El eDiscovery es el proceso de identificar, recopilar y producir información almacenada electrónicamente (ESI) con fines legales, como en investigaciones o como evidencia en demandas. La ESI puede incluir correos electrónicos, documentos, publicaciones en redes sociales y datos digitales.
La información digital se ha convertido en una parte integral de prácticamente todos los aspectos de la sociedad, y eso incluye litigios y análisis forenses. A medida que las comunicaciones digitales continúan suplantando a los canales analógicos más tradicionales y los dispositivos electrónicos se vuelven omnipresentes en todas las industrias y estilos de vida, la gran cantidad de ESI está creciendo a un ritmo asombroso. Esto ofrece oportunidades claras para los profesionales legales y los investigadores criminales; las pruebas (en forma de información digital) proporcionan información sobre los casos legales y los involucrados en ellos. Por supuesto, con el volumen de ESI disponible, los métodos de descubrimiento tradicionales ya no son suficientes.
Para abordar esta necesidad, las organizaciones y los profesionales legales recurren al eDiscovery.
El eDiscovery es un nuevo método de descubrimiento para un mundo cada vez más digital y una solución integral al problema de la gestión de pruebas digitales. Puede identificar, recopilar y producir ESI en respuesta a solicitudes legales autorizadas e investigaciones internas, y abarca toda la gama de tipos de datos digitales. Esto incluye lo siguiente:
- Correos electrónicos
- Documentos
- Presentaciones
- Bases de datos
- Correos de voz
- Archivos de audio y video
- Redes sociales
- Sitios web
Los documentos en papel no son tan comunes como antes. Ahora que la mayoría de las comunicaciones y los registros empresariales se almacenan electrónicamente, se necesita un nuevo enfoque digital para abarcar completamente la gestión de archivos sin papel. El eDiscovery permite a las organizaciones localizar y recuperar de manera eficiente evidencia electrónica y otra información digital, incluso cuando esa evidencia se extiende a través de servidores complejos. Esto lo convierte en una herramienta indispensable para resolver disputas legales e investigaciones.
El eDiscovery optimiza el proceso de descubrimiento. A diferencia de los métodos tradicionales basados en papel, que pueden consumir mucho tiempo y recursos, el eDiscovery aprovecha la tecnología para buscar, recopilar y organizar ESI rápidamente. Esta eficiencia ahorra tiempo y reduce significativamente los costos asociados con una amplia revisión y recuperación manual de documentos.
Al fin y al cabo, la importancia del eDiscovery radica en su capacidad para ahorrar tiempo y dinero a las empresas. Al permitir un acceso rápido y preciso a la evidencia digital, las organizaciones pueden abordar los desafíos legales de manera más eficaz, mitigar los riesgos y asignar recursos. A medida que el volumen de datos electrónicos continúa creciendo, adoptar el eDiscovery se ha vuelto esencial para las empresas que buscan seguir siendo competitivas y cumplir con el panorama legal moderno.
A pesar de todo el esfuerzo y el tiempo que el eDiscovery puede ahorrar a las organizaciones, sigue siendo un proceso meticuloso que exige un estricto cumplimiento de una secuencia de acciones particular. Si bien los procedimientos específicos pueden variar entre los bufetes de abogados que usan el eDiscovery, generalmente hay nueve fases que ayudan a optimizar la recopilación, la preservación y la presentación de ESI. Estas etapas constituyen colectivamente el proceso de eDiscovery, o descubrimiento electrónico, que permite a las organizaciones gestionar y presentar de manera eficiente la información almacenada electrónicamente, garantizar el cumplimiento de los requisitos legales y ayudar a resolver disputas:
El proceso de eDiscovery comienza con el gobierno de la información, que abarca el establecimiento de procedimientos, controles y políticas para la recopilación y preservación de datos. El modelo de referencia de gobierno de la información (IGRM) sirve como marco de trabajo orientador, lo que garantiza que las agencias que usan el eDiscovery sigan sistemáticamente las prácticas recomendadas establecidas.
