Declaración de privacidad del solicitante

Propósito y alcance

Esta Declaración de privacidad del solicitante (“Declaración del solicitante”) describe a ServiceNow, Inc., incluidas sus subsidiarias y filiales (colectivamente, “ServiceNow”, “nosotros” o “nos”), las prácticas de privacidad que se aplican a la recopilación, uso y divulgación de información personal que hacemos de nuestros solicitantes (“usted” y “su”) para el empleo, incluidas las oportunidades de pasantías con ServiceNow a través de nuestros portales de solicitud de empleo, sitios web u otros canales de reclutamiento (colectivamente, “Sitios de solicitud de empleo”) y de otras personas con las que interactuamos sobre oportunidades profesionales en ServiceNow.

A los efectos de esta Declaración del solicitante:

• “Solicitante de empleo” se refiere a un solicitante actual o anterior de empleo o compromiso con nosotros.
• “Datos del solicitante” se refiere a la información que procesamos en relación con su solicitud y como parte del proceso de divulgación, entrevista y selección.

Cómo obtenemos información

Como se describe a continuación, recopilamos varios tipos de información de usted y sobre usted que, en general, se clasifican en las siguientes categorías: identificadores, información profesional o relacionada con el empleo, información de cuentas financieras, información comercial, información académica, información visual e información sobre la actividad en Internet, entre otras.

1. Información que nos proporciona como datos del solicitante

Podemos procesar la información que nos proporciona cuando la ley lo permita o lo exija, o según sea necesario o permitido para los fines descritos en esta Declaración del solicitante, incluidos, entre otros datos, los siguientes:

• Información de contacto (por ejemplo, su nombre, dirección de correo electrónico y domicilio, número de teléfono, fotografía)
• Documento de identidad, pasaporte, información relativa a la nacionalidad, ciudadanía y/o estatus migratorio
• Información sobre el empleo y los antecedentes, como el cargo, las calificaciones académicas y profesionales y la educación
• Información sobre las compensaciones (por ejemplo, acciones y detalles sobre cualquier derecho a acciones adjudicadas)
• Verificación de antecedentes, verificación de identidad e información de detección de drogas
• Solicitudes de adaptación laboral (es decir, por motivos como creencias religiosas sinceras o discapacidad/afección médica)
• Contratos de trabajo
• Evaluaciones de competencias, otros datos de aprendizaje y habilidades
• Datos demográficos (como información sobre raza, etnia, religión u orientación sexual) si nos los proporciona voluntariamente
• Grabaciones de audio, fotografías, grabaciones de video y otros activos digitales similares (incluso cuando nos visita en nuestras oficinas)

Información que recopilamos de terceros

Podemos obtener información sobre usted de otras fuentes, en la medida en que lo permita la ley aplicable, según sea necesario o permitido para interactuar con usted sobre las oportunidades profesionales en ServiceNow, en relación con su solicitud y como parte del proceso de entrevista. Por ejemplo, obtenemos información a través de su contacto con nosotros de terceros, como personas de referencia, y de nuestros y otros proveedores, como empresas de investigación de empleo, proveedores de evaluación de competencias, proveedores de sistemas de rastreo de solicitantes, proveedores de sistemas de gestión de relaciones de candidatos, verificación de identidad y verificación de antecedentes o proveedores de servicios de adaptación laboral por motivos médicos/de discapacidad. Podemos obtener información de sitios web o fuentes públicas, como información de sitios de redes profesionales públicos (por ejemplo, LinkedIn) (sujeto a las políticas de privacidad de dichos terceros)

También podemos obtener información como parte de transacciones corporativas.

2. Información que recopilamos a medida que navega por el sitio de solicitud de empleo

A medida que navega por nuestro sitio de solicitud de empleo, también podemos recopilar cierta información sobre usted durante su visita a nuestros sitios web mediante “cookies” y otras tecnologías de rastreo similares.

