L’optimisation des processus décrit les différents outils et tactiques conçus pour analyser et améliorer les processus business, dans le but d’optimiser l’efficience et la qualité. Elle consiste à vérifier les workflows et affiner les étapes pour s’assurer que les processus sont alignés sur les objectifs de l’entreprise et fournir de meilleurs résultats.
La friction a toujours été l’ennemi de l’efficience. Dans les systèmes mécaniques, la friction génère de l’usure, ralentit les performances et réduit le rendement. Les processus digitaux modernes ne font pas exception : les inefficiences, les erreurs et les goulots d’étranglement constituent des points de friction qui entravent la productivité et ont un impact sur la rentabilité. Lorsque les processus business sont bloqués par des tâches répétitives, des workflows flous ou des pratiques obsolètes, les entreprises constatent une baisse de productivité et des résultats. Une approche structurée est donc nécessaire pour identifier et éliminer ces problèmes.
L’optimisation des processus (également appelée « optimisation des processus business » ou BPO pour Business Process Optimization) consiste à affiner les workflows pour améliorer l’efficience et la qualité, tout en alignant davantage les processus essentiels sur les objectifs organisationnels.
L’optimisation des processus (également appelée « optimisation des processus business » ou BPO pour Business Process Optimization) consiste à affiner les workflows pour améliorer l’efficience et la qualité, tout en alignant davantage les processus essentiels sur les objectifs organisationnels.
L’optimisation des processus offre une valeur mesurable en améliorant le fonctionnement des entreprises. En affinant les workflows et en éliminant les inefficiences, les entreprises peuvent améliorer leur productivité, réduire leurs coûts et obtenir de meilleurs résultats. Vous trouverez ci-dessous les principaux avantages de l’optimisation des processus, expliqués en détail.
Efficience améliorée
L’efficience constitue le principal avantage du BPO. Les processus optimisés éliminent les frictions et permettent aux entreprises d’effectuer les tâches plus rapidement et plus efficacement. En éliminant les goulots d’étranglement dans les workflows et en utilisant l’automatisation pour favoriser la rapidité et la précision, les entreprises peuvent allouer plus de temps et de ressources à d’autres activités essentielles. Et en plus d’améliorer les résultats, cela permet aux équipes de travailler plus efficacement et d’obtenir de meilleures performances.
Collaboration renforcée
En clarifiant les rôles et les responsabilités, l’optimisation des processus favorise la communication et la coordination entre les équipes. Lorsque les workflows sont correctement définis et rationalisés, la collaboration est plus fluide et garantit que les processus essentiels, stratégiques et de gestion sont entièrement connectés. Cet alignement favorise de meilleurs résultats, instaurant une culture où les employés sont mieux équipés pour atteindre des objectifs communs.
Qualité supérieure
Les processus optimisés améliorent la qualité des résultats en réduisant les erreurs au maximum et en limitant les défauts. Des workflows et une automatisation des systèmes optimisés se traduisent par des mesures plus pertinentes de contrôle de la qualité (telles que les inspections, les tests et les boucles de commentaires). De la même façon, cet accent mis sur la qualité améliore la satisfaction et la fidélité des clients, car les produits et les services sont plus susceptibles de répondre à leurs attentes et peuvent être fournis avec une plus grande fiabilité.
Risques atténués
Les processus inefficaces ne sont pas seulement peu performants : ils peuvent être dangereux. L’optimisation des processus aide les entreprises à gérer les risques en réduisant la probabilité d’erreurs, de retards et de remaniements chronophages, susceptibles d’entraîner des vulnérabilités exploitables et des disruptions opérationnelles importantes. L’optimisation des processus résout ces vulnérabilités en créant des workflows plus fiables, en réduisant l’impact potentiel des erreurs humaines et en améliorant la qualité et la conformité.
