Pour bon nombre d’entreprises, gérer les processus RH consiste à jongler sans cesse entre diverses priorités : gestion de la paie, suivi des avantages, obligation de conformité, organisation des dossiers des employés… À mesure que l’activité croît, ces responsabilités s’accumulent et créent un labyrinthe administratif que les équipes RH doivent sans cesse parcourir. De petites inefficacités, comme des feuilles de calcul obsolètes ou des documents dispersés, peuvent rapidement entraîner des erreurs coûteuses, des risques de non-conformité ou de la frustration chez les employés qui cherchent simplement à mettre à jour leurs avantages.
Heureusement, la technologie de l’information (IT) offre un levier puissant pour mettre de l’ordre dans ce chaos. Le système d’information RH (HRIS) centralise et automatise les fonctions RH. Il garantit ainsi aux entreprises une gestion fluide des aspects cruciaux de la gestion du capital humain (HCM), et apporte un soutien essentiel pour gérer la conformité, les données, la paie et les avantages offerts par l’entreprise aux employés. Libérées du fardeau des processus manuels, les équipes RH peuvent enfin se concentrer sur des initiatives stratégiques qui optimisent l’expérience employé et accélèrent la croissance de l’entreprise. Dotée du HRIS adapté, la fonction RH devient un véritable moteur de succès pour l’entreprise.
Le HRIS est conçu pour faciliter la gestion des dossiers, mais son rôle va bien au-delà. Il rationalise, automatise et optimise les processus RH pour accroître l’efficacité à l’échelle de toute l’entreprise. Cela est possible grâce à l’intégration des fonctions RH essentielles au sein d’un système unique. Cette centralisation allège considérablement le travail administratif et libère les équipes RH pour qu’elles se concentrent sur des initiatives stratégiques axées sur les employés.
De plus, cette technologie améliore la précision des données, ajoute un niveau de vérification pour garantir la conformité réglementaire et offre aux employés un accès simple aux services RH grâce à des portails en libre-service. Les HRIS modernes sont généralement basés sur le cloud. Ils sont donc accessibles partout, s’adaptent pour accompagner la croissance de l’entreprise, et sont plus faciles à mettre à jour pour y ajouter de nouvelles fonctionnalités ou exigences de conformité.
Ainsi, un HRIS bien conçu soutient de nombreuses fonctions RH essentielles, notamment :
- Recrutement et intégration
Le HRIS aide à gérer la publication des offres d’emploi, à suivre les candidats et à simplifier les workflows de recrutement. Une fois qu’un nouveau collaborateur est sélectionné, le système automatise de nombreuses tâches essentielles d’intégration des employés, comme la gestion des formalités administratives et l’inscription aux régimes d’avantages offerts par l’entreprise. - Gestion de la paie et des avantages
En automatisant le traitement de la paie et la gestion des avantages, le HRIS réduit les erreurs manuelles et garantit aux employés une rémunération exacte. Les outils en libre-service leur permettent de revoir et de gérer leurs options d’avantages sans solliciter un professionnel RH. - Suivi du temps et des présences
Le système offre une méthode centralisée pour gérer les horaires de travail des employés, suivre les absences et calculer la paie en fonction du temps travaillé. L’automatisation intégrée assure la conformité avec toutes les politiques de l’entreprise et les réglementations sectorielles (lois sur les heures supplémentaires, jours fériés, etc.). - Gestion de la conformité
Les équipes RH peuvent s’informer sur les exigences légales et réglementaires en utilisant le HRIS pour suivre les certifications des employés, surveiller les changements dans le Code du travail et générer des rapports de conformité. - Analyse et reporting des effectifs
Grâce à des outils d’analyse intégrés, un HRIS offre des informations en temps réel sur les tendances concernant les effectifs et les performances des employés. Les responsables peuvent exploiter ces données pour éclairer leurs processus de prise de décision.
La technologie RH est riche en terminologie et en acronymes qui se chevauchent. Les trois termes les plus souvent confondus sont : système d’information RH, système de gestion RH (HRMS) et gestion du capital humain (HCM). Bien que ces termes soient fréquemment utilisés de manière interchangeable, ils représentent en réalité des champs d’application distincts.
