Declaración de privacidad de Servicios

ServiceNow, Inc., incluidas sus subsidiarias y filiales (colectivamente, “ServiceNow”, “nosotros” o “nos”), respeta la privacidad de las personas.

Esta Declaración de privacidad de Servicios (“Aviso de servicios”) se aplica a nuestra recopilación, uso y divulgación de la información obtenida en relación con la provisión y el uso de nuestras aplicaciones de software y Aplicaciones móviles (el “Servicio de suscripción”) en la medida en que actuemos como controlador de datos (por ejemplo, con respecto a la gestión de cuentas y la información de facturación).  También se aplica a nuestro procesamiento de datos personales en el contexto de los servicios auxiliares proporcionados mediante otras plataformas fuera del Servicio de suscripción, o a través de ellas (incluidos, por ejemplo, Now Learning, Comunidad de Now, Now Support, la tienda de aplicaciones, Partner Portal y cualquier otro sitio del ecosistema de ServiceNow), en la medida en que actuemos como controlador de datos. En este Aviso de servicios, todas estas ofertas con respecto a las cuales actuamos como controlador de datos se denominan colectivamente los “Servicios”.

Para mayor claridad, esto significa que este Aviso de servicios no se aplica cuando procesamos datos personales como procesador en nombre de nuestros Clientes en el contexto de la prestación del Servicio de suscripción. También es posible que se proporcionen aplicaciones e integraciones alojadas por servicios de terceros a través de Nosotros o nuestros Clientes o Socios. Este Aviso de servicios no cubre dichos servicios de terceros, aunque esta información se recopile mediante nuestro Servicio.

Este Aviso de servicios tampoco se aplica a la información o los datos recopilados por ServiceNow para otros propósitos fuera del Servicio o no relacionados con él. Consulte nuestra Declaración de privacidad del Sitio web y del Evento para obtener detalles sobre nuestras prácticas de privacidad con respecto a los datos procesados en relación con nuestros sitios web, eventos y actividades de marketing, o nuestra Declaración de privacidad del solicitante que cubre nuestras prácticas de privacidad en relación con la solicitud de empleo de una persona en ServiceNow.

Para los propósitos de este Aviso de servicios:

• “Cliente” se refiere a la entidad que compra nuestro Servicio (o que obtiene una prueba gratuita de nuestro Servicio, cuando corresponda).
• “Acuerdo de cliente” se refiere al acuerdo definitivo entre el Cliente y ServiceNow en virtud del cual el Cliente adquirió acceso al Servicio.
• “Datos del cliente” se refiere a los datos electrónicos cargados en el Servicio de suscripción por o para un Cliente o sus Usuarios.
• “Datos de la cuenta” se refiere a información de una tarjeta de crédito o de facturación, y la información de contacto de los representantes del Cliente o del Socio.
• “Aplicaciones móviles” se refiere a las aplicaciones descargadas por un usuario autorizado de nuestras aplicaciones de software en un dispositivo móvil.
• “Datos de uso” se refiere a los datos derivados del uso del Servicio por parte de los Usuarios. Para evitar dudas, los Datos de uso no incluyen los Datos del cliente ni forman parte de ellos.
• “Usuario” se refiere a una persona física autorizada para acceder a los Servicios y utilizarlos.
• “Socio” se refiere a una entidad que vende productos y servicios de ServiceNow o proporciona servicios o tecnología a los clientes de ServiceNow relacionados con el Servicio.

Cómo obtenemos información

Recopilamos varios tipos de información de y sobre nuestros Clientes, Usuarios y Socios en el transcurso del alojamiento, la prestación, el mantenimiento, el soporte y la mejora de nuestros Servicios.  

Podemos actuar como un controlador de datos con respecto a los datos personales cargados en nuestras plataformas. Sin embargo, para evitar dudas, actuamos como un procesador de datos cuando procesamos Datos del cliente en nombre de nuestros Clientes a fin de proporcionarles el Servicio de suscripción.

Podemos procesar datos personales como un controlador de datos que los Usuarios decidan enviar a estas plataformas, que pueden incluir nombre, datos de contacto, datos de inicio de sesión, cargos, fotografías e historial educativo. Cuando los Usuarios o las personas físicas deciden proporcionar comentarios sobre los Servicios a nuestro equipo de investigación, podemos procesar datos de contacto, tomar fotografías, y recopilar grabaciones de audio y/o video de los Usuarios. 