Cohérence renforcée
La cohérence est essentielle pour garantir que les processus produisent systématiquement des résultats prévisibles et fiables. Grâce à l’optimisation des processus, les entreprises peuvent standardiser leurs workflows en établissant des procédures claires que toutes les équipes et tous les sites doivent suivre. Cette cohérence réduit au maximum la variabilité, limite les risques d’erreurs et garantit des résultats de qualité, à chaque fois. Les processus standardisés sont particulièrement utiles pour faire évoluer les opérations, car ils facilitent la réplication des réussites, même lors de l’intégration de nouveaux membres de l’équipe.
Conformité plus efficace
En matière de sécurité des données, il est impensable de négliger la conformité réglementaire. Le respect des normes juridiques, sectorielles et internes protège les entreprises contre les sanctions et les atteintes à leur réputation, et constitue un élément essentiel pour maintenir la confiance des clients. L’optimisation des processus favorise une meilleure gestion de la conformité grâce à la standardisation, à la documentation et à l’intégration de points de contrôle réguliers en vue des audits et des vérifications. L’automatisation des tâches liées à la conformité garantit également que les processus répondent systématiquement aux normes requises. Ensemble, ces éléments permettent aux entreprises d’identifier et de combler rapidement les lacunes potentielles en matière de conformité.
Coûts réduits
La rationalisation des workflows et l’élimination des redondances se traduisent directement par des économies de coûts. En d’autres termes, les processus optimisés nécessitent moins de ressources. Ils permettent également de réduire les tâches fastidieuses et d’éliminer le gaspillage de matériaux, réduisant ainsi les frais opérationnels à la source. Les entreprises peuvent ensuite réinvestir cet argent dans leurs activités pour générer davantage de valeur sur le long terme.
L’efficience constitue le principal avantage du BPO. Les processus optimisés éliminent les frictions et permettent aux entreprises d’effectuer les tâches plus rapidement et plus efficacement. En éliminant les goulots d’étranglement dans les workflows et en utilisant l’automatisation pour favoriser la rapidité et la précision, les entreprises peuvent allouer plus de temps et de ressources à d’autres activités essentielles. Et en plus d’améliorer les résultats, cela permet aux équipes de travailler plus efficacement et d’obtenir de meilleures performances.
En clarifiant les rôles et les responsabilités, l’optimisation des processus favorise la communication et la coordination entre les équipes. Lorsque les workflows sont correctement définis et rationalisés, la collaboration est plus fluide et garantit que les processus essentiels, stratégiques et de gestion sont entièrement connectés. Cet alignement favorise de meilleurs résultats, instaurant une culture où les employés sont mieux équipés pour atteindre des objectifs communs.
Les processus optimisés améliorent la qualité des résultats en réduisant les erreurs au maximum et en limitant les défauts. Des workflows et une automatisation des systèmes optimisés se traduisent par des mesures plus pertinentes de contrôle de la qualité (telles que les inspections, les tests et les boucles de commentaires). De la même façon, cet accent mis sur la qualité améliore la satisfaction et la fidélité des clients, car les produits et les services sont plus susceptibles de répondre à leurs attentes et peuvent être fournis avec une plus grande fiabilité.
Les processus inefficaces ne sont pas seulement peu performants : ils peuvent être dangereux. L’optimisation des processus aide les entreprises à gérer les risques en réduisant la probabilité d’erreurs, de retards et de remaniements chronophages, susceptibles d’entraîner des vulnérabilités exploitables et des disruptions opérationnelles importantes. L’optimisation des processus résout ces vulnérabilités en créant des workflows plus fiables, en réduisant l’impact potentiel des erreurs humaines et en améliorant la qualité et la conformité.
La cohérence est essentielle pour garantir que les processus produisent systématiquement des résultats prévisibles et fiables. Grâce à l’optimisation des processus, les entreprises peuvent standardiser leurs workflows en établissant des procédures claires que toutes les équipes et tous les sites doivent suivre. Cette cohérence réduit au maximum la variabilité, limite les risques d’erreurs et garantit des résultats de qualité, à chaque fois. Les processus standardisés sont particulièrement utiles pour faire évoluer les opérations, car ils facilitent la réplication des réussites, même lors de l’intégration de nouveaux membres de l’équipe.
