Descripción general de la organización

CARE lucha contra la pobreza mundial y la injusticia social en más de 120 países, con especial atención en el empoderamiento de las mujeres y las niñas. Desde el alivio ante una emergencia hasta los programas de educación y salud, CARE tiene un impacto cuando la infraestructura es limitada y los recursos son escasos, por lo que la organización depende de una tecnología que sea flexible y accesible. 

Contexto 

En Malaui, uno de los países con más densidad de población y pobres de África, CARE identificó un desafío persistente que afectaba a miles de estudiantes: un rastreo de asistencia poco confiable. Las escuelas de todo el país dependían de procesos manuales para tomar lista en papel que llevaban mucho tiempo para los maestros, eran vulnerables a errores y no permitían actuar en tiempo real. 

En las escuelas respaldadas por CARE, la clase promedio tiene 89 estudiantes. Sin datos de asistencia precisos, los administradores tenían dificultades para asignar recursos de manera eficaz, coordinar la entrega de comidas e identificar a los estudiantes en riesgo de abandonar el programa.

James Laja, maestro y recopilador de datos, capturó el problema principal: “Con el sistema anterior, había muchos errores en la recopilación de datos de asistencia y la transmisión de la asistencia era lenta”. El costo humano era real. Cuando el conteo de las comidas era erróneo, algunos niños se iban sin almorzar. Cuando los estudiantes en riesgo quedaron desatendidos, la ventana para intervenir se redujo. CARE necesitaba una solución que funcionara de manera confiable en entornos con baja conectividad sin sobrecargar a los maestros, que ya estaban abrumados.

Como ganadores de una subvención de Partnership for Good Grant (SPGG) de ServiceNow.org, CARE se asoció con KPMG para diseñar y desarrollar AttendAssist, una solución de asistencia con tecnología de IA y mensajes de texto basada en App Engine de ServiceNow. El objetivo era reemplazar los procesos manuales por un sistema que pudiera predecir y rastrear la asistencia en tiempo real, unificar los flujos de trabajo entre los administradores y mantener el compromiso y la responsabilidad de los estudiantes mientras operaban en entornos con conectividad limitada. La plataforma de programación mínima de App Engine fue clave, y CARE desarrolló esto sin contratar a un equipo de ingeniería grande, lo que significa que otras organizaciones con recursos limitados pueden hacer lo mismo.

La solución

AttendAssist se desarrolló de forma nativa en App Engine, lo que le brinda a CARE la flexibilidad para configurar la solución en función de sus requisitos específicos de entorno operativo y flujo de trabajo. En lugar de adaptar una herramienta lista para usar, el equipo desarrolló una aplicación diseñada específicamente que podría funcionar de manera confiable en las condiciones a las que se enfrentan las escuelas de Malaui.

En esencia, la solución cuenta con la tecnología de reconocimiento de imágenes impulsada por IA que automatiza la identificación de los estudiantes en el aula. El resultado fue sorprendente, como observó James: “Los estudiantes están entusiasmados con ser fotografiados todos los días, por lo tanto, mejoró la asistencia”. El sistema transmite simultáneamente datos precisos: un contraste notable con los procesos manuales. Eliminar la lista de asistencia manual le permitió al sistema liberar a los maestros de la documentación para que puedan centrarse en lo que importa: la enseñanza.

La integración de mensajes de texto fue fundamental para el diseño desde el comienzo. Dado que muchas escuelas operan en áreas con acceso a Internet limitado o inconsistente, la solución utiliza los mensajes de texto para transmitir datos de asistencia y enviar notificaciones a los administradores y al personal. Esto garantiza que el sistema siga siendo funcional y útil incluso en los entornos con recursos más limitados, sin requerir inversiones en infraestructura que la mayoría de las escuelas de la región no pueden respaldar.

Desde la perspectiva administrativa, AttendAssist unifica los flujos de trabajo entre los administradores de las escuelas, lo que brinda al personal un lugar único para resolver las discrepancias de asistencia, coordinar la entrega de comidas y señalar las preocupaciones sobre estudiantes individuales. En lugar de depender de hojas de cálculo desconectadas o de seguimientos manuales, los administradores ahora pueden actuar sobre la información de asistencia de forma rápida y consistente, lo que reduce tanto los retrasos como los errores en la asignación de recursos, ya que suministra rápidamente a las escuelas con necesidades críticas.