También recopilamos Datos de la cuenta de nuestros Clientes o Socios.  Los datos de la cuenta incluyen la información de la tarjeta de crédito o de facturación y la información de contacto, el cargo o la información de los representantes del Cliente o del Socio sobre los Servicios adquiridos o configurados. 

Podemos obtener información adicional a través de Aplicaciones móviles que los Clientes o sus Usuarios descarguen en sus dispositivos móviles. Además de los datos personales que proporcionan los Usuarios, también recopilamos otros datos personales mediante el uso de nuestras Aplicaciones móviles. Por ejemplo, nuestras Aplicaciones móviles también pueden proporcionarnos información relacionada con el uso de las Aplicaciones móviles por parte de un Usuario, incluida la información sobre el dispositivo y el sistema operativo, el idioma, la ubicación y la zona horaria de un Usuario. Las Aplicaciones móviles también pueden recopilar información sobre la interacción de un Usuario con Aplicaciones móviles, que ServiceNow puede utilizar para proporcionar y mejorar la Aplicación móvil y/o los Servicios.

Además, recopilamos Datos de uso directamente del uso de los Servicios por parte del Usuario. Esto puede incluir patrones de uso, duración de las sesiones, datos de tráfico, datos de ubicación, ubicación aproximada, registros y otros datos de comunicación, y los recursos a los que accede el Usuario, así como información sobre el dispositivo y la conexión a Internet del Usuario, incluidos su sistema operativo y tipo de navegador. 

Por último, podemos procesar ciertos datos de inicio de sesión del Usuario para determinados Servicios.

Cómo utilizamos la información

Podemos procesar datos personales por varias razones.  Podemos procesar los Datos de la cuenta para propósitos de facturación, gestión de cuentas y contratación. Podemos procesar los Datos de uso para mantenimiento general, soporte, seguridad y mejora del servicio. Podemos procesar los datos de inicio de sesión del Usuario para administrar cuentas individuales relacionadas con actividades de formación/aprendizaje.

Cuando tenemos la autorización y el acuerdo previos de un Cliente, podemos procesar sus Datos del cliente con el propósito de entrenar los modelos de inteligencia artificial (“IA”) y aprendizaje automático (“ML”) de ServiceNow. Además, también podemos procesar otros datos personales que no sean Datos del cliente (incluidos los datos ingresados por los Usuarios en otras plataformas de ServiceNow) con el propósito de entrenar estos modelos de IA y ML.  

También podemos desplegar características de IA y ML dentro de los Servicios para proporcionar una mejor experiencia, y el uso de estas características puede implicar que procesemos cualquier dato personal que se les envíe. A modo de ejemplo, podemos procesar los datos enviados en Now Support a fin de generar soluciones sugeridas para nuestros Usuarios o con el fin de producir resultados de búsqueda más relevantes. Recomendamos que los Usuarios no envíen información confidencial a Now Support.

Podemos utilizar proveedores de servicios externos a fin de desplegar o ayudar en el despliegue de características de IA o ML, o de entrenar nuestros modelos, lo que puede implicar la transferencia de datos personales a esos proveedores. 

Cuando se registre en el Servicio, ServiceNow creará un perfil en nombre del Usuario que permitirá al Usuario acceder a cualquiera de los otros sitios designados por ServiceNow con el mismo nombre de usuario y contraseña para todos los sitios. Los otros usuarios de esos sitios pueden ver los datos personales que el Usuario aporta al registrarse y/o utilizar los sitios, y que decide hacer públicos. Además, los otros sitios pueden emplear los datos personales del Usuario para mejorar la experiencia del Usuario y la calidad de nuestros servicios.