En matière de sécurité des données, il est impensable de négliger la conformité réglementaire. Le respect des normes juridiques, sectorielles et internes protège les entreprises contre les sanctions et les atteintes à leur réputation, et constitue un élément essentiel pour maintenir la confiance des clients. L’optimisation des processus favorise une meilleure gestion de la conformité grâce à la standardisation, à la documentation et à l’intégration de points de contrôle réguliers en vue des audits et des vérifications. L’automatisation des tâches liées à la conformité garantit également que les processus répondent systématiquement aux normes requises. Ensemble, ces éléments permettent aux entreprises d’identifier et de combler rapidement les lacunes potentielles en matière de conformité.
La rationalisation des workflows et l’élimination des redondances se traduisent directement par des économies de coûts. En d’autres termes, les processus optimisés nécessitent moins de ressources. Ils permettent également de réduire les tâches fastidieuses et d’éliminer le gaspillage de matériaux, réduisant ainsi les frais opérationnels à la source. Les entreprises peuvent ensuite réinvestir cet argent dans leurs activités pour générer davantage de valeur sur le long terme.
Lisez cet ebook pour en savoir plus sur l’intégration de l’automatisation robotisée des processus (RPA) dans votre boîte à outils, notamment :
- Pourquoi l’automatisation est bien plus qu’un simple outil d’entreprise de niche
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Le BPO utilise tout un éventail de méthodologies et d’outils. Même si la meilleure approche dépend généralement des objectifs de l’entreprise ou du secteur dans lequel elle opère, plusieurs techniques établies sont devenues standard dans tous les types d’entreprises. Voici un aperçu des principales méthodologies d’optimisation des processus :
1. Processus Lean
L’optimisation des processus Lean se concentre sur la maximisation de la valeur pour les clients tout en réduisant le gaspillage (pour un ensemble de workflows allégés). Issues du système de production Toyota, les méthodologies Lean ciblent les inefficiences telles que la surproduction, les délais d’attente, les stocks excédentaires et les mouvements inutiles. Différents outils sont utilisés pour rationaliser les workflows, optimiser les flux et instaurer une culture d’amélioration continue.
2. Six Sigma
Six Sigma est une méthodologie basée sur les données, conçue pour réduire la variabilité et les défauts dans les processus business. En suivant des cadres structurés tels que DMAIC (Définir, Mesurer, Analyser, Innover, Contrôler) pour améliorer les processus existants ou DMADV (Définir, Mesurer, Analyser, Développer, Vérifier) pour en créer de nouveaux, Six Sigma aide les entreprises à remédier systématiquement aux inefficiences. Les outils statistiques sont utilisés pour favoriser la prise de décision. Il en résulte une meilleure prévisibilité, une qualité optimisée et des résultats plus cohérents, ce qui rend Six Sigma particulièrement utile pour les entreprises axées sur la précision et la fiabilité.
3. Mappage de processus
Le mappage de processus crée des organigrammes ou des diagrammes détaillés pour visualiser et analyser les étapes d’un processus business de bout en bout. En décomposant les processus en composants gérables et en identifiant les points de décision, les goulots d’étranglement ou les redondances, les entreprises obtiennent une image plus claire de la progression du travail. Cette approche est idéale pour découvrir des opportunités d’amélioration, améliorer la communication entre les membres de l’équipe et garantir l’alignement entre les processus et les objectifs business. Le mappage des processus simplifie la rationalisation des workflows et améliore l’efficience.
4. Kaizen
Kaizen, qui signifie « amélioration continue » en japonais, met l’accent sur les changements progressifs au fil du temps pour favoriser la croissance à long terme. Cette approche encourage les employés de tout niveau à participer à l’identification et à la mise en œuvre d’améliorations quotidiennes. Les événements Kaizen, également appelés projets d’amélioration rapide, rassemblent des équipes transverses pour relever rapidement des défis spécifiques. En favorisant une culture d’amélioration continue, Kaizen permet de réduire les coûts et d’améliorer la qualité, sans interrompre les opérations quotidiennes. Il s’agit d’une méthode particulièrement efficace pour cultiver une culture d’entreprise axée sur l’amélioration continue.