Para obtener más información, consulte nuestra Política de cookies.

Menores de edad

No recopilamos a sabiendas datos personales de ninguna persona menor de 16 años. Si tiene menos de 16 años, no intente completar nuestros formularios ni enviarnos datos personales sobre usted. Si nos enteramos de que recopilamos datos personales de una persona de 16 años o menos, eliminaremos esa información de inmediato.

Cómo utilizamos la información que recopilamos

Podemos utilizar la información que recopilamos sobre usted para fines de reclutamiento y gestión de recursos humanos a nivel global, según lo permita la ley aplicable o según sea necesario o permitido para un rol, lo que incluye, entre otras acciones, lo siguiente:

• Llevar a cabo y apoyar las funciones y actividades de reclutamiento, contratación y recursos humanos, incluido el procesamiento y la evaluación de su solicitud, evaluar su elegibilidad para trabajar y para el trabajo remoto según la ley aplicable y nuestras políticas, tomar decisiones de contratación, investigar y evaluar antecedentes legales (incluida la verificación de identidad) y gestionar y mejorar nuestros procesos de reclutamiento y contratación
• Cumplir las obligaciones en virtud de las leyes de empleo y beneficios
• Gestionar la seguridad y la salud en el lugar de trabajo
• Gestionar la seguridad física y del sistema
• Administrar la participación de los empleados en los beneficios, la compensación, los recursos humanos y los planes y programas de formación
• Comunicarnos con usted sobre su solicitud
• Informarle de futuras oportunidades de empleo (a menos que nos indique que no quiere que lo contactemos para tales fines)
• Cumplir con las obligaciones legales y las políticas internas, incluidas las relacionadas con las leyes de control de exportaciones
• Gestionar y llevar a cabo de actividades empresariales, incluida la asignación de activos y recursos humanos de la empresa; gestión de proyectos, gestión de registros y compilación de registros de auditoría u otras herramientas de generación de informes; desarrollo y mejora de procesos, incluida la formación de los modelos de inteligencia artificial (“IA”) y aprendizaje automático (“ML”) de ServiceNow, de acuerdo con las leyes locales; gestión de fusiones, adquisiciones, ventas, reorganizaciones o enajenaciones e integración con el comprador
• Gestionar el portal de oportunidades de empleo en línea y realizar verificaciones de antecedentes y otras comprobaciones previas al empleo
• Si lo contratamos, la información del solicitante se puede utilizar en relación con su empleo (por ejemplo, para establecer un registro de empleo; administrar la participación de los empleados en planes y programas de beneficios y formación; o realizar actividades de incorporación, incluido el acceso a sistemas internos).

En general, no exigimos que los solicitantes de empleo proporcionen información personal confidencial (como información sobre raza, etnia, religión u orientación sexual), pero puede proporcionar dicha información voluntariamente a su criterio. Si acepta proporcionar esta información, se utilizará solo para proporcionar un entorno de trabajo adecuado para usted (por ejemplo, si necesita una adaptación por discapacidad) y no será un factor que influya en el proceso de contratación o selección.

Solicitamos información sobre su ciudadanía/nacionalidad y, para ciertos roles (por ejemplo, roles federales de los Estados Unidos) o regiones, sin embargo, podemos solicitar información relacionada con la salud o creencias religiosas sinceras (por ejemplo, solicitud de adaptación laboral) para confirmar que cumplimos con nuestras obligaciones legales. Esta información estará visible durante el proceso de contratación, ya que se necesita para determinar la elegibilidad para un rol específico.

En algunos países y para algunos roles, es posible que necesitemos llevar a cabo verificaciones de antecedentes penales y de detección de drogas, pero solo cuando esto sea requerido o permitido por las leyes aplicables. Si este es el caso, cualquier información que procesemos en este sentido se tratará con la más estricta confidencialidad y se utilizará solo con el propósito de evaluar su elegibilidad para el empleo o las tareas laborales específicas realizadas con nosotros.

