La complejidad del trabajo de un nutricionista requería algo más que hojas de cálculo
Jordyn Nylander, nutricionista clínica sénior de San Diego Zoo Wildlife Alliance, no inicia su trabajo por lo que comen los animales, sino por cómo comen. “Cada animal tiene un conjunto único de adaptaciones y desafíos”, explica Nylander. “Pensamos en cómo mastican, cómo interactúan con otros animales, el entorno en el que viven: la luz solar, la sombra, la temperatura. Incluso el tamaño y la presentación de los alimentos son importantes”.
La altura de una jirafa significa que los alimentos deben prepararse y colocarse a gran altura del suelo para imitar su forma natural de alimentarse. Cada variable define el plan de alimentación específico. Ahora multiplica ese nivel de especificidad en 3000 planes de alimentación activa en dos campus.
San Diego Zoo Wildlife Alliance (SDZWA) se ocupa de más de 15 000 animales de más de 900 especies, muchas de ellas en peligro de extinción. Su misión es salvar vidas y de alcance mundial: proteger y preservar la fauna silvestre para las generaciones futuras.
Sin embargo, durante décadas, la gestión de la nutrición en este nivel de especificidad se ejecutó en sistemas fragmentados: cientos de hojas de cálculo de Excel, una base de datos frágil, llamadas de radio, llamadas telefónicas y notas manuscritas guardadas fuera de los sistemas formales.
Cada vez que se cambiaba una dieta, la actualización tenía que circular por distintos canales, y no siempre alcanzaba a la persona correcta a tiempo. Para los animales con necesidades muy específicas, eso no solo era ineficiente, sino también un riesgo.
La coordinación consumió tiempo para la conservación
El trabajo en sí es una ciencia precisa, pero los sistemas que lo respaldaban estaban fragmentados. Los nutricionistas enviaban solicitudes por radio y teléfono. Las actualizaciones de la dieta circulaban por distintos canales. Los equipos del almacén no siempre estaban seguros de cuál era la versión actualizada. Los cuidadores podían darse cuenta, durante la alimentación, de que algo había cambiado.
Los especialistas altamente capacitados tenían menos tiempo para avanzar en la ciencia de la conservación, porque debían buscar información, confirmar actualizaciones y mantener la coordinación.
Una restricción para las organizaciones sin fines de lucro se convirtió en una oportunidad de colaboración
April Dornback, gerente del centro de soporte de SDZWA y administradora de ServiceNow, vio el problema con claridad.
“Era una pesadilla”, dice Dornback. “Bases de datos que podían fallar, cientos de hojas de cálculo de Excel, llamadas telefónicas, llamadas de radio, notas adhesivas, cosas escritas que no se compartían entre los equipos”.
La organización necesitaba un sistema unificado en el que los nutricionistas, los equipos del almacén y los cuidadores pudieran trabajar con la misma información. Así que Dornback hizo una pregunta clave: ¿dónde estaban los profesionales calificados invirtiendo tiempo en tareas que no requerían sus conocimientos especializados? La respuesta fue: en la coordinación. En lugar de agregar más personas o procesos, se enfocó en eliminar la fricción.
ServiceNow.org ofreció a Dornback algo raro: competencias de nivel empresarial desarrolladas para las restricciones de las organizaciones sin fines de lucro: presupuesto limitado, nómina limitada, prioridades centradas en la misión. Ya había probado ServiceNow en todas las operaciones de TI de SDZWA. Ahora vio la oportunidad de extender esa base al corazón de la misión mediante la creación de su propia aplicación personalizada en ServiceNow AI Platform.
Su equipo desarrolló Wildlife Nutrition Hub con App Engine y Workflow Studio de ServiceNow, una aplicación diseñada desde cero sobre cómo trabajan los equipos de SDZWA.
La coordinación en tiempo real reemplazó las horas de esfuerzo manual
Wildlife Nutrition Hub conecta nutricionistas, equipos del almacén y cuidadores en un único flujo de trabajo compartido.
Cuando Nylander actualiza un plan de alimentación, por ejemplo, ajustar el alimento para Seri, una jirafa en el hábitat de África oriental, ese cambio es visible de inmediato para todos los que necesitan verlo. El equipo del almacén comienza a buscar y preparar alimentos. Los cuidadores reciben actualizaciones automáticamente. Cuando es hora de la alimentación, todos están alineados. Lo que antes requería varias llamadas, seguimientos y rastreo manual ahora sucede sin interrupciones.
“Tenemos un espacio unificado en el que nuestros equipos pueden ver la misma información en tiempo real”, dice Nylander. “Cierra las brechas de comunicación y garantiza que tengamos la alimentación y el programa adecuados para cada animal”.
El tiempo que se recuperó de la coordinación se destinó a tareas de conservación
Las ganancias operativas son claras. El impacto en la misión es aún mayor.
Con menos tiempo dedicado a gestionar la logística, Nylander y su equipo pueden centrarse en un trabajo científico más profundo, como la genética animal, las estrategias de cría y la supervivencia a largo plazo de las especies.
“El verdadero valor de esto es recuperar el tiempo”, dice Dornback. “Con Wildlife Nutrition Hub, ahora todos podemos estar en sintonía, haciendo lo mismo al mismo tiempo y logrando que todo fluya a la perfección”.
Cada año, SDZWA gestiona más de 400 000 toneladas de alimentos en sus campus. Ese esfuerzo ahora se coordina a través de un único sistema, que no solo mejora las operaciones diarias, sino que también genera conocimientos que respaldan los programas de conservación globales.
La protección de las especies comienza con la protección de los sistemas detrás de ellas
“Podría trabajar en tecnología en cualquier lugar”, dice Dornback. “Pero elijo trabajar aquí porque lo que hacemos protege a las especies. ServiceNow.org ayudó a hacerlo posible”.
Nylander ve ese impacto en su trabajo diario.
“Las decisiones que tomamos en la nutrición de la fauna silvestre afectan directamente los esfuerzos de conservación en todo el mundo”, dice Nylander. “Cuando alimentamos a un animal, pensamos en las poblaciones silvestres de las generaciones futuras”.
SDZWA desarrolló un sistema que refleja la complejidad de su trabajo y libera a sus expertos para que se enfoquen en lo que más importa. Porque en la conservación, la eficiencia no es el objetivo, sino un medio para hacer posible la misión.