Kanban es un marco de trabajo de gestión de flujos de trabajo que utiliza herramientas visuales para representar tareas y optimizar procesos. Inicialmente desarrollado en la industria manufacturera por Toyota, fue diseñado para gestionar la cadena de valor desde los proveedores hasta los consumidores, minimizando las interrupciones en la cadena de suministro, el exceso de existencias, los puntos de congestión, etc. Gracias a la monitorización constante, el sistema Kanban permitió a las empresas optimizar la eficiencia de la producción y reducir los plazos de entrega. 

Desde sus orígenes, Kanban ha evolucionado y se ha adoptado ampliamente en diversos sectores, incluyendo el desarrollo de software. En este contexto, Kanban proporciona un marco para visualizar el trabajo y mejorar la velocidad de entrega al simplificar y optimizar los procesos. Mediante la asignación visual de tareas y flujos de trabajo, los equipos de software pueden monitorizar su progreso en tiempo real, lo que garantiza una mejor comunicación, transparencia y adaptabilidad ante las prioridades cambiantes. 

La metodología Kanban 

Kanban se basa en un panel visual para representar el flujo de trabajo. Este panel suele incluir columnas que indican las etapas del trabajo, como "Pendiente", "En curso" y "Terminado". Cada tarea está representada por una tarjeta que se va desplazando por las columnas a medida que se va avanzando. Esto ayuda a los equipos a ver el flujo de trabajo general de un vistazo, identificar ineficiencias y centrarse en reducir los plazos de entrega. 

Una característica definitoria de Kanban es su enfoque en limitar el trabajo en curso (WIP). Al limitar el número de tareas en las que se puede trabajar en un momento dado, se anima a los equipos a completar las tareas de forma eficiente antes de comenzar otras nuevas. Esto no solo evita los puntos de congestión, sino que también garantiza que los miembros del equipo sigan centrados y se mantengan productivos en lo que respecta al objetivo principal de completar el proyecto. Además, la monitorización continua de los flujos de trabajo permite realizar mejoras continuas e incrementales en los procesos. 

Cómo es Kanban en acción 

Imagina que un equipo de marketing usa un panel Kanban para la creación de contenido. Tareas como la escritura, la edición y la publicación se representan como tarjetas que se desplazan por columnas como "Pendiente", "En curso", "En revisión" y "Publicado". Los miembros del equipo extraen las tareas de la columna "En curso" en función de su disponibilidad, respetando los límites de WIP. 

Si surge un punto de congestión (por ejemplo, demasiadas tareas acumuladas en la columna "En revisión"), el equipo puede identificar y resolver el problema antes de que interrumpa el resto del proceso. Este enfoque visual mantiene una visibilidad clara, lo que ayuda a los equipos a establecer prioridades de forma eficaz y a mejorar constantemente su flujo de trabajo. 

Scrum es un marco de trabajo de Agile que permite mejorar la estructura y la disciplina de la gestión de proyectos, de forma que los equipos generan un valor incremental a través de iteraciones cortas y orientadas denominadas "sprints". Al hacer hincapié en la responsabilidad, la colaboración y la transparencia, Scrum ayuda a los equipos a adaptarse a los requisitos cambiantes, al tiempo que mantiene un enfoque claro en la obtención de resultados. Un componente principal de Scrum es la lista de trabajo pendiente, que describe todo el alcance del trabajo necesario para el proyecto (organizado y ordenado por prioridades por el Propietario del Producto). 

Scrum se basa en sprints con tiempo definido, que suelen durar de una a cuatro semanas. Durante estos sprints, los equipos colaboran para completar un conjunto predefinido de tareas. Al final de cada sprint, el equipo ofrece un incremento de producto utilizable que contribuye a los objetivos generales del proyecto. Los paneles de Scrum pueden desempeñar un papel en este proceso, organizando visualmente las tareas y ayudando a los miembros del equipo a mantenerse coordinados, a pesar de la naturaleza acelerada de los sprints. 

La metodología Scrum 

Scrum divide el trabajo en sprints, que suelen durar de una a cuatro semanas. Al principio de cada sprint, el equipo lleva a cabo una planificación de sprint para determinar qué tareas del trabajo pendiente del producto se completarán durante ese periodo. A continuación, se rastrean estas tareas en un panel de Scrum, que (al igual que en Kanban) a menudo incluye columnas como "Pendiente", "En curso" y "Terminado". 