5. Exploration de processus
L’Exploration de processus exploite les données d’entreprise comme les journaux d’événements des systèmes ERP (Enterprise Resource Planning) ou CRM (Customer Relationship Management)/CSM (Customer Service Management) pour découvrir et analyser la façon dont les processus sont exécutés. À l’aide d’algorithmes pour reconstruire les workflows, l’exploration de processus identifie les écarts par rapport aux processus prévus et les axes d’optimisation. Cette technique se révèle particulièrement utile pour les entreprises qui cherchent à soutenir l’amélioration de leurs processus grâce à des informations basées sur les données. L’exploration de processus prend également en charge la surveillance continue, qui aide les entreprises à s’adapter aux changements en temps réel.
6. SIPOC
L’analyse SIPOC (Suppliers, Inputs, Processes, Outputs, Customers, c’est-à-dire fournisseurs, entrées, processus, sorties, clients) est une technique de visualisation de haut niveau qui fournit une vue complète d’un processus business. Elle décrit les éléments clés nécessaires à l’exécution d’un processus et met en évidence la manière dont les ressources circulent entre les fournisseurs et les clients finaux. En offrant aux décideurs une perspective plus large, l’analyse SIPOC permet d’identifier les inefficiences, les objectifs mal alignés ou les étapes redondantes. Elle est particulièrement utile lors des premières étapes de l’optimisation et permet de s’assurer que tous les composants d’un processus sont pris en compte avant toute modification.
7. Cartographie de la chaîne de valeur (VSM)
La cartographie de la chaîne de valeur est une technique de visualisation conviviale basée sur la méthodologie Lean, utilisée pour documenter et analyser le flux de matériaux, d’informations et de valeur dans un processus. Chaque étape est évaluée en fonction du temps, du coût et de la valeur qu’elle apporte à l’utilisateur final. La VSM met en évidence les activités sans valeur ajoutée à éliminer ou à améliorer.
8. Méthodologie 5S
La méthodologie 5S, également ancrée dans les principes Lean, se concentre sur la création d’espaces de travail organisés et efficaces. Chaque « S » représente une étape du BPO : Sort (trier), Set in order (mettre en ordre), Shine (faire briller), Standardize (standardiser) et Sustain (maintenir). Cette méthode réduit l’encombrement, simplifie l’exécution des tâches et établit des normes claires pour maintenir l’ordre. Initialement conçue pour les espaces de travail physiques, la méthodologie 5S s’applique également aux environnements virtuels, ce qui en fait une approche polyvalente pour améliorer l’efficience et réduire le gaspillage opérationnel.
9. PDSA (plan-do-study-act ou planifier-faire-étudier-agir)
Il s’agit d’un cadre de travail cyclique qui teste et met en œuvre des améliorations de processus. Les entreprises commencent par identifier un problème, planifier une solution et définir les mesures de réussite. Elles testent ensuite la solution à petite échelle, analysent les résultats et implémentent complètement le changement ou effectuent des itérations supplémentaires. Le PDSA est particulièrement utile pour valider les optimisations potentielles et s’assurer que les changements ont le résultat souhaité avant leur déploiement à l’échelle de l’entreprise.
10. Gestion de la qualité totale (TQM)
La gestion de la qualité totale adopte une approche complète de l’optimisation des processus en se concentrant sur l’amélioration des performances, des livrables et de l’expérience client. Elle met l’accent sur la responsabilité à l’échelle de l’entreprise, l’amélioration continue et l’autonomisation des employés. Cette méthodologie favorise un engagement à long terme en faveur de la qualité à tous les niveaux de l’entreprise.
1. Processus Lean
L’optimisation des processus Lean se concentre sur la maximisation de la valeur pour les clients tout en réduisant le gaspillage (pour un ensemble de workflows allégés). Issues du système de production Toyota, les méthodologies Lean ciblent les inefficiences telles que la surproduction, les délais d’attente, les stocks excédentaires et les mouvements inutiles. Différents outils sont utilisés pour rationaliser les workflows, optimiser les flux et instaurer une culture d’amélioration continue.
