Fonctionnalités de Managed Documents

Managed Documents est une solution légère, basée sur ITIL, pour la création et la gestion de documents électroniques au sein de votre instance.

Cette application ajoute une couche de contrôle autour de n’importe quel document en fournissant des options de flux de travail, de stockage, de sécurité et de catégorisation. Il peut être utilisé pour une variété de documents internes, tels que les politiques et procédures, la documentation de conformité et les articles de la base de connaissances. Parce qu’il est intégré à l’instance, Managed Documents offre une alternative transparente aux systèmes tiers.

Tableau 1. Fonctionnalités

Fonctionnalité	Description
Arrivée/Départ	Suivez les révisions, l’historique des approbations et les notifications automatisées pour les approbateurs et les réviseurs. Utile pour les auteurs de conformité et de risque, les rédacteurs de politiques et de procédures et les administrateurs de contrats.
Catégorisation	Classez les documents à des fins d’organisation et de recherche.
Contrôle d'accès	Partagez des documents avec les utilisateurs sélectionnés.
Contrôle de la révision	Suivez les changements apportés aux documents.
Signature numérique pour approbation	Intégration avec le module d’extension Approbation avec signature électronique.
Workflow	Prise en charge d’un examen et d’une approbation cohérents du contenu.
Sécurité	Utilisez un paramètre de sécurité élevée.

• Concepts des documents gérés
  Les concepts suivants expliquent les documents gérés : document géré, collecte de documents, révisions de documents et paramètres de documents.
• Définition du workflow du document
  Dans le système de base, tous les documents gérés utilisent le workflow Documents gérés une fois la case Actif cochée.
• Définition des paramètres du document
  Avant d’utiliser l’application Documents gérés, l’utilisateur disposant du rôle document_management_admin doit définir les paramètres qui définissent les types de documents à gérer via l’application. Documents gérés fournit des options de paramètres de base et personnalisées.
• Séparation de domaine et documents gérés
  Séparation de domaine n’est pas pris en charge dans Documents gérés. Séparation de domaine vous permet de séparer les données, les processus et les tâches administratives en groupes logiques appelés domaines. Vous pouvez contrôler plusieurs aspects de cette séparation, notamment les utilisateurs qui peuvent voir les données et y accéder.