También podemos procesar los Datos de la cuenta y otros datos personales que recibimos de los Usuarios o de los representantes de Clientes o Socios para otros propósitos, incluidos los que se detallan a continuación:

• operar, mantener y mejorar los Servicios (lo que incluye la solicitud de comentarios en determinadas circunstancias); 
• desarrollar nuevos productos y características;
• proporcionar la información, los productos o los servicios que los Usuarios, Clientes y Socios nos soliciten;
• cumplir con nuestras obligaciones y hacer valer nuestros derechos derivados de cualquier contrato celebrado entre nosotros;
• realizar análisis de la industria, evaluaciones comparativas y otros análisis, y para otros propósitos comerciales;
• hacer cumplir nuestros derechos legales, defender una reclamación, o proteger los derechos y la propiedad de ServiceNow y otras partes;
• cumplir con las obligaciones legales y financieras.

Base legal

Cuando procesamos datos personales, incluidos los Datos de la cuenta, los Datos de uso o ciertos datos de inicio de sesión del Usuario, lo hacemos sobre la base de nuestro interés comercial legítimo (teniendo presentes los derechos fundamentales de privacidad de cualquier persona física relevante), y/o sobre la base del cumplimiento de una obligación legal, y/o sobre la base de la ejecución de un contrato, y/o sobre la base del consentimiento, según la actividad específica involucrada.

Cuando procesamos datos personales para entrenar modelos de IA o ML, este procesamiento se lleva a cabo, ya sea sobre la base de los intereses legítimos de ServiceNow y nuestro Cliente, o el consentimiento de los titulares de datos aplicables, con el fin de mejorar nuestros modelos de IA y ML y, por lo tanto, para proporcionar un servicio más preciso y confiable a los Clientes y Usuarios de ServiceNow.  Cuando corresponda, también tomaremos medidas a fin de minimizar la cantidad de datos personales procesados para este propósito.

Cómo divulgamos la información recopilada

Podemos divulgar los datos personales cubiertos por este Aviso de servicios a las siguientes categorías de destinatarios:

• A nuestras subsidiarias y filiales, según sea necesario para los propósitos descritos anteriormente.
• A nuestros contratistas, Socios y proveedores de servicios que utilizamos para respaldar nuestros Servicios y los Socios que prestan servicios en nuestro nombre y en nombre de nuestros Clientes (incluidos los proveedores de servicios de IA y ML, cuando corresponda).
• A un comprador potencial (y sus agentes y asesores) en relación con cualquier propuesta de fusión o adquisición, o cualquier forma de venta o transferencia, de algunos o todos nuestros activos (incluido en el caso de una reorganización, disolución o liquidación), en la cual los datos personales que tengamos sobre nuestros Clientes, Usuarios y Socios estarán entre los activos transferidos al comprador o adquirente.
• A cualquier organismo policial o regulador, agencia gubernamental, tribunal u otro tercero competente para: (i) cumplir con cualquier orden judicial, una solicitud de cualquier agencia de cumplimiento de la ley competente o cualquier otra obligación legal; (ii) hacer cumplir o aplicar los términos del Acuerdo de cliente o cualquier contrato en el que ServiceNow sea parte; (iii) hacer cumplir o aplicar los términos del acuerdo de asociación con nuestros Socios; (iv) proteger los derechos, la propiedad o la seguridad de ServiceNow, sus filiales, empleados y agentes, y/o los Clientes, Usuarios u otras partes de ServiceNow; y (v) defenderse contra una demanda legal. 
• A cualquier otro usuario del sitio o cualquier otro sitio del ecosistema de ServiceNow, en el que el Usuario decida hacer pública esa información.
• A cualquier otra persona que usted nos indique o para la que preste consentimiento para la divulgación.

También divulgamos información agregada o desidentificada que no se puede usar razonablemente para identificarlo. ServiceNow procesa, mantiene y utiliza esta información solo de manera desidentificada y no intentará volver a identificarla, excepto en los casos permitidos por la ley.

Transferencias internacionales

Podemos almacenar y procesar los datos cubiertos por este Aviso de servicios en: (i) cualquier país en el que tengamos instalaciones; y (ii) cualquier país en el que contratemos proveedores de servicios. Una lista de las oficinas globales de ServiceNow está disponible aquí.

En las transferencias internacionales de datos personales desde el EEE, el Reino Unido o Suiza, implementamos las medidas necesarias a fin de asegurar las garantías adecuadas para los datos transferidos, lo que incluye el uso de Cláusulas contractuales estándar u otro mecanismo legal de transferencia de datos.