2. Six Sigma
Six Sigma est une méthodologie basée sur les données, conçue pour réduire la variabilité et les défauts dans les processus business. En suivant des cadres structurés tels que DMAIC (Définir, Mesurer, Analyser, Innover, Contrôler) pour améliorer les processus existants ou DMADV (Définir, Mesurer, Analyser, Développer, Vérifier) pour en créer de nouveaux, Six Sigma aide les entreprises à remédier systématiquement aux inefficiences. Les outils statistiques sont utilisés pour favoriser la prise de décision. Il en résulte une meilleure prévisibilité, une qualité optimisée et des résultats plus cohérents, ce qui rend Six Sigma particulièrement utile pour les entreprises axées sur la précision et la fiabilité.
3. Mappage de processus
Le mappage de processus crée des organigrammes ou des diagrammes détaillés pour visualiser et analyser les étapes d’un processus business de bout en bout. En décomposant les processus en composants gérables et en identifiant les points de décision, les goulots d’étranglement ou les redondances, les entreprises obtiennent une image plus claire de la progression du travail. Cette approche est idéale pour découvrir des opportunités d’amélioration, améliorer la communication entre les membres de l’équipe et garantir l’alignement entre les processus et les objectifs business. Le mappage des processus simplifie la rationalisation des workflows et améliore l’efficience.
4. Kaizen
Kaizen, qui signifie « amélioration continue » en japonais, met l’accent sur les changements progressifs au fil du temps pour favoriser la croissance à long terme. Cette approche encourage les employés de tout niveau à participer à l’identification et à la mise en œuvre d’améliorations quotidiennes. Les événements Kaizen, également appelés projets d’amélioration rapide, rassemblent des équipes transverses pour relever rapidement des défis spécifiques. En favorisant une culture d’amélioration continue, Kaizen permet de réduire les coûts et d’améliorer la qualité, sans interrompre les opérations quotidiennes. Il s’agit d’une méthode particulièrement efficace pour cultiver une culture d’entreprise axée sur l’amélioration continue.
5. Exploration de processus
L’Exploration de processus exploite les données d’entreprise comme les journaux d’événements des systèmes ERP (Enterprise Resource Planning) ou CRM (Customer Relationship Management)/CSM (Customer Service Management) pour découvrir et analyser la façon dont les processus sont exécutés. À l’aide d’algorithmes pour reconstruire les workflows, l’exploration de processus identifie les écarts par rapport aux processus prévus et les axes d’optimisation. Cette technique se révèle particulièrement utile pour les entreprises qui cherchent à soutenir l’amélioration de leurs processus grâce à des informations basées sur les données. L’exploration de processus prend également en charge la surveillance continue, qui aide les entreprises à s’adapter aux changements en temps réel.
6. SIPOC
L’analyse SIPOC (Suppliers, Inputs, Processes, Outputs, Customers, c’est-à-dire fournisseurs, entrées, processus, sorties, clients) est une technique de visualisation de haut niveau qui fournit une vue complète d’un processus business. Elle décrit les éléments clés nécessaires à l’exécution d’un processus et met en évidence la manière dont les ressources circulent entre les fournisseurs et les clients finaux. En offrant aux décideurs une perspective plus large, l’analyse SIPOC permet d’identifier les inefficiences, les objectifs mal alignés ou les étapes redondantes. Elle est particulièrement utile lors des premières étapes de l’optimisation et permet de s’assurer que tous les composants d’un processus sont pris en compte avant toute modification.
7. Cartographie de la chaîne de valeur (VSM)
La cartographie de la chaîne de valeur est une technique de visualisation conviviale basée sur la méthodologie Lean, utilisée pour documenter et analyser le flux de matériaux, d’informations et de valeur dans un processus. Chaque étape est évaluée en fonction du temps, du coût et de la valeur qu’elle apporte à l’utilisateur final. La VSM met en évidence les activités sans valeur ajoutée à éliminer ou à améliorer.
