et leurs clients, mais aussi pour les organismes de réglementation chargés de s’assurer que les pratiques exemplaires en matière de sécurité des données sont respectées. Le TID simplifie la sécurité et la conformité, en appliquant l’automatisation pour s’assurer que les règlements de protection des données sont toujours correctement mis en œuvre.
De plus, les enregistrements numériques associés aux processus de TID simplifient les audits de conformité, offrant une « piste » claire que les auditeurs peuvent suivre lorsqu’ils vérifient que le système numérique et les données qu’il contient sont dotés des mesures de sécurité appropriées pour répondre aux normes réglementaires.
Les solutions et outils de TID les plus efficaces sont conçus pour s’intégrer facilement aux programmes et au matériel existants. Plutôt que d’avoir à apporter des ajustements coûteux et longs à une pile technologique existante, les entreprises peuvent souvent utiliser la solution de TID prête à l’emploi en la connectant facilement aux systèmes qu’elles utilisent actuellement.
L’intégration transparente élimine un obstacle majeur à l’adoption du TID et permet de commencer plus facilement que jamais à profiter des avantages de la numérisation et du traitement intelligent des documents.
Contrairement aux équipes humaines qui doivent s’agrandir et embaucher de nouveaux talents pour faire face à un volume de travail accru, le TID est capable de fonctionner à grande échelle sans augmenter considérablement les coûts. En appliquant l’automatisation aux processus essentiels à l’échelle de l’organisation, le TID s’étend pour répondre aux besoins de l’entreprise et continue de prouver sa valeur, peu importe la quantité de données envoyées.
Le traitement intelligent des documents a la capacité d’améliorer toute entreprise qui travaille régulièrement avec des données non structurées. En d’autres termes, la plupart des entreprises de la plupart des industries peuvent s’attendre à tirer profit d’un investissement dans des solutions de TID. Voici des exemples de secteurs qui sont particulièrement adaptés au traitement intelligent des documents :
- Gouvernement
- Santé
- Services financiers
- Assurance
- Transport et logistique
De nombreux organismes gouvernementaux à travers le monde s’appuient sur des systèmes hérités et des processus manuels de documentation. Le TID peut aider ces entités à réaliser leur transformation numérique, en extrayant facilement les données importantes des documents analogiques et en les classant pour une utilisation et une révision ultérieures.
La tenue de dossiers patients exacts et à jour est une préoccupation majeure dans le secteur des soins de santé. Grâce à la technologie de TID, les hôpitaux et autres établissements de santé peuvent automatiquement capturer les dossiers patients à partir de sources non structurées et exporter les données pertinentes vers d’autres systèmes.
Il n’y a pas beaucoup de marge d’erreur quand l’argent est en jeu. Par conséquent, les services financiers, comme les banques et les institutions de crédit hypothécaire, comptent beaucoup sur la documentation pour s’assurer que tout est traité de façon appropriée. Le TID peut aider à traiter le nombre considérable de documents associés au prétraitement des prêts hypothécaires, à l’ouverture et à la gestion des comptes, et plus encore.
Les réclamations et les paiements d’assurance dépendent de pages et de pages de formulaires, de documents justificatifs et de données non structurées dans une variété de formats. De même, les inscriptions et les souscriptions d’assurance dépendent traditionnellement du traitement et de la classification manuels des données. Dans chaque cas, les solutions de TID offrent des moyens plus rapides et plus précis de simplifier le processus de transformation de ces données non structurées en informations plus faciles à consulter et à analyser.
Le transport des marchandises d’un endroit à un autre génère d’énormes quantités de documents non structurés, souvent dans des formats non uniformes. Les organisations de transport et de logistique peuvent améliorer leur agilité opérationnelle et économiser sur les coûts en appliquant des solutions de TID pour simplifier et standardiser automatiquement cette documentation.
La sélection de la bonne solution de traitement intelligent des documents (TID) est une étape essentielle pour optimiser les processus opérationnels et assurer la réussite de la transformation numérique. Avant de choisir une solution de TID, il est essentiel d’évaluer les besoins uniques de l’organisation et les types de données qu’elle doit traiter. Les différents secteurs d’activité travaillent avec différents types de données, allant des formulaires structurés aux contenus non structurés tels que les courriels ou les images. L’identification des objectifs, qu’il s’agisse d’améliorer la productivité, de réduire les coûts ou de renforcer l’expérience client, guidera les décideurs vers la solution de TID la plus appropriée.
Une fois que ces facteurs clés ont été pris en compte, recherchez une solution qui comprend les fonctionnalités suivantes :
- Flexibilité
- Évolutivité
- Analyses et production de rapports intégrées
- Capacité à apprendre et à s’améliorer
- Fonctionnalité prenant en charge des formats de données non structurées complexes
La solution de TID doit s’intégrer parfaitement aux systèmes et aux flux de travail existants. Qu’il s’agisse de solutions locales ou de plateformes basées sur le nuage, le logiciel de TID doit être suffisamment adaptable pour prendre en charge différents types de documents et besoins de traitement sans nécessiter de changements majeurs dans la pile technologique actuelle.