- HRIS
Le système d’information RH se concentre sur les fonctions RH de base, telles que la tenue des dossiers des employés, la paie, l’administration des avantages offerts par l’entreprise et la gestion de la conformité. Il constitue le socle fondamental pour la gestion des données des employés et l’automatisation des processus RH essentiels. - HRMS
Le système de gestion RH englobe toutes les options du HRIS et y ajoute des fonctionnalités étendues. Cela inclut souvent l’acquisition de talents, la gestion de la performance et l’apprentissage et le développement. Certains fournisseurs utilisent le terme HRMS pour décrire un système plus avancé, doté de fonctionnalités plus larges. - HCM
La gestion du capital humain est l’approche la plus globale et stratégique. Elle couvre l’intégralité des fonctionnalités du HRIS et du HRMS, tout en y intégrant la planification stratégique des effectifs, la gestion des remplacements et des analyses RH approfondies. Au lieu de se limiter aux tâches administratives, le HCM vise à améliorer la gestion des effectifs en optimisant le cycle de vie de l’employé au sein de l’entreprise.
Il est également crucial de noter que pour les entreprises qui évaluent des logiciels RH, les différences entre ces termes dépendent souvent de l’offre du fournisseur. Certains considèrent le HRIS et le HRMS comme des synonymes, tandis que d’autres positionnent le HCM comme une solution de gestion des effectifs qui englobe tout. Les entreprises doivent donc évaluer leurs besoins avec soin pour s’assurer de choisir un système qui offre le juste équilibre entre fonctionnalités de base et options stratégiques.
Le HRIS offre une suite d’outils complète conçue pour simplifier les tâches RH et optimiser la gestion des effectifs. Les solutions les plus avancées s’adaptent aux besoins de l’entreprise, permettant aux équipes RH de gérer efficacement les cycles de vie uniques des employés en toute simplicité.
Pour cela, les meilleurs HRIS intègrent plusieurs fonctionnalités et options majeures, notamment :
Suivi des candidats et gestion du recrutement
Le HRIS rationalise le processus de recrutement. Il assiste les équipes RH dans la publication des offres, le suivi et la gestion des évaluations des candidats. De nombreux systèmes incluent l’analyse automatisée des CV, la planification des entretiens et l’intégration de la vérification des antécédents, ce qui permet aux recruteurs de passer moins de temps sur les tâches manuelles pour mieux se concentrer sur les meilleurs talents.
Traitement de la paie et gestion de la rémunération
En automatisant le calcul des salaires, les déductions fiscales et les cotisations aux régimes d’avantages offerts par l’entreprise, le HRIS réduit le risque d’erreurs et garantit que les employés sont payés avec précision et dans les délais. Selon les politiques de l’entreprise, certains systèmes offrent également des options de paie flexibles (dépôts directs, cartes de paiement ou accès anticipé au salaire).
Suivi des performances et développement des employés
Les solutions HRIS intègrent souvent des outils pour suivre les performances des employés, définir des objectifs et gérer les entretiens d’évaluations des performances. Certaines plateformes permettent aux responsables de fournir des commentaires et du coaching en temps réel, tandis que d’autres s’intègrent à des programmes d’apprentissage et de développement pour soutenir l’évolution de la carrière des employés.
Suivi du temps de travail et des présences
Grâce à leurs fonctionnalités intégrées, les HRIS permettent de surveiller les heures de travail, les absences, les heures supplémentaires, etc. Ces outils se synchronisent généralement avec les systèmes de paie pour assurer une rémunération exacte, tout en aidant l’entreprise à gérer la gouvernance, les risques et la conformité (GRC).
Gestion de la formation et de l’apprentissage
Les plateformes HRIS prennent également en charge la formation des employés en proposant des intégrations avec des systèmes de gestion de l’apprentissage (LMS) ou des modules de formation intégrés. Ces fonctionnalités permettent aux entreprises de créer des programmes d’intégration, de suivre les certifications et d’offrir des opportunités de développement continu aux employés.
Analyse RH et reporting
Le HRIS centralise les données RH et fournit des outils de reporting qui aident les entreprises à analyser les tendances concernant leurs effectifs, à mesurer l’implication des employés et à suivre les indicateurs clés de performance. Certains systèmes fournissent des tableaux de bord en temps réel et des analyses prédictives pour appuyer la prise de décision basée sur les données.
Gestion des avantages
Grâce au HRIS qui suit l’éligibilité des employés et s’intègre aux systèmes des mutuelles, la gestion des avantages offerts par l’entreprise est simplifiée. Les employés peuvent utiliser des portails en libre-service pour revoir leurs options, faire leur sélection et mettre à jour leurs informations personnelles selon leurs besoins.