La metodología incorpora tres roles definidos: 

• Maestro de Scrum 

  Esta persona asume la mayor responsabilidad por el éxito en Scrum, garantizando el cumplimiento de los principios de Scrum y trabajando para eliminar cualquier obstáculo que pueda impedir el progreso del equipo. 

• Propietario del Producto 

  El Propietario del Producto es responsable de definir y priorizar el trabajo pendiente del producto para ayudar al equipo a generar el máximo valor centrándose en las tareas correctas en el momento adecuado. 

• Equipo de desarrollo 

  El equipo ejecuta el trabajo, ofreciendo incrementos de producto y asumiendo la responsabilidad colectiva de todos los resultados. 

Imaginemos que un equipo de desarrollo de software trabaja con la metodología Scrum para crear una nueva función. Para empezar, ajustan el trabajo pendiente del producto con el Propietario del Producto para priorizar sus tareas (como el diseño de la interfaz de usuario, la integración de backend y las pruebas). Durante la reunión de planificación de sprint, seleccionan un subconjunto de tareas que pueden completar razonablemente en un sprint de dos semanas. Cada tarea se añade a un panel de Scrum. El equipo celebra breves reuniones diarias para hablar sobre el progreso y abordar cualquier obstáculo. Los miembros del equipo pueden ver fácilmente quién está trabajando en qué y asegurarse de que sus tareas se desarrollan sin problemas en cada etapa. 

Al final del sprint, el equipo demuestra la función durante una revisión del sprint, recopilando comentarios de varias partes interesadas. A continuación, el equipo realiza una retrospectiva para analizar lo que ha ido bien e identificar las mejoras que podrían aplicarse a futuros sprints. Este enfoque iterativo les permite ofrecer incrementos de productos utilizables de alta calidad sin que la agilidad se vea afectada. 

Ideología 

• Kanban enfatiza el flujo continuo y la flexibilidad, lo que permite a los equipos ajustar las prioridades en cualquier momento. 
• Scrum se centra en las iteraciones con plazos definidos, lo que fomenta la disciplina y la entrega estructurada. 

Funciones y responsabilidades

• Kanban no tiene roles predefinidos: los equipos colaboran y asumen la responsabilidad compartida del flujo de trabajo.
• Scrum se basa en la velocidad para medir cuánto trabajo puede completar el equipo en un sprint.   

Entrega de activos 

• Kanban entrega el trabajo de forma continua, liberando tareas a medida que se completan.  
• Scrum entrega el trabajo en incrementos al final de cada sprint. 

Aunque Kanban y Scrum difieren en su estructura e implementación, comparten muchos principios básicos que reflejan sus raíces Agile. Entre las áreas destacadas en las que se superponen Kanban y Scrum, se incluyen las siguientes: 

Capacidad para desglosar tareas complejas 

Ambos marcos de trabajo dividen los proyectos grandes en tareas más pequeñas y manejables. Este enfoque iterativo permite a los equipos centrarse en el progreso incremental, al tiempo que mantienen la flexibilidad necesaria para hacer ajustes a medida que evolucionan las prioridades. 

Compromiso con la mejora continua 

La mejora continua es un valor fundamental compartido en ambos marcos de trabajo. Los equipos de Kanban la logran inspeccionando regularmente sus flujos de trabajo, utilizando parámetros como el plazo de entrega y el tiempo de ciclo para identificar ineficiencias. Del mismo modo, los equipos de Scrum llevan a cabo retrospectivas de sprint para reflexionar sobre lo que salió bien y lo que se puede mejorar.  

Enfoque en la visibilidad del flujo de trabajo 

Ambas metodologías se basan en herramientas visuales para promover la transparencia y rastrear el progreso. Kanban utiliza un panel con columnas para representar las etapas del trabajo, mientras que Scrum emplea paneles de sprint para mostrar los estados de las tareas. En ambos casos, los miembros del equipo y las partes interesadas pueden ver claramente el flujo de trabajo y tomar decisiones informadas. 

Gestión de tareas basada en la extracción 

Tanto Kanban como Scrum utilizan un enfoque de extracción para gestionar las tareas. Los miembros del equipo solo asumen tareas nuevas cuando tienen la capacidad de hacerlo, lo que evita que se sobrecarguen y garantiza que el trabajo progrese sin incidencias. 

