Una manera más sabia de trabajar

Dropbox ha estado reimaginando la manera en que las personas y los equipos remotos trabajan juntos desde el 2007. Más de 700 millones de usuarios en 180 países ahora pueden disfrutar su nube de almacenamiento y servicios para compartir archivos.

La plataforma pionera de Dropbrox y cartera de servicios están bajo constante evolución para poder anticipar cómo se verá el mundo laboral en el futuro.  

Para mantener su posición de visionario en la industria, Dropbox introdujo un nuevo modelo de trabajo que combina lo mejor de la colaboración presencial y de manera remota llamado Virtual First, como parte de su misión de diseñar "una manera más sabia de trabajar" para su personal. El modelo proporciona un conocimiento más profundo de los desafíos que sus clientes afrontan al lidiar con trabajadores dispersos, lo que inspira a la próxima generación de productos y servicios de la compañía a simplificar las tareas diarias y promover la colaboración, la innovación y la creatividad.

Tranformar la adquisión en un activo estratégico

Dropbox está buscando un programa de transformación digital implacable. En todos los equipos empresariales, el objetivo es impulsar la velocidad, la agilidad y la eficiencia, y proveer a su talentoso personal de herramientas para maximizar la productivdad y proporcionar excelentes servicios. ServiceNow es un asociado duradero en esta travesía, ya que apoya a la compañía para lograr su visión en numerosos dominios, incluidos TI, RR. HH. y Finanzas.

Cuando Dropbox revisó sus actividades de adquisición, identificó una oportunidad única para rediseñar su enfoque completo. Su visión fue reemplazar los procesos inconexos que requerían múltiples intervenciones manuales y que demandaban mucho tiempo con un sistema integrado fácil de usar, de un extremo a otro y coordinado automáticamente.

El potencial para desbloquear los ahorros y beneficios de toda la empresa fue significativo. Las actividades de adquisición de Dropbox son numerosas y abarcan la presupuestación, el aprovisionamiento, la gestión de riesgos, la contratación, las compras, la gestión de proveedores y los pagos.

Reunan Varene es el director de Dropbox, Fuente de pago: "Nuestro objetivo es simplificarnos tan rápido como sea posible para generar velocidad, enfoque y eficiencia. La innovación continua es vital para el éxito en desarrollo de Dropbox.

"Al comienzo, nuestros equipos tuvieron que superar desafíos significativos, debido a la gran dependecia que había sobre las personas, los sistemas y políticas múltiples, las prácticas únicas y los niveles variables de digitalización.

"La experiencia de los empleados ofreció oportunidades de mejorar, entre muchos equipos, que hicieron lo mejor para dirigir procesos complejos y manuales. La falta de transparencia y visibilidad dejó a los colegas sintiéndose inseguros acerca de dónde comenzar, con quién involucrarse y cómo estaba progresando su solicitud. 

Reunan dijo: "Queremos apoyar a nuestros equipos a conseguir los bienes y servicios que necesitan para hacer un gran trabajo de una manera continua, rápida y rentable. Con el fin de lograr eso, necesitamos tecnologías innovativas para crear una experiencia de usuario excelente, transformar el gasto corporativo en un activo y usarlo para alimentar la productividad de los empleados y el crecimiento de primera línea".

Unificar la adquisición y construir una visión compartida

Dropbox seleccionó a ServiceNow, junto con Genpact, como sus asociados de consulta e implementación para desplegar Sourcing and Procurement Operations (SPO, por sus siglas en inglés) con el fin de desarrollar una experiencia de compra transparente, multifuncional y altamente eficiente para todos los empleados y proveedores.

"Elegimos ServiceNow por su demostrado registro de rastreo para automatizar flujos de trabajo complejos en Dropbox, por ejemplo, en TI y RR. HH. A lo largo de varias implementaciones, ServiceNow ha demostrado tener un verdadero espíritu de asociación con nosotros, ya que nos proporciona consistentemente resultados que satisfacen o exceden nuestras expectativas.

La visión de ServiceNow fue un engranaje perfecto para donde queríamos llevar nuestra función de compra, con el fin de tener un enfoque óptimo y unificado en los procesos de adquisición. Este alineamiento es fundamental para simplificar y optimizar nuestros flujos de trabajo de compra, ya que los hace más eficientes y adaptables a nuestros requisitos empresariales en evolución.

Al reconocer la importancia de la estrategia de automatizar su proceso completo de adquisición de un extremo a otro, equipos de toda la organización trabajaron juntos para asegurar la alineación y coordinación. Estos equipos trabajaron para lograr un consenso en la estandarización del proceso, la política, los presupuestos y las tecnologías, y para definir cómo se ve el éxito colectivo.