8. Méthodologie 5S
La méthodologie 5S, également ancrée dans les principes Lean, se concentre sur la création d’espaces de travail organisés et efficaces. Chaque « S » représente une étape du BPO : Sort (trier), Set in order (mettre en ordre), Shine (faire briller), Standardize (standardiser) et Sustain (maintenir). Cette méthode réduit l’encombrement, simplifie l’exécution des tâches et établit des normes claires pour maintenir l’ordre. Initialement conçue pour les espaces de travail physiques, la méthodologie 5S s’applique également aux environnements virtuels, ce qui en fait une approche polyvalente pour améliorer l’efficience et réduire le gaspillage opérationnel.
9. PDSA (plan-do-study-act ou planifier-faire-étudier-agir)
Il s’agit d’un cadre de travail cyclique qui teste et met en œuvre des améliorations de processus. Les entreprises commencent par identifier un problème, planifier une solution et définir les mesures de réussite. Elles testent ensuite la solution à petite échelle, analysent les résultats et implémentent complètement le changement ou effectuent des itérations supplémentaires. Le PDSA est particulièrement utile pour valider les optimisations potentielles et s’assurer que les changements ont le résultat souhaité avant leur déploiement à l’échelle de l’entreprise.
10. Gestion de la qualité totale (TQM)
La gestion de la qualité totale adopte une approche complète de l’optimisation des processus en se concentrant sur l’amélioration des performances, des livrables et de l’expérience client. Elle met l’accent sur la responsabilité à l’échelle de l’entreprise, l’amélioration continue et l’autonomisation des employés. Cette méthodologie favorise un engagement à long terme en faveur de la qualité à tous les niveaux de l’entreprise.
L’optimisation des processus est plus efficace lorsqu’une entreprise identifie des inefficiences persistantes ou des coûts croissants dans ses workflows. Les entreprises peuvent obtenir de meilleurs résultats lorsqu’elles utilisent le BPO pendant les périodes de croissance ou de changement, par exemple lors de la mise à l’échelle des opérations, du lancement de nouveaux produits ou de la transition vers de nouvelles formes de technologies de l’information (IT).
Elle est également utile lorsqu’il existe des écarts mesurables en matière de performances, tels que des erreurs fréquentes, des délais manqués ou l’insatisfaction des clients. En outre, les changements réglementaires ou les problèmes de conformité peuvent nécessiter une refonte des processus pour garantir le respect des nouvelles normes, et le BPO peut faciliter cette transition.
Cela dit, les entreprises ne doivent pas nécessairement attendre ces circonstances avant de mettre en œuvre l’optimisation des processus. Le BPO a le potentiel d’optimiser les processus, ce qui est un avantage dont toute entreprise peut bénéficier.
Elle est également utile lorsqu’il existe des écarts mesurables en matière de performances, tels que des erreurs fréquentes, des délais manqués ou l’insatisfaction des clients. En outre, les changements réglementaires ou les problèmes de conformité peuvent nécessiter une refonte des processus pour garantir le respect des nouvelles normes, et le BPO peut faciliter cette transition.
Cela dit, les entreprises ne doivent pas nécessairement attendre ces circonstances avant de mettre en œuvre l’optimisation des processus. Le BPO a le potentiel d’optimiser les processus, ce qui est un avantage dont toute entreprise peut bénéficier.
Bien que les entreprises puissent aborder l’optimisation des processus différemment en fonction de leurs objectifs, de leur secteur d’activité ou de leurs ressources, le processus suit généralement les mêmes étapes essentielles. Vous trouverez ci-dessous un aperçu des principales étapes du BPO :
La première étape consiste à identifier un processus sous-performant ou mal aligné sur les objectifs de l’entreprise. Concentrez-vous sur les processus qui montrent des signes évidents d’inefficience : cycles longs, taux d’erreurs élevés, plaintes fréquentes des clients, etc. Collectez des données grâce à des mesures pertinentes pour identifier les processus qui provoquent des goulots d’étranglement ou ralentissent la productivité.
