Créer ou demander un nouveau document

  • Rversion finale: Xanadu
  • Mis à jour 1 août 2024
  • 2 minutes de lecture

    • Une fois qu’un administrateur a défini les paramètres de l’application Documents gérés, vous pouvez créer ou demander de nouveaux documents.

    Avant de commencer

    Rôle requis : document_management_admin

    ou

    Rôle requis : document_management_user

    Procédure

    1. Accédez à la Tout > Documents gérés > Créer.
    2. Renseignez les champs suivants :
      Tableau 1. Nouveaux champs de document
      Champ Valeur d'entrée
      Numéro Numéro d’identification du document. Généré automatiquement à l’aide de la maintenance des numéros.
      Nom Nom du document. Notez que le nom du document est combiné avec d’autres composants de nommage (tels que définis par le format de nom) pour créer les noms de chaque révision de document.
      Demandés par La personne qui demande que le document soit créé ou mis à jour.
      Propriétaire L’approbateur de la demande de document. Également responsable de la définition de la date d’achèvement avec les demandeurs et les auteurs.
      Réviseurs L’utilisateur ou les utilisateurs qui examinent le document et fournissent des commentaires aux propriétaires et aux auteurs.
      Département Département responsable du document.
      Type L’objectif du document. Il s’agit d’une liste de choix dérivée des paramètres de type.
      Classification Classification des documents, basée sur la sécurité, l’audience et la confidentialité. Il s’agit d’une liste de choix dérivée des paramètres de classification.
      Remarque :
      Cela n’entraîne aucune fonctionnalité.
      Audience Les lecteurs de documents, qu’ils soient externes ou internes. Il s’agit d’une liste de choix dérivée des paramètres d’audience.
      Remarque :
      Cela n’entraîne aucune fonctionnalité.
      État État actuel du document dans le processus d’édition et de publication.
      Extraits par Utilisateur qui a actuellement extrait le document.
      Description Une brève description du document.
      Paramètres de revue
      Format de nom Format du nom de chaque révision individuelle du document. Pour plus d’informations, consultez Format de nom.
      Format de révision Choix entre le format de révision à deux chiffres (0.x) ou à trois chiffres (0.0.x).
      Incrémentation automatique de la révision Si cette option est sélectionnée, le numéro de révision s’incrémente automatiquement à chaque fois que le document est révisé.

      La liste connexe des autorisations utilisateur détermine quels utilisateurs ont le droit d’afficher le document et d’y contribuer :

      Tableau 2. Autorisations utilisateur
      Champ Valeur d'entrée
      Utilisateur Référence à un utilisateur qui a le droit de lire un document, mais pas de contribuer à celui-ci.
      Type Liste de choix décrivant la façon dont l’utilisateur peut interagir avec le document. Les options sont les suivantes :
      • Lecteur : l’utilisateur peut lire les versions du document.
      • Éditeur - L’utilisateur peut télécharger de nouvelles versions.
      • Propriétaire : l’utilisateur peut modifier le document.

      La liste connexe des autorisations de groupe détermine quels groupes ont le droit d’afficher le document et d’y contribuer :

      Tableau 3. Autorisations de groupe
      Champ Valeur d'entrée
      Groupe Référence à un groupe d’utilisateurs autorisés à lire le document et à y contribuer.
      Type Liste de choix décrivant comment les membres du groupe peuvent interagir avec le document. Les options sont les suivantes :
      • Lecteur : les membres du groupe peuvent lire les versions du document.
      • Éditeur : les membres du groupe peuvent charger de nouvelles versions.
      • Propriétaire : les membres du groupe peuvent modifier le document.