En el caso de muchas familias de comunidades de bajos ingresos, la escuela es el lugar en el que un niño recibe sistemáticamente una comida, algo que quizás no pueda en casa, y tanto la nutrición como la educación son esenciales para despejar el camino y salir de la pobreza. En las escuelas respaldadas por CARE, el 45 % de los estudiantes asisten a clase sin haber desayunado en casa. Un recuento de asistencia preciso garantiza que se prepare la cantidad exacta de comidas para los estudiantes, sin desperdiciar el exceso de alimentos o proporcionar una cantidad insuficiente.

Los resultados

El impacto de AttendAssist fue cuantificable y significativo. Naomi Malizani, quien asiste a la escuela, señaló lo siguiente: “AttendAssist es útil a la hora de brindar la cantidad correcta de estudiantes presentes. Esto es una mejora fundamental, ya que a veces el sistema indicaba un número incorrecto de asistentes”.

En 111 escuelas de Malaui, CARE aumentó la asistencia escolar en casi un 36 %, lo que benefició directamente a más de 70 000 niños. Las mejoras en la eficiencia de los maestros son igual de sorprendentes. Una reducción del 90 % en el tiempo para tomar lista significa horas recuperadas para la enseñanza real. Para los educadores responsables de más de 50 estudiantes con recursos limitados, ese tiempo es transformador: es la diferencia entre un día escolar administrativo y apresurado, y un día centrado en el aprendizaje.

CARE también pudo utilizar el flujo de trabajo con mensajes de texto habilitados para reducir los errores de asignación de recursos en la entrega de comidas. Como explicó James, “el conteo correcto de asistencia de estudiantes ayuda en la preparación de las comidas, ya que los alimentos se preparan con cifras precisas que eliminan el desperdicio”. Esta exactitud garantiza que las comidas lleguen a los estudiantes que las necesitaban sin el desperdicio que plagaba los sistemas manuales.

Unificar los flujos de trabajo administrativos en una sola plataforma le permitió a CARE proporcionar comentarios en tiempo real sobre los patrones de asistencia a los supervisores del distrito y movilizar rápidamente el apoyo a las escuelas. Si bien los sistemas tradicionales requerirían 3 semanas para llevar a cabo el recuento de personas en todas las escuelas, AttendAssist permite a los supervisores de CARE y del distrito obtener datos de asistencia de todas las escuelas en un solo día y proporcionar comentarios en 24 horas.

Con perspectivas al futuro

CARE y ServiceNow están descubriendo cómo AttendAssist puede expandirse a otros países y contextos en los que el rastreo manual de la asistencia crea obstáculos para el acceso a la educación. La naturaleza modular de la compilación de App Engine significa que la solución se puede adaptar a diferentes idiomas, entornos de conectividad y estructuras administrativas sin necesidad de una reconstrucción completa. A medida que CARE continúa escalando sus programas digitales, ServiceNow.org sigue siendo un socio de plataforma capaz de apoyar ese crecimiento, desde despliegues escolares individuales hasta programas regionales y nacionales.

AttendAssist hace uso de las herramientas que los maestros ya usan todos los días. Un maestro toma una foto de la clase y la envía de la misma manera que enviaría cualquier otro mensaje, por lo que se usa el sistema y no se deja de lado. CARE aplica una prueba similar a cualquier tecnología que adopta: debe funcionar para las personas que lo utilizan y las comunidades a las que atiende.

Más allá de la asistencia, CARE ve el potencial de aplicar la misma arquitectura a otros desafíos operativos en sus programas de educación, capacitación de la fuerza laboral y salud, en los que los datos en tiempo real y los flujos de trabajo automatizados podrían revelar mejoras similares en la asignación de recursos y la eficiencia del personal. El éxito de AttendAssist demostró que la tecnología de nivel empresarial, cuando se diseña detenidamente, puede funcionar de manera eficaz en algunos de los entornos más exigentes del mundo. 

Conclusión

La implementación de AttendAssist en App Engine por parte de CARE es una demostración de que la tecnología adecuada, desarrollada para el contexto apropiado, puede crear cambios significativos a escala.

Aumentar la asistencia a las escuelas en casi un 36 % y reducir el tiempo para tomar lista de los maestros en un 90 % en 111 escuelas en solo 9 meses le permitió a CARE demostrar lo que se hace posible cuando la IA y la automatización del flujo de trabajo se aplican a problemas humanos reales en entornos con limitaciones de recursos.

Para las organizaciones que trabajan en el desarrollo humanitario, este compromiso demuestra que la ServiceNow AI Platform puede unirse a ellas donde estén y ayudarlas a superarse.