Une fois qu’un processus a été identifié, élaborez une carte détaillée du workflow actuel. Incluez toutes les étapes, entrées, sorties et personnes concernées impliquées (des outils tels que le mappage de processus ou les diagrammes SIPOC peuvent aider à visualiser le processus actuel). Après le mappage, définissez des objectifs spécifiques pour l’effort d’optimisation. Évitez les objectifs vagues tels que « améliorer » ou « accélérer » un workflow et concentrez-vous plutôt sur des objectifs mesurables et quantifiables, tels que réduire les erreurs de 15 % ou réduire de moitié le temps de traitement.
Analysez le processus mappé pour identifier les axes d’amélioration. Une fois les améliorations potentielles identifiées, hiérarchisez-les en fonction de leur faisabilité, de leur coût et des résultats attendus. Concentrez-vous d’abord sur les changements à faible coût et à fort impact, en corrigeant les inefficiences les plus critiques sans entraîner de disruptions significatives. Cette approche permet aux entreprises d’obtenir des résultats rapides qui créent une dynamique pour poursuivre les efforts d’optimisation.
Une fois les priorités en place, repensez le processus pour y intégrer les améliorations. Il peut s’agir de réorganiser les étapes, d’automatiser les tâches, d’éliminer les redondances ou d’apporter d’autres changements. Collaborez avec les personnes concernées et les employés pour vous assurer que le processus repensé est pratique et pertinent par rapport aux objectifs globaux de l’entreprise. La phase de reconception doit également inclure une documentation claire pour s’assurer que tout le monde comprend le workflow mis à jour.
Avant de mettre en œuvre entièrement le processus repensé, testez-le dans un environnement contrôlé (par exemple au sein d’une seule équipe ou d’un seul département). Cela permet d’identifier les problèmes imprévus et de recueillir les commentaires des utilisateurs. Les tests pilotes permettent de s’assurer que les ajustements peuvent être effectués sans interférer avec des opérations plus larges.
Une fois le nouveau processus testé avec succès, déployez-le dans toute l’entreprise. Formez les employés pour qu’ils comprennent les changements et puissent adopter efficacement le nouveau workflow. Mettez en place des systèmes de surveillance pour suivre les mesures de performance.
Mesurer les progrès est essentiel pour déterminer si l’effort d’optimisation a porté ses fruits. Utilisez les analyses pour comparer les indicateurs clés de performance (KPI) avant et après la mise en œuvre. La quantification des résultats fournit des preuves de réussite ou met en évidence les domaines où des ajustements supplémentaires peuvent être nécessaires.
L’optimisation n’est pas une tâche ponctuelle. Même après l’amélioration d’un processus, une surveillance continue et la collecte de commentaires sont nécessaires pour garantir une efficience durable. Passez régulièrement en revue le processus pour détecter de nouveaux goulots d’étranglement ou autres inefficiences et mettez à jour les workflows à mesure que les besoins professionnels évoluent.
Dans la mesure du possible, intégrez l’automatisation au processus pour rationaliser davantage les opérations. L’automatisation peut gérer les tâches répétitives, réduire les erreurs humaines et permettre aux employés de se concentrer sur des activités plus stratégiques. De plus, les technologies avancées telles que l’intelligence artificielle peuvent fournir des informations prédictives et des recommandations pour améliorer les processus, afin de maintenir l’agilité et la compétitivité des workflows de l’entreprise.
L’optimisation des processus peut considérablement améliorer l’efficience opérationnelle et réduire les erreurs dans les processus des entreprises de divers secteurs. Considérez les cas d’utilisation suivants :
Bons de commande
Dans certaines entreprises, la gestion des bons de commande peut devenir fastidieuse en raison des processus d’approbation manuels qui entraînent l’accumulation de nombreuses demandes d’achat. Face à ce problème, les entreprises peuvent mettre en œuvre un système de gestion des workflows. Ce type de système permet aux employés de sélectionner des éléments, d’acheminer automatiquement les demandes d’approbation et de suivre la progression en temps réel. En éliminant les étapes manuelles, le département des achats peut traiter les demandes plus rapidement, ce qui lui permet de progresser à un rythme soutenu.