Au fur et à mesure que l’entreprise grandit, les données aussi s’accumulent. Choisissez une solution de TID qui peut s’adapter aux besoins changeants de l’organisation. Elle doit être en mesure de gérer l’augmentation du volume de documents sans sacrifier la performance, et permettre à l’entreprise d’étendre les capacités de traitement de documents au besoin, sans augmentation importante des coûts.
Pour une optimisation continue, l’outil de TID doit offrir des fonctionnalités d’analyse et de production de rapports en temps réel. Ces capacités aident à suivre la précision du traitement, à identifier les points à améliorer et à s’assurer que la solution offre une valeur mesurable. Les tableaux de bord en temps réel peuvent fournir des aperçus précieux sur les taux d’automatisation et la qualité des données.
Une solution de TID efficace tire parti de l’IA et de l’apprentissage machine pour devenir plus intelligente au fur et à mesure que vous l’utilisez. L’algorithme doit permettre au système de s’adapter en fonction des données qu’il traite, en apprenant des interactions précédentes afin d’améliorer sa précision et son efficacité au fil du temps.
Assurez-vous que la solution de TID peut traiter non seulement des données structurées, mais aussi des formats complexes et non structurés, comme les images. La capacité d’extraire et d’analyser des données provenant de diverses sources permet au logiciel de fournir des aperçus plus complets et de traiter une plus grande variété de documents.
À mesure que la technologie avance, le traitement intelligent des documents devient de plus en plus sophistiqué. Les innovations récentes redéfinissent la façon dont les solutions de TID gèrent les données, ce qui les rend plus indispensables aux efforts de transformation numérique. À l’avenir, le TID continuera d’évoluer de manière à améliorer davantage ses capacités et à élargir son rôle dans les opérations commerciales. Voici quelques tendances clés à surveiller :
- Extraction améliorée des données provenant de diverses sources
- Progrès en matière de NLP
- Intégration aux stratégies d’hyperautomatisation
- Apprentissage continu et adaptabilité
- Conformité et sécurité des données améliorées
À mesure que les algorithmes d’apprentissage machine et d’IA s’améliorent, les systèmes de TID deviendront encore plus performants pour extraire des données à partir d’une plus grande variété de documents et de formats.
Les solutions futures de TID tireront parti du traitement du langage naturel (NLP) pour mieux comprendre et interpréter le contenu des documents. Cela permettra aux systèmes de classer et d’organiser plus efficacement les données non structurées, en identifiant des informations complexes comme des termes propres au contexte.
Au fur et à mesure que les organisations adoptent l’hyperautomatisation, qui consiste à utiliser plusieurs outils d’automatisation en tandem pour créer une stratégie d’automatisation complète, le TID jouera un rôle crucial dans l’automatisation des processus de bout en bout. Lorsqu’il est intégré à des technologies comme l’ARP, le TID peut gérer des flux de travail en plusieurs étapes, automatisant des processus complexes qui impliquent à la fois l’extraction de données et la prise de décision.
Les progrès de l’apprentissage machine rendront les plateformes de TID de plus en plus adaptatives. Elles apprendront à partir de chaque document traité, améliorant ainsi leur précision au fil du temps. Cet apprentissage continu permettra aux systèmes de rester alignés sur les besoins d’entreprise et les formats de documents en constante évolution, assurant ainsi une efficacité continue sans nécessiter de reprogrammation.
À mesure que la réglementation des données deviendront plus stricte, les solutions de TID évolueront pour inclure des fonctionnalités de conformité plus avancées. Les futurs systèmes automatiseront les contrôles réglementaires et offriront des mesures de sécurité plus solides, veillant ainsi à ce que les données sensibles soient traitées, stockées et utilisées conformément aux exigences juridiques en constante évolution.
Alors que les entreprises modernes deviennent de plus en plus dépendantes des aperçus critiques issus des données, les données non structurées représentent un angle mort majeur pour de nombreuses organisations. Le TID offre une solution qui permet aux entreprises de tous les secteurs d’activité de convertir ces ressources de données non exploitées en informations exploitables. Mais pour ce faire, les entreprises ont besoin d’un outil de TID fiable capable d’extraire intelligemment les données et d’appliquer des solutions d’automatisation à une variété de formats de documents, sans nécessiter une expérience en codage de la part des utilisateurs.
Les flux de travail des créateurs de ServiceNow offrent une approche flexible et puissante du traitement intelligent des documents dans toute organisation, toute industrie ou tout processus. S’appuyant sur les capacités d’IA avancées de ServiceNow AI Platform, les flux de travail des créateurs accélèrent et optimisent le traitement des documents. Workflow Data Fabric de ServiceNow renforce encore davantage cette approche en connectant les données des documents aux systèmes d’entreprise en direct, éliminant ainsi le besoin de connecteurs manuels et en assurant que les aperçus provenant des documents peuvent immédiatement soutenir les flux de travail et les décisions en aval.
De plus, comme le TID doit être accessible à tous, ServiceNow applique des solutions à programmation schématisée pour aider à démocratiser l’automatisation des documents en permettant aux utilisateurs de tous les niveaux de compétences de construire facilement des flux de travail personnalisés pour gérer des formats de documents complexes.
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