En esta etapa, los interesados trabajan para identificar qué datos deben conservarse. Esto se logra a través de entrevistas, un examen de hechos de casos y un análisis del entorno digital. Es esencial determinar qué información es relevante para el litigio en curso.
Una vez identificados, los datos deben conservarse y se instruye formalmente a los propietarios de los datos que no los eliminen. La preservación garantiza que la información potencialmente crucial permanezca disponible e inalterada.
Existen varias tecnologías para recopilar datos, pero los métodos elegidos deben cumplir con el proceso legal definido. El equipo de recopilación se asegura de que los activos digitales se recopilen sin modificar los metadatos críticos, como las fechas de creación de los archivos, su tamaño y los registros de auditoría asociados con cada archivo.
Los datos recopilados sin procesar suelen estar desorganizados y no son adecuados para la presentación legal. La fase de procesamiento implica organizar los datos y extraer la información pertinente. Las herramientas de automatización pueden ayudar a extraer datos relevantes del cúmulo de información irrelevante.
La revisión de la documentación y los activos digitales se puede hacer manualmente o con la ayuda de la inteligencia artificial. Durante esta etapa, la información relevante se separa de los datos innecesarios que no son pertinentes para el litigio en curso. Esta fase también identifica los documentos sujetos a privilegios de abogado-cliente.
En esta etapa, los activos digitales se organizan más para la presentación. Los revisores identifican patrones e información clave crítica para los litigios y desarrollan un diseño de presentación para su uso durante el juicio o la declaración.
Para prepararse para los procedimientos legales, los activos digitales deben transformarse en documentación física que pueda presentarse ante los tribunales. Los abogados seleccionan y preparan los datos clave para su presentación.
Finalmente, la evidencia en el litigio debe presentarse a varias partes, incluidos abogados, jueces, jurados, mediadores personas que prestan declaración. Durante esta fase, los datos se organizan de una manera clara y comprensible, lo que los hace fáciles de entender y explorar para el público al que se dirige.
Como se sugirió anteriormente, el eDiscovery tiene el potencial de traer consigo ciertos desafíos. Abordar estos desafíos de manera efectiva es crucial para cualquier empresa que desee aprovechar los beneficios al mismo tiempo que minimiza los riesgos y las interrupciones. Estos son algunos de los obstáculos clave asociados con el eDiscovery, junto con sugerencias para mitigarlos:
El gran volumen de información almacenada electrónicamente (ESI) puede hacer que el eDiscovery sea complejo y abrumador.
Solución: El uso de herramientas avanzadas de análisis de datos y aprendizaje automático permite que las organizaciones identifiquen rápidamente los datos relevantes que forman parte de grandes volúmenes. La implementación de estrategias de reducción de datos, como la deduplicación y el descarte de datos, también puede ayudar a gestionar el volumen de manera efectiva.
Aunque el eDiscovery ofrece un enfoque más rápido y optimizado en comparación con los métodos tradicionales de descubrimiento en papel, el proceso de eDiscovery, con sus múltiples etapas y una amplia revisión de datos, puede seguir siendo un proceso que requiere mucho tiempo, lo que podría causar retrasos en los procedimientos legales.
Solución: Las empresas deben invertir en software y tecnologías de eDiscovery que tengan una alta calificación para capacidades eficientes de procesamiento y revisión de datos. Contar con personal debidamente capacitado también puede ayudar a acelerar el proceso, al igual que el desarrollo de protocolos y flujos de trabajo de eDiscovery claros.
Un proceso de eDiscovery eficaz requiere la colaboración entre los equipos legales y de TI, que a menudo tienen diferentes prioridades y conocimientos.
Solución: Establecer líneas claras de comunicación y protocolos de colaboración entre estos equipos. Crear equipos de eDiscovery interfuncionales con representantes del departamento de asuntos legales y de TI para garantizar un enfoque unificado. La formación de ambos equipos sobre las prácticas recomendadas de eDiscovery puede cerrar la brecha de conocimiento.
