Approbations classiques

Les approbations classiques sont un processus hérité permettant d’exiger une autorisation sur les tâches avant que le travail ne soit effectué. Dans les versions antérieures, vous pouviez créer des enregistrements d’approbation pour définir des tâches d’approbation et associer des utilisateurs ou des groupes pour les approuver ou les rejeter.

Les administrateurs peuvent définir une logique d’approbation classique en accédant à Tout > Politique système > Règles > Approbations.

Important :

Les règles d’approbation classiques ont été remplacées par le Studio de workflow Ask for Approval actionfichier . Permet Studio de workflow de créer une logique d’approbation pilotée par le workflow, plus facile à gérer et fournissant de meilleures informations de génération de rapports.

Les administrateurs peuvent voir toutes les demandes d’approbation en accédant à Tout > Libre-service > Mes approbations et en supprimant le filtre de liste.

Un enregistrement d’approbation comprend les champs suivants :

Tableau 1. Composants d’enregistrement d’approbation

Champ	Valeur d'entrée
Approbateur	Référence à l’utilisateur responsable de l’approbation de l’enregistrement connexe.
État	Les choix possibles sont les suivants : Pas encore demandé (cet état indique que vous ne demandez pas encore à vos approbateurs d’approuver cette demande. Tant que vous n’aurez pas défini l’état sur Demandé, ils ne recevront aucune notification par e-mail concernant la demande.) Demandé Approuvé Rejeté
Approbation	Un champ de référence document_id à l’enregistrement en cours d’approbation, sur n’importe quelle table.
Commentaires	Champ journal pour stocker les commentaires concernant l’approbation.
Outil de synthèse d’approbation	A Créez un formateur et ajoutez-le à un formulaire qui affiche les champs clés pertinents pour l’approbation du document référencé. Ce outil de synthèse ne s’affichera pas si aucun enregistrement n’est référencé.

• Moteurs d’approbation
  Les différences dans la façon dont les entreprises gèrent leurs approbations, ainsi que les différences entre les approbations pour les différentes applications (telles que les demandes de Catalogue de services et Gestion des changements), appellent à la flexibilité dans la configuration des approbations au sein des applications.
• Règles d'approbation
  De nombreuses organisations s’appuient sur un processus d’approbation pour s’assurer que les demandes sont raisonnables et correspondent à leur budget.
• Formateur de synthétiseur d’approbation
  Le formateur de l’outil de synthèse d’approbation crée le résumé au bas d’un formulaire d’approbation.
• Approbation avec signature électronique
  Approuvez ou rejetez un enregistrement d’approbation en saisissant à nouveau vos informations d’identification de connexion. Consultez l’historique d’une approbation à partir de son flux d’activité ou de son historique d’audit.
• État d'approbation
  L’état d’approbation d’une demande de changement est déterminé en examinant l’état actuel de tous les approbateurs.
• Générer une approbation à l’aide des règles d’approbation
  Le système peut générer automatiquement une demande d’approbation pour des personnes ou des groupes lorsque des critères spécifiques sont remplis. La génération automatique des demandes d’approbation est pilotée à l’aide de la fonctionnalité de politique système.
• Générer des approbations à l’aide de la liste connexe des approbateurs
  Il est possible d’ajouter manuellement des approbateurs à une demande.
• Générer des approbations à l’aide de workflows
  Les workflows constituent une méthode puissante et flexible de génération d’approbations. Utilisez les workflows pour créer des approbations de groupe et des approbations d’utilisateurs.
• Approbateurs multiples
  Dans le cas de plusieurs approbateurs, tous les approbateurs doivent autoriser la demande avant que l’état ne passe à « Approuvé ».
• Recevoir des notifications
  Les personnes qui sont des approbateurs désignés reçoivent automatiquement des notifications d’approbation, y compris des mises à jour de l’état d’approbation.
• Formulaires d’approbation dynamiques
  Lorsque vous examinez une demande d’approbation, le formulaire contient un résumé de l’élément à approuver adapté au contexte.
• Ordre d’exécution des scripts et des moteurs
  Les scripts, les règles d’affectation, les règles métier, les workflows, les escalades et les moteurs prennent effet par rapport à une opération de base de données, telle qu’une opération d’insertion ou de mise à jour. Dans de nombreux cas, l’ordre de ces événements est important.