Declaración de privacidad del solicitante

Esta Declaración de privacidad del solicitante (“Declaración del solicitante”) describe a ServiceNow, Inc., incluidas sus subsidiarias y filiales (colectivamente, “ServiceNow”, “nosotros” o “nos”), las prácticas de privacidad que se aplican a la recopilación, uso y divulgación de información personal que hacemos de nuestros solicitantes (“usted” y “su”) para el empleo, incluidas las oportunidades de pasantías con ServiceNow a través de nuestros portales de solicitud de empleo, sitios web u otros canales de reclutamiento (colectivamente, “Sitios de solicitud de empleo”).

A los efectos de esta Declaración del solicitante:

• “Solicitante de empleo” se refiere a un solicitante actual o anterior de empleo o compromiso con nosotros.
• “Datos del solicitante” se refiere a la información que procesamos en relación con su solicitud y como parte del proceso de entrevista.

Como se describe a continuación, recopilamos varios tipos de información de usted y sobre usted que, en general, se clasifican en las siguientes categorías: identificadores, información profesional o relacionada con el empleo, información de cuentas financieras, información comercial, información académica, información visual e información sobre la actividad en Internet, entre otras.

1.  Información que nos proporciona como datos del solicitante

Como parte de su solicitud, podemos procesar la información que nos proporciona como solicitante, cuando la ley lo permita o lo exija, o según sea necesario o permitido para un rol, lo que incluye, entre otros, lo siguiente:

Información que recopilamos de terceros

Podemos obtener información sobre usted de otras fuentes, en la medida en que lo permita la ley aplicable, según sea necesario o permitido para un rol, en relación con su solicitud y como parte del proceso de entrevista. Por ejemplo, obtenemos información a través de su contacto con nosotros de terceros, como personas de referencia, empresas de investigación de empleo, verificación de identidad y verificación de antecedentes o proveedores de servicios de adaptación por cuestiones médicas/discapacidad, y otros sitios web en Internet (sujetos a las políticas de privacidad de dichos terceros). Por ejemplo, puede optar por proporcionarnos acceso a cierta información personal almacenada por terceros en sitios profesionales de redes sociales (por ejemplo, LinkedIn).

2.  Información que recopilamos a medida que navega por el sitio de solicitud de empleo

A medida que navega por nuestro sitio de solicitud de empleo, también podemos recopilar cierta información sobre usted durante su visita a nuestros sitios web mediante “cookies” y otras tecnologías de rastreo similares.

Para obtener más información, consulte nuestra Política de cookies.

Menores de edad

No recopilamos a sabiendas datos personales de ninguna persona menor de 16 años. Si tiene menos de 16 años, no intente completar nuestros formularios ni enviarnos datos personales sobre usted. Si nos enteramos de que recopilamos datos personales de una persona de 16 años o menos, eliminaremos esa información de inmediato.

Podemos utilizar la información que recopilamos sobre usted para fines de reclutamiento y gestión de recursos humanos a nivel global, según lo permita la ley aplicable o según sea necesario o permitido para un rol, lo que incluye, entre otras acciones, lo siguiente:

• Llevar a cabo y respaldar funciones y actividades de recursos humanos, incluido el procesamiento y la evaluación de su solicitud, la evaluación de su elegibilidad para trabajar, la toma de decisiones de contratación y la gestión y mejora de nuestros procesos de reclutamiento y contratación
• Cumplir las obligaciones en virtud de las leyes de empleo y beneficios
• Gestionar la seguridad y la salud en el lugar de trabajo
• Administrar la participación de los empleados en los beneficios, la compensación, los recursos humanos y los planes y programas de formación
• Comunicarnos con usted sobre su solicitud
• Informarle de futuras oportunidades de empleo (a menos que nos indique que no quiere que lo contactemos para tales fines)
• Cumplir con las obligaciones legales y las políticas internas, incluidas las relacionadas con las leyes de control de exportaciones
• Gestionar y realizar actividades empresariales, incluida la asignación de activos y recursos humanos de la empresa; gestión de proyectos, gestión de registros y compilación de registros de auditoría u otras herramientas de generación de informes; gestión de fusiones, adquisiciones, ventas, reorganizaciones, etc. o enajenaciones e integración con el comprador
• Gestionar el portal de oportunidades de empleo en línea y realizar verificaciones de antecedentes y otras comprobaciones previas al empleo

Si lo contratamos, la información del solicitante se puede utilizar en relación con su empleo (por ejemplo, para establecer un registro de empleo; administrar la participación de los empleados en planes y programas de beneficios y formación; o realizar actividades de incorporación, incluido el acceso a sistemas internos).

En general, no exigimos que los solicitantes de empleo proporcionen información personal confidencial (como información sobre raza, etnia, religión u orientación sexual), pero puede proporcionar dicha información voluntariamente a su criterio.  Si acepta proporcionar esta información, normalmente se utilizará solo para supervisar la diversidad o proporcionar un entorno de trabajo adecuado para usted (por ejemplo, si necesita una adaptación por discapacidad) y no será un factor que influya en el proceso de contratación o selección.