Notificación de infracciones y seguridad

ServiceNow mantiene medidas técnicas y organizativas adecuadas diseñadas para proteger los datos cubiertos por este Aviso de servicios contra la destrucción, la pérdida, la alteración, la divulgación no autorizada y el acceso accidentales o ilegales. El personal y los proveedores de servicios de ServiceNow con acceso a dichos datos deben mantenerlos confidenciales y seguros. 

Retención

Conservaremos los datos personales solo durante el tiempo que tengamos una necesidad empresarial legítima en curso para hacerlo (por ejemplo, a fin de proporcionar al Usuario un servicio que este, el Cliente o el Socio hayan solicitado, de cumplir con los requisitos legales, fiscales o contables aplicables, o de mantener un registro de las preferencias de consentimiento).

Sus opciones de privacidad

Cuando actuamos como un controlador de datos, ofrecemos a los Usuarios ciertas opciones con respecto a los datos personales que nos proporcionan de acuerdo con las leyes aplicables. En función de su lugar de residencia, el Usuario puede tener los siguientes derechos:

• Si un Usuario desea corregir o actualizar sus datos personales, acceder a ellos o solicitar su eliminación, puede comunicarse con nosotros para solicitar el ejercicio de dichos derechos.
• Según el lugar en el que viva, es posible que tenga derechos de privacidad específicos adicionales en virtud de la ley aplicable, incluido el derecho a oponerse al procesamiento o a solicitar la restricción de este, a solicitar una copia portátil de los datos personales, o a presentar una queja ante nosotros en relación con nuestro procesamiento de la información personal de un Usuario. Procesaremos sus solicitudes para ejercer dichos derechos de acuerdo con las leyes de protección de datos aplicables.
• Los Usuarios tienen derecho a presentar una queja ante una autoridad de protección de datos si no están satisfechos con nuestra recopilación y uso de sus datos personales.
• Según las leyes aplicables, los Usuarios pueden tener derecho a apelar cuando tomemos una decisión en relación con su solicitud sobre sus datos personales. 

Responderemos a dichas solicitudes de acuerdo con los requisitos de las leyes de protección de datos aplicables. Tenga presente que, para cumplir con la solicitud de un Usuario, es posible que necesitemos que el Usuario proporcione cierta información que permita verificar su identidad. Además, según el lugar en el que resida, podrá usar un agente autorizado para ejercer sus derechos. Es posible que solicitemos pruebas de que el Usuario haya proporcionado a dicho agente la autoridad para enviar solicitudes en su nombre y que le pidamos al Usuario que verifique la identidad del agente directamente con nosotros.  Si usted es un agente autorizado que desea hacer una solicitud, escríbanos a privacy@servicenow.com.

Para ejercer ciertos derechos en virtud de las leyes aplicables, los Usuarios pueden enviar un formulario aquí. Alternativamente, los Usuarios pueden comunicarse con nosotros para ejercer estos u otros derechos mediante la información de la sección “Información de contacto” a continuación.

Información adicional para las personas físicas que residen en California y algunos otros estados de los EE. UU.

Si usted es residente del estado de California, que promulgó la Ley de Privacidad del Consumidor de California de 2018, enmendada por la Ley de Derechos de Privacidad de California de 2020 (con sus modificaciones posteriores, la CCPA), o si es residente de otro estado de los EE. UU. en el que ServiceNow está sujeto a requisitos similares (los “Otros estados”), esta sección se aplica a usted.

Cómo recopilamos, utilizamos y divulgamos la información personal

Además del cuadro siguiente:

Para obtener información sobre los orígenes y las categorías de la información personal que recopilamos, consulte la sección anterior “Cómo obtenemos información”. 

Para obtener información sobre cómo y con qué propósitos utilizamos la información personal, consulte la sección anterior “Cómo utilizamos la información recopilada”. 

Para obtener información sobre cómo divulgamos la información personal (incluido a los proveedores de servicios), consulte la sección anterior “Cómo divulgamos la información recopilada”.

Información personal confidencial

No recopilamos ni utilizamos información personal confidencial con el fin de inferir características sobre usted en relación con nuestros Servicios.

