Unimos a las mentes más brillantes en la lucha contra el cáncer
Miltenyi Biotec es el hogar de algunas de las mentes más brillantes y de los pensadores más creativos del mundo. La organización, fundada en Alemania en 1989, elabora terapias celulares y genéticas, y lleva a cabo investigaciones biomédicas y crea tecnologías innovadoras.
Miltenyi Biotec está impulsando la revolución que reinventa la medicina y la mejora a un nivel que cambiará la forma en que se trata el cáncer y otras enfermedades graves. Sus investigadores y científicos trabajan en más de 60 disciplinas y realizan contribuciones significativas en el área de la ciencia biomédica.
Miltenyi Biotec, como organización de rápido crecimiento, tiene una cartera cada vez mayor tanto de proyectos de I+D (“desarrollo”) como de mejora interna (“organización”). La empresa inició el uso de una estrategia para alinear mejor a los interesados del proyecto y, una vez que se incorporaron los nuevos procesos, decidió buscar una solución digital para respaldar el proceso de un extremo a otro y lograr una mayor transparencia.
“Anteriormente, teníamos dos sistemas diferentes que respaldaban los proyectos de organización y desarrollo. Estaban muy personalizados a fin de que fueran aptos para su propósito y seguíamos teniendo algunos pasos manuales, como las firmas físicas”, recuerda Nils Pokorny, líder de grupo de Gestión de Servicios Empresariales de Miltenyi Biotec. “Como resultado de ello, carecíamos de supervisión del progreso, los gastos y los recursos de los proyectos”.
Apoyo en cada etapa de la gestión de proyectos
Miltenyi Biotec tiene un conjunto de soluciones de ServiceNow y Strategic Portfolio Management tiene las características adecuadas para unificar la gestión de proyectos y, al mismo tiempo, integrarse con facilidad en el portal de Employee Center. El equipo de TI trabajó con el socio PlanHorizon para implementar la solución y conectar Microsoft Teams, que proporciona canales de proyectos para respaldar la colaboración, y la solución ERP. Lo singular fue que Miltenyi Biotec decidió implementar SPM no solo en su departamento de TI, por ejemplo, para Demand Management, sino que también de forma simultánea en su departamento de Investigación y Desarrollo, por ejemplo, para crear nuevos productos.
Hoy en día, el personal puede iniciar una nueva solicitud de proyecto desde una pestaña en el portal para empleados. Después de esto, llegan a una página en la que seleccionan si se trata de un proyecto de desarrollo, como trabajar en un nuevo tratamiento con células T, o un proyecto de organización, como sugerir mejoras en un proceso.
Esto desencadena un flujo de trabajo orientado a cada tipo de proyecto. Una integración en Configuration Management Database (CMDB) de la organización permite a los usuarios seleccionar la información de una lista desplegable predefinida, por ejemplo, cuáles soluciones tecnológicas existentes se verían afectadas por el proyecto, de forma que se pueda notificar a los propietarios del producto.
Las propuestas se clasifican y se envían a los equipos apropiados para su aprobación, mientras que el sistema ERP verifica los costos en comparación con el presupuesto. Desde una perspectiva de control financiero, esto significa que solo se permite emitir una orden de compra (PO) si hay fondos suficientes y un proyecto válido en el sistema.
Una vez que se inicia el proyecto, los interesados tienen un lugar central para rastrear las horas trabajadas con la gestión de hoja de horarios, comunicarse con los colegas que también trabajan en el proyecto y asegurarse de que el proyecto se mantenga dentro del presupuesto.
“ServiceNow nos da mayor transparencia y control de los proyectos. Antes no teníamos una forma digital para planificar los costos, sin embargo, ahora podemos asegurarnos de no gastar demasiado. ¡Al equipo financiero le encanta!”, dice Nils.
Libera a los expertos para que se centren en lo que mejor saben hacer
Mediante la traducción de los procesos de gestión de proyectos en flujos de trabajo de ServiceNow, supervisar la cartera es más fácil que nunca. Todos los involucrados se mantienen informados sin tener que usar el correo electrónico, lo que significa que pueden contribuir en el momento adecuado. Esto los ayuda a gestionar mejor su tiempo y priorizar los proyectos en los que deben centrarse.
“Lo que hemos logrado con ServiceNow ha tenido un gran impacto”, confirma Nils. “Nuestra organización está llena de personas con excelentes ideas. Ahora podemos garantizar que los expertos adecuados trabajen en los temas correctos”.
Hoy en día, se gestionan más de 1000 proyectos activos en ServiceNow: dos tercios son proyectos de desarrollo y los 300 restantes están relacionados con la optimización de procesos internos.
“ServiceNow permite que nuestro gran equipo de investigación realice avances en proyectos de I+D de forma más rápida y eficiente”, afirma Nils. “Los proyectos de desarrollo nos ayudan a cumplir con nuestra misión y los proyectos de organización nos permiten hacerlo con más eficiencia. Poder gestionarlos todos desde un solo lugar es un verdadero beneficio”.
La empresa continuará innovando tanto en su portal para empleados como en su plataforma de gestión de proyectos. En la actualidad, el equipo está explorando las capacidades de la gestión de la cartera de ServiceNow, como la planificación de situaciones u objetivos y planes en Strategic Planner Workspace.