Solicitamos información sobre su ciudadanía/nacionalidad y, para ciertos roles (por ejemplo, roles federales de los Estados Unidos) o regiones, sin embargo, podemos solicitar información relacionada con la salud o creencias religiosas sinceras (por ejemplo, estado de la vacuna contra la COVID‑19 o solicitud de adaptación laboral) para confirmar que cumplimos con nuestras obligaciones legales (por ejemplo, requisitos específicos de la jurisdicción para la COVID‑19).  Esta información estará visible durante el proceso de contratación, ya que se necesita para determinar la elegibilidad para un rol específico.

En algunos países y para algunos roles, es posible que necesitemos llevar a cabo una verificación de antecedentes penales, pero solo cuando esto sea requerido o permitido por las leyes aplicables.  Si este es el caso, cualquier información que procesemos en este sentido se tratará con la más estricta confidencialidad y se utilizará solo con el propósito de evaluar su elegibilidad para el empleo o las tareas laborales específicas realizadas con nosotros.

Podemos divulgar información personal sobre usted a las siguientes categorías de destinatarios:

• Subsidiarias y filiales (incluidas las ubicadas fuera de la Unión Europea y Suiza) en relación con la identificación de roles para los que pueda ser elegible y de cualquier otro modo para los fines descritos en esta Declaración del solicitante.
• Proveedores de servicios que prestan servicios en nuestro nombre, incluso para los usos descritos anteriormente. Solo autorizamos a nuestros proveedores de servicios a utilizar o divulgar los datos del solicitante según sea necesario para prestar servicios en nuestro nombre y solo de acuerdo con nuestras instrucciones o para cumplir con los requisitos legales. También exigimos a nuestros proveedores de servicios que protejan adecuadamente la privacidad y seguridad de los datos del solicitante.
• Un comprador potencial (y sus agentes y asesores) en relación con cualquier propuesta de fusión o adquisición, o cualquier forma de venta o transferencia, de algunos o la totalidad de nuestros activos (incluso en el caso de una reorganización, disolución o liquidación), en cuyo caso los datos personales que tengamos sobre usted estarán entre los activos transferidos al comprador o adquirente. Si se produce una venta, fusión o adquisición, haremos todo lo posible para que el cesionario utilice los datos del solicitante de manera coherente con esta Declaración del solicitante.
• Cualquier organismo con autoridad judicial o regulador, agencia gubernamental, tribunal u otro tercero competente para: (i) cumplir con cualquier orden judicial, una solicitud de cualquier agencia con autoridad judicial competente o cualquier otra obligación legal; (ii) hacer cumplir o aplicar los Términos de uso de nuestro sitio web o los términos de cualquier otro acuerdo; y (iii) proteger los derechos, la propiedad o la seguridad de ServiceNow u otros, u otra obligación legal.
• Cualquier otra persona con su consentimiento para la divulgación.

Si es del Espacio Económico Europeo, normalmente recopilaremos su información personal solo cuando tengamos su consentimiento para hacerlo, cuando sea necesario para la ejecución del contrato (como su contrato de trabajo), para cumplir con las leyes aplicables (como salud y seguridad, impuestos u otras leyes) o cuando el procesamiento responda a nuestro interés legítimo (como evaluar su idoneidad para un rol específico en ServiceNow) y no sea anulado por sus intereses de protección de datos o derechos y libertades fundamentales. Cuando recopilemos categorías especiales de información personal sobre usted, lo haremos normalmente solo con su consentimiento explícito o cuando tengamos la obligación, según la ley aplicable (por ejemplo, la ley laboral), de procesar dicha información. Si tiene preguntas o necesita más información sobre las bases legales sobre las que recopilamos y usamos su información personal, comuníquese con nosotros utilizando los datos de contacto que se proporcionan a continuación.

Nosotros y nuestros proveedores de servicios podemos transferir sus datos del solicitante a jurisdicciones distintas de aquella en la que los proporcionó, incluidos los Estados Unidos. Esta declaración del solicitante se aplica dondequiera que se procesen sus datos.

Si es visitante del Espacio Económico Europeo (“EEE”), protegeremos su información personal cuando se transfiera fuera del EEE de la siguiente manera:

• la procesaremos en un territorio que la Comisión Europea haya determinado que proporciona un nivel adecuado de protección de la información personal; o
• de lo contrario, implementaremos las medidas de seguridad adecuadas para proteger su información personal, incluso mediante el uso de cláusulas contractuales estándar u otro mecanismo de transferencia legal aprobado por la Comisión Europea.

Si necesita más información sobre nuestras transferencias internacionales de información personal, comuníquese con nosotros utilizando los datos de contacto que se proporcionan a continuación.

Mantenemos medidas técnicas y organizativas adecuadas para proteger los datos del solicitante contra la destrucción, la pérdida, la alteración, la divulgación no autorizada y el acceso accidentales o ilegales. Nuestros empleados con acceso a los datos del solicitante deben mantener esa información de manera confidencial y segura.

Comunicación

Al enviar un formulario en nuestros sitios de solicitud de empleo, acepta que ServiceNow se comunique con usted en relación con su solicitud y el proceso de reclutamiento. Podemos comunicarnos con usted por correo electrónico, llamada telefónica o mensajería instantánea.

