Kanban est un cadre de gestion des workflows qui utilise des outils visuels pour représenter les tâches et rationaliser les processus. Initialement développé dans le secteur de la production industrielle par Toyota, il a été conçu pour gérer la chaîne de valeur, des fournisseurs aux consommateurs, tout en réduisant les disruptions de la chaîne d’approvisionnement, les surstocks, les goulets d’étranglement, etc. Grâce à une surveillance continue, le système Kanban a permis aux entreprises d’optimiser l’efficience de la production et de réduire les délais de livraison. 

Depuis ses origines, Kanban a évolué et a été largement adopté dans divers secteurs, y compris le développement logiciel. Dans ce contexte, Kanban fournit un cadre permettant de visualiser le travail et d’améliorer la vitesse de livraison en simplifiant et en optimisant les processus. En cartographiant visuellement les tâches et les workflows, les équipes logicielles peuvent suivre leur progression en temps réel, garantissant ainsi une meilleure communication, plus de transparence et une adaptabilité accrue face à l’évolution des priorités. 

La méthodologie Kanban 

Kanban s’appuie sur un tableau visuel pour représenter le workflow. Ce tableau comprend généralement des colonnes qui indiquent les étapes de travail, telles que « À faire », « En cours » et « Terminé ». Chaque tâche est représentée par une carte qui se déplace dans les colonnes au fur et à mesure de son avancement. Cela permet aux équipes de visualiser l’ensemble du workflow d’un seul coup d’œil, d’identifier les inefficiences et de se concentrer sur la réduction des délais de traitement. 

La limitation du travail en cours (WIP) constitue un élément central de Kanban. En limitant le nombre de tâches pouvant être traitées simultanément, Kanban encourage les équipes à terminer les tâches en cours avant d’en commencer de nouvelles. Cela permet non seulement d’éviter les goulots d’étranglement, mais aussi de garantir que les membres de l’équipe restent concentrés et productifs pour atteindre l’objectif global de la réalisation du projet. De plus, la surveillance continue des workflows permet des améliorations progressives et constantes des processus. 

Kanban en action 

Imaginez une équipe marketing utilisant un tableau Kanban pour la création de contenu. Les tâches telles que la rédaction, la modification et la publication sont représentées sous forme de cartes qui se déplacent à travers des colonnes comme « Backlog », « En cours », « En relecture » et « Publié ». Les membres de l’équipe tirent les tâches dans la colonne « En cours » en fonction de leur disponibilité, en respectant les limites de WIP. 

En cas de goulot d’étranglement, par exemple, si trop de tâches s’accumulent dans la colonne « En relecture », l’équipe peut identifier et résoudre le problème avant qu’il n’affecte le reste du processus. Cette approche visuelle assure une visibilité claire, ce qui aide les équipes à hiérarchiser efficacement et à améliorer constamment leur workflow. 

Scrum est un cadre Agile qui apporte plus de structure et de discipline à la gestion de projet, permettant aux équipes de livrer de la valeur incrémentale à travers de courtes itérations ciblées appelées « sprints ». En mettant l’accent sur la responsabilisation, la collaboration et la transparence, Scrum aide les équipes à s’adapter à l’évolution des besoins tout en conservant un objectif clair de livraison de résultats. Un élément central de Scrum est le backlog, qui décrit l’ensemble du travail nécessaire au projet (organisé et hiérarchisé par le Product Owner). 

Scrum repose sur des sprints à durée limitée, généralement d’une durée d’une à quatre semaines. Pendant ces sprints, les équipes travaillent en collaboration pour accomplir un ensemble prédéfini de tâches. À la fin de chaque sprint, l’équipe livre un incrément de produit utilisable qui contribue aux objectifs globaux du projet. Les tableaux Scrum peuvent jouer un rôle dans ce processus, en organisant visuellement les tâches et en aidant les membres de l’équipe à rester coordonnés, malgré le rythme soutenu des sprints. 

La méthodologie Scrum 

Scrum divise le travail en sprints, durant généralement d’une à quatre semaines. Au début de chaque sprint, l’équipe effectue une planification du sprint pour déterminer quelles tâches du backlog produit seront accomplies durant cette période. Ces tâches sont ensuite suivies dans un tableau Scrum, qui (tout comme Kanban) inclut souvent des colonnes telles que « À faire », « En cours » et « Terminé ». 