Límites del trabajo en curso 

Kanban aplica límites de WIP explícitos, ya que restringe el número de tareas en la columna "En curso" del panel. En Scrum, los límites de WIP se gestionan indirectamente durante la planificación de sprint, en la que el equipo determina de forma realista cuánto trabajo se puede realizar en un sprint. Ambos métodos utilizan límites de WIP para evitar puntos de congestión y mantener un progreso constante. 

Flujos de trabajo incrementales e iterativos 

Tanto Kanban como Scrum hacen hincapié en dividir el trabajo en partes más pequeñas y manejables para que los equipos puedan ofrecer un valor incremental e iterar en función de los comentarios. Aunque Scrum incorpora iteraciones explícitamente a través de sprints, Kanban facilita la mejora incremental al permitir la adición de nuevas tareas o actualizaciones según sea necesario. 

Kanban ofrece un enfoque flexible y visual de la gestión del flujo de trabajo, por lo que es una opción sólida para los equipos que gestionan tareas dinámicas y continuas. Sin embargo, como cualquier marco, tiene sus limitaciones, y su eficacia depende de la estructura y las necesidades específicas del equipo. 

Ventajas 

• Visualiza el flujo de trabajo 

  Los paneles Kanban proporcionan una visión clara y en tiempo real de las tareas y sus estados para que los equipos tengan una visión general e identifiquen los puntos de congestión. La claridad visual permite establecer mejor las prioridades y garantiza que todos comprendan el estado actual del trabajo. También promueve la transparencia, que es fundamental para la colaboración. 

• Limita el trabajo en curso para garantizar la calidad 

  Al limitar el número de tareas en curso, Kanban ayuda a evitar que los equipos se saturen y garantiza que el trabajo se complete de forma eficiente. Este enfoque de priorizar la calidad por encima de la cantidad permite a los equipos ofrecer resultados más valiosos sin sacrificar la coherencia ni la atención a los detalles. 

• Establece bucles de comentarios continuos 

  Kanban integra mecanismos de comentarios frecuentes, lo que permite a los equipos revisar el progreso e identificar áreas de mejora. Los bucles de comentarios fomentan una cultura de aprendizaje continuo y ayudan a garantizar que los procesos evolucionan para satisfacer las necesidades en constante evolución. 

• Mejora la colaboración y la adaptabilidad del equipo 

  Kanban hace hincapié en la responsabilidad compartida, lo que permite a los miembros del equipo colaborar de forma más eficaz y ayudarse mutuamente cuando sea necesario. 

• Se adapta a flujos de trabajo y prioridades cambiantes 

  Kanban es muy flexible, lo que permite a los equipos ajustar los flujos de trabajo y volver a priorizar las tareas sin interrumpir el progreso. Una mayor adaptabilidad es especialmente útil en entornos en los que los requisitos y las prioridades pueden experimentar cambios frecuentes. 

Desventajas 

• Carece de roles predefinidos para asumir la responsabilidad 

  Kanban no impone responsabilidades o roles específicos, lo que puede provocar confusiones sobre quién es responsable de determinadas tareas. Los equipos sin una fuerte disciplina interna pueden tener dificultades para mantener la estructura y la claridad. 

• Puede ser complejo y abrumador 

  Si un panel Kanban tiene demasiadas columnas, tareas o flujos de trabajo mal definidos, puede resultar difícil de gestionar. Esta complejidad puede obstaculizar la productividad y hacer que a los miembros del equipo les resulte más difícil centrarse en completar las tareas. 

• No establece plazos claros 

  La falta de plazos fijos de Kanban significa que no hay fechas límite fijadas que fomenten la finalización de las tareas. Sin disciplina externa ni metas acordadas, se pueden producir retrasos o entregas tardías. 

Scrum ofrece un enfoque estructurado e iterativo de la gestión de proyectos, por lo que es ideal para equipos que trabajan en proyectos complejos con objetivos definidos. Por otro lado, su rigidez y sus demandas de recursos pueden plantear desafíos en entornos donde las prioridades cambian con frecuencia. 

Ventajas 

• Fomenta la finalización más rápida de las tareas 

  En Scrum, el uso de sprints con plazos definidos ayuda a los equipos a centrarse en completar entregas específicas dentro de un plazo establecido. Este enfoque no solo acelera el progreso, sino que también garantiza que el trabajo se realice regularmente en incrementos manejables.