Si desea retirar su consentimiento para recibir nuestra comunicación en cualquier momento, puede enviarnos un correo electrónico a privacy@servicenow.com o usar los datos de contacto en el encabezado “Información de contacto” a continuación.

A menos que la ley exija un período de retención más largo, conservamos los datos del solicitante cuando tenemos una necesidad empresarial legítima en curso para hacerlo o siempre que dichos datos sean necesarios para cumplir con los propósitos descritos en esta declaración del solicitante. Además, también podemos retener los datos del solicitante para considerarlo para otras oportunidades de trabajo en los casos en que dicha retención esté permitida por la ley, a menos que no nos permita conservar sus datos del solicitante para dichos fines.

Podemos eliminar los datos del solicitante en cualquier momento, según lo permita o exija la ley. Cuando no tenemos ninguna obligación legal o una necesidad empresarial legítima continua de procesar su información personal, la eliminaremos o la anonimizaremos.

Le proporcionamos ciertos derechos con respecto a sus datos del solicitante:

• Si desea tener acceso, corregir, actualizar o solicitar la eliminación de la información personal que recopilamos, procesamos o compartimos, y no puede hacerlo dentro de la herramienta de solicitud que utilizamos, puede enviar un correo electrónico a privacy@servicenow.com. También puede comunicarse con su reclutador o representante de recursos humanos.
• Algunas jurisdicciones (por ejemplo, el Espacio Económico Europeo) conceden a sus residentes derechos específicos de privacidad en virtud de la legislación aplicable. Procesaremos sus solicitudes para ejercer dichos derechos, incluido si se opone al procesamiento de su información personal, nos solicita que restrinjamos o cesemos el procesamiento o solicita la portabilidad de su información personal, de acuerdo con las leyes de protección de datos aplicables. Sujeto a la ley aplicable, tiene derecho a solicitar acceso a sus datos del solicitante y a recibir información sobre ellos, a actualizar y corregir las inexactitudes en los datos del solicitante, y a que restrinjamos o cesemos el procesamiento de dichos datos; o a que los datos se borren, eliminen o transfieran (según corresponda o según lo permita la ley aplicable). Puede enviarnos un correo electrónico a privacy@servicenow.com o usar los datos de contacto que aparecen en el encabezado “Información de contacto” a continuación.
• Además, si procesamos sus datos del solicitante con su consentimiento, puede comunicarse con nosotros para retirar su consentimiento en cualquier momento.
• Tiene derecho a presentar una queja ante una autoridad de protección de datos si nuestra recopilación y uso de su información personal no le satisface.  Para obtener más información, comuníquese con su autoridad local de protección de datos. Los datos de contacto de las autoridades de protección de datos del Espacio Económico Europeo, Suiza y algunos países no europeos (incluidos los EE. UU. y Canadá) están disponibles aquí.
• Tiene derecho a no ser discriminado por ejercer estos derechos.
• Si es un agente autorizado que desea ejercer derechos en nombre de un sujeto de datos, comuníquese con nosotros utilizando la información en la sección “Información de contacto” a continuación y envíenos una copia de la autorización por escrito del sujeto que lo designe como su agente.  Podemos notificar al sujeto de datos y pedirle que verifique de forma independiente su identidad antes de cumplir con la solicitud del agente autorizado.

Responderemos a dichas solicitudes de acuerdo con los requisitos de las leyes de protección de datos aplicables.  Tenga presente que, para cumplir con su solicitud, es posible que necesitemos que proporcione cierta información que nos permita verificar su identidad.

Nos reservamos el derecho de actualizar o cambiar esta Declaración del solicitante ocasionalmente. Si realizamos cambios sustanciales a esta Declaración del solicitante, notificaremos a los solicitantes de empleo a través de un aviso en línea apropiado u otros medios (que pueden incluir, si tenemos sus datos de contacto, una notificación por correo electrónico) y obtendremos su consentimiento, siempre y cuando lo exija la ley aplicable. 

Para formular preguntas o enviar comentarios sobre esta Declaración del solicitante y nuestras prácticas de privacidad, o si necesita actualizar, cambiar o eliminar su información, o ejercer cualquier otro derecho, puede ponerse en contacto con nosotros de las siguientes maneras:

Los solicitantes de empleo que se encuentren fuera del Espacio Económico Europeo pueden ponerse en contacto con nosotros en: 

ServiceNow, Inc.
Attn: Privacy
2225 Lawson Lane
Santa Clara, CA 95054 (EE. UU.)

Correo electrónico: privacy@servicenow.com.

Los solicitantes de empleo que se encuentren en el Espacio Económico Europeo pueden comunicarse con nosotros en:

ServiceNow Ireland Limited (the data controller)
Attn: Privacy
60 Dawson Street,
Dublin
, Irlanda

Correo electrónico: privacy@servicenow.com.

Para obtener más información sobre las prácticas generales de privacidad de ServiceNow, consulte la Declaración de privacidad de ServiceNow en https://www.servicenow.com/latam/privacy‑statement.html