La méthodologie intègre trois rôles définis : 

• Scrum Master 

  Cette personne assume la responsabilité principale du succès du Scrum, en veillant au respect des principes Scrum et en travaillant à lever tous les obstacles qui pourraient entraver la progression de l’équipe. 

• Product Owner 

  Le Product Owner est chargé de définir et de hiérarchiser le backlog produit pour aider l’équipe à livrer un maximum de valeur, en se concentrant sur les bonnes tâches au bon moment. 

• L’équipe de développement 

  L’équipe exécute le travail, livre des incréments de produit et assume la responsabilité collective de tous les résultats obtenus. 

Prenons l’exemple d’une équipe de développement logiciel travaillant selon la méthodologie Scrum pour concevoir une nouvelle fonctionnalité. L’équipe commence par affiner le backlog produit avec le propriétaire de produit afin de hiérarchiser ses tâches (telles que la conception de l’interface utilisateur, l’intégration back-end et les tests). Lors de la réunion de planification du sprint, ils sélectionnent un sous-ensemble de tâches qu’ils peuvent raisonnablement achever au cours d’un sprint de deux semaines. Chaque tâche est ajoutée à un tableau Scrum. L’équipe tient de brèves réunions quotidiennes pour discuter de l’avancement et lever les éventuels blocages. Les membres de l’équipe peuvent facilement voir qui travaille sur quoi et s’assurer que leurs tâches progressent de manière fluide à chaque étape du workflow. 

À la fin du sprint, l’équipe présente la fonctionnalité lors d’une revue de sprint, en recueillant les commentaires des différentes personnes concernées. L’équipe tient ensuite une rétrospective pour discuter de ce qui a bien fonctionné et identifier les améliorations qui pourraient être appliquées aux futurs sprints. Cette approche itérative permet à l’entreprise de livrer des incréments de produit utilisables et de haute qualité tout en maintenant son agilité. 

Idéologie 

• Kanban met l’accent sur un flux continu et sur la flexibilité, ce qui permet aux équipes d’ajuster les priorités à tout moment. 
• Scrum, quant à lui, se concentre sur des itérations à durée limitée, favorisant la discipline et une livraison structurée. 

Rôles et responsabilités

• Kanban n’a aucun rôle prédéfini : les équipes collaborent et assument une responsabilité partagée du workflow.
• Scrum s’appuie sur la vélocité pour évaluer la quantité de travail que l’équipe peut accomplir au sein d’un sprint.   

Livraison des actifs 

• Kanban livre le travail en continu, en libérant les tâches au fur et à mesure de leur achèvement.  
• Scrum livre le travail par incréments à la fin de chaque sprint. 

Si Kanban et Scrum diffèrent par leur structure et leur mise en œuvre, ils partagent de nombreux principes fondamentaux qui reflètent leurs racines Agile. Les principaux domaines où Kanban et Scrum se rejoignent sont les suivants : 

Capacité à décomposer des tâches complexes 

Les deux cadres divisent les grands projets en tâches plus petites et plus gérables. Cette approche itérative permet aux équipes de se concentrer sur un progrès incrémental tout en conservant la flexibilité nécessaire pour s’ajuster à mesure que les priorités de l’entreprise évoluent. 

Engagement envers l’amélioration continue 

L’amélioration continue est une valeur fondamentale partagée dans les deux cadres. Les équipes Kanban y parviennent en inspectant régulièrement leurs workflows, en utilisant des mesures telles que le délai d’exécution et le temps de cycle pour identifier les inefficiences. De même, les équipes Scrum organisent des rétrospectives sprint pour réfléchir à ce qui s’est bien passé et à ce qui peut être amélioré.  

Accent sur la visibilité du workflow 

Les deux méthodologies s’appuient sur des outils visuels pour favoriser la transparence et suivre les progrès. Kanban utilise un tableau avec des colonnes pour représenter les étapes de travail, tandis que Scrum utilise des tableaux de sprint pour afficher le statut des tâches. Dans les deux cas, les membres de l’équipe et les personnes concernées peuvent voir clairement le flux de travail et prendre des décisions éclairées. 

Gestion des tâches par tirage 

Kanban et Scrum utilisent une approche par tirage pour gérer les tâches. Les membres de l’équipe n’acceptent de nouvelles tâches que lorsqu’ils en ont la capacité, en évitant ainsi de surcharger les individus et en garantissant que le travail progresse de manière fluide. 