Los costos del eDiscovery pueden aumentar con rapidez, especialmente en casos complejos con grandes volúmenes de datos.
Solución: Implementar estrategias de control de costos administrando cuidadosamente la recopilación y el procesamiento de datos. Si es necesario, considerar la posibilidad de subcontratar proveedores externos (si hay proveedores rentables disponibles) para tareas específicas de eDiscovery. Evaluar los modelos de precios de los proveedores de software y servicios de eDiscovery para asegurarse de que se alineen con el presupuesto de la organización.
El manejo de datos confidenciales durante el proceso de eDiscovery requiere un cuidado extremo para mantener la privacidad y la seguridad de los datos.
Solución: Emplear controles exhaustivos de acceso y encriptación de datos para proteger la información confidencial en todo el proceso de eDiscovery. Auditar y supervisar regularmente las prácticas de manejo de datos para garantizar el cumplimiento de las regulaciones de protección de datos, como el Reglamento General de Protección de Datos (GDPR) o la Ley de Portabilidad y Responsabilidad de Seguros Médicos (HIPAA).
El eDiscovery debe ser un elemento de interés crucial para cualquier organización que esté (o pueda estar) involucrada en asuntos legales. Disponer de un conjunto de herramientas capaz de filtrar gigabytes de datos ofrece una red de seguridad fiable en caso de que se necesite localizar rápidamente una ESI específica. En este sentido, el potencial del eDiscovery se extiende más allá del sector legal, y los tipos de profesionales que pueden beneficiarse del eDiscovery incluyen:
Los abogados son los principales usuarios de las soluciones de eDiscovery y las emplean para recopilar, revisar y presentar pruebas electrónicas en procedimientos legales. Estas herramientas ayudan a los profesionales legales a identificar y organizar de manera eficiente los documentos electrónicos, los correos electrónicos y otra información digital pertinente crucial para sus casos. Al optimizar el proceso de descubrimiento, el eDiscovery ahorra tiempo y reduce costos.
Al igual que los profesionales legales individuales, los bufetes de abogados, especialmente los especializados en litigios, confían en gran medida en el eDiscovery como un componente fundamental de su práctica legal. Las soluciones de eDiscovery permiten a estas empresas proporcionar servicios integrales y eficientes a sus clientes, y manejar casos que involucran volúmenes sustanciales de datos electrónicos de manera más efectiva.
Los equipos legales internos de las empresas aprovechan el eDiscovery para gestionar asuntos legales y de cumplimiento normativo, e investigaciones internas. Las herramientas de eDiscovery ayudan a los equipos legales corporativos a identificar y preservar las pruebas electrónicas, lo que garantiza que puedan responder con prontitud y eficacia a los desafíos legales o las consultas regulatorias.
Las agencias gubernamentales, incluidas las fuerzas de cumplimiento de la ley, los organismos reguladores y los departamentos legales, emplean el eDiscovery para respaldar sus investigaciones y procedimientos legales. Las soluciones que incorporan al eDiscovery desempeñan un rol fundamental en ayudar a las agencias gubernamentales a recopilar, revisar y organizar pruebas electrónicas para su uso en el enjuiciamiento de casos penales y la aplicación de acciones regulatorias.
Los funcionarios y auditores de cumplimiento utilizan el eDiscovery para verificar el cumplimiento de los requisitos legales y normativos por parte de las organizaciones. El enfoque correcto del eDiscovery ayuda a estos profesionales a identificar y abordar posibles infracciones de cumplimiento al proporcionar una mirada más cercana a los registros y las comunicaciones electrónicos más relevantes. Del mismo modo, el eDiscovery ayuda a garantizar la integridad de los datos y a demostrar el cumplimiento de las regulaciones de la industria.