La certification HRIS est une certification professionnelle qui valide l’expertise dans la gestion et l’optimisation des systèmes d’information RH. Toutes les certifications ne se valent pas, mais elles couvrent généralement des domaines clés tels que l’administration système, la gestion des données, l’analyse RH et l’automatisation des processus. Obtenir une certification HRIS démontre une compréhension approfondie des méthodes de configuration, d’implémentation et d’exploitation de cette technologie pour améliorer la gestion des effectifs et les opérations RH.
De nombreuses certifications sont proposées par les éditeurs de logiciels ou les organisations professionnelles, chacune étant adaptée à des plateformes spécifiques ou à des compétences HRIS plus larges. Posséder une certification HRIS peut booster les perspectives de carrière des professionnels RH et des spécialistes IT.
Le HRIS fournit un large éventail d’options, mais le plus grand avantage offert par un bon système de gestion RH réside dans sa capacité à aider les entreprises à moderniser leurs opérations RH. Il centralise les données RH, rendant l’information plus facilement accessible. Simultanément, il assiste les professionnels RH en automatisant les tâches et en aidant à la gestion de workflows complexes, créant ainsi un environnement RH plus efficace et dynamique.
Avantages du HRIS
Plus spécifiquement, la mise en place d’un HRIS génère de nombreux avantages pour simplifier les opérations RH et accroître l’efficacité organisationnelle. Vous trouverez une liste des principaux avantages ci-dessous :
- Données précises et accessibles
En regroupant toutes les informations des employés, le HRIS assure la cohérence des dossiers. - Gain de temps accru
L’automatisation des tâches répétitives réduit considérablement la charge de travail administrative des équipes RH. - Amélioration de l’expérience des employés
Le HRIS améliore l’expérience des employés en fournissant des outils en libre-service qui permettent à chacun, où qu’il soit et en toute autonomie, de mettre à jour ses informations personnelles, d’accéder à ses fiches de paie, de demander des congés et de s’inscrire pour bénéficier des avantages offerts par l’entreprise. - Conformité facilitée
Les solutions HRIS aident les entreprises à rester en règle lorsque les lois sur le travail et les réglementations sectorielles évoluent. - Reporting amélioré
Grâce aux options d’analyse et de reporting intégrées, le HRIS fournit des informations précieuses sur les tendances concernant les effectifs, le taux de rotation, l’efficacité du recrutement et les mesures de performance. - Évolutivité renforcée
À mesure que les entreprises se développent, leurs besoins RH évoluent. Un HRIS basé sur le cloud offre la flexibilité nécessaire pour s’adapter, à la hausse ou à la baisse, en fonction des changements dans les effectifs, de l’expansion de l’entreprise ou de l’évolution des priorités commerciales.
Les défis de la mise en œuvre du HRIS
Un HRIS améliore considérablement les opérations RH. Toutefois, son implémentation et sa gestion présentent également un certain nombre de défis. Anticiper ces problèmes potentiels aide les entreprises à éviter les perturbations.
- Conformité
Les systèmes HRIS aident les entreprises à rester conformes au Code du travail, mais exigent une surveillance attentive pour s’assurer qu’ils sont capables de suivre les exigences légales en constante évolution, surtout dans les entreprises opérant à l’international. Pour réduire les risques de non-conformité, les entreprises doivent choisir un HRIS doté d’options intégrées de suivi de la conformité et d’application automatique des mises à jour réglementaires, alignées sur les régions dans lesquelles elles opèrent. - Sécurité et confidentialité
Les HRIS hébergent des données employés hautement sensibles : détails de paie, informations personnelles et dossiers de performance. S’ils ne sont pas sécurisés correctement, ces systèmes peuvent être vulnérables aux violations de données ou à d’autres formes d’accès non autorisés. Une approche globale de la cybersécurité et des contrôles d’accès stricts aident à protéger ces données (et les personnes qui en dépendent). - Les défis de la transition vers le HRIS
Le passage de processus manuels ou d’outils RH autonomes à un HRIS complet peut être complexe, prendre du temps et entraîner des perturbations, notamment en cas de migration vers un système cloud. Pour faciliter cette transition, les entreprises doivent adopter une approche d’implémentation progressive et travailler étroitement avec leur fournisseur HRIS pour garantir une intégration efficace avec les systèmes existants.