Limites WIP 

Kanban applique explicitement des limites WIP en plafonnant le nombre de tâches dans la colonne « En cours » du tableau. Dans Scrum, les limites WIP sont gérées indirectement lors de la planification du sprint, où l’équipe détermine quelle quantité de travail peut être raisonnablement accomplie au sein d’un sprint. Les deux méthodes utilisent des limites WIP pour éviter les goulots d’étranglement et maintenir une progression régulière. 

Workflows incrémentaux et itératifs 

Kanban et Scrum mettent tous deux l’accent sur la décomposition du travail en éléments plus petits et gérables, afin que les équipes puissent livrer une valeur incrémentale et itérer en fonction des commentaires. Alors que Scrum intègre explicitement les itérations à travers les sprints, Kanban facilite l’amélioration incrémentale en permettant d’ajouter de nouvelles tâches ou des mises à jour selon les besoins. 

Kanban offre une approche flexible et visuelle de la gestion des workflows, ce qui en fait un choix idéal pour les équipes qui gèrent des tâches dynamiques et continues. Cependant, comme tout cadre de travail, il a ses limites et son efficacité dépend des besoins spécifiques et de la structure de l’équipe. 

Avantages 

• Visualise le workflow 

  Les tableaux kanban offrent une vue claire et en temps réel des tâches et de leurs statuts, en aidant les équipes à avoir une vision d’ensemble et à identifier les goulots d’étranglement. Cette clarté visuelle permet une meilleure hiérarchisation et garantit que chacun comprenne l’état actuel du travail. Elle favorise également la transparence, ce qui est essentiel pour la collaboration. 

• Limite le travail en cours pour garantir la qualité 

  En plafonnant le nombre de tâches en cours, Kanban aide à éviter que les équipes ne soient submergées et garantit que le travail s’achève avec efficience. Cet accent mis sur la qualité plutôt que sur la quantité permet aux équipes de livrer des résultats de plus grande valeur sans sacrifier la cohérence ni l’attention aux détails. 

• Établit des boucles de commentaires continues 

  Kanban intègre des mécanismes de commentaires réguliers, ce qui permet aux équipes de passer en revue les progrès et d’identifier les axes d’amélioration. Les boucles de commentaires favorisent une culture d’apprentissage continu et aident à garantir que les processus évoluent pour répondre à l’évolution des besoins. 

• Améliore la collaboration et l’adaptabilité des équipes 

  Kanban met l’accent sur la responsabilité partagée, ce qui permet aux membres de l’équipe de collaborer plus efficacement et de s’entraider en cas de besoin. 

• S’adapte à l’évolution des workflows et des priorités 

  Kanban est très flexible, ce qui permet aux équipes d’ajuster les workflows et de redéfinir les priorités des tâches sans interrompre la progression. Cette adaptabilité accrue est particulièrement utile dans les environnements où les besoins et les priorités peuvent changer fréquemment. 

Inconvénients 

• Manque de rôles prédéfinis pour la responsabilisation 

  Kanban n’impose pas de rôles ou de responsabilités spécifiques, ce qui peut mener à une certaine confusion quant à savoir qui est responsable de certaines tâches. Les équipes ne disposant pas d’une discipline interne forte peuvent avoir du mal à maintenir une structure et une clarté suffisantes. 

• Peut devenir complexe et accablant 

  Si un tableau Kanban comporte trop de colonnes, de tâches ou de workflows mal définis, il peut devenir difficile à gérer. Cette complexité peut nuire à la productivité et empêcher les membres de l’équipe de se concentrer sur l’exécution des tâches. 

• N’établit pas de délais clairs 

  L’absence de cadres temporels fixes dans Kanban signifie qu’il n’y a pas d’échéances intégrées pour stimuler la finalisation des tâches. Sans une discipline externe ou des jalons convenus, les équipes risquent de subir des retards ou d’échouer à livrer le travail à temps. 

Scrum offre une approche structurée et itérative de la gestion de projet, ce qui le rend parfaitement adapté aux équipes travaillant sur des projets complexes avec des objectifs définis. D’autre part, sa rigidité et ses demandes en ressources peuvent poser des défis dans les environnements où les priorités changent fréquemment. 