Remboursement des déplacements
Les processus de remboursement manuels et papier entraînent souvent des erreurs. En passant à un système de remboursement digital, les employés peuvent saisir des montants dans des champs de formulaire standardisés, ce qui réduit le risque d’erreurs de traitement. L’automatisation peut encore améliorer ce processus en signalant les incohérences et en accélérant les approbations.
Intégration des employés
Intégrer de nouveaux employés implique généralement de nombreuses étapes (signature d’accords, mise en service des actifs, distribution des licences et des accès, etc.). Si ces étapes reposent sur des suivis manuels, les retards sont inévitables. Pour améliorer ce processus, les entreprises peuvent configurer des déclencheurs d’e-mails automatisés. Par exemple, une fois qu’un accord signé est reçu, un e-mail automatisé invite le département IT à fournir les outils nécessaires. Cela garantit une expérience d’intégration plus fluide et réduit la charge de travail des équipes RH et IT.
Rationalisation des patients
Les établissements de santé se heurtent à des difficultés dans la gestion des processus d’admission et de traitement des patients. Les inefficiences administratives liées aux formulaires papier et à la saisie manuelle des données peuvent entraîner des retards dans la prise en charge des patients. Grâce à la mise en œuvre d’un système de dossiers médicaux digitaux, les informations sur les patients peuvent être collectées au format électronique et partagées instantanément avec les départements concernés. Cela réduit les temps d’attente, élimine efficacement les erreurs dans les dossiers des patients et permet aux professionnels de santé de concentrer davantage leurs efforts sur les soins aux personnes qui en ont besoin.
Dans certaines entreprises, la gestion des bons de commande peut devenir fastidieuse en raison des processus d’approbation manuels qui entraînent l’accumulation de nombreuses demandes d’achat. Face à ce problème, les entreprises peuvent mettre en œuvre un système de gestion des workflows. Ce type de système permet aux employés de sélectionner des éléments, d’acheminer automatiquement les demandes d’approbation et de suivre la progression en temps réel. En éliminant les étapes manuelles, le département des achats peut traiter les demandes plus rapidement, ce qui lui permet de progresser à un rythme soutenu.
Les processus de remboursement manuels et papier entraînent souvent des erreurs. En passant à un système de remboursement digital, les employés peuvent saisir des montants dans des champs de formulaire standardisés, ce qui réduit le risque d’erreurs de traitement. L’automatisation peut encore améliorer ce processus en signalant les incohérences et en accélérant les approbations.
Intégrer de nouveaux employés implique généralement de nombreuses étapes (signature d’accords, mise en service des actifs, distribution des licences et des accès, etc.). Si ces étapes reposent sur des suivis manuels, les retards sont inévitables. Pour améliorer ce processus, les entreprises peuvent configurer des déclencheurs d’e-mails automatisés. Par exemple, une fois qu’un accord signé est reçu, un e-mail automatisé invite le département IT à fournir les outils nécessaires. Cela garantit une expérience d’intégration plus fluide et réduit la charge de travail des équipes RH et IT.
Les établissements de santé se heurtent à des difficultés dans la gestion des processus d’admission et de traitement des patients. Les inefficiences administratives liées aux formulaires papier et à la saisie manuelle des données peuvent entraîner des retards dans la prise en charge des patients. Grâce à la mise en œuvre d’un système de dossiers médicaux digitaux, les informations sur les patients peuvent être collectées au format électronique et partagées instantanément avec les départements concernés. Cela réduit les temps d’attente, élimine efficacement les erreurs dans les dossiers des patients et permet aux professionnels de santé de concentrer davantage leurs efforts sur les soins aux personnes qui en ont besoin.
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L’optimisation des processus consiste à éliminer le gaspillage et à optimiser chaque étape de chaque workflow. ServiceNow rend cela possible grâce à la ServiceNow AI Platform primée. Ce système centralisé de gestion des processus digitaux exploite des options d’IA avancées et offre ainsi à votre entreprise un tremplin pour accélérer sa productivité : il connecte les personnes, les systèmes et les fonctions, et permet une collaboration fluide ainsi qu’une gestion plus efficace des opérations.
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