Un HRIS fonctionne en intégrant les diverses fonctions RH au sein d’une seule plateforme centralisée. Cela permet aux données sur la paie, l’administration des avantages offerts par l’entreprise, le suivi du temps et les autres processus RH de circuler de manière fluide entre ces différents domaines. Les entreprises utilisent le HRIS pour stocker, mettre à jour et récupérer les informations des employés en temps réel, ce qui leur évite d’avoir à gérer de multiples systèmes déconnectés.
Lorsqu’un nouvel employé arrive dans l’entreprise, les informations le concernant ne sont saisies qu’une seule fois et sont automatiquement partagées avec tous les modules pertinents (comme la paie et l’inscription aux avantages offerts par l’entreprise). À mesure que l’employé progresse au sein de l’entreprise (augmentations de salaire, promotions ou changements d’horaires de travail) ces modifications sont répercutées dans l’ensemble du système, éliminant ainsi les doublons de saisie. Les solutions HRIS qui intègrent des portails en libre-service permettent aux employés de mettre à jour leurs données personnelles, de demander des congés et d’accéder aux documents RH importants sans avoir à contacter un représentant RH.
Choisir le bon HRIS est une décision critique qui influe sur l’efficacité, la conformité et la stratégie de main-d’œuvre à long terme de l’entreprise. Avec tant d’options disponibles, les entreprises doivent s’assurer que le système sélectionné correspond parfaitement à leurs besoins opérationnels actuels et à leurs plans de croissance futurs.
Comme indiqué précédemment, l’objectif premier d’un HRIS est de moderniser les fonctions RH de base. Dans cette optique, voici les principaux éléments à considérer lors de l’évaluation d’un HRIS :
- Évolutivité et flexibilité
Un HRIS doit pouvoir s’adapter au volume actuel des effectifs et à la croissance anticipée. Les systèmes basés sur le cloud s’adaptent plus facilement, permettant aux entreprises d’augmenter leurs effectifs ou de pénétrer de nouveaux marchés sans refonte majeure du système. Recherchez une solution capable de gérer les changements organisationnels, notamment les restructurations, l’ajout de nouvelles unités business ou l’expansion internationale. - Options d’intégration
Le HRIS doit parfaitement s’intégrer aux systèmes d’entreprise existants. Les intégrations prédéfinies avec les applications d’entreprise couramment utilisées réduisent le délai d’implémentation et évitent de créer des silos de données. Les entreprises devraient également vérifier si le système prend en charge les intégrations basées sur des API pour gérer des workflows personnalisés. - Sécurité des données et conformité
Les plateformes HRIS stockent des données sensibles, la sécurité doit donc être une priorité absolue. Recherchez des systèmes offrant des protocoles de chiffrement renforcés et des options de contrôle d’accès basé sur les rôles, et qui garantissent le respect des réglementations établies en matière de confidentialité des données. Le suivi automatisé de la conformité et les pistes d’audit peuvent aider à gérer les risques et à les réduire encore davantage. - Automatisation et workflows optimisés par l’IA
L’automatisation réduit les tâches RH manuelles et les erreurs. Les systèmes dotés de workflows automatisés et pilotés par une intelligence artificielle (IA) avancée peuvent améliorer l’efficacité RH en gérant les approbations, en utilisant l’IA générative pour créer des rapports et en identifiant les risques de non-conformité. Les options d’IA peuvent également prendre en charge l’analyse prédictive, aidant les responsables RH à prendre des décisions plus éclairées concernant les effectifs. - Expérience utilisateur et fonctionnalités en libre-service
Une interface intuitive améliore le taux d’adoption et réduit le temps de formation. Les portails en libre-service permettent aux employés d’avoir un rôle plus actif dans leur parcours RH. De plus, un système offrant un accès mobile permet aux employés et aux responsables d’interagir avec les fonctions RH où qu’ils soient. - Assistance continue et fiabilité des fournisseurs
La bonne prise en charge du HRIS garantit son implémentation fluide et sa stabilité à long terme. Pour aider les entreprises à maximiser la valeur du système, les fournisseurs doivent proposer une assistance client dédiée, des mises à jour régulières et des ressources de formation. Les entreprises doivent évaluer l’historique du fournisseur, la rapidité de ses réponses en cas de problème et son investissement dans l’amélioration du produit.