Cómo compartimos la información que recopilamos

Podemos divulgar información personal sobre usted a las siguientes categorías de destinatarios:

• Subsidiarias y filiales (incluidas las ubicadas fuera de la Unión Europea y Suiza) según sea necesario para los fines descritos en esta Declaración del solicitante.
• Proveedores de servicios que prestan servicios en nuestro nombre, incluso para los usos descritos anteriormente. Solo autorizamos a nuestros proveedores de servicios a utilizar o divulgar los datos del solicitante según sea necesario para prestar servicios en nuestro nombre y solo de acuerdo con nuestras instrucciones o para cumplir con los requisitos legales. También exigimos a nuestros proveedores de servicios que protejan adecuadamente la privacidad y seguridad de los datos del solicitante. Por ejemplo, se puede divulgar cierta información a las siguientes entidades:

• empresas que nos prestan servicios relacionados con la confirmación de su elegibilidad para trabajar conforme lo establecido por la ley y por nuestras políticas;
• empresas que nos proporcionan rastreo de solicitantes, gestión de relaciones con candidatos y plataformas y sistemas de evaluación de competencias;
• empresas que realizan verificación de antecedentes y verificación de identidad en nombre de ServiceNow;
• empresas que proporcionan infraestructura de comunicaciones (incluso con fines de almacenamiento de datos) y/o prestan servicios de seguridad, servicios de continuidad empresarial;
• terceros que asistan en la coordinación y prestación de servicios de reubicación;
• auditores, asesores, representantes legales y agentes similares en relación con los servicios de asesoramiento que nos prestan;
• terceros que proporcionan sistemas o servicios para alojar o mejorar nuestras operaciones, incluido el uso interno de funciones de IA;

• terceros que proporcionan soporte cuando se permite para los propósitos de ServiceNow, como se describe en esta Declaración del solicitante.

• Un comprador potencial (y sus agentes y asesores) en relación con cualquier propuesta de fusión o adquisición, o cualquier forma de venta o transferencia, de algunos o la totalidad de nuestros activos (incluso en el caso de una reorganización, disolución o liquidación), en cuyo caso los datos personales que tengamos sobre usted estarán entre los activos transferidos al comprador o adquirente. Si se produce una venta, fusión o adquisición, haremos todo lo posible para que el cesionario utilice los datos del solicitante de manera coherente con esta Declaración del solicitante.
• Cualquier organismo con autoridad judicial, organismo regulador, agencia gubernamental, tribunal u otro tercero competente para: (i) cumplir con cualquier orden judicial, una solicitud de cualquier agencia con autoridad judicial competente o cualquier otra obligación legal; (ii) hacer cumplir o aplicar los Términos de uso de nuestro sitio web o los términos de cualquier otro acuerdo; y (iii) proteger los derechos, la propiedad o la seguridad de ServiceNow u otros, u otra obligación legal.
• Cualquier otra persona que usted nos indique o para la que preste consentimiento para la divulgación.

También podemos divulgar información agregada o anonimizada que no se pueda usar razonablemente para identificarlo. ServiceNow procesa, mantiene y utiliza esta información solo de manera anonimizada y no intentará volver a identificarla, excepto en los casos permitidos por la ley. 

No vendemos, alquilamos ni comercializamos información personal con terceros para sus fines promocionales.

Bases legales para el procesamiento

Nuestra base legal para recopilar y utilizar los datos personales descritos anteriormente dependerá de los datos en cuestión y del contexto específico con el que los recopilemos.