• Promueve una mejor organización de las tareas 

  Los roles definidos, como Maestro de Scrum y Propietario del Producto, ayudan a garantizar una responsabilidad clara y una coordinación fluida. Las ceremonias estructuradas, como la planificación de sprint y las retrospectivas, mantienen a los equipos alineados y facilitan el rastreo de los objetivos del proyecto. 

• Consigue logros rápidos para motivar a los equipos 

  Al dividir los proyectos en incrementos más pequeños y fáciles de enviar, Scrum permite a los equipos lograr un progreso visible con más frecuencia. Estos logros rápidos aumentan la moral del equipo y ayudan a mantener el ritmo durante todo el ciclo de vida del proyecto. 

• Proporciona una visión clara del progreso 

  Los paneles de Scrum, las reuniones diarias y las revisiones de sprint garantizan la transparencia y la visibilidad de los estados de las tareas. Esta claridad ayuda a las partes interesadas y a los miembros del equipo a comprender el progreso e identificar los desafíos desde el principio. 

• Crea un flujo de trabajo orientado a objetivos 

  Al contar con sprints centrados en ofrecer valor tangible, Scrum ayuda a los equipos a priorizar los resultados por encima de los entregables. Un enfoque orientado a los resultados garantiza que las tareas sean pertinentes y, por tanto, que cada sprint contribuya de forma significativa a los objetivos generales del proyecto. 

Desventajas 

• Exige un enfoque y un compromiso intensos 

  La naturaleza acelerada de los sprints requiere un esfuerzo y una atención constantes por parte de todos los miembros del equipo. Los equipos que no sean capaces mantener este enfoque pueden tener dificultades para cumplir los objetivos de sprint u ofrecer resultados de calidad. 

• Puede provocar problemas de ritmo por la diversidad de velocidades en el equipo 

  Los sprints estructurados de Scrum se basan en una velocidad constante, algo que se puede interrumpir si algunos miembros del equipo trabajan más despacio o se encuentran con obstáculos imprevistos. Estos problemas de ritmo pueden afectar al progreso general del sprint y a la productividad. 

• Requiere mucha planificación y recursos 

  Las ceremonias de Scrum, como la planificación de sprint, las reuniones diarias y las retrospectivas, requieren tiempo y esfuerzo para ejecutarse de forma eficaz. A los equipos más pequeños o con recursos limitados les puede resultar difícil mantener estas actividades. 

• Carece de flexibilidad para hacer cambios a mitad de sprint 

  La rigidez de Scrum dificulta la adaptación si cambian las prioridades una vez que se ha iniciado un sprint. La introducción de nuevas tareas o la modificación del alcance a mitad del sprint pueden obstaculizar el progreso y afectar a la capacidad del equipo para cumplir los compromisos. 

Tanto si tu equipo da prioridad a la flexibilidad como a la estructura, los marcos de trabajo de Agile pueden ayudar a tu organización a mantener la capacidad de adaptación sin perder de vista los resultados. ServiceNow® proporciona una potente plataforma para respaldar estos enfoques de la gestión de proyectos Agile y ofrece herramientas que integran Kanban y Scrum en estrategias unificadas para toda la empresa.  Con la Gestión estratégica de carteras de ServiceNow, los equipos pueden consolidar los flujos de trabajo, alinear el trabajo con la estrategia y conseguir resultados más rápido que nunca. Basada en ServiceNow AI Platform, la Gestión estratégica de carteras reúne todos los datos relevantes en una única ubicación centralizada y, a continuación, proporciona las aplicaciones y la asistencia adicionales que necesitas para avanzar incluso en los flujos de trabajo más complejos.  

Los paneles de tareas visuales proporcionan una interfaz similar a Kanban para rastrear el trabajo y resolver los puntos de congestión, mientras que Agile Development 2.0 apoya los programas Scrum con la planificación centralizada, la gestión del trabajo pendiente y la coordinación de múltiples equipos. Desde la simulación de escenarios de inversión hasta la gestión de sprints multifuncionales, ServiceNow permite a los equipos establecer prioridades de forma eficaz, adaptarse fácilmente y ofrecer valor a escala.  

Da el siguiente paso en la transformación de tus procesos Agile; solicita una demostración de la Gestión estratégica de carteras de ServiceNow hoy mismo.