Al aplicar su experiencia en adquisiciones y en la cadena de suministro, Genpact moldeó la solución para resolver los desafíos de adquisición y garantizar que sea compatible con el programa de transformación de adquisición total de Dropbox, Purchasing 2.0. Esto incluyó implementar las prácticas recomendadas de flujo de trabajo y dirección para aumentar el autoservicio, la transparencia y la fiabilidad.

ServiceNow and Genpact entendieron nuestra visión, y ambos tienen una cultura de resolución de problemas colaborativa. En asociación, ellos desarrollaron una integración con nuestro sistema oráculo ERP, para el control financiero y la aprobación de la orden de compra, que es fundamental para el éxito en general del proyecto.

Un sistema utilizado por todos

La experiencia de adquisiciones en la empresa se ha transformado completamente. Ahora, los empleados inician sesión en su portal Ayúdame de ServiceNow, hacen clic en comprar y completan un formulario de solicitud usando un menú desplegable y otras indicaciones autoguiadas. Con un solo ingreso, se involucra a los equipos que necesitan responder la solicitud y se desencadenan las acciones.

Los usuarios tienen una visibilidad completa para rastrear el progreso de su solicitud, dónde se sitúa en el progreso, qué está pasando y cuando se completará.

"Purchasing 2.0 impulsado por ServiceNow, es una plataforma e ingreso único para la adquisición conectada de un extremo a otro; un lugar donde se lleva a cabo toda la actividad de compra", explicó Reunan.

Al automatizar el proceso de creación de la orden de compra, nuestro personal no tiene que ir más al sistema de ERP, no tiene que hacer más tareas contables. ¡El nivel de emoción con respecto a esto estaba por las nubes! No hay necesidad de ir a ningún otro lado". En total, se han automatizado más de 1000 ERP y procesos de evaluación de riesgo, con un 99 % de tasa de cumplimiento a lo largo de la organización.

Al actualizar las políticas, automatizar los flujos de trabajo e integrar las aplicaciones, todo es más rápido y más eficiente. Los colegas tienen un solo punto de entrada con una interfaz simple e intuitiva y ahora tienen tiempo de volver a concentrarse en lo que hacen mejor: añadir valor para la compañía y los clientes.

SPO beneficia a nuestra organización en su totalidad y al mismo tiempo ayuda a los equipos individuales a lograr sus propios objetivos, ya sea que tengan que ver con los ahorros, manejo de riesgos o garantizar que estamos comprando de manera ética y sustentable.

Reunan Varene también espera que el nuevo modelo de adquisición de Dropbox mejore las relaciones con su cadena de suministro. Queremos ser un cliente de referencia y trabajar con los mejores proveedores y asociados. Con ServiceNow, también tienen un proceso transparente, con una visión clara de las ventas o ciclo renovable y un sistema que reduce los costos administrativos. Si somos un buen cliente, fácil para hacer negocios, es más probable que nuestros proveedores y asociados inviertan en nosotros y usen su mejor personal y recursos en nuestros proyectos.

Control total

En las primeras ochos semanas después del lanzamiento, más de 200 empleados de Dropbox iniciaron más de 500 flujos de trabajo de compra en el nuevo sistema. "Con ServiceNow, hemos reducido el ciclo de adquisición en más del 50 % en solo ocho semanas y tenemos el control total de nuestro gasto corportativo", dijo Reunan. "Ahora nuestros equipos pueden usar ese nuevo activo corporativo para impulsar el valor y maximizar el retorno de la inversión en la adquisición, con el apoyo de la experiencia colectiva de la compañía para el beneficio de sus propias áreas de operación.

"Estamos avanzando paso a paso. Crear órdenes de compra y dirigir revisiones de riesgos de terceros eran previamente tareas tediosas. Al utilizar ServiceNow, hemos demostrado que esto puede resolverse.

"Después, seguiremos con la gestión de contratos para abordar aquellos flujos de trabajo de la misma manera. Para esto, estamos integrando habilidades de automatización del Legal Service Delivery de ServiceNow y también mudando a nuestro equipo legal a la plataforma, así como integrando Dropbox Sign, nuestra solución de firma electrónica para preparar, enviar, firmar y rastrear firmas electrónicas".

La IA generativa también está en la pantalla de radar de Reunan Varene, para mejorar y simplificar aún más la experiencia de usuario. "Estamos emocionados por explorar también cómo la IA generativa puede permitir una conversación, proporcionar conocimientos y ayudar a alcanzar conclusiones más rápidamente. Esto elevará la calidad de la asistencia, ahorrará tiempo y mejorará la regularidad y facilidad de uso para todos.

“Permitir una experiencia de compra sin interrupciones y automatizada, de un extremo a otro, es una travesía de varios años. Gracias a ServiceNow y Genpact, ahora estamos en camino, con un gran potencial para desbloquar mucho más valor.