Normalmente, procesaremos la información personal como responsable del tratamiento cuando el procesamiento sea de nuestros intereses legítimos (como evaluar su idoneidad para un rol específico en ServiceNow) y no se vea anulado por sus intereses de protección de datos o derechos y libertades fundamentales, cuando esto sea necesario para la ejecución del contrato (como su contrato laboral), para cumplir con las leyes aplicables (como las leyes de salud y seguridad, impuestos u otras leyes) o cuando tengamos su consentimiento para hacerlo. Cuando recopilemos categorías especiales de información personal sobre usted, lo haremos normalmente solo con su consentimiento explícito o cuando tengamos la obligación, según la ley aplicable (por ejemplo, la ley laboral), de procesar dicha información. Si tiene preguntas o necesita más información sobre las bases legales sobre las que recopilamos y usamos su información personal, comuníquese con nosotros utilizando los datos de contacto que se proporcionan a continuación.

Transferencias internacionales

Podemos almacenar y procesar los datos cubiertos por esta Declaración del solicitante en (i) cualquier país en el que tengamos instalaciones; y (ii) cualquier país en el que contratemos a proveedores de servicios, cuando sea necesaria la delegación o el almacenamiento. Una lista de las oficinas globales de ServiceNow está disponible aquí.

Si es visitante del Espacio Económico Europeo (“EEE”), protegeremos su información personal cuando se transfiera fuera del EEE de la siguiente manera:

• la procesaremos en un territorio que la Comisión Europea haya determinado que proporciona un nivel adecuado de protección de la información personal; o
• de lo contrario, implementaremos las medidas de seguridad adecuadas para proteger su información personal, incluso mediante el uso de cláusulas contractuales estándar u otro mecanismo de transferencia legal aprobado por la Comisión Europea.

Si necesita más información sobre nuestras transferencias internacionales de información personal, comuníquese con nosotros utilizando los datos de contacto que se proporcionan a continuación.

Seguridad y confidencialidad

Mantenemos medidas técnicas y organizativas adecuadas para proteger los datos del solicitante contra la destrucción, la pérdida, la alteración, la divulgación no autorizada y el acceso accidentales o ilegales. Nuestros empleados con acceso a los datos del solicitante deben mantener esa información de manera confidencial y segura.

Comunicación

Al enviar un formulario en nuestros sitios de solicitud de empleo, acepta que ServiceNow se comunique con usted en relación con su solicitud y el proceso de reclutamiento. Podemos comunicarnos con usted por correo electrónico, llamada telefónica o mensajería instantánea (incluido SMS).

Si desea retirar su consentimiento para recibir nuestra comunicación en cualquier momento, puede enviarnos un correo electrónico a privacy@servicenow.com o usar los datos de contacto en el encabezado “Información de contacto” a continuación.

Retención

A menos que la ley exija un período de retención más largo, conservamos los datos del solicitante cuando tenemos una necesidad empresarial legítima en curso para hacerlo o siempre que dichos datos sean necesarios para cumplir con los propósitos descritos en esta declaración del solicitante. Además, también podemos retener los datos del solicitante para considerarlo para otras oportunidades de trabajo en los casos en que dicha retención esté permitida por la ley, a menos que no nos permita conservar sus datos del solicitante para dichos fines.

Podemos eliminar los datos del solicitante en cualquier momento, según lo permita o exija la ley. Cuando no tenemos ninguna obligación legal o una necesidad empresarial legítima continua de procesar su información personal, la eliminaremos o la anonimizaremos.

Sus derechos de privacidad

Dependiendo del lugar en el que resida, es posible que tenga ciertos derechos en virtud de las leyes de privacidad aplicables con respecto a sus datos del solicitante. Cierta información puede estar exenta de dichas solicitudes de conformidad con las leyes de privacidad aplicables. Si desea ejercer sus derechos de privacidad, sigue las siguientes instrucciones:

• Si desea tener acceso, corregir, actualizar o solicitar la eliminación de la información personal que recopilamos, procesamos o compartimos, y no puede hacerlo dentro de la herramienta de solicitud que utilizamos, puede enviar un correo electrónico a privacy@servicenow.com. También puede comunicarse con su reclutador o representante de recursos humanos.
• Dependiendo del lugar en el que viva, es posible que tenga derechos de privacidad específicos según la ley aplicable, incluido el derecho a oponerse al procesamiento de su información personal, a pedirnos que restrinjamos o dejemos de procesar, o a quejarse o a solicitar la portabilidad de su información personal, de acuerdo con las leyes de protección de datos aplicables. Puede enviarnos un correo electrónico a privacy@servicenow.com o usar los datos de contacto que aparecen en el encabezado “Información de contacto” a continuación.
• Además, si procesamos sus datos del solicitante con su consentimiento, puede comunicarse con nosotros para retirar su consentimiento en cualquier momento.
• Tiene derecho a presentar una queja ante una autoridad de protección de datos si nuestra recopilación y uso de su información personal no le satisface. Para obtener más información, comuníquese con su autoridad local de protección de datos. Los datos de contacto de las autoridades de protección de datos del Espacio Económico Europeo, Suiza y algunos países no europeos (incluidos los EE. UU. y Canadá) están disponibles aquí.
• Tiene derecho a no ser discriminado por ejercer estos derechos.
• Si es un agente autorizado que desea ejercer derechos en nombre de un sujeto de datos, comuníquese con nosotros utilizando la información en la sección “Información de contacto” a continuación y envíenos una copia de la autorización por escrito del sujeto que lo designe como su agente. Podemos notificar al sujeto de datos y pedirle que verifique de forma independiente su identidad antes de cumplir con la solicitud del agente autorizado.

Responderemos a dichas solicitudes de acuerdo con los requisitos de las leyes de protección de datos aplicables. Tenga presente que, para cumplir con su solicitud, es posible que necesitemos que proporcione cierta información que nos permita verificar su identidad.

Información adicional para residentes de California

Si es residente del Estado de California, que ha promulgado la Ley de Privacidad del Consumidor de California de 2018, enmendada por la Ley de Derechos de Privacidad de California de 2020 (en su forma enmendada, la CCPA), esta sección se aplica a usted además de la información que se establece en esta Declaración del solicitante en general.

Cómo recopilamos o generamos, utilizamos y divulgamos la información personal

Además del cuadro siguiente:

Para obtener información sobre la información personal que recopilamos y las fuentes de dicha información, consulte la sección anterior “Cómo obtenemos información”.

Para obtener información sobre los fines comerciales y empresariales para los que utilizamos la información personal, consulte la sección anterior “Cómo utilizamos la información recopilada”.

Para obtener información sobre cómo divulgamos la información personal, consulte la sección anterior “Cómo compartimos la información recopilada”.

Para obtener información sobre nuestras prácticas de retención de datos, consulte la sección anterior “Retención de datos”.

Además, ServiceNow puede divulgar su información personal a nuestras subsidiarias y filiales, nuestros proveedores de servicios y ciertos terceros, de la siguiente manera. Estas divulgaciones se realizan solo para los fines operativos de ServiceNow, para los fines operativos de nuestras subsidiarias o filiales, para los fines operativos de nuestros proveedores de servicios, un fin comercial permitido por la CCPA o según lo permita la ley de algún otro modo.

Información personal confidencial. No recopilaremos ni usaremos información personal confidencial sobre usted en relación con ningún propósito que no sea un propósito comercial permitido por la CCPA; consulte

No “compartimos” ni “vendemos” la información personal de los solicitantes. ServiceNow no “vende”, “comparte” ni utiliza con fines de publicidad dirigida la información personal que recopilamos en relación con esta Declaración del solicitante. Respecto de la información personal que recopilamos de usted a través de otros canales, incluidos nuestros sitios web o eventos, podemos divulgar dicha información personal a determinados terceros de un modo que podría considerarse una “venta” o un “uso compartido” de su información personal. Esto se cubre por separado en nuestra Declaración de privacidad de sitios web y eventos.

Menores de 18 años. No recopilamos información personal de ninguna persona menor de 18 años en relación con las solicitudes de empleo.

