Modifier un article de la base de connaissances dans Microsoft Word

Utilisez Microsoft Word pour modifier un article de la base de connaissances créé à l’origine dans Microsoft Word.

Avant de commencer

• Assurez-vous que l'administrateur a configuré le complément Knowledge Management pour Microsoft Word. Pour plus d'informations, consultez Configurer Gestion des connaissances : complément pour Microsoft Word.

• Vous devez vous être connecté à votre instance ServiceNow à partir de l'application Word Online. Pour plus d'informations, consultez Connectez-vous à votre ServiceNow instance pour créer des articles de la base de connaissances dans Microsoft Word.

• Vous devez avoir un accès de contribution à l’article de la base de connaissances.
• Vous devez vous être connecté à votre compte Office 365.

Pourquoi et quand exécuter cette tâche

Remarque :

Vous ne pouvez pas modifier un article de la base de connaissances qui utilise un modèle d’article dans Word.

Procédure

1. Dans le lanceur d’applications Microsoft 365, sélectionnez l’icône pour lancer l’application Microsoft Word.
   Pour plus d’informations, voir Utiliser le lanceur d’applications Office 365.
2. Dans la section Nouveau, cliquez sur Nouveau document vierge ou ouvrez n’importe quel document Word existant Microsoft .
3. Sous l’onglet Accueil du document Word, cliquez sur l’icône Connaissances (icône ).
4. Accédez à l’article dans le volet Gestion des connaissances du document Word.
   • Dans le volet Gestion des connaissances, dans la zone Rechercher , entrez le numéro ou la description de l’article de la base de connaissances.
   • Dans le volet Gestion des connaissances, cliquez sur une base de connaissances pour afficher une liste d’articles de la base de connaissances. Toutes les bases de connaissances et les articles de connaissances associés auxquels vous avez contribué ou auxquels vous avez accès en lecture s’affichent dans le volet Gestion des connaissances. Toutefois, vous pouvez modifier les articles de la base de connaissances pour lesquels vous avez accès en tant que contributeur.
5. Dans le volet Gestion des connaissances, cliquez sur le lien vers l’article de la base de connaissances que vous souhaitez modifier.
6. Si le volet Document du document Word contient du contenu, conservez-le ou remplacez-le.
   • Pour remplacer le contenu existant dans le document Word par le contenu de l’article que vous avez sélectionné, cliquez sur Remplacer.
   • Pour conserver le contenu existant dans le document Word, cliquez sur Conserver.
   Remarque :

   Lorsque vous enregistrez l’article, le contenu du document Word remplace le contenu de l’article.
7. Si la fonctionnalité de gestion des versions d’article est activée, cliquez sur Valider pour un article de la base de connaissances publié.
   Vous ne pouvez modifier que la dernière version d’un article de la base de connaissances.
8. Modifiez le contenu de l’article dans Microsoft Word.
   • Modifiez le contenu de l’article en ligne à l’aide Microsoft de Word dans votre navigateur.
   • Modifiez le contenu de l’article à l’aide de l’application Word Desktop sur votre ordinateur. Dans ce cas, une fois que vous avez modifié la version de bureau du contenu de l’article, vous devez revenir à la version en ligne dans votre navigateur pour enregistrer le contenu de l’article dans votre ServiceNow instance.
   Conseil :

   Si plusieurs personnes ayant accès à l’article de la base de connaissances doivent co-créer le même document, vous pouvez partager l’URL du document. Pour plus d’informations, reportez-vous à la section Collaboration et co-création de documents.
9. Dans le volet Gestion des connaissances, cliquez sur Enregistrer.
10. Facultatif : Publiez l’article en cliquant sur Publier dans le volet Gestion des connaissances.
    L’article de la base de connaissances est publié en fonction du paramètre de workflow de sa base de connaissances.

    • Connaissances - Publication instantanée : l’article de la base de connaissances est immédiatement publié, sauf s’il est prévu que sa publication soit planifiée à une date ultérieure.
    • Connaissances - Approbation de publication : l’article de la base de connaissances est publié à l’achèvement de l’approbation, sauf s’il est prévu qu’il soit publié à une date ultérieure.

    Pour plus d'informations, consultez Planifier la publication d’un article de la base de connaissances dans Microsoft Word.

    Si la fonctionnalité de gestion des versions d’article est activée, le numéro de version de l’article de la base de connaissances est incrémenté jusqu’au nombre entier suivant (par exemple, de 2,02 à 3,0). Pour plus d'informations, consultez Numéros de versions des articles de la base de connaissances.