No “compartimos” ni “vendemos” la información personal recopilada de los Servicios. ServiceNow no “vende”, “comparte” ni utiliza con fines de publicidad dirigida la información personal que recopilamos en relación con los Servicios. Respecto de la información personal que recopilamos de usted a través de otros canales, incluidos nuestros sitios web o eventos, podemos divulgar dicha información personal a determinados terceros de un modo que podría considerarse una “venta” o un “uso compartido” de su información personal, o el uso de su información personal para publicidad dirigida. Para obtener más información, visite la Declaración de privacidad de nuestro Sitio web y de Eventos.

Sus derechos de privacidad

Si usted es residente de California o de uno de los Otros estados, tiene los siguientes derechos:

• Tiene derecho a saber qué información personal recopilamos sobre usted y a obtener acceso a esa información personal. Para ejercer ese derecho, visite nuestro enlace “Sus opciones de privacidad”, llame a nuestro número gratuito 1 858 345 1444 o escríbanos a privacy@servicenow.com.
• Tiene derecho a corregir la información personal inexacta que recopilamos sobre usted. Para ejercer ese derecho, visite nuestro enlace “Sus opciones de privacidad”, llame a nuestro número gratuito 1 858 345 1444 o escríbanos a privacy@servicenow.com.
• Tiene derecho a solicitar que eliminemos la información personal que recopilamos sobre usted. Para ejercer ese derecho, visite nuestro enlace “Sus opciones de privacidad”, llame a nuestro número gratuito 1 858 345 1444 o escríbanos a privacy@servicenow.com.
• Tiene derecho a solicitar la portabilidad de su información personal. Para ejercer ese derecho, visite nuestro enlace “Sus opciones de privacidad”, llame a nuestro número gratuito 1 858 345 1444 o escríbanos a privacy@servicenow.com.
• Tiene derecho a apelar si rechazamos su solicitud de ejercer sus derechos de acceso, corrección, eliminación o portabilidad. Para ejercer ese derecho, escríbanos a privacy@servicenow.com.
• Para los residentes de California: si tiene inquietudes sobre el resultado de una apelación, tiene derecho a comunicarse con la Oficina del Fiscal General del Estado de California.
• Tiene derecho a no ser discriminado por ejercer sus derechos en virtud de la CCPA o leyes con requisitos similares. No lo discriminaremos por ejercer sus derechos en virtud de la CCPA o leyes con requisitos similares.

Cuando ejerce estos derechos, podemos solicitar información adicional (como una dirección de correo electrónico) que sea razonablemente necesaria para completar su solicitud o verificar su identidad, según lo exija o permita la ley aplicable. Según el lugar en el que viva, es posible que pueda utilizar un agente autorizado para ejercer estos derechos. Es posible que solicitemos pruebas de que usted otorgó a dicho agente la autorización necesaria para presentar solicitudes en su nombre y que le pidamos que verifique la identidad del agente directamente con nosotros.  Si usted es un agente autorizado que desea hacer una solicitud, escríbanos a privacy@servicenow.com.

Para obtener información sobre nuestras prácticas de retención de datos, consulte la sección anterior “Retención”.

General

Cambios en este Aviso de servicios

Nos reservamos el derecho de actualizar o cambiar este Aviso de servicios de vez en cuando. Para mayor claridad, cualquier actualización o enmienda de este Aviso de servicios no cambiará ni modificará el Acuerdo de cliente.

Información de contacto

Tenemos un Equipo de privacidad dedicado que es responsable de la implementación de nuestro programa de privacidad global. Para preguntas o comentarios sobre este Aviso de servicios o nuestras prácticas de privacidad, escriba a privacy@servicenow.com. Los Clientes o Usuarios que necesiten asistencia para actualizar, cambiar o eliminar información del Servicio deben registrar un ticket a través de nuestro portal de soporte de atención al cliente.

Para consultas por escrito, comuníquese con nosotros en:

ServiceNow, Inc.
A la atención de: Privacy
2225 Lawson Lane
Santa Clara, CA 95054 (EE. UU.)

Nuestro principal establecimiento en la Unión Europea a efectos del RGPD se encuentra en Irlanda, y nuestra autoridad supervisora principal es la Irish Data Protection Commission (“DPC”).