Sus derechos de privacidad

Si es residente de California, tiene los siguientes derechos en virtud de la CCPA:

• Tiene derecho a saber qué información personal recopilamos sobre usted y a obtener acceso a esa información personal. Para ejercer ese derecho, visite nuestro enlace “Sus opciones de privacidad”, llame a nuestro número gratuito 1 858 345 1444 o escríbanos a privacy@servicenow.com.
• Tiene derecho a corregir la información personal inexacta que recopilamos sobre usted. Para ejercer ese derecho, visite nuestro enlace “Sus opciones de privacidad”, llame a nuestro número gratuito 1 858 345 1444 o escríbanos a privacy@servicenow.com.
• Tiene derecho a solicitar la eliminación o portabilidad de la información personal que recopilamos sobre usted. Para ejercer ese derecho, visite nuestro enlace “Sus opciones de privacidad”, llame a nuestro número gratuito 1 858 345 1444 o escríbanos a privacy@servicenow.com.
• Tiene derecho a apelar si rechazamos su solicitud de ejercer sus derechos de acceso, corrección, eliminación o portabilidad. Para ejercer ese derecho, escríbanos a privacy@servicenow.com. Si tiene dudas sobre el resultado de una apelación, tiene derecho a comunicarse con la Oficina del Fiscal General del Estado de California.
• Tiene derecho a no ser discriminado por ejercer sus derechos en virtud de la CCPA. No lo discriminaremos por ejercer sus derechos en virtud de la CCPA.

Cuando ejerza estos derechos, podremos solicitarle que se autentique en nuestros sistemas de gestión de candidaturas o que nos facilite información adicional que sea razonablemente necesaria para tramitar su solicitud o verificar su identidad, según lo exija o permita la legislación aplicable. Tiene derecho a utilizar un agente autorizado para ejercer estos derechos. Es posible que solicitemos pruebas de que usted otorgó a dicho agente la autorización necesaria para presentar solicitudes en su nombre y que le pidamos que verifique la identidad del agente directamente con nosotros. Si usted es un agente autorizado que desea hacer una solicitud, escríbanos a privacy@servicenow.com.

Cambios en nuestra Declaración del solicitante

Nos reservamos el derecho de actualizar o cambiar esta Declaración del solicitante ocasionalmente. Si realizamos cambios sustanciales en esta Declaración del solicitante, podremos informar a los interesados mediante un aviso adecuado en línea u otros medios (lo que puede incluir, si disponemos de sus datos de contacto, una notificación por correo electrónico). Le solicitamos que revise la Declaración de privacidad periódicamente para mantenerse informado sobre cualquier actualización o cambio que podamos haber realizado. 

Información de contacto

Para formular preguntas o enviar comentarios sobre esta Declaración del solicitante y nuestras prácticas de privacidad, o si necesita actualizar, cambiar o eliminar su información, o ejercer cualquier otro derecho, puede ponerse en contacto con nosotros de las siguientes maneras:

Los interesados que se encuentren fuera del Espacio Económico Europeo pueden ponerse en contacto con nosotros en: 

ServiceNow, Inc.
Attn: Privacy
2225 Lawson Lane
Santa Clara, CA 95054 (EE. UU.)

Correo electrónico: privacy@servicenow.com.

Los interesados que se encuentren en el Espacio Económico Europeo pueden comunicarse con nosotros en:

ServiceNow Ireland Limited
Attn: Privacy
60 Dawson Street,
Dublin
Irlanda

Correo electrónico: privacy@servicenow.com.

Nuestro establecimiento principal en la Unión Europea a efectos del RGPD en Irlanda (controlador: ServiceNow Ireland Limited), y nuestra autoridad supervisora principal, es la Comisión Irlandesa de Protección de Datos (“DPC”).

Para obtener más información sobre las prácticas generales de privacidad de ServiceNow, consulte la Declaración de privacidad de ServiceNow en https://www.servicenow.com/latam/privacy‑statement.html