Créer un article de la base de connaissances dans Microsoft Word
Créez un article de la base de connaissances dans Microsoft Word pour créer et collaborer sur du contenu à l’aide de Word.
Avant de commencer
Assurez-vous que l'administrateur a configuré le complément Knowledge Management pour Microsoft Word. Pour plus d'informations, consultez Configurer Gestion des connaissances : complément pour Microsoft Word.
Vous devez vous être connecté à votre instance ServiceNow à partir de l'application Word Online. Pour plus d'informations, consultez Connectez-vous à votre ServiceNow instance pour créer des articles de la base de connaissances dans Microsoft Word.
- Vous devez disposer d’un accès avec contribution à la base de connaissances dans laquelle vous souhaitez créer l’article de la base de connaissances.
- Vous devez vous être connecté à votre compte Office 365.
Procédure
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Dans le lanceur d’applications Microsoft 365, sélectionnez l’icône pour lancer l’application Microsoft Word à partir de votre compte Office 365 et ouvrir un document Word.
Pour plus d’informations, voir Utiliser le lanceur d’applications Office 365.
- Dans la section Nouveau, cliquez sur Nouveau document vierge ou ouvrez n’importe quel document Word existant Microsoft .
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Sous l’onglet Accueil du document Word, cliquez sur l’icône Connaissances (icône
).
- Dans le volet Gestion des connaissances du document Word, cliquez sur Créer un article.
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Renseignez les champs du formulaire Connaissances.
Tableau 1. Formulaire de connaissances Champ Description Numéro Numéro d’article de la base de connaissances généré automatiquement. Base de connaissances Base de connaissances dans laquelle l'article de la base de connaissances est stocké. Vous ne pouvez associer un article de la base de connaissances qu'à une seule base de connaissances. Catégorie Catégorie de l'article de la base de connaissances. Cette valeur aide les utilisateurs à trouver l'article dans une catégorie sélectionnée. Vous pouvez sélectionner uniquement les catégories disponibles dans la base de connaissances sélectionnée. Les articles sans catégorie s'affichent dans la catégorie (vide). Groupe de propriété Groupe de propriété de l'article de la base de connaissances. Un groupe de propriété se compose d'un groupe de membres et d'un gestionnaire qui sont responsables des tâches d'approbations et de commentaires. Les groupes de propriété peuvent publier, modifier et retirer des articles de la base de connaissances auxquels ils sont associés. Remarque :ce champ est disponible uniquement si la propriété glide.knowman.ownership_group.enabled est activée. Si aucun groupe de propriété n'est affecté et que des approbations sont requises pour publier un article de la base de connaissances, il est automatiquement soumis pour approbation à l'administrateur et au gestionnaire de la base de connaissances. Pour plus d'informations, consultez Groupes de propriété.Workflow État du workflow de publication de l'article de la base de connaissances, tel que Brouillon, En révision ou Publié. Pour un nouvel article, l'état du workflow est défini sur Brouillon. Description brève Titre de l'article de la base de connaissances. Ce titre s'affiche lors du parcours et de la recherche de l'article de la base de connaissances et en haut de l'article. Vous pouvez saisir jusqu'à 100 caractères dans ce champ.
URL du document URL de l’article pour accéder à la version en ligne dans Microsoft Word. L’URL est générée automatiquement pour les documents Word créés dans Microsoft SharePoint et Microsoft OneDrive avec des comptes professionnels uniquement. Pour les autres applications et types de comptes, vous devez saisir manuellement l’URL dans le champ URL du document .
Remarque :Évitez de copier-coller l’URL du navigateur, car cela pourrait ne pas toujours fonctionner. En fonction de l’outil de collaboration de votre document Word, utilisez l’URL générée spécifiquement pour le partage avec d’autres utilisateurs.Lors de la saisie manuelle de l’URL :
- Pour Microsoft SharePoint, utilisez l’URL générée par l’application Word Online pour les utilisateurs spécifiques auxquels vous souhaitez accéder au document.
- Pour Box, utilisez le lien partagé Box. Pour plus d’informations, consultez Création de liens partagés.
Version Numéro de version d'article généré automatiquement. Ce nombre est incrémenté lorsque des changements sont apportés à un article publié. Remarque :ce champ est disponible si la fonctionnalité de gestion des versions d'article a été activée.Date de fin de validité Date d'expiration de l'article de la base de connaissances. Les articles n'apparaissent pas dans les résultats de recherche après la Date de fin de validité ou si le champ Date de fin de validité est vide. La valeur par défaut du champ Date de fin de validité est dérivée du champ Validité de l'article configuré pour la base de connaissances (voir Créer une base de connaissances). La date de fin de validité commence à partir de la date de création de l'article et s'étend au nombre de jours spécifiés dans le champ Validité de l'article. Si le champ Validité de l'article est vide, la date par défaut du champ Date de fin de validité correspondant à l'article de la base de connaissances est définie sur le 1er janvier 2100.
Un auteur ou un éditeur d'article peut indiquer s'il souhaite conserver ou modifier la date par défaut du champ Date de fin de validité.
Le premier jour de chaque mois, l'application envoie une notification par e-mail à une liste de destinataires autorisés pour leur rappeler les articles qui sont sur le point d'expirer le mois prochain. Le destinataire peut ensuite étendre la date de fin de validité pour continuer à utiliser l'article. Pour plus d'informations, consultez Gestion des notifications par e-mail dans Gestion des connaissances.
Remarque :Si le format de date système ou les préférences utilisateur sont définis pour utiliser le format année aa , vous risquez de rencontrer des problèmes si la date de fin de validité est définie sur la date par défaut. Contactez votre administrateur système ou modifiez les préférences utilisateur pour utiliser un format de date aaaa. Pour plus d'informations, consultez les rubriques Format du champ de date et heure global et Personnaliser le format de date du système.Date de publication prévue Date ultérieure à laquelle l'article de la base de connaissances sera publié automatiquement. Pour plus d'informations, consultez Planifier la publication d’un article de la base de connaissances dans Microsoft Word. - Dans le volet Document du document Word, saisissez le contenu de l’article.
- Dans le volet Gestion des connaissances du document Word, cliquez sur Soumettre.
- Facultatif :
Publiez l’article en cliquant sur Publier.
Un article de la base de connaissances est publié en fonction du paramètre de workflow de sa base de connaissances :
- Connaissances - Publication instantanée : l’article de la base de connaissances est immédiatement publié, sauf s’il est prévu que sa publication soit planifiée à une date ultérieure.
- Connaissances - Approbation de publication : l’article de la base de connaissances est publié à l’achèvement de l’approbation, sauf s’il est prévu qu’il soit publié à une date ultérieure.
Pour plus d'informations, consultez Planifier la publication d’un article de la base de connaissances dans Microsoft Word.
Si la fonctionnalité de gestion des versions d’article est activée, le numéro de version de l’article de la base de connaissances est mis à jour. Pour plus d'informations, consultez Numéros de versions des articles de la base de connaissances.