Los administradores de registros que supervisan las políticas de gobierno de la información de una organización pueden usar el eDiscovery para garantizar la aplicación de prácticas adecuadas de conservación y eliminación de datos. El eDiscovery ayuda a los administradores de registros a localizar registros relevantes para problemas legales, al mismo tiempo que ayuda a gestionar los datos de acuerdo con las políticas de conservación. En última instancia, los administradores de registros que emplean correctamente las soluciones de eDiscovery reducen los riesgos legales para sus organizaciones.
Con tanto hincapié en la utilidad del eDiscovery para ayudar a las investigaciones criminales, es natural que algunos profesionales consideren al eDiscovery como un sinónimo de análisis forense digital. Dicho esto, si bien tanto el eDiscovery como el análisis forense digital implican el examen de datos electrónicos, tienen fines distintos y se caracterizan por diferencias fundamentales en su enfoque y objetivos.
El análisis forense digital se ocupa principalmente de la preservación, la extracción y el análisis de datos electrónicos con fines de investigación o legales. Un experto en análisis forense, formado en ciencias de la computación y ciberseguridad, toma la iniciativa, y su responsabilidad primaria es salvaguardar la integridad de la evidencia digital y extraer la información almacenada en dispositivos digitales.
Los expertos en análisis forense digital emplean técnicas y herramientas especializadas para adquirir datos de una manera metódica y científica, asegurándose que todas las pruebas originales permanezcan inalteradas. Para hacer esto, profundizan en el ámbito digital y descubren datos ocultos, archivos eliminados y metadatos. El análisis forense digital se utiliza comúnmente en investigaciones criminales, incidentes de ciberseguridad y casos en los que la integridad de los datos es primordial.
A diferencia el análisis forense digital, el eDiscovery es un proceso que se centra en la identificación, la recopilación y la organización de ESI con fines de revisión y producción legales. A diferencia del análisis forense digital, el eDiscovery es parte del análisis en profundidad de los datos por parte de un experto en análisis forense (aunque algunas herramientas de eDiscovery incorporan un análisis detallado de los datos). En su lugar, está más orientado a recopilar y organizar la información en un formato que sea fácilmente comprensible para los profesionales del derecho y otros interesados. En otras palabras, el objetivo del eDiscovery es hacer que la ESI sea accesible para abogados, los equipos de apoyo legal y otras partes relevantes durante el proceso de descubrimiento legal.
e-Discovery actúa como una piedra angular para gestionar de manera eficiente la información almacenada electrónicamente en procedimientos legales, con lo que facilita la identificación, la recopilación y la presentación de pruebas electrónicas vitales. Sin embargo, el gran volumen y complejidad del eDiscovery exige soluciones innovadoras que ayuden a optimizar sus complejos procesos. Legal Service Delivery de ServiceNow es una potente solución de software legal diseñada para respaldar y modernizar la forma en que los departamentos legales abordan el eDiscovery y el análisis forense digital. Con ServiceNow, las empresas pueden eliminar los aislamientos, reducir los pasos manuales e impulsar la eficiencia al mismo tiempo que reducen el riesgo. Esto transforma el recorrido legal desde la admisión hasta la generación de conocimientos y mejora la visibilidad y la productividad en todas las áreas.
Una característica destacada dentro del ecosistema de Legal Service Delivery es la aplicación Legal Digital Forensics. Este software proporciona una base de análisis forense que permite procesos optimizados para solicitar, asignar y rastrear consultas relacionadas con el eDiscovery en toda la empresa. Esto simplifica la identificación de fuentes de datos tanto con custodia como sin custodia, y se integra sin problemas con herramientas de eDiscovery especializadas de terceros para brindar servicios de valor agregado.
Obtén más información sobre la oferta de ServiceNow para el eDiscovery y el análisis forense digital; haz clic aquí para ver una demostración y descubre por ti mismo cómo ServiceNow puede ayudar a tu organización a sacar más provecho de su ESI.