L’intégration d’un HRIS au sein d’une entreprise est une étape majeure vers une transformation digitale efficace des opérations RH. Cependant, le succès du déploiement nécessite une planification rigoureuse. Pour garantir une transition fluide vers le HRIS, nous vous conseillons de suivre ces étapes lors de sa mise en œuvre :
- Définir les objectifs et les exigences
Commencez par identifier les défis clés que le HRIS doit résoudre. Tenez compte du volume des effectifs, des besoins en matière de conformité, des exigences d’intégration et des projections de croissance de l’entreprise. La sélection du système et les priorités d’implémentation doivent être guidées par une compréhension claire des besoins de l’entreprise. - S’assurer de l’adhésion des dirigeants
Le soutien de la direction est indispensable pour obtenir l’approbation du budget et promouvoir l’adoption dans l’ensemble de l’entreprise. Présentez une analyse de rentabilisation solide qui met en évidence les gains d’efficacité, les améliorations de la conformité et le retour sur investissement (ROI) à long terme. - Monter une équipe d’implémentation
Formez une équipe pluridisciplinaire avec des membres des RH, de l’IT, des finances et des autres départements concernés. Attribuez clairement les rôles et responsabilités et assurez-vous que l’équipe possède l’expertise nécessaire pour superviser la migration des données, les mesures de sécurité et la configuration du système. - Choisir le bon HRIS
Évaluez les solutions HRIS en fonction des besoins spécifiques de votre entreprise. Assurez-vous que le système s’aligne sur les objectifs business et s’adaptera à une future augmentation des effectifs. - Préparer la migration des données
Nettoyer et standardiser les données RH existantes avant la migration aide à prévenir les erreurs et les incohérences. Élaborez un plan de migration qui assure l’intégrité et la fiabilité du transfert des dossiers des employés, des détails de paie, des documents de conformité et de toute autre donnée pertinente. - Configurer les paramètres de sécurité et de conformité
Assurez-vous que votre HRIS respecte les réglementations de protection des données spécifiques à votre secteur, et mettez en œuvre des mesures de sécurité et des audits réguliers du système pour protéger les informations sensibles des employés. - Effectuer des tests avant le déploiement complet
Le test pilote permet aux entreprises d’identifier les problèmes techniques et les problématiques liées à l’utilisation avant la mise en service du système. Exécutez des scénarios de test pour le traitement de la paie, l’inscription aux avantages offerts par l’entreprise et les options de libre-service des employés pour vérifier la fiabilité et la disponibilité du système. - Former les employés et les équipes RH
Si vos employés ne comprennent pas comment utiliser le HRIS, ils seront réticents à l’utiliser. Proposez des sessions d’apprentissage interactives, des guides d’utilisation et des ressources d’assistance continue pour aider les employés et les professionnels RH à naviguer dans le nouveau système. - Suivre les performances et optimiser le système au fil du temps
Une fois le HRIS opérationnel, suivez régulièrement les performances du système et recueillez les commentaires des utilisateurs. Appliquer des mises à jour et des ajustements en continu permet de s’assurer que le système progresse en parallèle de l’évolution des besoins de l’entreprise.
Un HRIS moderne rationalise les opérations, centralise les données des employés et améliore leur expérience. ServiceNow couvre tous ces aspects, et bien davantage. La plateforme offre une solution puissante aux entreprises qui souhaitent optimiser leurs services RH grâce à l’automatisation intelligente, à des intégrations transparentes et à des informations guidées par l’IA. La Now Platform® propose une approche unifiée de la gestion des ressources humaines, permettant aux entreprises d’accroître leur efficacité, d’assurer la conformité et de soutenir les employés tout au long de leur parcours.
La Prestation de services RH de ServiceNow étend ces options en offrant une expérience de service centralisée aux employés, avec des outils en libre-service, des workflows automatisés et une assistance IA. Le Centre des employés simplifie l’accès aux services RH des différents départements, et la Gestion du parcours des employés aide les employés et les responsables à gérer les transitions de carrière. Case and Knowledge Management aide les équipes RH à standardiser les processus et à fournir une assistance précise et rapide, et la Résolution automatique des problèmes exploite l’IA pour gérer efficacement les demandes RH courantes. Et ce n’est qu’un début.
Avec la Prestation de services RH de ServiceNow, vous transformez vos opérations RH en un puissant facteur de différenciation. Constatez la différence par vous-même ! Demandez une démonstration de Prestation de services RH dès aujourd’hui !