Avantages 

• Encourage une finalisation plus rapide des tâches 

  L’utilisation par Scrum de sprints délimités dans le temps aide les équipes à se concentrer sur l’achèvement de livrables spécifiques au sein d’une période définie. Cette approche accélère non seulement la progression, mais garantit également que le travail est régulièrement livré par incréments gérables.

• Favorise une meilleure organisation des tâches 

  Les rôles définis, tels que Scrum Master et Product Owner, garantissent une responsabilité claire et une coordination fluide. Les cérémonies structurées, telles que la planification du sprint et les rétrospectives, permettent aux équipes de rester alignées et facilitent le respect des objectifs du projet. 

• Permet d’obtenir rapidement des résultats concrets pour motiver les équipes 

  En divisant les projets en incréments plus petits et livrables, Scrum permet aux équipes de réaliser des progrès visibles plus fréquemment. Ces résultats rapides boostent le moral des équipes et aident à maintenir une dynamique constante tout au long du cycle de vie du projet. 

• Fournit des informations claires sur la progression 

  Les tableaux Scrum, les réunions quotidiennes et les revues de sprint garantissent la transparence et la visibilité sur le statut des tâches. Cette clarté aide les personnes concernées et les membres de l’équipe à comprendre les progrès et à identifier rapidement les obstacles. 

• Crée un workflow orienté objectifs 

  Grâce à des sprints axés sur la livraison de valeur concrète, Scrum aide les équipes à prioriser les résultats obtenus plutôt que la quantité de travail produit. Cette approche orientée résultats maintient la pertinence du travail, en s’assurant que chaque sprint contribue de manière significative aux objectifs globaux du projet. 

Inconvénients 

• Exige une concentration et un engagement intenses 

  Le rythme soutenu des sprints nécessite un effort constant et une attention soutenue de la part de tous les membres de l’équipe. Les équipes qui ne parviennent pas à maintenir cette concentration peuvent avoir du mal à atteindre les objectifs du sprint ou à livrer des résultats de qualité. 

• Peut entraîner des problèmes de rythme avec des vitesses de travail diverses 

  Les sprints structurés de Scrum reposent sur une vélocité constante, qui peut être perturbée si certains membres de l’équipe travaillent plus lentement ou rencontrent des obstacles imprévus. Ces problèmes de rythme peuvent nuire à la progression globale du sprint et la productivité. 

• Nécessite une planification et des ressources importantes 

  Les cérémonies Scrum, telles que la planification du sprint, les réunions quotidiennes et les rétrospectives, requièrent du temps et des efforts pour être exécutées efficacement. Les équipes de petite taille ou celles disposant de ressources limitées peuvent trouver difficile de maintenir ces activités. 

• Manque de flexibilité pour les changements en cours de sprint 

  La rigidité de Scrum complique l’adaptation aux priorités changeantes une fois le sprint lancé. Introduire de nouvelles tâches ou modifier le périmètre en cours de sprint peut déstabiliser la progression et affecter la capacité de l’équipe à respecter ses engagements. 

Que votre équipe privilégie la flexibilité ou la structure, les cadres Agile peuvent aider votre entreprise à rester adaptative sans perdre de vue les résultats. ServiceNow fournit une plateforme puissante pour soutenir ces approches de gestion de projet Agile, en offrant des outils qui intègrent Kanban et Scrum dans des stratégies unifiées à l’échelle de l’entreprise.  La Gestion stratégique des portefeuilles de ServiceNow permet aux équipes de consolider les workflows, d’aligner le travail sur la stratégie et d’obtenir des résultats plus rapidement que jamais. Basée sur la ServiceNow AI Platform, la Gestion stratégique des portefeuilles rassemble toutes vos données pertinentes dans un emplacement unique et centralisé, puis fournit les applications et la prise en charge supplémentaires nécessaires pour faire progresser même les workflows les plus complexes.  

Les Tableaux de tâches visuels offrent une interface de type Kanban pour suivre le travail et résoudre les goulots d’étranglement, tandis que le Développement Agile 2.0 prend en charge les programmes Scrum avec une planification centralisée, une gestion du backlog et une coordination multi-équipe. De la simulation de scénarios d’investissement à la gestion de sprints transverses, ServiceNow donne à vos équipes les moyens de prioriser efficacement, de s’adapter parfaitement et de livrer de la valeur à grande échelle.  

Passez à l’étape suivante de la transformation de vos processus Agile : essayez la Gestion stratégique des portefeuilles de ServiceNow dès aujourd’hui !